Служебная записка о сумме расходов

Служебная записка о сумме расходов – это официальная бумага, с которой в адрес директора или главбуха организации может обратиться сотрудник, отвечающий за закупки, взаимодействия с контрагентами или иную деятельность, требующую расходов средств. Сегодня мы разберемся, зачем нужна подобная служебная записка, когда она используется, как правильно составить.

Расходы организации

Деятельность любых организаций так или иначе связана с определенными расходами, будь то снабжение, инвестиции или что-то ещё. Любые расходы предприятия должны чем-то подтверждаться, на чем-то основываться. Это могут быть приказы директора, служебные записки от сотрудников или иная документация.

Во-первых, расходы должны учитываться для формирования отчетности перед налоговой инспекцией. Это довольно-таки важно, ведь уменьшение налогооблагаемой базы влечёт за собой снижение суммы уплачиваемых налогов.

Во-вторых, расходы учитываются для того, чтобы организация понимала, насколько успешна она осуществляет коммерческую деятельность. Если расходы больше приходов, имеет смысл пересмотреть стратегию, снизить расходы по некоторым статьям.

Учётом расходов организации должна заниматься бухгалтерия организации, получая сведения от представителей других отделов. Так, деньги предприятия могут тратиться теми сотрудниками, которые берут их в подотчет, осуществляют иную деятельность, связанную с расходами. Это могут быть затраты на ГСМ, представительские расходы или что-то ещё. Итоговый отчет о сумме расходов должен обязательно оказаться в бухгалтерии, чтобы деньги были учтены в полном объеме.

Более того, если у директора фирмы возникнут вопросы, куда, на что и в каких размерах были потрачены деньги, можно будет предоставить ему служебку от ответственного сотрудника. Вполне вероятно, если руководитель посчитает такие траты нерациональными, с работником будет проведена разъяснительная беседа.

Служебная записка

Служебная записка о сумме расходов представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, которая, по идее, никогда не должна покинуть его пределов. В нашем случае документ будет носить отчетный характер, то есть его автор будет отчитываться о том, куда затратил денежные средства организации, в каких размерах.

Любой документ, связанный с финансовой отчетностью, должен иметь ряд приложений, подтверждающих расходы. Это могут быть кассовые чеки, чеки о покупках, накладные, заказ-наряды и так далее. На основании этих документов бухгалтерия сможет правильно списать деньги из бюджета, убедившись, куда они были потрачены.

Форма документа

Служебная записка о сумме расходов представляет собой официальную бумагу из разряда внутренних для конкретного предприятия, а значит, она может быть составлена в свободной форме. Дело в том, что Минтруд и Госкомстат с 2014 года перестали пытаться регулировать внутренний документооборот коммерческих организаций. Этот факт позволяет предприятию самостоятельно разработать фирменный бланк, которым сотрудники могли бы пользоваться на постоянной основе. Шаблон по умолчанию будет содержать в себе все необходимые реквизиты, место под согласовательную визу и прочие нюансы. Такой подход к документообороту позволит добиться единообразия документооборота, существенно облегчить сотрудникам задачу.

Как показывает практика, далеко не каждая организация столь ответственно подходит к документообороту, а значит, нередки случаи, когда сотруднику придется отчитываться о сумме расходов в свободной форме. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами написания текста. В теории содержание может быть исполнено как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Служебную записку о сумме расходов в свободной форме нам следует начать формировать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность коллеги, к которому мы обращаемся. Затем здесь же, отступив с красной строки, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность согласно штатному расписанию. Имеем в виду, что обращение носит строго внутренний характер, а значит, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку служебки. Утверждаем, что в рамках исполнения должностных обязанностей потратили денежные средства организации, взятые в подотчет. Затем предоставляем полный отчет о том, куда и в каком размере были потрачены деньги. Не забываем приложить к служебке подтверждающие расход денег документы. Как мы уже говорили раньше, это может быть чек, накладная, заказ-наряд или что-то ещё.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена и подписана, осталось лишь передать её на рассмотрение. Дожидаемся ответной реакции от бухгалтерии. Если всё в порядке, вопрос можно считать закрытым.

Примерный образец