Приказ Минобрнауки России от 07.06.2021 N 446 (ред. от 08.07.2022) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации"

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 7 июня 2021 г. N 446

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, а также в целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить по согласованию с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства науки и высшего образования Российской Федерации:

обеспечивать ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с установленными Инструкцией требованиями;

обеспечить ознакомление с Инструкцией федеральных государственных гражданских служащих структурных подразделений;

обеспечить контроль за выполнением требований Инструкции в структурных подразделениях.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря - заместителя Министра Кучеренко П.А.

Министр
В.Н.ФАЛЬКОВ

Утверждена
приказом Министерства
науки и высшего образования
Российской Федерации
от "__" _____ 2021 г. N ___

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ НАУКИ
И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минобрнауки России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Минобрнауки России осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД) Минобрнауки России.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Минобрнауки России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы в Минобрнауки России с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - граждане), организаций и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются приказом Минобрнауки России от 22 октября 2018 г. N 51н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и его территориальных органах" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 ноября 2018 г., регистрационный N 52665).

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

1.8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении Минобрнауки России государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.9. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, установленных Инструкцией, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.10. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Минобрнауки России на основе единой политики и принципов, в том числе посредством применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России (далее - структурные подразделения) осуществляет Административный департамент.

1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства в Минобрнауки России возлагается на Министра науки и высшего образования Российской Федерации (далее - Министр) либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей либо лиц, исполняющих их обязанности.

1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими (далее - государственные служащие), ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (далее - государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).

Должностные обязанности, права и ответственность государственных служащих Административного департамента, государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, определяются должностными регламентами.

1.13. При переходе на другую работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, передача всех документов вновь назначаемым государственным служащим производится по актам приема-передачи документов и дел, которые утверждаются руководителями структурных подразделений.

1.14. О случаях утраты зарегистрированного подлинника (оригинала) документа государственный служащий структурного подразделения обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения, после чего составляется акт об утрате зарегистрированного подлинника (оригинала) документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, а затем предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Административным департаментом организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству Минобрнауки России.

1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в период временной нетрудоспособности, в случае увольнения, смены должностных обязанностей или перевода в другое структурное подразделение, за исключением перевода внутри структурного подразделения, государственные служащие структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому государственному служащему по указанию руководителя структурного подразделения.

1.16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Минобрнауки России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минобрнауки России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

2. В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

внутренняя (внутриведомственная) переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минобрнауки России, помещенный в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Минобрнауки России;

дипломатическая почта - корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты, которая предназначена для обеспечения внешнеполитической деятельности Российской Федерации, взаимодействия Министерства иностранных дел Российской Федерации, иных федеральных государственных органов с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации, представительствами Российской Федерации при международных (межгосударственных, межправительственных) организациях (далее - загранучреждения), а также между загранучреждениями;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минобрнауки России;

документирование - фиксация информации на материальных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

иностранная корреспонденция - корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист согласования (визирования) документа - часть документа с отметками (визами) о согласовании;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Минобрнауки России, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

рассмотрение входящих документов - изучение документов, поступивших в Минобрнауки России, для определения должностного лица Минобрнауки России, наделенного полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в Минобрнауки России распределением обязанностей между Министром, его заместителями и иными должностными лицами;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

резолюция (поручение) - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система (компьютерная программа, программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение, регистрация), а также взаимодействие между государственными служащими (направление документов, поручений, отправка уведомлений и т.п.);

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;

унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

В Минобрнауки России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.1.1. Документы Минобрнауки России на бумажном носителе оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) (далее - формат A4), при необходимости могут использоваться бланки формата A3 (297 x 420 мм) (далее - формат A3). Электронные документы оформляются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление (в соответствии с разделом 3.2 Инструкции).

На бумаге формата A3 (420 x 297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

3.1.2. В Минобрнауки России используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, а также электронные шаблоны бланков.

