Служебная записка на списание ТМЦ – это официальная бумага из внутреннего документооборота организации, на основании которой будет производиться процедура списания того или иного имущества, стоящего на балансе. Сегодня мы расскажем, зачем нужна служебка на списание ценностей, кто её составляет, разберёмся в правилах оформления документа и выбытия имущества.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Имущество организации
Всё имущество организации, находящееся в его распоряжении, должно проходить по бухгалтерскому учету. Это могут бы основные средства, прочие товарно-материальные ценности. Все предметы материального мира, которые предприятие использует в своей деятельности, подвергаются бухучету, за них платятся налоги, начисляется амортизация и так далее. Более того, так просто избавиться от ненужных ценностей не получится, ведь процедуру потребуется проводить на официальном уровне при участии директора, бухгалтера, ответственного за имущество лица.
Ответственность за имущество по умолчанию несёт лично руководитель организации, однако в дальнейшем он снимает с себя эти обязательства, перекладывая на одного из своих подчинённых. Это может быть кладовщик, заведующий по административно-хозяйственной части или кто-то еще. С этим работником подписывают соглашение о материальной ответственности.
Списание имущества
Когда сотрудники компании решили, что то или иное имущество им не нужно, от него необходимо избавиться, речь заходит о формировании служебной записки. По сути дела, документ представляет собой обращение к директору, в котором его автор утверждает, что тот или иной предмет более не подлежит использованию по определённым причинам, от него нужно избавиться. Причем списание совершенно не означает, что вещь пойдёт в утиль. Некоторое оборудование или инструменты можно реализовать на рынке, получив дополнительную прибыль.
Служебная записка выступит основанием для составления акта о списании товарно-материальных ценностей, приложением к нему. Два этих документа в конечном итоге должны оказаться на столе у директора, а затем и у главного бухгалтера. Подобная учетная документация хранится в архиве компании не менее пяти лет, ведь в любой момент может нагрянуть проверка из налоговой инспекции, заинтересоваться бухгалтерией.
Кто составляет
В теории составить подобную служебную записку может совершенно любой сотрудник, однако обращение с товарно-материальными ценностями – это обязанности завхоза. Как правило, ненужное имущество выявляется при проведении инвентаризации. Можно обнаружить, что устройство вышло из строя и не подлежит ремонту, в связи с чем его придётся списать, или некий инструмент был поврежден без возможности восстановления.
Отдельно хотелось бы выделить причину списания, ведь иногда приходится избавляться от вполне себе выполняющих свою задачу ценностей. К таковым часто относят морально устаревшие оборудование, инструмент, технику. Так, в наше время мало кто пользуется ламповыми мониторами, ведь они уже являются пережитком прошлого: много весят, портят зрение, имеют низкую диагональ. В служебной записке ответственный сотрудник должен использовать словосочетание «моральное устаревание».
Форма документа
Форма служебной записки на списание ТМЦ не закрепляется на законодательном уровне ни одним действующим ныне нормативных правовых актом, в том числе и ФЗ «О бухгалтерском учете». Таким образом получается, что каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать шаблон, закрепить его на локальном уровне, применять на постоянной основе. Списание имущества – процедура регулярная, а значит, подобные записки будут время от времени составляться. Было бы неплохо, если все они будут выполнены в единой стилистике. Подобное решение сделает документооборот компании более единообразным.
Как бы то ни было, в случае отсутствия шаблонов всегда можно оформить служебку в произвольном виде. Для этого потребуется взять в руки чистый лист бумаги формата А4, чёрную или синюю шариковую ручку. Также имеется возможность оформить документ в печатном варианте, если имеется доступ к компьютеру и принтеру.
Объясняем, как правильно составить служебку
Служебная записка на списание ТМЦ будет состоять из нескольких структурных элементов: шапки, основного блока с разъяснением сути обращения к руководителю, причин списания имущества, даты и подписи ответственного работника. Постараемся разобраться, как не допустить ошибок при их формировании.
Первым делом обратим внимание на шапку, размещенную в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже пропишем ФИО нашего директора, а также полное название компании со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО сотрудника, заявляющего записку, занимаемую им должность в штатном расписании.
Ниже по документу обращаемся к начальнику с уважением, утверждаем, что ту или иную товарно-материальную ценность необходимо списать с баланса предприятия по тем или иным причинам. Указание причины – обязательный момент, без которого процедура не получит своего логического продолжения. Служебка довольно важный момент во всём мероприятии по списанию, а значит, подойти к оформлению её основного структурного элемента следует с умом.
В завершение работы со служебкой ставим дату её формирования, заверяем всё вышеизложенное подписью заявителя с расшифровкой. В таком виде записку можно передавать директору на рассмотрение.
Примерный образец
