Служебная записка на уборку помещений – это официальная бумага, с которой один из сотрудников предприятия может обратиться в адрес его руководителя или иного своего коллеги, оставить заявку на уборку того или иного рабочего помещения. Сегодня мы разберемся, зачем нужна служебная записка на уборку помещений, как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Уборка на предприятии
Трудовой кодекс Российской Федерации в совокупности со множеством нормативных актов, устанавливающих требования по части охраны труда на предприятии, говорят нам, что работодатель обязан поддерживать на рабочих местах надлежащие санитарные условия. В самом банальном смысле этого выражения речь идёт, конечно же, об уборке помещений.
Периодичность уборки организация определяет самостоятельно, исходя из рода деятельности, количества сотрудников и времени года. Например, очевидно, что зимой проводить уборку нужно чаще, так как не все носят сменную обувь, а грязь разносится по всему предприятию.
На практике же уборка всего рабочего пространства может проводиться один раз в день, два раза в день или один раз в течение более продолжительного временного промежутка. Такая возможность у предприятия будет иметься, если в её штате есть собственный уборщик, мастер чистоты.
В силу того, что на рынке существует немало предприятий, в которых трудятся буквально несколько человек, работодатель принимает решение об отказе от штатного уборщика. В таком случае обязанность по уборке помещений в теории может лечь на одного из работников, если соответствующие положения будут прописаны в его трудовом договоре или должностной инструкции. Такой подход можно назвать экономным и архаичным. Сейчас, когда сфера услуг развита как никогда раньше, очень часто для уборки помещений используются услуги сторонних клининговых организаций.
С представителями клининга можно договориться на уборку по графику либо же на выезды в заранее утвержденные даты. Конкретные договоренности будут отражаться в теле соглашения.
Служебная записка
Служебная записка на уборку помещений используется как раз-таки в тех случаях, когда у предприятия нет собственного штатного уборщика либо доступ к рабочим местам сотрудников ограничен. Например, речь может идти о вредности производства или коммерческой тайне. С мастером чистоты никто не станет подписывать соглашение о неразглашении, а осуществляя уборку в некоторых кабинетах, он может увидеть и услышать то, о чем ему знать совершенно необязательно. Таким образом уборка в таких местах проводится исключительно по служебной записке, когда рабочее пространство максимально безопасно для пребывания там без средств индивидуальной защиты, очищено от всевозможных секретных материалов.
На таких предприятиях должен быть сотрудник, отвечающий за организацию уборки. Это может быть сам директор, главный бухгалтер или заведующий по АХЧ. Всё зависит от внутренней структуры организации, распределения обязанностей между её представителями.
Выступить автором служебной записки на уборку помещений в теории может совершенно любой сотрудник, однако, чаще всего им будет один из представителей руководящего звена. Это может быть начальник отдела, бригадир или кто-то ещё.
Разбираемся, как составить служебку
Начинаем процесс формирования служебной записки на уборку помещений с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги указываем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность ответственного лица, к которому мы будем обращаться. Как уже говорилось выше, адресатом служебки может быть гендир, главбух или же завхоз.
Следующим шагом, немного отступив вниз, обозначим ФИО исполнителя служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию организации. По той причине, что данное обращение носит локальных характер, то есть не должно выйти за пределы организации, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды. Вся личная информация работника уже есть в распоряжении работодателя.
Ниже по документу мы обращаемся к сотруднику, несущему ответственность по направлению уборки, утверждаем, что в таком-то помещении такого-то числа и желательно в такое-то время необходимо осуществить уборку. Конечно, конкретные дата и время могут сдвинуться по самым разнообразным причинам, тем не мене мы должны указать именно те, которые нас наиболее устраивают. Прописывать причину, по которой вас интересует именно такое время, нет необходимости.
В принципе, на этом моменте процесс составления нашей служебной записки понемногу подходит к завершению. Исполнителю остается лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой и проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда работа уже фактически завершена, передаем итоговый вариант служебной записки на уборку помещений ответственному коллеге, дожидаемся ответной связи.
Если всё пройдет гладко, в назначенные дату и время уборкой займется штатный мастер чистоты или вызванный представитель клининговой компании за соответствующую плату. В противном же случае придется общаться с коллегой относительно смещения момента уборки. Как бы то ни было, длительное время без уборки не устраивает никого: ни работодателя, ни самих работников. Таким образом вопрос в любом случае должен быть решен в кратчайшие сроки.
Примерный образец
