3.10. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.10. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые
по каналам электронной почты и факсимильной связи 
3.10.1. Телеграммы
Телеграфная Переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения.
Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке: отметка о категории телеграммы; адрес получателя; должность получателя; Ф.И.О. получателя; текст;
регистрационный номер и дата регистрации; подпись.
В нижней части под чертой указываются адрес и наименование структурного подразделения, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.
Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс "визовой" экземпляр для отдела делопроизводства и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ.
В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.
3.10.2. Телефонограммы
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.
В телефонограмме должны быть указаны:
наименование организации, передавшей телефонограмму;
фамилия лица, которому адресована телефонограмма;
номер телефона для передачи;
номер телефонограммы;
текст;
подпись;
время и дата передачи;
фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя Руководителя, его заместителей и руководителей структурных подразделений принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.
3.10.3. Электронные сообщения
Электронным сообщением (письмом) называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Электронные сообщения в Федеральную службу поступают по МЭДО, на официальный электронный адрес Федеральной службы в сети Интернет, доступ к которому установлен в Управлении делами, через раздел "Отправить обращение" официального сайта Федеральной службы.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.
Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в Управлении делами в СЭД.
3.10.4. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
3.10.5. Факсограммы
Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Федеральной службы по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Федеральной службы.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.
Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.
Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.
Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени Передачи для дальнейшей отправки документа почтой.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника управления, подписавшего данный документ.