3.1.3. Бланки Минобрнауки России разрабатываются на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

В Минобрнауки России применяются следующие виды бланков документов:

бланк письма должностного лица (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) (далее - бланк письма должностного лица);

бланк письма Минобрнауки России (продольный) (далее - общий бланк письма Минобрнауки России);

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Образцы бланков Минобрнауки России приводятся в приложении N 1 к Инструкции.

Введение в обращение новых бланков документов Минобрнауки России осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся Административным департаментом вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.4. Бланки документов Минобрнауки России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Структурное подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение в Минобрнауки России, оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции, осуществляет ее прием в места временного хранения, учет поступления бланков документов Минобрнауки России и передачу материально-ответственному лицу изготовленных бланков документов Минобрнауки России.

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка.

Подлежат нумерации:

бланк письма должностного лица;

общий бланк письма Минобрнауки России;

бланк приказа Минобрнауки России;

бланк распоряжения Минобрнауки России.

Номерные бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые номерные бланки) выдаются под роспись в журнале учета выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения (далее - журнал учета выдачи бланков).

Учет выдачи гербовых номерных бланков в структурные подразделения ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков согласно приложению N 2 к Инструкции.

3.1.5. Гербовые номерные бланки документов Минобрнауки России должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача гербовых номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.

Испорченные гербовые номерные бланки документов возвращаются в Административный департамент по реестру передачи испорченных гербовых номерных бланков согласно образцу, приведенному в приложении N 3 к Инструкции, по мере необходимости для последующего их уничтожения по акту об уничтожении гербовых номерных бланков в соответствии с образцом, приведенном в приложении N 4 к Инструкции.

3.1.6. В Минобрнауки России устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее:

20 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля в соответствии с требованиями и образцами проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации и приложений к ним, приведенными в приложении N 7 к Инструкции, и требованиями к оформлению и образцами проектов актов Правительства Российской Федерации, приведенными в приложении N 8 к Инструкции.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа (верхнего колонтитула) без каких-либо дополнительных знаков или слов (тире, дефисов: - 3 -) или слов "с.", "стр." (страница). Номера страниц печатаются шрифтом размера N 12.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров NN 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размеров NN 10, 11, 12.

Для оформления реквизита "текст документа" в документах Минобрнауки России используется размер шрифта N 14.

Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:

реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик;

распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

3.1.7. При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при оформлении реквизита "текст документа" и не применяется при оформлении других реквизитов. Реквизиты документа: "заголовок к тексту" (оформляемый слева под реквизитами бланка), "отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе", а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

Многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 междустрочных интервала. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме "Множитель" и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст документа печатается через 2 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

3.1.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов бланка - не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов бланка - не более 12 см.

3.1.9. Электронные документы Минобрнауки России должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством межведомственного электронного документационного обеспечения (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.

Электронные документы, создаваемые в Минобрнауки России, состоят из контента (содержания) и метаданных.

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке (далее - РК) документа.

3.2.1. Реквизитами документов Минобрнауки России являются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные о Минобрнауки России;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция (поручение);

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов создаваемых в Минобрнауки России документов, их расположение и оформление регламентируются Инструкцией.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Кроме перечисленных в пункте 3.2.1 Инструкции реквизитов документов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

Оформление реквизитов документов в Минобрнауки России осуществляется согласно Правилам оформления реквизитов документов в Минобрнауки России, приведенным в приложении N 5 к Инструкции.

Минобрнауки России представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

3.4.1. Подготовка и внесение проектов федеральных законов (далее - законопроекты) в Правительство Российской Федерации осуществляются Минобрнауки России в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент).

3.4.2. Минобрнауки России разрабатывает законопроекты на основе плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, ежегодно утверждаемого Правительством Российской Федерации, а также в целях выполнения международных обязательств Российской Федерации, во исполнение решений Конституционного Суда Российской Федерации, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, и поручений Председателя Правительства Российской Федерации, плана организации законопроектных работ в Минобрнауки России на соответствующий год.

