Служебная записка об оснащении кабинета

Служебная записка об оснащении кабинета – это документ, с которым работник предприятия может обратиться в адрес директора или специалиста по закупкам, сообщить о необходимости оснастить документ каким-то оборудованием, мебелью или оргтехникой. Сегодня мы разберемся, кто в организации уполномочен решать вопросы по части оснащения кабинетов всем необходимым для комфортной работы, расскажем, как правильно составить служебку и зачем она вообще нужна.

Оснащение кабинетов

Под оснащением кабинетов понимается обеспечение рабочего пространства сотрудников всем необходимым. Сюда можно отнести практически что угодно, начиная от канцелярии и заканчивая предметами интерьера:

• мебель;
• осветительные приборы;
• оргтехника;
• и так далее и тому подобное.

Вопросами оснащения кабинетов занимаются руководители отделов, ведь они наиболее всего осведомлены, как правильно организовать работу своих подчинённых. Так, если в кабинете мало естественного освещения, имеет смысл добавить осветительных приборов, равно как и наоборот. Прямые солнечные руки мешают работать как за компьютером, так и в плане физического труда, а значит, имеет смысл рассмотреть инициативу размещения жалюзи на окнах.

Любые запросы по части оснащения кабинетов должны адресоваться специалисту по закупкам или заведующему по АХЧ, если такие сотрудники в принципе есть в вашей организации. В небольших компаниях все вопросы подобного толка решаются непосредственно через главбуха или директора, ведь именно они имеют право распоряжаться денежными средствами компании, а значит, смогут принять решение относительно закупки.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, с которым сотрудник может обратиться к своему коллеге или руководителю. Этот документ предназначен исключительно для внутреннего пользования и не должен покидать пределы предприятия.

Многие компании в своей работе не используют служебные записки, предпочитая решать подобные вопросы в устном ключе. С точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации и ряда других нормативных актов здесь нет никакого нарушения законодательства, а значит, данный подход имеет право на существования. Служебки позволяют упорядочить документооборот, сделав так, чтобы ни одна просьба внутри организации не осталась без рассмотрения.

Более того, у каждого приказа руководителя, по идее, должно быть основание. Если директор решит удовлетворить запрос и оснастить кабинеты согласно нашему запросу, в распорядительном документе он будет ссылаться на служебную записку.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки, следует понимать, что отечественный законодатель оставляет сферу внутреннего документооборота предприятий на откуп её руководителям. Таким образом каждая отдельно взятая организация вправе самостоятельно определить, как будут выглядеть её внутренние бумаги. Речь идёт именно о внешних атрибутах документа, ведь структура должна оставаться неизменной в любом случае, состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Если фирма использует в своей работе фирменные бланки, нам следует взять такой в отделе кадров и приступить к его заполнению. Это куда удобнее, чем формировать официальную бумагу самостоятельно.

К сожалению, далеко не каждая фирма столь ответственно подходит к внутреннему документообороту, а значит, порой всё-таки придется формировать служебки своими силами. Для этого вооружаемся синей или чёрной шариковой ручки, чистым листком бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебку

Процесс составления служебной записки нам следует начинать с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО сотрудника, которому адресуется служебка, занимаемую им должность в фирме. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО, наименование занимаемой должности.

Ниже по документу обращаемся к коллеге, отвечающему за материальное снабжение кабинетов организации всем необходимым, утверждаем, что наш рабочих кабинет необходимо дооснастить какими-то предметами. В теории это может быть вообще что угодно, однако потребуется достаточно обосновать необходимость закупки. Например, утверждаем, что в кабинете на шесть человек установлен всего один принтер, которого не хватает на всех, а значит, необходимо оснастить его дополнительным МФУ.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью сформирована, а сама просьба достаточно замотивирована, можно передавать итоговый вариант официальной бумаги на рассмотрение. Если директор согласится выделить деньги на закупку всего необходимого либо данные предметы уже будут в наличии, вопрос их размещения в кабинете будет носить лишь временный характер.

Примерный образец