Служебная записка на оплату счета

Служебная записка на оплату счета – это документ, с которым в бухгалтерию организации может обратиться любой её сотрудник с просьбой об оплате выставленного контрагентом счета. Сегодня мы разберемся, в каком порядке бухгалтерия оплачивает счета партнерских организаций, зачем нужна соответствующая служебная записка, кто её обычно составляет и как это делается.

Оплата счетов в организации

Любая организация, будь то частная или государственная, не может существовать без партнерских взаимоотношений с другими участниками рынка. Например, речь может идти о закупке канцелярии, техническом обслуживании принтеров, ремонте автомобилей или чем-то ещё. На все эти задачи необходимо выделять деньги, а для их перечисления потребуется заключить с контрагентом соответствующий договор.

Как правило, оплата услуг коммерческих организаций происходит следующим образом: исполнитель или поставщик уже после оказания всех услуг или приёма-передачи товара передаёт также и счет на оплату, который заказчик должен в кратчайшие сроки оплатить. Если этого не произойдет, обязательство по сделке можно будет считать не исполненным, а это уже нарушение условий подписанного соглашения. Обездоленный предприниматель будет вынужден сначала направить письменную претензию, а затем уже и обратиться в суд за восстановлением справедливости.

Для того, чтобы не доводить ситуацию до точки кипения, необходимо оплачивать счета своевременно. Оплата происходит следующим образом: бухгалтерия перечисляет денежные средства с расчетного счета организации по реквизитам контрагента. По факту оплаты на руках окажется соответствующее платежное поручение, подтверждающее факт перевода.

Служебная записка

Любыми взаимодействиями с контрагентами, будь то заказ оказания услуг или поставки товаров, занимается материально ответственный сотрудник. Как правило, это заведующий по административно-хозяйственной части или специалист по закупкам. Такой работник должен, во-первых, найти на рынке максимально выгодное и подходящее под все требования руководства предложение, а во-вторых, проследить за тем, чтобы сделка прошла гладко. Если получится так, что деньги контрагенту были переведены, а тот в свою очередь ненадлежащим образом исполнил условия сделки, вопросы, в том числе, будут и в адрес ответственного за такую закупку.

Любое движение денежных средств организации должно сопровождаться соответствующей документацией. Это может быть приказ директора, постановление из государственного ведомства или служебная записка от лица одного из сотрудников компании. Официальная бумага призвана замотивировать списание денежных средств с расчетника одной фирмы и их зачисление на расчетник другой фирмы. Более того, если сделкой заинтересуется налоговая, у нас будет, чем крыть.

Служебка на оплату счета может писаться на имя руководителя, имеющего возможность распоряжаться средствами фирмы. Это может быть директор как единоличный руководитель организации, так и главный бухгалтер, отвечающий за всю финансовую составляющую в целом. Конкретный адресат будет зависеть от распределения обязанностей внутри организации. В большинстве компаний схема выглядит следующим образом: служебка пишется на имя главбуха, передается ему же на согласование. Главбух в свою очередь должен перепроверить счет на оплату, сверить суммы с суммами из договора, перевести денежные средства.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оплату счета, следует отметить, что в каждой отдельно взятой организации она может быть своя. Для этого компании самостоятельно разрабатывают и используют в своей работе фирменные бланки, на которых уже заранее будут прописаны все необходимые реквизиты. Такой шаблон поможет избежать ряда ошибок, ускорить рабочий процесс и сделать документооборот фирмы более целостным, единообразным.

К сожалению, далеко не все предприятия столь ответственно подходят ко внутренней документации, в результате чего случаются ситуации, когда работникам приходится составлять подобные официальные бумаги самостоятельно. В принципе, в этом нет ничего особенно сложного, нужно будет лишь руководствоваться общими правилами делового документооборота, придерживаться стандартной структуры. Наша служебка должна состоять из шапки, основного блока и реквизитов.

Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации, как и всегда, выступит чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебку

В самом начале процесса мы должны заполнить шапку служебки. В правом верхнем углу листа бумаги указываем, кому и от кого она подается. Здесь мы пропишем ФИО нашего главбуха, а также собственные ФИО и наименование организации, занимаемой в штатном расписании должности.

Следующим шагом мы ставим дату формирования документа и расписываемся за вышеизложенное. На этом моменте работа сотрудника, ответственного за взаимодействие с контрагентами, подходит к концу. Дальше работать будет уже бухгалтерия, то есть оплачивать счет и вносить переведенные денежные средства в соответствующие статьи расходов.

Примерный образец