Разработка Минобрнауки России законопроектов по основаниям, не предусмотренным абзацем первым настоящего пункта, а также включение в разрабатываемые проекты федеральных законов положений, не относящихся к предмету правового регулирования, определенному в документах, предусмотренных абзацем первым настоящего пункта, допускаются по решению Председателя Правительства Российской Федерации.

3.4.3. Концепции законопроектов и проекты технических заданий на их разработку (далее - концепции и проекты ТЗ) разрабатываются в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576.

3.4.4. Подготовленные ответственными структурными подразделениями законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются на согласование в заинтересованные структурные подразделения.

Согласование законопроектов, концепций и проектов ТЗ осуществляется заинтересованными структурными подразделениями в срок не позднее 7 календарных дней с даты их поступления в эти структурные подразделения либо в более короткий срок по решению руководства Минобрнауки России.

3.4.5. Завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений законопроекты, концепции и проекты ТЗ до направления их на согласование в заинтересованные органы государственной власти и иные организации в обязательном порядке подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.

Законопроекты, концепции и проекты ТЗ направляются в Правовой департамент с приложением всех актов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены. Правовая экспертиза законопроектов, концепций и проектов ТЗ без приложения указанных актов (документов) не проводится, а законопроекты, концепции и проекты ТЗ возвращаются исполнителю.

Срок проведения правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ составляет не менее 7 дней со дня поступления в Правовой департамент. При проведении правовой экспертизы законопроекта, концепции и проекта ТЗ исполнитель указанных проектов может привлекаться работником Правового департамента, проводящим правовую экспертизу, для дачи пояснений по данным проектам. Законопроекты, концепция и проект ТЗ с замечаниями и предложениями передаются работником Правового департамента исполнителю проекта на доработку, а в РК документа в СЭД делается соответствующая запись.

Доработанные законопроект, концепция и проект ТЗ с приложением предыдущего законопроекта, концепции и проекта ТЗ, по тексту которых делались замечания и предложения, передаются исполнителем государственному служащему Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия правильности доработанного проекта. При отсутствии замечаний законопроект, концепция и проект ТЗ визируются руководством Правового департамента.

При наличии неурегулированных разногласий законопроект, концепция, проект ТЗ не визируются и возвращаются исполнителю вместе с заключением на них, подписанным руководством Правового департамента.

3.4.6. Подготовка финансово-экономических обоснований к законопроектам осуществляется структурными подразделениями, ответственными за подготовку законопроекта, совместно с Департаментом экономической политики.

3.4.7. Согласование законопроектов с заинтересованными органами государственной власти и организациями осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы. Направление законопроектов на заключение в Экспертный совет при Правительстве Российской Федерации и обсуждение общественно значимых из них с Общественным советом при Минобрнауки России осуществляются по решению структурных подразделений, ответственных за подготовку законопроектов.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации федеральных проектов, осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288.

Согласование законопроектов, подготавливаемых в рамках реализации национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением о системе управления реализацией национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2019 г. N 234.

3.4.8. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке законопроектов и результатах их общественного обсуждения, независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов, в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурными подразделениями, ответственными за подготовку законопроектов, в установленном порядке на официальном сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт regulation.gov.ru) в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с пунктом 57 Регламента.

3.4.9. При наличии разногласий по законопроекту, в том числе выявленных по результатам проведения оценки регулирующего воздействия, структурным подразделением, ответственным за подготовку законопроекта, организуется согласительное совещание с участием заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра (далее соответственно - распределение обязанностей, заместители Министра) и представителей заинтересованных органов государственной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. Законопроект может быть внесен в Правительство Российской Федерации с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями указанных органов или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

3.4.10. Законопроект после его согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о подготовке законопроекта и результатах его общественного обсуждения, а также независимой антикоррупционной экспертизы законопроектов до внесения в Правительство Российской Федерации направляется с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки законопроекта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, законопроекты направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

3.4.11. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, в обязательном порядке согласовывается статс-секретарем - заместителем Министра, после чего визируется Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, содержащим основание внесения законопроекта, сведения о содержании и согласовании законопроекта, с приложением следующих документов:

проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

пояснительной записки, содержащей изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта, оформленной в соответствии с пунктом 53 Регламента;

финансово-экономического обоснования принимаемых решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленного в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента;

перечня федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

перечня нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

заключений, предусмотренных пунктами 60, 60(1), 60(2) и 60(4) Регламента;

заключения федерального государственного научно-исследовательского учреждения "Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации".

