Служебная записка на закрепление бланков – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться к директору с инициативой о разработке и закреплении на локальном уровне фирменных бланков организации. Сегодня мы разберемся, что представляют собой фирменные бланки, в каких случаях они используются, кто занимается их разработкой и как правильно сформировать соответствующую служебку.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Фирменные бланки
Фирменным бланком предприятия признается специальный шаблон для заполнения, в содержательной части которого могут быть размещены фактически любые сведения, любая информация. Например, на основе фирменного бланка издаются приказы, составляются акты, ведомости, деловые письма контрагентам, служебные и объяснительные записки.
Конечно, отечественный законодатель с 2014 года потерял интерес к регулированию внутреннего документооборота частных компаний, однако это не означает, что фирменные бланки потеряли свою актуальность. Наоборот, сейчас, когда никаких унифицированных государственных шаблонов нет, появилась возможность сделать документооборот фирмы более целостным и единообразным. На фирменном бланке организации будут прописаны все её реквизиты, отмечен логотип, если таковой вообще имеется. Как показывает практика, бланки с логотипом будут иметь более деловой внешний вид.
Отметим, что далеко не каждая компания столь трепетно подходит к ведению документации, что прибегает к формированию собственных шаблонов. Как правило, таким занимаются лишь крупные фирмы, имеющие более пятидесяти сотрудников в штате. Чем больше работников трудятся на предприятии, тем обширнее и богаче будет внутренний документооборот: трудовая дисциплина, охрана труда, взаимодействие с контрагентами и так далее и тому подобное.
Разработка и закрепление
Для того, чтобы сотрудники компании без лишних проблем и вопросов могли пользоваться фирменными бланками предприятия, их нужно, во-первых, разработать, а во-вторых, закрепить на локальном уровне. Этой работой должен заняться кто-то из работников, на регулярной основе взаимодействующий с документами, будь то кадровик, юрист или бухгалтер. По идее, разрабатывать бланки должен юрист, ведь именно он имеет знания и опыт в различных сферах документоведения, а значит, знает, как составить шаблон таким образом, чтобы он одновременно был удобным, правильным и внешне приятным. Последний аспект играет большую роль при взаимодействии с контрагентами, в том числе и потенциальными.
Закреплять локальную документацию на официальном уровне имеет право лишь руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью это будет директор, а в товариществе – председатель. Начальник обладает полномочиями по изданию распорядительной документации. Одним из распоряжений может стать приказ о закреплении фирменных бланков.
Когда сами бланки уже будут составлены, а приказ – издан, необходимо будет распечатать энное количество бланков и передать в кадровую службу. Теперь, когда работник захочет написать какой-то внутренний документ, будь то заявление без содержания или служебную записку на оплату госпошлины, он сможет обратиться в отдел кадров, взять фирменный шаблон и оформить своё обращение надлежащим образом.
Служебная записка
Служебную записку на закрепление бланков в теории на имя директора может подать совершенно любой сотрудник, начиная от мастера чистоты и заканчивая заместителем руководителя, однако это лишь теория. На практике же составлением подобной служебки будет заниматься человек, желающий развития своей организации. Как правило, это будет кто-то из руководящего состава: заместитель директора, начальник отдела, руководитель кадровой службы. Именно отдел кадров больше других коллег взаимодействует с внутренней документацией, а значит, хотелось бы привести её в порядок.
Директора как единоличный руководитель не обязан удовлетворять каждую поступившую в его адрес просьбу от подчинённого, однако обязан рассматривать поступающие обращения. Таким образом автор служебки в любом случае получит обратную связь, какой бы она ни была.
Рассказываем, как составить служебку
В силу того, что на момент составления данной служебной записки у организации нет фирменных бланков, формировать документ нам в любом случае придется самостоятельно. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся синей или чёрной шариковой ручкой, приступаем к работе.
Начинаем процесс формирования служебки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО нашего директора, а также полное наименование фирмы. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО, наименование занимаемой должности на предприятии.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, просим закрепить на локальном уровне предприятия фирменные бланки, чтобы сотрудники могли пользоваться ими по мере необходимости. Ссылаемся на повышение качества внутреннего документооборота, придание ему более единообразного внешнего вида. Отметим, что на момент составления служебки у вас на руках уже должны быть те самые бланки, ведь директору придется оценить их качество, удобство и практичность.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное подписью, ставим дату формирования служебки. Теперь, когда официальная бумага составлена уже полностью, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться, пока руководитель не примет соответствующего решения.
Примерный образец
