Служебная записка на предоставление объяснений – это официальная бумага, с которой в адрес одного из сотрудников компании может обратиться кто-то из руководителей, затребовав со своего подчиненного объяснений по факту произошедшего инцидента. Сегодня мы разберемся, в каких случаях на работе возникает необходимость истребования объяснений, причем здесь служебная записка, зачем она нужна и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Объяснительная на работе
Первым делом отметим, что Трудовой кодекс Российской Федерации наделяет работодателя возможностью применять к своим работникам меры дисциплинарного взыскания. Закон предусматривает условия для применения взысканий, а также правила по части их вынесения. Итак, для того чтобы наказать работника, не нарушив при этом закон, с него потребуется истребовать объяснения.
Объяснительная записка должна быть составлена работником в течение двух дней с даты её истребования работодателем. В тексте записки человек будет приводить свою точку зрения на произошедшие события, пытаться как-то себя оправдать, выставить в лучшем свете.
Тот самый двухдневный срок на подготовку объяснительной записки начинает течь с момента, когда в адрес сотрудника поступит соответствующий запрос от работодателя. Причем отметим, что запрос в обязательном порядке должен быть выражен на бумаге, носить официальный характер. Для этого одному из руководителей придется составить служебную записку на имя подчинённого, передать лично в руки. Устное уведомление не будет считаться надлежащим, так как в дальнейшем не удастся доказать, что оно вообще имело место.
Служебная на объяснительную
Служебная записка на предоставление объяснений является исключительно внутренним документом организации, которая, по идее, никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота. Такую официальную бумагу принято составлять в двух экземплярах: один передается работнику на ознакомление, а второй остается у работодателя. Такая подстраховка окажется действенной в случае, если сотрудник так и не предоставит объяснительную или сделать это уже после истечения двухдневного срока.
Дело в том, что даже если нарушитель не предоставит на стол директора объяснительной записки, руководство компании в любом случае сможет принять решение о применении дисциплинарного взыскания. Для этого директору компании потребуется издать соответствующий приказ, в котором и будет оставлена ссылка на вышеупомянутую служебную записку. Также кадровиком должен быть сформирован акт об отказе предоставить объяснительную или о непредоставлении объяснений.
Все эти официальные бумаги и станут основаниями для издания директором соответствующего распоряжения в ближайшем будущем. Именно по этой причине нужно подойти к процессу их составления со всей ответственностью.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на предоставление объяснений, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает применения каких-либо конкретных образцов для составления внутренней документации организаций. Если до 2014 года такая практика отчасти ещё существовала, то сейчас руководство компании вправе самостоятельно определить, как будут формироваться её внутренние документы. Для этого на предприятии могут быть разработаны уникальные фирменные бланки, которыми сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости.
Взять один из таких шаблонов можно в отделе кадров организации, обратившись с соответствующей просьбой. Кадровый специалист, по идее, должен не просто предоставить бланк, но также подсказать, как правильно его заполнить.
В том случае, если конкретно в вашей фирме не оказалось собственных шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку своими силами. Вооружаемся чистым листом бумаги формата А4 и подручными средствами, приступаем к работе. Здесь нам помогут общие правила делового документооборота.
Написать текст служебки руководитель может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации, как мы уже говорили, станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебку
Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование нашей организации, ФИО и должность сотрудника, на чьё имя адресуется записка. Затем здесь же автор служебки оставляет аналогичный набор сведений и о себе.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку. Обращаемся к адресату служебки, просим его в срок до такого-то числа предоставить письменные объяснения по факту произошедшего. Нелишним будет напомнить, что в случае непредставления объяснений решение будет принято без учета мнения сотрудника. Это необязательно, однако лишним не будет однозначно.
Следующий шагом мы заверяем всё вышеизложенное своим автографом, ставим дату формирования служебки. Передаём экземпляр служебки сотруднику, ждём два дня пока он не подготовит объяснительную. Если этого так и не произойдет, составляем акт о непредоставлении объяснений, принимаем решение без учета мнения работника. Не забываем в будущем приказе оставить ссылку на данную служебную записку, указать в тексте на нарушение сроков.
Примерный образец
