Служебная записка на закупку инвентаря

Служебная записка на закупку инвентаря – это документ, с которым в адрес специалиста по закупкам или заведующего по АХЧ может обратиться любой работник организации, попросить произвести закупку необходимого в работе инвентаря. Сегодня мы разберемся, что подразумевается под инвентарем, зачем вообще нужна служебная записка, как правильно её составить.

Инвентарь на работе

Первым делом отметим, что под инвентарем понимаются различного рода предметы хозяйственного назначения, необходимые для функционирования частной организации или государственного учреждения. Сюда можно отнести различного рода мётлы, лопаты, вёдра, стремянки, веники и так далее и тому подобное. Ни одна компания, вне зависимости от того, чем она занимается, не сможет адекватно работать без наличия всех вышеперечисленных предметов у себя на складе.

Безусловно, стремянку или лопату нельзя назвать предметами первой необходимости или темы вещами, которыми сотрудники будут пользоваться на ежедневной основе, однако в наличии они в любом случае должны быть. Так, заменить перегоревшую лампочку без стремянки не получится, равно как и подмести то, что просыпали. В любой организации работают люди со своими проблемами и вопросами, за решением которых они обращаются к заведующему по АХЧ:

• отремонтировать шкафчик;
• повесить на стену рамку с наградной грамотой;
• пересадить растение на территории предприятия;
• заменить перегоревшую лампочку;
• повесить в кабинете часы;
• и так далее и тому подобное.

Для того, чтобы как можно скорее реагировать на просьбы сотрудников, какие-то запасы инвентаря всегда должны быть в наличии. Речь идёт, как правило, о приспособлениях первой необходимости. Те предметы, которые используются не так часто или их применение имеет опциональный характер, заранее никто не закидывает, однако любой работник может подать служебку на закупку и добиться своего.

Служебная записка

Служебная записка на закупку инвентаря как документ представляет собой обращение от одного сотрудника организации в адрес другого с определенной просьбой или донесением информации. В нашем случае обращение будет носить характер просьбы о закупке, а значит, необходимо будет достаточно мотивировать позицию. Так, если мы не сумеем убедить заведующего по АХЧ в необходимости того или иного предмета, он банальное откажет в удовлетворении нашей просьбы, служебка может даже не дойти до директора и главбуха.

Как правило, сам заведующий по АХЧ безразлично относится к деньгам фирмы, готов удовлетворить любую просьбу своих коллег, однако правом распоряжения денежных средств компании он не обладает. Именно поэтому служебка должна быть передана на рассмотрение директору. Руководитель проанализирует содержание документа, сопоставит запрос с финансами организации, примет решение.

Если закупка существенно не навредит бюджету организации, а лишь улучшит общее положение работников, она в обязательном порядке состоится. Директор завизирует служебку, главбух выделит деньги, а заведующий по АХЧ договориться с поставщиками.

Форма документа

Форма служебной записки на закупку инвентаря не утверждается на законодательном уровне, что позволяет сотрудникам формировать их самостоятельно и в произвольном виде. Таким образом получается, что при составлении служебки нам придется руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги.

Иногда частные организации или государственные учреждения разрабатывают собственные фирменные бланки, которыми можно было бы воспользоваться при необходимости. Если таковые имеются у вашего работодателя, следует обратить на них внимание, воспользоваться именно ими.

К сожалению, далеко не каждая фирма столь ответственно подходит к собственному документообороту, а значит, время от времени приходится брать ситуацию в свои руки. Вооружаемся чистым листком бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, приступаем к работе. В качестве альтернативного варианта мы можем воспользоваться компьютером и принтером. В машинописном виде документ будет иметь более деловой внешний вид.

Рассказываем, как составить записку

Процесс составления служебки начинаем с заполнения шапки. В правом верхнем углу листка бумаги формата А4 указываем полное наименование нашей рабочей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО заявителя, наименование занимаемой им должности. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет никакой необходимости.

Ниже по документу мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда заявление будет полностью составлено, останется лишь передать итоговый вариант на рассмотрение, дождаться согласования, поставки инвентарных предметов. Как только инвентарь окажется в распоряжении организации, вам об этом сообщат в обязательном порядке.

Примерный образец