Объяснительная записка о причинах перерасхода материалов – это документ, с которым в адрес руководителя может обратиться сотрудник, отвечающий за тот или иной объект, отчитаться о причинах, по которым изначально запланированного количества расходного материала оказалось недостаточно. Сегодня мы разберемся, по каким причинам запасов в действительности может не хватить, зачем нужна подобная объяснительная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Образец объяснительной записки о причинах перерасхода материалов
Бланк объяснительной записки о причинах перерасхода материалов
Материалы на объекте
На этапе планирования выполнения любых работ компетентные лица просчитывают, сколько материала потребуется для выполнения задачи, сколько сотрудников, сколько это всё будет стоить и так далее и тому подобное. Этой деятельностью должен заниматься опытный человек, ведь в случае допущения ошибок могут возникнуть серьезные проблемы. Например, если закупить недостаточно материала, он, очевидно, закончится раньше, чем объект будет завершен, придется оформлять дозакупку и ставить проект «на паузу». В том случае, если закупить материала слишком много, заказ может оказаться не таким уж и выгодным, ведь расходы пойдут исполнителю в минус.
Более того, допоставка товара не только связана с растяжением сроков исполнения заказа, но также и с транспортными расходами. Логистика – это всегда серьезная статья расходов, которую нужно держать в уме.
Объяснительная записка
Объяснительная записка о причинах перерасхода материалов составляется тем сотрудником, который непосредственно и планировал, какое количество потребуется для выполнения заказа. Это может быть инженер-проектировщик, бригадир или иной сотрудник, занимающийся составлением сметы.
Объяснительная записка как деловой документ представляет собой ответную реакцию на поступивший от руководства запрос. Директор организации, узнав о проблемах в связи с перерасходом материалов, может обратиться к сотрудникам, запросить у них объяснений по ситуации. Также отметим, что крайним могут сделать не только автора сметы, но и бригадира, начальника бригады строителей. Вполне вероятно, что изначально материала было закуплено нужное количество, однако в результате некачественной работы и большого числа брака его оказалось недостаточно.
Как бы то ни было, если директор затребовал объяснительную записку о причинах перерасхода материалов, она должна быть составлена в течение двух рабочих дней. Если сотрудник, с которого затребовали объяснения, этого не сделает, руководство фирмы сможет применить к нему меры взыскания самостоятельно, без учета его мнения на этот счет.
Следует понимать, что наказание работников – это право директора организации, а не его обязанность, а значит, в теории наказания за тот или иной проступок можно будет избежать. Для этого потребуется надлежащим образом объясниться перед руководителем, отчитавшись, откуда взялся перерасход материалов. Например, если сослаться на большой процент брака в партии, нарушенные условия хранения или какое-то ЧП, ответственности можно избежать или переложить её на одного из своих коллег.
Форма документа
Говоря о форме объяснительной записки о причинах перерасхода материалов, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел каких-либо стандартных унифицированных бланков для формирования такого рода документов. Таким образом работнику, с которого затребовали объяснения, придется самостоятельно сформировать такую официальную бумагу. В работе мы будем руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги.
Написать текст объяснительной можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике, однако печатный вариант будет иметь более деловой внешний вид.
Разбираемся, как составить объяснительную
Процесс формирования объяснительной записки о причинах перерасхода материалов нам следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подается документ. Прописываем ФИО руководителя, запросившего объяснения, его должность на предприятии, полное наименование организации. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и должность.
Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что на объекте в действительности возникла проблема перерасхода материала, разъясняем, почему так получилось, как так вышло. Например, можно сослаться на плохое качество работы сотрудников, ненадежность поставщика, погодные условия и так далее и тому подобное. Если проблема заключается в изначально некорректном расчете, укажем это, признаем собственную вину. Таким образом, своевременно признав проблему, можно избежать ответственности.
Если желаете приложить какие-то документы к объяснительной, оформляем их полный перечень в столбик, соответственно пронумеровав. В завершение работы с запиской заверяем всё вышеизложенное автографом автора, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда записка уже полностью сформирована, нам останется лишь передать её на рассмотрение, ждать, пока директор рассмотрит, примет решение. Материальную ответственность за материалы организации её сотрудник не несёт, однако получить выговор вполне себе может.
Примерный образец
