Служебная записка на создание кадрового резерва

Служебная записка на создание кадрового резерва – это официальная бумага, с которой один из руководителей организации может обратиться к гендиру или начальнику отделу кадров с инициативой создания кадрового резерва предприятия. Сегодня мы разберемся, что представляет собой кадровый резерв, зачем он нужен, причем тут служебная записка и как правильно её составить.

Обеспечение кадрами

Обычно, когда организации нужны новые сотрудники, она публикует объявления на одном из популярных агрегаторов, старается завлекать соискателей интересными предложениями. Речь может идти о конкурентном уровне заработной платы, удобном расположении рабочего места, развитой корпоративной политике или чем-то ещё. Чем раньше предприятие сможет найти нового человека, тем лучше, ведь он как можно скорее приступит к выполнению прямых должностных обязанностей и начнет приносить пользу всей компании в целом.

Обычно надобность в новых сотрудниках становится актуальной, когда текущие работники по тем или иным причинам решают оставить организацию. Это может быть увольнение, длительный больничный или, например, декретный отпуск.

Особой остроты вопросу добавляет фактор существования должностей, без которых предприятие банально не сможет полноценно выполнять свою основную задачу. Например, если у организации всего один бухгалтер, то его уход будет означать начало серьезных проблем. Если текущий сотрудник объявил о своем уходе заблаговременно, ещё можно будет за две недели отработки найти ему замену, однако в жизни случаются самые разнообразные ситуации, требующие приема нового человека прямо здесь и сейчас.

Именно в таких случаях на помощь и приходит кадровый резерв, который формируется заблаговременно и состоит из потенциальных кандидатов на должность, давших своё предварительное согласие на замещение должности.

Кадровый резерв

Итак, кадровый резерв представляет собой список граждан, которые уже дали своё предварительное согласие на вступление в ряды сотрудников организации. Таким людям заранее сообщают, что они поступают не на работу, но вступают в кадровый резерв. В случае освобождения должности перед тем, как публиковать объявление в интернете, HR-специалист свяжется именно с ними, предложит работу. Это крайне удобно и для предприятия, и для потенциальных соискателей. Работодатель получит возможность устроить нового человека на работу в кратчайшие сроки, а гражданин сможет получить заветную должность в приоритетном для него месте работы.

Очевидно, что с течением времени желание людей и обстановка в их жизни может меняться, поэтому кадровый резерв регулярно должен обновляться и актуализироваться. HR-специалист один раз в несколько месяцев обзванивает всех потенциальных кандидатов, уточняет, интересна ли им вакансия по состоянию на сегодняшний день. Если гражданин заявит, что утратил интерес, он исключается из кадрового резерва.

Вступить в резерв может совершенно любой человек, как трудоустроенный, так и безработный. С трудоустроенными будет сложнее, ведь потребуется дождаться, пока они отработают положенные по Трудовому кодексу Российской Федерации две недели. В теории можно договориться с их работодателями, заключив соглашение об увольнении в порядке перевода в другую организацию, однако на практике такое встретить практически невозможно.

Служебная записка

Автором служебной записки на создание кадрового резерва должен стать один из локальных начальников, отвечающий за работу какого-либо структурного подразделения или отдела. Именно начальник наиболее всего заинтересован в том, чтобы на его вотчине не происходило никаких курьезных ситуаций и не возникало проблем. Создание кадрового резерва позволит предотвратить ситуацию, когда в отделе появится свободное место, которое некому будет занять.

Сама служебка передается на руки директору, HR-специалисту или кадровику. Здесь всё будет зависеть от того, каким образом выстроена корпоративная иерархия.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на создание кадрового резерва нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, ФИО и должность того коллеги, к которому собираемся обратиться. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, наименование занимаемой им в штатном расписании должности.

Ниже по документу обращаемся к коллеге, уполномоченному разрешить вопрос относительно создания кадрового резерва, выражаем соответствующую инициативу. Любая подобная просьба должна быть чем-то замотивирована. Здесь мы ссылаемся на необходимость поддержания беспрерывной работы отдела, всей организации в целом, а также на узкий профиль специальности, специалист по которой нас интересует. HR-специалист, исходя из запросов в служебной записке, будет формировать перечень потенциальных кандидатов, выходить с ними на связь, формировать кадровый резерв.

Примерный образец