Перечни нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, должны включать в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, примерный срок подготовки, краткое описание каждого акта (цель, предмет и содержание правового регулирования), а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях - ответственном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов.

3.4.12. В случаях, установленных пунктами 53 и 60(5) Регламента, законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации также с протоколами заседаний Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, Правительственной комиссии по проведению административной реформы или ее подкомиссии, на которых рассмотрены соответствующие законопроекты.

3.4.13. Требования и образцы оформления законопроекта и сопроводительных документов приводятся в приложении N 6 к Инструкции.

3.4.14. В Правительство Российской Федерации также представляются копии подготовленных материалов в электронной форме в редактируемом текстовом формате.

3.5.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов, распоряжений) Президента Российской Федерации (далее - проекты актов Президента Российской Федерации) осуществляются Минобрнауки России в соответствии с порядком, установленным Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации", Регламентом и Инструкцией.

3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями и согласованные (завизированные) руководством всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.5.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Президента Российской Федерации в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их подготовку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.5.4. Проекты актов Президента Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами государственной власти, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проектов актов Президента Российской Федерации на предмет их соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в них коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, проекты актов Президента Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

3.5.5. Проект акта Президента Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке представляется на согласование статс-секретарю - заместителю Министра.

Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (или лицом, исполняющим его обязанности) в соответствии с Регламентом с сопроводительным письмом, содержащим краткое изложение сути вопроса, обоснование необходимости принятия проекта акта, сведения об основаниях для его подготовки и внесения, а также о согласовании, с пояснительной запиской и финансово-экономическим обоснованием решений, предлагаемых к принятию проектом акта. При необходимости к сопроводительному письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта акта.

3.5.6. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении на должностных лиц контроля за их исполнением.

3.5.7. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, при необходимости указываются должность, расшифровка подписи и дата. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Мотивированные возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект акта Президента Российской Федерации внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.5.8. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром (или лицом, исполняющим его обязанности), а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктами 57 - 59 Регламента.

3.5.9. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.5.10. Требования и образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации приводятся в приложении N 7 к Инструкции.

3.6.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее - проекты актов Правительства Российской Федерации) осуществляется Минобрнауки России в соответствии с Регламентом и Инструкцией.

3.6.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.6.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их разработку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.6.4. Проект акта Правительства Российской Федерации перед внесением в Правительство Российской Федерации в обязательном порядке представляется на согласование статс-секретарю - заместителю Министра.

Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации Министром (лицом, исполняющим его обязанности) в соответствии с Регламентом.

3.6.5. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки и финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию проектом акта, подготавливаемых в соответствии с пунктом 53 Регламента. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта акта, суть вопроса, сведения о согласовании.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Если подготавливаемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде проекта отдельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.6.6. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром (лицом, исполняющим его обязанности), если Минобрнауки России представляет проект акта в Правительство Российской Федерации, а также руководителями (их заместителями) других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти в соответствии с пунктом 57 Регламента. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта Правительства Российской Федерации в нижней его части.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, имеющих нормативный характер, после их согласования с заинтересованными органами государственной власти и организациями, проведения оценки регулирующего воздействия или раскрытия информации о их подготовке и результатах общественного обсуждения указанных проектов, а также независимой антикоррупционной экспертизы до внесения в Правительство Российской Федерации направляются с приложением документов, предусмотренных пунктом 60 Регламента, на правовую и антикоррупционную экспертизы в Министерство юстиции Российской Федерации для оценки проектов актов Правительства Российской Федерации на предмет их соответствия актам более высокой юридической силы, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в них коррупциогенных факторов.

