Служебная записка на приобретение материалов

Служебная записка на приобретение материалов – это документ, с которым работник может обратиться в адрес руководителя организации, попросить выделить деньги и согласовать закупку необходимых в работе материалов. Сегодня мы разберемся, как часто на предприятиях происходит закупка материалов, кто за это отвечает, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Материалы на работе

Любая организация в своей деятельности так или иначе использует какие-либо расходные материалы. Это могут быть канцелярские принадлежности и бумага для офисного предприятия либо различного рода предметы хозяйственного или производственного назначения:

• шурупы;
• гвозди;
• автомобильные запчасти;
• и так далее и тому подобное.

Формируя план работы на определенный период, руководство компании пытается рассчитать, сколько материалов на него потребуется, сколько денег на это нужно затратить, какой будет выгода. Как показывает практика, именно от качества расчетов во многом будет зависеть прибыльность всего предприятия. Предварительно закупив достаточно материалов, у организации не образуется дефицит в самый разгар сезона, рабочего процесса. То же самое можно сказать и про закупку материалов в большем количестве, чем нужно. Таким образом у компании на складе образуется избыток, на который были затрачены дополнительные средства, могущие пойти на другие цели и задачи.

Таким образом материалов нужно закупать ровно столько, сколько фирма сможет реализовать за определенный промежуток времени, без излишков, без нехватки. Если вышло так, что всё-таки материалов не хватило, следует их дозаказать. Для этого кому-то из работников придется составить служебную записку на имя директора, попросить выделить энную сумму денежных средств.

Служебная записка

Служебная записка как деловой документ, по сути дела, представляет собой обращение от одного сотрудника организации в адрес другого. В нашем случае адресатом выступит директор, ведь именно он уполномочен распоряжаться бюджетом фирмы, определять, на что должны пойти денежные средства. Исполнителем служебки, в свою очередь, в теории может выступить совершенно любой работник, заметивший нехватку того или иного расходного материала. Это может быть заведующий по АХЧ, начальник монтажной бригады или кто-то иной.

Отметим, что наше обращение будет носить вертикальный характер, то есть подаваться от нижестоящего представителя фирмы в адрес вышестоящего. Это не очень важный момент, однако упускать его из виду нельзя.

Любая служебная записка должна пройти определенный процесс согласования. Когда директор завизирует её своим автографом и сделает отметку «согласовано», можно будет передавать официальную бумагу завхозу, а тот, в свою очередь, уже пойдет в бухгалтерию. Общий срок закупки материалов будет целиком и полностью зависеть от условий контрагента, объемов поставки и прочих факторов. По идее, чем раньше материалы окажется в распоряжение заявителя, тем лучше. Это должны понимать все участники процедуры, в том числе завхоз, директор и главбух, а значит, не медлить с принятием решений.

Форма документа

В силу того, что служебная записка на приобретение материалов является бумагой из внутреннего документооборота, каких-то конкретных бланков или шаблонов для её составления не существует вовсе. Таким образом получается, что сформировать документ работник может самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. В частности, любая служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать содержание записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению служебки

Несмотря на то, что служебную записку мы будем составлять в свободной форме, не следует забывать об общих правилах делового документооборота. Нам придется начать с заполнения шапки официальной бумаги. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги указываем полное наименование нашей организации, ФИО и должность адресата служебки, будь то директор, главбух или завхоз. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме. В силу того, что документ носит строго внутренний характер, этих сведений будет вполне достаточно.

Ниже по документу мы обращаемся к руководителю, утверждаем, что организация на данный момент не располагает достаточным количеством того или иного расходного материала, в связи с чем не может в полной мере выполнять свою основную функцию. Просим провести закупку материалов в определенных ассортименте и количестве. Эту часть служебки можно оформить в виде таблицы, составленной в программе MS-Excel или её аналогах.

Примерный образец