Служебная записка о передаче дел в архив

Служебная записка о передаче дел в архив – это документ, с которым один из сотрудников организации может обратиться в адрес её директора или иного локального руководителя, выступить с просьбой о передаче в архив официальных бумаг на хранение. Сегодня мы разберемся, в каких случаях документация может быть передана в архив, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Документооборот на предприятии

Любое предприятия, чем бы оно ни занималось, ведёт собственный документооборот. В нём вращается первичная документация, учётные бумаги, служебные записки, приказы, акты и так далее и тому подобное. Для того, чтобы как-то урегулировать оборот, предприятие имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить Положение «О документообороте». Также существуют и законодательные акты, которые регулируют данную сферу. Для каждого вида документов существуют свои сроки, в течение которых бумаги подлежат хранению. В среднем, документы нужно хранить в течение пяти лет, если мы не говорим о бланках строгой отчетности.

Когда пятилетний срок истекает, официальные бумаг можно уничтожить или передать на хранение в архив. За годы работы компании накопится огромная куча документов, которую нужно где-то хранить. Отметим, что чем больше фирма, тем больше документов она будет генерировать. Очевидно, что для хранения всей документации потребуется в действительности большое помещение, а далеко не каждая компания обладает свободным пространством.

Для того, чтобы не нарушать нормы законодательства и не захламлять территорию офиса ненужной документацией, имеется возможность направить бумаги в архив. Итак, если у фирмы нет своего архива, можно воспользоваться городском архивом или площадями посторонней организации за соответствующую плату, на основании договора хранения документов.

Служебная записка

Служебная записка по своей юридической природе является строго внутренним документом, который не должен выйти за рамки внутреннего документооборота. Выступить автором такой служебки в теории может совершенно любой работник, однако на практике им станет человек, ответственный за документооборот. Это может быть документовед, кадровик или иной сотрудник.

Адресатом будет руководитель, уполномоченный разрешать вопросы по части документооборота. На каждом отдельно взятом предприятии полномочия между работниками распределяются по-разному, а значит, предварительно придется понять, кому именно подавать служебку. В теории это может быть директор фирмы, заведующий архивом или кто-то ещё.

Служебная записка нужна для того, чтобы руководитель смог официально издать соответствующее распоряжение. У любого приказа должны быть свои основания. В нашем случае основанием станет служебная записка от сотрудника.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о передаче дел в архив, следует отметить, что на данный момент отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований по части формирования внутренней документации. Более того, у каждого отдельно взятого предприятия имеется возможность самостоятельно разработать собственный фирменный бланк и утвердить его на локальном уровне. Имея в распоряжении такой шаблон, сотрудники смогут сэкономить драгоценное рабочее время и избежать допущения ненужных ошибок. Более того, документооборот фирмы станет более целостным и единообразным.

В том случае, если в вашей компании нет собственного фирменного бланка, сотрудникам придется формировать служебку самостоятельно, своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота. Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, ФИО и должность адресата служебки. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора записки, занимаемую им должность в штатном расписании компании. В силу того, что обращение носит строго внутренний характер, такого набора идентификатора сторон будет вполне достаточно.

Далее по тексту приступаем к основному содержательному блоку нашей служебки. Утверждаем, что у части документов истекает срок их хранения, в связи с чем необходимо принять решение об их направлении в архив. В качестве приложения к служебной записке оформляем полный перечень официальных бумаг, которые мы планируем отправить в архив.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственном автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде нашу служебную записку уже можно назвать полностью сформированной. Теперь, когда работа по формирования служебки завершена, мы можем передавать её руководителю на рассмотрение. Как только начальник примет соответствующее решение, автору записки дадут об этом знать. Более того, за ознакомление с грядущим приказом автору служебки придется расписаться в ведомости.

Примерный образец