В отдельных случаях, установленных Регламентом, проекты актов Правительства Российской Федерации направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство экономического развития Российской Федерации или Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, мотивированного возражения (замечания) он делает об этом отметку при визировании, которое оформляется отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущность (определяется руководителем структурного подразделения - ответственного исполнителя).

3.6.7. Требования к оформлению и образцы проектов актов Правительства Российской Федерации приводятся в приложении N 8 к Инструкции.

3.7.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Минобрнауки России в пределах своей компетенции. <1>

--------------------------------

<1> Пункт 1 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (далее - Правила).

Нормативные правовые акты издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, издаются Минобрнауки России в пределах своей компетенции в виде приказов и распоряжений.

Подготовка нормативных правовых актов в Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Правилами.

Нормативные правовые акты могут издаваться Минобрнауки России совместно с другими федеральными органами исполнительной власти.

3.7.2. Проекты нормативных правовых актов Минобрнауки России до согласования с заинтересованными органами государственной власти (при необходимости такого согласования) подлежат согласованию со всеми заинтересованными структурными подразделениями и заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.5 Инструкции.

3.7.3. В целях обеспечения возможности проведения оценки регулирующего воздействия, раскрытия информации о подготовке проектов нормативных правовых актов Минобрнауки России и результатах их общественного обсуждения, а также проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Минобрнауки России в соответствии с Правилами проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, и Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, они размещаются структурным подразделением, ответственным за их разработку, на официальном сайте regulation.gov.ru в порядке, установленном пунктом 3.4.8 Инструкции.

3.7.4. Проекты приказов Минобрнауки России, в том числе по кадровым вопросам, за исключением проектов приказов об отпусках и командировании руководителей подведомственных Минобрнауки России организаций, проектов приказов по личному составу, документов по награждению и поощрению, а также проектов приказов Минобрнауки России по вопросам государственной научной аттестации, подлежат обязательному согласованию с Правовым департаментом.

В процессе деятельности Минобрнауки России создается комплекс документов:

организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, поручения);

протоколы заседаний координационных, совещательных, экспертных органов;

доверенности;

договоры (контракты, соглашения);

поступающие (входящие) документы;

отправляемые (исходящие) документы;

внутренняя (внутриведомственная) переписка (далее - внутренняя переписка).

В зависимости от конкретных задач управления в Минобрнауки России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты, акты, выписки из приказов, справки и другие.

Устанавливаются следующие требования к подготовке и оформлению отдельных видов документов Минобрнауки России.

4.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

4.2.2. Проекты приказов готовят структурные подразделения на основании поручений Министра, заместителей Министра, положений о структурных подразделениях либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам (назначение, перевод, увольнение, награждение, взыскание, обучение, предоставление отпусков, командирование государственных служащих Минобрнауки России и т.п.), а также по назначению и освобождению от должности руководителей организаций, подведомственных Минобрнауки России, согласованию отпусков и командировок за пределы Российской Федерации руководителям организаций, подведомственных Минобрнауки России, применению дисциплинарных взысканий к руководителям организаций, подведомственных Минобрнауки России, готовятся Департаментом государственной службы и кадровой политики.

Проекты приказов о премировании государственных служащих Минобрнауки России на основании соответствующих представлений готовятся Финансовым департаментом.

Проекты приказов по вопросам государственной научной аттестации (создания и функционирования советов по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук; выдачи дипломов доктора наук или кандидата наук; присвоения ученых званий профессора или доцента и выдачи аттестатов о присвоении ученых званий; выдачи свидетельств о признании ученых степеней, полученных в иностранных государствах, или ученых званий, полученных в иностранных государствах; иных решений Минобрнауки России в указанной сфере), а также проекты приказов об утверждении составов экспертных советов Высшей аттестационной комиссии при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и о внесении изменений в составы указанных советов готовятся Департаментом аттестации научных и научно-педагогических работников.

