9.1. Составление номенклатур дел
9.1. Составление номенклатур дел 
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральной службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федеральной службы, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В Федеральной службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Федеральной службы.
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Управлением делами, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление делами.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Управление делами.
9.1.5. Номенклатура дел Федеральной службы (далее - номенклатура дел) составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
9.1.6. Номенклатура дел подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией Федеральной службы, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Руководителем. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Федеральной службе.
9.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий - применяется в Архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
9.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федеральной службы.
9.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Федеральной службы являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федеральной службы.
9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федеральной службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
9.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральной службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-05, где 07 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федеральной службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании
Архивного фонда Российской Федерации
научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с ВНИИДАДом по вопросам
научно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с губернаторами субъектов Российской Федерации
о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)
об использовании архивных документов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль"
о работе автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой (примерной) номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
9.1.14. Если в течение года в Федеральной службе возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.1.16. Отдел делопроизводства Федеральной службы обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурные подразделениях, проверки наличия и состояния дел в структурных подразделениях в целом.
