Служебная записка на уничтожение удостоверений

Служебная записка на уничтожение удостоверений – это официальная бумага, с которой ответственный за бланки строгой отчетности сотрудник может обратиться в адрес руководства, попросить о согласовании процедуры их уничтожения. Сегодня мы разберемся, что представляют собой удостоверений сотрудников организации, в каких случаях они подлежат уничтожению, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Служебное удостоверение

Служебное удостоверение с точки зрения документооборота представляет собой бланк строгой отчетности, с который надлежит обращаться соответствующим образом. Ответственность за хранение «корочек» несёт то лицо, у которого оно находится на руках в настоящее время. Это может быть сам работник, на которого и оформлен документ, либо же кадровик, занимающийся его оформлением. Как бы то ни было, бланки строгой отчетности должны храниться в металлическом ящике или сейфе, под замком.

Само по себе удостоверение позволяет идентифицировать гражданина как представителя той или иной организации. По большей части, мы говорим о государственной и муниципальной службе. Такие «корочки» позволяют представителям ведомств реализовывать их полномочия в полном объеме, получать допуск на условно закрытые объекты.

Удостоверение в процессе работы человека в ведомстве несколько раз придется поменять. Причиной тому может быть:

• утрата удостоверения;
• изменение должности;
• перемена фамилии, имени, отчества;
• реструктуризация ведомства;
• и так далее и тому подобное.

Если на человека уже оформлено новое удостоверение, старое исключается из соответствующего реестра, утрачивает свою юридическую силу. По той причине, что документ относится к бланкам строгой отчетности, просто выбросить его в мусорное ведро не получится. Во-первых, «корочки» содержат персональные данные человека, а во-вторых, злоумышленник, завладевший удостоверением, может попытаться воспользоваться им в корыстных и прочих недоброжелательных целях. Во избежание допущения чего-то подобного и применяется процедура уничтожения

Уничтожение «корочек»

Итак, если удостоверение уже утратило свою силу, сотрудник сдаёт его в отдел кадров. Кадровик в свою очередь вычеркивает документ из реестра и складывает на полку списанных «корочек». Когда их там накопится определенное количество, нужно будет принимать решение относительно уничтожения.

Принимать решение об уничтожении должен руководитель, имеющий на то достаточный перечень полномочий. Это может быть начальник конкретного подведа или руководитель всей организации в целом. Полномочия между начальниками по-разному распределяются в различных органах.

Любое решение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае основанием выступит служебная записка от подчинённого.

Что касаемо способов уничтожения, то их существует несколько, в том числе и с применением помощи сторонней организации. Самыми простыми и бюджетными в исполнении считаются переработка в шредере и сожжение.

Конечно, в теории можно уничтожать удостоверения сразу же, когда сотрудники их сдают, по одному, однако в этом нет никакой необходимости. Для того, чтобы представители органа не тратили своё рабочее время, существует практика накопления документации до определенного количества.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на уничтожение удостоверений, следует отметить, что отечественный законодатель не обязывает коммерческие предприятия и государственные ведомства пользоваться каким-либо унифицированными бланками или шаблонами в своём внутреннем документообороте. Таким образом получается, что служебка может быть составлена ответственным сотрудником произвольно, в свободной форме. Конечно, общие правила делового документооборота и стандартную структуру никто не отменял.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования нашей служебной записки мы должны начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование ведомства, представителем которого являемся, ФИО и должность его руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании организации.

Далее по тексту приступаем к основному содержательному блоку записки. Обращаемся к директору и просим его согласовать процедуру уничтожения списанных удостоверений сотрудников. В самом тексте служебной записки перечислять все номера «корочек» нет никакой необходимости. Если начальнику будет интересна такая информация, он сможет запросить её дополнительно, однако, как показывает практика, у руководства есть более приоритетные задачи.

В завершение работы с документом мы расписываемся за всё вышеизложенное и ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководства. Если в компании не утверждены правила документооборота, устанавливающие конкретные сроки обработки внутренних обращений, говорить о том, как скоро директор даст ответ, довольно-таки проблематично.

Примерный образец