4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект приказа.

Образец листа согласования проекта приказа приведен в приложении N 31 к Инструкции.

4.2.4. Проекты приказов, представляемые на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), визируются в следующей очередности:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения, заместителем руководителя структурного подразделения, координирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения, внесшим проект на рассмотрение;

руководством структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в проекте предусматриваются задания и поручения, за исключением проектов приказов по кадровым вопросам;

руководством Правового департамента в рамках установленной компетенции;

заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей;

уполномоченным государственным служащим структурного подразделения Административного департамента, ответственного за редактирование, за исключением проектов приказов по кадровым вопросам и вопросам государственной научной аттестации;

руководством Административного департамента (в части оформления), за исключением проектов приказов по кадровым вопросам и вопросам государственной научной аттестации.

Проекты нормативных правовых актов, разрабатываемых Минобрнауки России, в обязательном порядке визируются статс-секретарем - заместителем Министра.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней. Срок проведения правовой экспертизы составляет не менее 7 рабочих дней.

При наличии разногласий по проекту приказа структурное подразделение, подготовившее проект приказа, обеспечивает обсуждение указанного проекта и выявленных разногласий с заинтересованными структурными подразделениями с целью поиска взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия структурное подразделение, подготовившее проект приказа, оформляет протокол согласительного совещания, который подписывается соответствующими руководителями структурных подразделений, имеющими разногласия, или по указанию руководителей их заместителями. Указанный протокол прикладывается к проекту приказа, представляемому на подпись Министру, заместителям Министра.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие суть содержания документа, то он подлежит повторному согласованию, при этом листы согласования предыдущих редакций проекта приказа прилагаются к последней редакции с новым листом согласования.

Повторного согласования не требуется, если на последнем этапе визирования в проект приказа внесены уточнения, не меняющие сути его содержания, в том числе изменения редакционного характера (определяется руководством структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем). В этом случае к проекту приказа, представляемому на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям Министра, прилагается лист согласования, завизированный до внесения в документ изменений, не требующих повторного визирования.

Проект приказа печатается на бланке приказа установленной формы и представляется на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его подготовки.

4.2.5. Порядок подготовки и оформления проектов приказов Минобрнауки России приводится в приложении N 9 к Инструкции.

4.2.6. Требования к оформлению и образец выписки из приказа Минобрнауки России приводятся в приложении N 10 к Инструкции.

4.3.1. Распоряжениями оформляются решения по оперативным и другим текущим вопросам деятельности Министерства, которые имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц и организаций.

4.3.2. Проекты распоряжений готовят структурные подразделения на основании поручений Министра, заместителей Министра, положений о структурных подразделениях либо в инициативном порядке.

4.3.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект распоряжения.

4.3.4. Проекты распоряжений и приложения к ним, представляемые на подпись руководству Минобрнауки России, визируются в порядке, предусмотренном пунктом 4.2.4 Инструкции.

4.3.5. Распоряжения подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.3.6. Регистрацию и рассылку распоряжения осуществляет Административный департамент.

4.3.7. Порядок подготовки и оформления проектов распоряжений приводится в приложении N 11 к Инструкции.

4.4.1. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Минобрнауки России, устанавливается последовательность действий, процедур.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила, инструкции утверждаются приказом Минобрнауки России.

4.4.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует порядку подготовки проектов правовых актов Минобрнауки России, предусмотренному разделом 3.7 Инструкции.

4.4.3. Текст положения, правил, инструкции печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм, требований и правил.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты. Разделы и главы должны иметь названия.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.4.4. Внесение изменений в положения, правила, инструкции, утвержденные приказами Минобрнауки России, осуществляется путем издания приказа о внесении соответствующих изменений.

4.5.1. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минобрнауки России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Порядок подготовки заседаний коллегии Минобрнауки России и ее протоколов определяется соответствующим приказом Минобрнауки России.

