10.2. Подготовка и передача документов в Архив
10.2. Подготовка и передача документов в Архив 
10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как Правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Управления делами, ответственным за Архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится работником Управления делами, ответственным за Архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах (описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего Архивом и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в Архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
