Служебная записка на замену штампа – это документ, с которым один из сотрудников предприятия может обратиться в адрес её директора, выступив с инициативой высохшего штампа на новый. Сегодня мы разберемся, как долго может прослужить штамп, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её сформировать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Штамп на предприятии
Использование различных штампов на предприятии – это стандартная практика, которой пользуются все организации без исключения. В ход идёт как фирменный штамп компании с её логотипом, так и наборные штампы, позволяющие посредством набора символом прописать, что угодно: копия верна, согласовано, отпущено и так далее и тому подобное.
Использование штампом позволяет серьезно экономить время сотрудников, чтобы они могли больше внимание уделить более серьезной работе. Так, в работе любого человека, взаимодействующего с документами, есть необходимость заверения копий. На каждом листе бумаги нужно будет прописать «копия верна», расписаться, проставить сегодняшнее число. Для того, чтобы не делать это вручную при помощи ручки, используются штампы. Юридическую силу отметке придает подпись человека, а значит, никакой разницы между чернилами печати и чернилами ручки здесь не будет.
На рынке представлены различные штампы от различных производителей, соответственно, разнится и срок их службы. На срок службы штампа также влияет частота его использования, чернила, используемые для заправки, условия хранения. При надлежащем обслуживании штамп может прослужить порядка трёх лет и даже больше, после чего само покрытие утрачивает свои впитывающие свойства, оттиск становится не таким ярким и чётким.
Замена штампа
Когда речь заходит о замене штампа, необходимо разграничивать фирменный штамп и канцелярский штамп. В первом случае для его замены потребуется провести целую процедуру: издать приказ о замене, физически уничтожить печать, заказать новую у контрагента, ведущего такой род деятельности. При работе с обычными канцелярскими штампами всё куда проще, ведь они продаются в любом канцелярском магазине, свободно заказываются на любой торговой площадке.
Если возникла необходимость заменить фирменный штамп, служебную записку мы будем составлять на имя директора. Только руководитель имеет право издавать распоряжения по части замены фирменного штампа. Что касаемо канцелярских печатей, служебка о замене пишется на имя завхоза, заведующего по АХЧ. Как правило, именно этот сотрудник занимается взаимодействием с поставщиками, осуществляет закупки по запросам работников.
Говорить о каких-то конкретных сроках обработки служебки также не приходится. Здесь всё будет зависеть от ситуации, наличия у коллег свободного времени и прочих факторов. В принципе, если вопрос не терпит отлагательств, можно так и прописать в основном содержательном блоке записки. В таком случае он, в теории, может быть закрыт в течение недели.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на замену штампа, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо стандартных бланков для составления такой официальной бумаги. Дело в том, что начиная с 2014 года Минтруд и Госкомстат перестали вмешиваться во внутренний документооборот частных предприятий и муниципальных ведомств, тем самым предоставив им возможность принимать решения самостоятельно. Теперь все юридические лица могут разработать фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне, тем самым предоставив возможность сотрудникам пользоваться шаблонами в своей работе.
Если так вышло, что на вашем предприятии нет собственных бланков или шаблонов, работникам придется взять ситуацию в свои руки и исполнить служебку самостоятельно. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вспоминаем стандартную структуру для таких официальных бумаг. По структуре записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Написать текст служебной записки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению служебки
Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность адресата служебки. Затем здесь же, немного отступив вниз, исполнитель записки указывает собственные ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по тексту обращаемся к директору или завхозу, утверждаем, что тот или иной штамп уже утратил свои свойства, нуждается в замене. У каждого штампа в компании должен быть свой уникальный инвентарный номер, отражаемый в соответствующей журнале. Этот номер нужно указать в тексте записки, чтобы коллега понимал, о каком именно штампе идёт речь.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью сформирована, можно отдавать её в работу. Как только на наше обращение будет дан ответ, мы об этом узнаем от коллег или адресата служебки. Вполне вероятно, специалист по закупкам поинтересуется мнением по вопросу, с каким штампом было бы удобнее работать.
Примерный образец
