Служебная записка на закупку хозтоваров – это документ, с которым специалист по закупкам в той или иной организации может обратиться к директору, попросить согласования выделения денежных средств на удовлетворения нужд фирмы по части закупки хозяйственных товаров, материалов, приспособлений. Сегодня мы разберемся, какие товары относятся к хозяйственным, кто отвечает за их закупку, выделение денег, зачем нужна служебка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Хозтовары
Товары хозяйственного назначения необходимо в организациях для удовлетворения различных её нужд, начиная от производственных целей и заканчивая банальным удобством сотрудников. Взять в качестве примера обычное офисное здание, занимаемое условной фирмой.
Во-первых, к хозтоварам относятся любые моющие средства, будь то очиститель стекол, средство для мытья полов, и так далее и тому подобное. Мастер чистоты банально не сможет исполнять свои прямые должностные обязанности, если не будет обеспечен соответствующим инвентарём.
Во-вторых, к хозтоварам относятся салфетки и средства для мытья посуды, которыми могли бы пользоваться работники в свободное от исполнения своих должностных обязанностей время. Также сюда можно отнести одноразовую посуду и стаканчики.
В-третьих, абстрагируясь от офисных компаний, хозтовары могут закупаться производственными предприятиями в крупных объемах с целью применения на производстве, в работе. Например, больницы используют таблетки для посудомоечной машины, отбеливатель, стиральный порошок и так далее и тому подобное. Различные заводы применяют аммиак и прочие химические составы.
Закупка хозтоваров
Закупкой хозтоваров в организации должен заниматься специалист по закупкам или заведующий по административно-хозяйственной части. Распределением обязанностей среди сотрудников фирмы занимается директор, определяя, кто и какую функцию будет выполнять.
В должностные обязанности закупщика будет входить формирование корзины у поставщиков, сравнение цен, стоимости доставки, сроков и так далее и тому подобное. Сравнив все условия, работник должен определить, у какого контрагента закупить хозтовары будет выгоднее, изложить свой отчет на бумаге и обратиться к директору с соответствующей служебной запиской.
В силу того, что именно директор принимает все решения, связанные с выделением и списанием денежных средств, он должен будет изучить содержимое служебки и понять, насколько выгодны те условия, что предлагает специалист по закупкам. Если руководство устраивает сумма и перечень закупаемых товаров, на служебке ставится виза «согласовано», дело получает своё дальнейшее развитие.
Теперь, когда у специалиста на руках есть заверенная служебка, он может отнести её в бухгалтерию и попросить выделения денежных средств. Они могут быть выданы на руки в наличной форме либо переведены на расчетный счет организации, продающей хозтовары. Таким образом ответственность за закупку разделилась между заведующим по АХЧ, директором и главным бухгалтером.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на закупку хозтоваров, следует отметить, что отечественные государственные ведомства не обязывают пользоваться какими-то конкретными шаблонами и бланками при формировании такой официальной бумаги. Получается, что работник, ответственный за закупку, вправе составить документ своими силами, руководствуясь лишь общими правилами документооборота.
Для того, чтобы избежать путаницы в бумагах и придать внутреннему документообороту единообразный внешний вид, каждая организация может самостоятельно разработать собственные фирменные бланки, утвердить их на локальном уровне. Это крайне мудрое решение, ведь таким образом будет куда удобнее работать с документацией, анализировать условия закупок и так далее и тому подобное.
Как бы то ни было, далеко не каждая фирма занимается разработкой и утверждением бланков, а значит, зачастую придется составлять документ своими силами. Для этого вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, приступаем к работе.
Рассказываем, как составить записку
Процесс формирования служебной записки на закупку хозтоваров нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО работника-заявителя, наименование занимаемой им должности в фирме.
Ниже по документу обращаемся к директору, просим выделить энную сумму на закупку хозтоваров для удовлетворения нужд организации. В качестве мотивировки своего обращения ссылаемся на сформированную у поставщика корзину, условия доставки и тому подобное. Будет лучше, если данная служебная записка выступит приложением к отчету по закупке в виде таблицы, чтобы директор сам мог сравнить цены и понять, насколько выгодна данная инициатива.
Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги, передаём итоговый вариант на рассмотрение. Как только нашу служебку подпишут, несём её в бухгалтерию. На этом работа специалиста по закупкам заканчивается, останется только принять товар, когда он будет доставлен, расписаться в накладной. Сроки доставки будут зависеть от количества товара и отдаленности вашего населенного пункта от места деятельности торгового партнера.
Примерный образец
