Служебная записка на сокращение расходов – это официальная бумага, с которой руководитель одного из отделов либо структурных подразделений может обратиться в адрес директора, сообщив о том, что организация по конкретному направлению деятельности расходует слишком много денежного ресурса, который не приносит соответствующего дохода. Сегодня мы разберемся, кто уполномочен принимать решения относительно бюджета предприятия, его сокращения, увеличения и перераспределения, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Сокращение расходов
Любая коммерческая организация стремится к получению наибольшей выгоды из своей деятельности, любой сделки и так далее и подобное. Основным выгодоприобретателем, конечно же, является учредитель, однако для штатных сотрудников фирмы, в том числе и для директора, предусмотрены премиальные выплаты в случае выполнения плана. Коммерческие фирмы обычно устанавливают планы по поступлениям денежных средств. Во многих фирмах предусмотрен один план на всю организацию, по факту закрытия которого премию получат абсолютно все работники, вне зависимости от их должности, статуса и структурного подразделения. Подобный подход позволяет выработать коллективный дух, способствует организации работы в команде и так далее и тому подобное.
Начальники отделов должны следить за тем, чтобы вверенное им под ответственность подразделение должно работать на полную мощность, приносит прибыль. Если окажется, что отдел работает в минус, будет поставлен вопрос относительно его сокращения.
Предотвратить лишние вопросы директора относительно убыточности подразделения начальник отдела может посредством обращения служебной запиской.
Служебная записка
Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, посредством которого сотрудники могут решать определенные вопросы: обращаться с запросами, выражать просьбы, запрашивать информацию и так далее и тому подобное. Служебная записка на сокращение расходов всегда должна адресоваться на имя директора организации, ведь именно он уполномочен принимать решения относительно распределения бюджета организации: где-то добавить, а где-то сократить.
В содержательной части служебки её автор должен чем-то мотивировать, почему директор должен принять решение о сокращении расходов по тому или иному направлению деятельности. Как правило, сообщают о том, что те или иные инвестиции не приносят соответствующего выхлопа, а значит, имеет смысл задуматься над их урезанием.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на сокращение расходов, следует отметить, что с 2014 года отечественные государственные ведомства перестали контролировать внутренний документооборот частных организаций и государственных ведомств, в связи с чем теперь любые внутренние бумаги могут составляться в произвольном виде. Если раньше предприятия вынуждены были пользоваться государственными унифицированными бланками, то теперь они имеют возможность разработать свои. Фирменный бланк представляет собой шаблон для заполнения, на котором уже заранее прописаны необходимые реквизиты, напечатан логотип фирмы.
К сожалению, далеко не каждая компания практикует столь ответственный подход к своему документообороту, в связи с чем нередко случаются ситуации, когда инициативным работникам приходится брать ситуацию в свои руки и составлять документ самостоятельно. Для этого потребуется изучить или, как минимум, освежить в памяти общие правила делового документооборота, оценить требования по части структуры.
Написать служебку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как правильно составить служебку
Процесс формирования служебной записки на сокращение расходов нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого адресуется документ. Для этого потребуется указать ФИО адресата и автора служебки, занимаемые ими адреса в фирме. Этих сведений будет вполне достаточно, ведь официальная бумага носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет особой нужды.
Ниже по документу мы обращаемся к директору и разъясняем, что отдел в последнее время показывает не лучшую эффективность в финансовом плане, в связи с чем вы считаете возможным или даже необходимым поднять вопрос о сокращении расходов. Например, речь может пойти о сокращении штатной единицы, снижении количества закупаемых материалов и так далее и тому подобное. Конкретные предложение будут зависеть от рода деятельности фирмы, специфики отдела.
В завершение работы с документом мы заверяем вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, передаем её директору на рассмотрение, дожидаемся результата. Вероятнее всего, руководитель пригласит автора служебки на личную беседу, чтобы понять все тонкости ситуации. Как ни крути, а вопрос финансов всегда занимает важное место в списке приоритетов любой компании, а значит, к его разрешению необходимо будет подойти со всей ответственностью.
Примерный образец
