Служебка записка на подбор персонала

Служебная записка на подбор персонала – это документ, с которым в адрес HR-специалиста или директора организации может обратиться начальник того или иного отдела, сообщить, что ему нужен новый сотрудник с определенными качествами. Сегодня мы разберемся, как происходит процедура поиска новых работников на предприятиях, через какие стадии согласования придется пройти инициатору, как правильно составить служебку и зачем она нужна.

Подбор персонала

Подбором персонала на предприятиях занимается HR-специалист. На небольших предприятиях роль такого специалиста выполняет работник отдела кадров, однако в организациях, где трудится несколько десятков или даже сотен сотрудников, придется выделять отдельную ставку под специалиста по поиску новых кадров. По идее, найти грамотного специалиста не так-то просто, как может показаться на первый взгляд.

Во-первых, потребуется прошерстить популярные сайты по поиску работы в поисках кандидатов. Если никто из людей. Выставивших свои резюме, не подходят, придется прибегать к переманиванию сотрудников из других фирм. Все организации, действующие на рынке, находятся в условиях здоровой конкуренции, а значит, в теории работник в любой момент может уйти от одного работодателя к другому. Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет спокойно заключать и расторгать трудовые договоры после двухнедельной отработки или вовсе без таковой, если стороны сумели договориться.

Многие верят, что успешность всей организации в целом зависит от качества каждого отдельного сотрудника в частности. Таким образом на должности HR-специалиста должен находиться в действительности высококлассный специалист, способный разглядеть в соискателях потенциальных профессионалов.

Служебная записка

Служебная записка как документ представляет собой деловую бумагу, посредством которой сотрудники одной организации сообщаются между собой:

• выражают просьбы;
• делают запросы;
• доводят до сведения информацию;
• и так далее.

Со служебной запиской на подбор персонала должен выступать начальник отдела, которому и потребовался новый сотрудник. Здесь важно учесть фактор наличия свободной ставки в штатном расписании, ведь если отдел уже полностью укомплектован, а рук всё равно не хватает, придется вносить правки в штатное расписание. Процедура поиска сотрудника без расширения штатного расписания будет куда проще и быстрее в исполнении.

Адресат подобной служебки зависит от распределения обязанностей внутри одной организации. По идее, большинство вопросов уполномочен разрешать именно директор фирмы, как её официальный представитель и руководитель. Конечно, когда предприятие серьезно разрастается и обрастает новыми структурными подразделениями, полномочия распределяются.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на подбор персонала, следует отметить, что отечественный законодатель позволяет частным организациям самостоятельно определять, как именно будет выглядеть их внутренний документооборот. Если до 2014 года органы власти еще предлагали к применению те или иные унифицированные бланки и шаблоны, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан на откуп предпринимателям. Уточнить вопрос по наличию фирменных шаблонов можно в отделе кадров.

К сожалению, далеко не каждая компания имеет собственные фирменные бланки, а значит, порой ситуацию придется брать в свои руки, составлять служебку в свободной форме. При формировании документа мы должны руководствоваться общими правилами делового документооборота. Вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой, приступаем к работе.

Инструкция по составлению записки

Процесс формирования записки на подбор персонала нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, её организационно-правовую форму, а также ФИО и должность руководителя. Например, в обществе с ограниченной ответственностью руководителем будет являться директор. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и занимаемую должность в штатном расписании.

Ниже по документу мы обращаемся к директору или HR-специалисту, утверждаем, что нам в отдел нужен новый сотрудник. Разъясняем причины, по которым нам стал необходим новый сотрудник. Например, это может быть связано с увеличением объема производства, расширением сферы обслуживания и так далее.

Следующим шагом мы должны разъяснить, какого конкретно сотрудника хотели бы видеть в отделе:

• опыт работы;
• занимаемые ранее должности;
• должностные достижения;
• компании, в которых трудился человек;
• личностные качества и характеристики;
• и так далее.

По идее, HR-специалист должен подбирать только тех кандидатов, которые проходят по всем описанным вами требованиям. Уже в дальнейшем, когда список кандидатов будет сформирован, их анкеты будут переданы авторы служебки на согласование.

Примерный образец