Служебная записка на закупку МФУ

Служебная записка на закупку МФУ – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или заведующего по её хозяйственной части может обратиться любой из сотрудников, выступить с просьбой о закупке нескольких многофункциональных устройств. Сегодня мы разберемся, что представляет собой МФУ, для каких целей оно используется, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

МФУ как оборудование

МФУ, по сути своей, представляет собой оборудование, сочетающее функции принтера и сканера. Это устройство является незаменимой вещью для работы любого предприятия вне зависимости от рода её деятельности. МФУ позволяет не только печатать документы в цвете или черно-белом формате, но также снимать сканы с уже готовых официальных бумаг, обмениваться документацией с коллегами посредством факса и так далее и тому подобное.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для осуществления их трудовой деятельности. Так, если работа сотрудника неразрывно связана с составлением документов и их обработкой, то без МФУ ему не обойтись. Количество работников на одно МФУ работодатель определяет исходя из трудовой функции каждого отдельно взятого сотрудника, нагрузки на него выделяемой, собственного бюджета. Например, если отдел кадров составляет и сканирует не так уж и много официальных бумаг, можно ограничиться одним принтером на весь кабинет.

МФУ требует постоянного обслуживания по части ремонта, закупки и обновления картриджей, перенастройки программного обеспечения. На предприятии должен быть сотрудник, принимающий на себя эти обязанности. Обычна эта работа делегируется системному администратору.

Закупка МФУ в офис

Если организации по тем или иным причинам потребовалась новая партия МФУ, необходимых для увеличения темпов работы, кому-то из сотрудников придется обратиться к директору с соответствующей просьбой. Просьба о закупке МФУ выражается в виде служебной записки на имя руководителя.

Выступить автором служебки может как рядовой сотрудник, посчитавший, что ему необходим принтер либо количество МФУ в его кабинете не дотягивает до нужного, так и кто-то из руководителей, выступающий с инициативой оптимизации рабочего процесса. Вероятность удовлетворения просьбы целиком и полностью будет зависеть от её целесообразности, стоимости устройств на рынке и бюджете компании.

Когда речь идёт о закупке, совершенно не факт, что компания будет обращать внимания именно на новые устройства. Сейчас, когда организации открываются и закрываются практически каждый день, вторичный рынок МФУ довольно-таки развит. В теории можно закупить устройства на вторичном рынке, при этом неплохо сэкономив на общей стоимости закупки.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на закупку МФУ, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо строгих требований по части формы и содержания такого документа. Дело в том, что служебная записка, по сути своей, является строго внутренней официальной бумагой.

С 2014 года отечественные органы власти прекратили пытаться регулировать внутренний документооборот частных компаний и государственных ведомств, оставив этот вопрос на самотёк. Сейчас каждое предприятие имеет возможность самостоятельно определить, будет ли оно использовать служебные записки в своей работе, как именно они будут выглядеть. Для этого обычно утверждают номенклатуру дел и разрабатывают фирменные бланки.

Взять фирменный бланк сотрудник может в отделе кадров, обратившись к кадровику в устной форме. Кадровик в свою очередь должен не просто распечатать шаблон на принтере, но также подсказать, как правильно её заполнить.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4. Вне зависимости от того, как именно будет выглядеть служебная записка на закупку МФУ, директор в любом случае будет обязан её рассмотреть.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс составления служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя, к которому мы и собираемся обратиться. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки прописывает собственные ФИО, наименование занимаемой в штатном расписании должности.

Ниже по документу мы обращаемся к руководителю и начинаем изъяснять свою просьбу. Просим закупить одно или несколько МФУ на предприятие, мотивируем этот запрос. Например, можно сослаться на то, что текущего количества МФУ недостаточно для полноценной работы всех сотрудников, им приходится стоять в очереди и ждать, пока один закончит работу с устройством.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, передаём её директору на рассмотрение, дожидаемся его ответной реакции.

Примерный образец