5.2. Регистрация исходящих документов
5.2. Регистрация исходящих документов 
5.2.1. Исходящие и внутренние документы регистрируются один раз в день подписания или утверждения.
5.2.2. Документы, подписанные руководством Федеральной службы, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Управление делами.
5.2.3. Для получения регистрационного номера на исходящее письмо исполнитель обязан представить на регистрацию следующий пакет документов, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией:
1) первый экземпляр письма с подписью, приложение (при наличии), подписанное ответственным должностным лицом;
2) второй экземпляр письма с визами, приложение (при наличии) с визой, основание (входящий документ);
3) третий экземпляр письма (при необходимости).
5.2.4. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Федеральной службы сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на визовом экземпляре.
5.2.5. Визовые экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.
5.2.6. В Федеральной службе применяется сквозная регистрация по отдельности: исходящих писем; приказов Федеральной службы по основной деятельности; приказов по личному составу; распоряжений; служебных записок; договоров; протоколов совещаний, поручений Руководства, телеграмм.
5.2.7. Регистрация всех исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок и протоколов совещаний за подписью Руководства, поручений Руководства, договоров, телеграмм производится в Управлении делами.
Регистрация служебных записок и протоколов совещаний за подписью начальников структурных подразделений производится в соответствующих подразделениях.
5.2.8. Регистрационный номер документа.
Номера исходящих писем Федеральной службы, подписанных Руководством, состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего письмо (далее - буквенный индекс), через тире - индекс подразделения, подготовившего письмо (далее - подразделение), через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АС-01-02-28/760.
Номера исходящих писем, подписанных начальниками структурных подразделений, состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: ТА-01-02-31/22203.
Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.
Номера кадровых приказов имеют индекс "к", например: 133-к.
Номера распоряжений имеют индекс "р", например: 99-р.
Номера служебных записок заместителей Руководителя состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через дробь - порядковый исходящий номер, например: 05-00/453.
Номера договоров (контрактов, соглашений) состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "д", например: АС-2-д.
Номера протоколов совещаний у Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: АС-11-пр.
Номера протоколов совещаний у руководителей подразделений состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "пр", например: ОД-9-пр.
Номера поручений Руководства состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - порядковый номер, через тире - индекс "п", например: АС-55-п.
Номера исходящих телеграмм состоят из следующих элементов: буквенный индекс, через тире - индекс подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре, через дробь - порядковый исходящий номер, например: АС-01-03-34/654.
5.2.9. Перед регистрацией приказа (распоряжения) они в обязательном порядке визируется начальником отдела делопроизводства.
