Служебная записка на приобретение инструмента – это документ, с которым сотрудник предприятия может обратиться к заведующему по АХЧ, бухгалтеру или специалисту по закупкам с просьбой обновить рабочий инвентарь. Сегодня мы расскажем о юридическом значении «служебки», приведём инструкцию по её составлению.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Рабочий инструмент
Под понятие «инструмент» попадают любые приспособления и устройства, используемые сотрудниками организации в своей работе. К данной категории можно отнести лопаты, молотки, отвертки, ломы и так далее. За инвентарь ответственность несёт заведующий по административно-хозяйственной части. Именно он должен следить за состоянием инструмента, его сохранностью. Так, если старый инструмент уже не пригоден к использованию, его необходимо списать, утилизировать, а взамен приобрести новый. Также, если имеется нехватка количества исправного инструмента, докупают недостающие. Конкретный список инвентаря будет зависеть от характера деятельности всей компании в целом, отдельно взятого отдела, бригады.
В компаниях, где используется большое количество инструмента, один сотрудник не может уследить за всем сразу. Поэтому сфера ответственности распределяется среди нескольких работников. Как правило, это будут руководители рабочих отделов, групп, бригад. Именно эти лица чаще всего и обращаются со «служебками» на приобретение инструмента.
Служебная записка
Служебная записка будет являться именно тем документом, на основании которого ответственный сотрудник будет списывать старый инвентарь и закупать новый. Речь здесь идёт не об отчётности перед налоговой, ведь «служебки» сотрудников налоговый орган мало интересуют, а об отчётности перед директором компании. Когда заведующий по АХЧ получает запрос на закупку, ему нужно согласовать её с вышестоящим руководством в лице главного бухгалтера, заместителя директора или непосредственно самого директора. Исключительно сотрудники на руководящих должностных могут решать вопросы, касающиеся выделения денежных средств.
В некоторых организациях служебки не используются вовсе, в то время как в других на них основании осуществляется большинство значимых действий: оплата госпошлины, ремонт оборудование, закупка мебели и так далее. Здесь всё будет зависеть от корпоративной политики компании. Безусловно, вариант сообщения между коллегами посредством служебных записок выглядит более правильным, ведь на каждое существенное действия найдётся сопроводительная официальная бумага.
Форма документа
Форма служебной записки признаётся действующим законодательством свободной, а значит, составить документ можно в произвольном виде. Более того, Трудовой кодекс Российской Федерации и вовсе не содержит в себе упоминания такой разновидности документа, как «служебка». Каждая отдельно взятая частная или государственная организация обладает возможностью самостоятельно разработать и закрепить на локальном уровне. Такое решение позволит сделать документооборот компании более единообразным, а также существенно упростит рабочий процесс для сотрудников, ведь им не придётся каждый раз тратить время на самостоятельное оформление записок.
Если в вашей фирме никаких шаблонов не предусмотрено, вы всегда можете исполнить документ самостоятельно, имея под рукой минимальный набор средств. В частности, нам потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4, изложить на нём просьбу о приобретении инструмента.
Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта повсеместно применяются в практике делового документооборота, однако всё же будет лучше отдать предпочтение печатному способу.
Инструкция по составлению «служебки»
Служебная записка, несмотря на свою малозначительность, является деловым документом, а значит, должна формироваться по общепринятым правилам делового документооборота. В частности, составителю придётся придерживаться делового стиля языка, выдерживать нейтральный тон повествования, соблюдать определённую структуру. Разберемся, как не допустить ошибок.
Первым делом уделим внимание шапке. В правом верхнем углу листа бумаги потребуется прописать, кому и от кого подаётся «служебка». Для этого укажем ФИО адресата, занимаемую им должность на предприятии в дательном падеже. Затем в родительном падеже обозначим ФИО заявителя записки, его должность из штатного расписания.
Ниже по документу начинаем выражать просьбу относительно закупки инструмента. Утверждаем, что для осуществления тех или иных работ вам необходим определённый инструмент, которого нет в наличии на складе. Будет лучше, если вы скажете, какая конкретно модель вам нужна, её стоимость, где приобрести. Совершенно не факт, что выбор по итогу будет сделан именно на основании ваших пожеланий, однако, если цена окажется приемлемой, закупка не заставит себя долго ждать.
В завершение работы со «служебкой» оставляем дату её формирования, а также заверяем все вышесказанное автографом исполнителя. В таком виде документ уже можно передавать на рассмотрение адресату, ждать результатов по нашему запросу. В принципе, если у организации есть свободные денежные средства и руководство посчитает, что инструмент действительно необходим для работы, вероятнее всего ваш запрос удовлетворят.
Примерный образец
