Акт об обнаружении счётной ошибки – это официальная бумага, подтверждающая, что в расчётном документе была обнаружена ошибка, следствием которой стало перечисление денежных средств не в том размере. Процедура всегда должна носить документальный характер.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Счётная ошибка
Под счётной ошибкой понимается неверное указание чисел, ставшее следствием невнимательности бухгалтера, сбоя в программе или неправильности расчётов. Речь может идти о выплате заработной платы сотрудникам, начислении пособий. Как правило, ошибка всегда является следствием человеческого фактора.
При обнаружении опечатки следует официально задокументировать этот факт. В этих целях лицо составляет акт об обнаружении счётной ошибки. Для подтверждения позиции сотрудника необходимо привлечь к мероприятию комиссию, формируемую на месте и состоящую из трёх коллег. Работники заверяют достоверность изложенных в акте сведений своими автографами.
Процедура
Подписанный акт об обнаружении вместе с докладной запиской от ответственного сотрудника направляется руководителю организации для принятия дальнейшего решения. За любым приказом директора должны стоять основание и обоснование. Под первым понимается ссылка на какую-либо официальную бумагу, а под вторым – объяснение наличных причин. В качестве основания выступит настоящий акт и докладная записка.
В записке работник объясняет характер образования ошибки и предлагает пути выхода из сложившейся ситуации. Руководитель может принять во внимание мнение своего подчинённого.
Последствия
Всего может сложиться две ситуации: работнику переплатили или работнику недоплатили. Во втором случае всё просто. Руководитель издаёт приказ о доначислении необходимой суммы, а бухгалтер исполняет распоряжение и фактически переводит денежные средства на зарплатную карту сотрудника. В случае переплаты процедура становится более сложной. Дело в том, что без согласия работника работодатель не имеет права удерживать денежную сумму из его оплаты труда. Следовательно, подчинённый должен официально дать добро на удержание, оставив свой автограф в приказе директора. Если этого не произойдёт, администрация предприятия в течение одного месяца может обратиться в суд с соответствующим заявлением. Взыскать деньги можно только в судебном порядке. Такие гарантии для работника предусматривает Трудовой кодекс РФ.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта всегда ложится на лицо, непосредственно обнаружившее счётную ошибку. Как правило, это бухгалтер, так как именно он работает с расчётной документацией. Работник должен обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, чтобы процедура прошла максимально «чисто» и соответствовала закону. В противном случае руководитель не сможет сослаться на акт и использовать его в качестве основания.
Форма документа
В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность организации, может быть написан в свободной форме. Законодательство не обязывает использовать общеобязательные унифицированные бланки. Акт об обнаружении счётной ошибки относится именно к этой группе официальных бумаг и не является исключением из общего правила.
Отметим, что свободная форма акта также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- автографы участников процедуры должны быть расшифрованы;
- соблюдение чёткой структуры: шапка, предмет, подписи.
Составить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. В случае отсутствия такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, но в такой ситуации придётся прописывать сведения об организации вручную.
Написать текст можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном виде при помощи компьютерных средств и соответствующего ПО. Выбор должен сделать сотрудник, обнаруживший счётную ошибку. По общему правилу официальная бумага в любом случае будет обладать юридической силой вне зависимости от способа изложения содержания (при всех прочих равных).
Инструкция по составлению акта
Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Затем присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Следующим шагом указываем ФИО и должность сотрудника, обнаружившего счётную ошибку. Далее ссылаемся на расчётный документ, в котором непосредственно выявилась опечатка (номер, дата).
Ниже по документу подробно описываем характер ошибки и предлагаем правильную редакцию. В качестве итога обозначаем правильную сумму, прописываем разницу.
Примерный образец
Мною, бухгалтером Ватовым Н. Д., была обнаружена счётная ошибка в расчётном документе от 01.08.2024. В результате ошибки механику Нестерову А. С. была выплачена заработная плата в большем размере. Причиной допущения ошибки стал сбой в бухгалтерской программе.
Нестеров А. С. должен за июль 2024 года должен был получить заработную плату в размере 35 000 руб. (тридцать пять тысяч рублей), а фактически получил 65 000 (шестьдесят пять тысяч рублей). Разница составляет 30 000 руб. (тридцать тысяч рублей).
Комиссия в составе главного бухгалтера Остряковой Е. П., бухгалтера Гориной Л. П. и кадровика Симоновой А. К. подтверждает факт обнаружения ошибки, а также достоверность изложенных в настоящем акте сведений.
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить члены комиссии, выступившие свидетелями, а также лицо, обнаружившее счётную ошибку. Все подписи должны быть обязательно расшифрованы.
