Докладная записка о переходе на безбумажный документооборот

Докладная записка о переходе на безбумажный документооборот – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой из его подчинённых, выступив с инициативой смены бумажных документов на электронные. Сегодня мы разберемся, что представляет собой внутренний документооборот, причем здесь докладная записка и как правильно её составить.

Безбумажный документооборот

Безбумажный внутренний документооборот предприятия – это современная практика ведения дел внутри организации. Как ни крути, а компания внутри себя генерирует множество различных официальных бумаг:

• заявления;
• приказы;
• служебные записки;
• отчеты;
• и так далее и тому подобное.

На данный момент у предприятий имеется теоретическая возможность оставить бумажки в прошлом и полностью перейти на электронный документооборот. Для этого руководителю потребуется издать соответствующий приказ, инициировать процедуру постепенного перехода.

У безбумажного документооборота имеется ряд преимуществ в сравнении с традиционным, бумажным. Во-первых, — это банально удобнее, ведь сотрудникам не придется физически взаимодействовать с бумагой. Бумага имеет свойство теряться, мараться, рваться и так далее. С электронным файлом такого произойти не может.

Во-вторых, безбумажный документооборот способен сэкономить для предприятия кругленькую сумму денежных средств из бюджета. Если посчитать, сколько компания ежегодно тратит на бумагу, обслуживание принтеров и прочие сопутствующие расходы, получится немаленькое значение. Конечно, полностью отказаться от принтеров не выйдет, однако какую-то часть от расходов мы сможем сэкономить. Процент внутреннего документооборота в общем потоке официальных бумаг фирмы равняется примерно двадцати пунктам.

Докладная записка

Докладная записка о переходе на безбумажный документооборот нужна нам, в первую очередь для того, чтобы предложить руководителю организации соответствующую инициативу. Переход на электронный документооборот должен быть не просто согласован, но также официально утвержден руководством компании. Например, в обществе с ограниченной ответственностью руководящие функции будет выполнять его директор. Сигналом о начале перехода станет соответствующий приказ. Очевидно, что за один день полностью отказаться от всем привычной бумажной документации не выйдет, а значит, придется подготавливаться постепенно.

Выступить автором докладной записки о переходе на безбумажный документооборот в теории может совершенно любой работник организации, которому пришла в голову соответствующая идея. В теории это может быть заместитель директора, начальник одного из отделов или кто-то ещё. Личность инициатора не важна, однако важна реакция директора на поступившее предложение.

Форма документа

Говоря о форме докладной записки о переходе на безбумажный документооборот, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусмотрел каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что в теории автор служебки может составить её самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота и ориентируясь на схожую документацию.

Говоря об общих правилах делового документооборота, нам не следует забывать и о существовании стандартной для таких официальных бумаг структуры. В частности, наша докладная должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст докладной допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить докладную записку

Докладная записка о переходе на безбумажный документооборот, как и любой другой документ схожего содержания, должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, которому и будет адресоваться обращение. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки и его должность в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу обращаемся к директору и выступаем с инициативой перехода на безбумажный документооборот. Здесь мы должны будет разъяснить начальнику, какие дивиденды способен принести такой переход, зачем он нужен организации. Мы можем ссылаться на следование современным тенденциям или же на экономию денежных средств на бумаге и прочих канцелярских принадлежностях.

В завершение работы с документом нужно расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда докладная уже полностью составлена, останется только передать её итоговый вариант директору на рассмотрение и дождаться, какое решение он примет по итогу. Вполне вероятно, если вам не удалось склонить руководителя к своей точке зрения, он не пойдет нам навстречу.

Примерный образец