2.4. Оформление отдельных видов документов в Министерстве
2.4.1. Состав документов Министерства
Управленческая деятельность Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Министерства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Министерства.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Министерства, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Министерством и департаментами в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими департаментами и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт. <3>).
--------------------------------
<3> Пункт (сокращенно - пт.) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
2.4.2. Приказ и распоряжение Министерства
2.4.2.1. Приказами Министерства, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам.
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Министерства издаются распоряжения Министерства.
Проекты приказов и распоряжений Министерства готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Министерства департаменты на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.
Проекты приказов Министерства по кадровым и наградным вопросам готовит Административный департамент на основании соответствующих представлений.
2.4.2.2. Приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты приказов Министерства по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) Министром в соответствии с установленным порядком и регистрируются в Административном департаменте.
Проекты распоряжений Министерства подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Заместители Министра подписывают распоряжения Министерства по вопросам, входящим в их компетенцию.
Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Министерства осуществляет Канцелярия.
Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Министерства указан в Приложении N 15 к настоящей Инструкции.
В случае представления на согласование в Министерство федеральной службой или федеральными агентствами проекта нормативного правового акта директор департамента, записанный в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве.
2.4.3. Положение, правила, инструкция
2.4.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Министерства, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.
Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).
2.4.4. Протокол заседания (совещания)
2.4.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Решения коллегии Министерства оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Министерства (Научно-технический совет, Экспертный совет по государственно-частному партнерству и т.п.) - в виде протокола.
Проекты протоколов совещаний, проводимых Министром или заместителями Министра, составляются департаментами, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в Приложении N 16 к настоящей Инструкции.
2.4.4.2. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.
Проект протокола визируется исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого Министром, визируется заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного департамента.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
Визирование проекта постановления коллегии осуществляется аналогично визированию протоколов.
2.4.4.3. После подписания руководством Министерства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью Министра - в Административный департамент;
за подписью заместителя Министра - в соответствующий секретариат заместителя Министра;
за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;
за подписью руководства департамента - в секретариат департамента.
2.4.4.4. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
2.4.4.5. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и директором департамента, ответственного за подготовку совещания.
После регистрации протокола департамент, ответственный за проведение совещания и подготовивший протокол, осуществляет рассылку копий документа департаментам Министерства, федеральной службе и федеральным агентствам, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.
После рассылки копий протокола совещания, проводимого Министром, указатель рассылки (копия) представляется в Административный департамент.
Рассылку постановления коллегии всем членам коллегии Министерства осуществляет Административный департамент.
Рассылка копий постановления коллегии осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.
2.4.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проводимых Министром, а также постановлений коллегии хранятся в Административном департаменте, заместителями Министра - в соответствующих секретариатах заместителей Министра.
Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.
Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
2.4.4.7. Постановления коллегии печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14.
2.4.4.8. Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если Министр указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном департаменте, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административный департамент один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.
Копии протоколов заверяются печатью Административного департамента.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Административного департамента.
2.4.5. Поручения Министра (заместителя Министра)
2.4.5.1. Поручениями оформляются указания по исполнению документа Министра и заместителей Министра, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Министерства.
Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются Министром или заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).
2.4.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;
заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя;
директором Административного департамента.
2.4.5.3. Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю Министра, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
директором департамента-исполнителя, подготовившего проект поручения;
помощником заместителя Министра.
В отдельных случаях возможно визирование документа иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.
2.4.5.4. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.
Проекты поручений, подготовленные на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через директора Административного департамента или лицо, исполняющее его обязанности, на подпись заместителю Министра - через секретариат (помощника) заместителя Министра.
2.4.5.5. Поручения регистрируются:
подписанные Министром - в Канцелярии;
подписанные заместителями Министра - в секретариатах заместителей Министра.
Датой поручения является дата его подписания руководством Министерства.
Поручения нумеруются в пределах календарного года.
Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.
Копии поручения направляются адресатам департаментом, ответственным за подготовку проекта поручения.
2.4.5.6. Поручение имеет следующие реквизиты:
эмблема Министерства;
наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России) - печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта N 14. Сокращенное наименование Министерства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;
наименование вида документа - поручение - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером шрифта N 17 и выравнивается по центру документа;
дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 7 марта 2010 г.;
номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер, например: N ИЛ - 29/38.
Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.
Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.
2.4.6. Служебная переписка
2.4.6.1. Виды официальных документов информационно-справочного характера
Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
2.4.6.2. Служебное (деловое) письмо
Служебные (деловые) письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Срок подготовки инициативных писем определяется директорами департаментов.
При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица - автора документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза согласования документа;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе документа.
Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документа руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа руководства.
На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма и "С уважением" в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.
Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Министерство не считает возможным..., Федеральное дорожное агентство предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).
Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Министерства.
Служебные (деловые) письма подписываются Министром, заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или директором департамента.
Служебная переписка между департаментами, докладные записки в адрес Министра и заместителей Министра и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Начальник отдела по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации Департамента транспортной безопасности и специальных программ имеет право вести служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной подготовки.
2.4.6.3. Телеграмма
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются Министром или заместителями Министра.
Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите "Подпись" указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.
Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.
Телеграмма на подпись Министру и заместителю Министра готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.
При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Министерства телеграмме необходимое количество копий телеграммы с указанием на каждой из них адресата.
Подписанные руководством Министерства телеграммы передаются в Канцелярию для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
Передача телеграмм осуществляется через федеральное государственное унитарное предприятие "Главный центр связи и спутниковых систем" (далее - радиобюро).
Образец оформления телеграммы категории "Правительственная" указан в Приложении N 17 к настоящей Инструкции.
2.4.6.4. Телефонограмма
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Министерства или департаментов.
Телефонограммы за подписью Министра и заместителей Министра передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные руководителями департаментов, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.
После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:
в графе "принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе "передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.
Передача телефонограмм внутри Министерства не допускается.
2.4.6.5. Записка (докладная, аналитическая, служебная, объяснительная)
Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование департамента - автора документа;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа, если текст более 4 - 5 строк;
адресат (должностное лицо Министерства);
подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.
2.4.7. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров
2.4.7.1. Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Министерство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
2.4.7.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются Министром или заместителями Министра (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).
2.4.7.3. Проект договора, подготовленный на подпись Министру или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
директором департамента-исполнителя, подготовившего проект договора;
директором Департамента экономики и финансов;
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности;
заместителем Министра, курирующим работу департамента-исполнителя.
2.4.7.4. Проект договора, подготовленный на подпись заместителю Министра, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
директором департамента-исполнителя, подготовившего проект договора;
директором Департамента экономики и финансов;
директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности.
В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием Министра или заместителя Министра.
Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
2.4.7.5. Проведение правовой экспертизы гражданско-правового договора Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности осуществляется в срок не менее семи рабочих дней, если иной срок не установлен Министром или заместителем Министра.