3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:
проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации) <*>;
--------------------------------
<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
выделение документов, адресованных в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;
порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и др.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:
документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день;
составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);
сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;
документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