4.5.2. Заседания (совещания) под руководством Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений (далее - заседания (совещания)) проводятся в соответствии с положениями Регламента Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства науки и высшего образования Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 1500 "Об утверждении Регламента Министерства науки и высшего образования Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 марта 2021 г., регистрационный N 62878) (далее - Регламент Минобрнауки России), Инструкцией, иными правовыми актами, а также указанием должностного лица, созывающего заседание (совещание) (далее - председатель заседания (совещания)).

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний координационных, совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп), в том числе межведомственных, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Минобрнауки России, определяются правовыми актами о создании таких органов.

4.5.3. С целью надлежащей подготовки и проведения, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель заседания (совещания) назначает секретаря.

4.5.4. По рассмотренным на заседании (совещании) вопросам принимаются решения, которые оформляются протоколом.

Протокол подписывается председателем заседания (совещания) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

4.5.5. Регистрация, рассылка протоколов заседаний (совещаний) под руководством Министра осуществляется Административным департаментом.

Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных временных органов под председательством (руководством) заместителей Министра регистрируются государственными служащими, обеспечивающими деятельность руководства Минобрнауки России.

Хранение подлинников протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы заседаний (совещаний), проводимых руководителями структурных подразделений, готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.5.6. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), осуществляют соответственно: Административный департамент, государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.5.7. Порядок и образцы оформления протоколов заседаний (совещаний) приводятся в приложении N 12 к Инструкции.

4.6.1. Оформление доверенности в Минобрнауки России осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации.

4.6.2. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Минобрнауки России, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность оформляется на общем бланке письма Минобрнауки России.

Перед текстом доверенности центрованно размещается реквизит "наименование вида документа" - ДОВЕРЕННОСТЬ.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Минобрнауки России - Министерство науки и высшего образования Российской Федерации;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра (лица, исполняющего его обязанности);

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности;

дата совершения доверенности и регистрационный номер.

4.6.3. Доверенность подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра в случае делегирования соответствующих полномочий Министром. Доверенность регистрируется в Административном департаменте и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.6.4. Учет доверенностей, подписываемых Министром (лицом, исполняющим его обязанности), осуществляется Правовым департаментом.

Учет доверенностей, подписываемых заместителями Министра, осуществляется структурными подразделениями, инициировавшими оформление доверенности.

4.7.1. Договор (контракт, соглашение) (далее - договор) оформляется на стандартных листах формата A4.

4.7.2. Договор с федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти и иными организациями оформляется уполномоченными структурными подразделениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами Минобрнауки России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, руководством Правового департамента (в случаях, определенных положением об указанном структурном подразделении), заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.7.3. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на согласование в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией и в Правовой департамент для проведения правовой экспертизы.

4.8.1. Телеграмма - документ, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования. Телеграммой пользуются для передачи срочной информации. Не допускается передача телеграммой информации, содержащей сведения ограниченного распространения.

Телеграммы подписывает Министр (лицо, исполняющее его обязанности), заместители Министра, а в исключительных случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.

4.8.2. Телеграмма, направляемая Административным департаментом через отделение почтовой связи, оформляется на общем бланке письма Минобрнауки России в двух экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, подготовившего документ). Визы собираются на лицевой стороне второго экземпляра.

4.8.3. Телеграмма имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

адресат;

адрес;

текст документа;

подпись;

печать.

4.8.4. Телеграмма оформляется следующим образом:

а) в правом верхнем углу центрованным способом размещается реквизит "наименование вида документа" - ТЕЛЕГРАММА.

В случае если телеграмма за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей Министра, указывается категория телеграммы: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ. В остальных случаях телеграмма отправляется без категории;

б) реквизит "адресат" размещается под реквизитом "наименование вида документа" через двойной межстрочный интервал.

Если адресатом (получателем) является гражданин, то указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) или инициалы адресата; если должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если организация - наименование организации;

в) реквизит "адрес" располагается под реквизитом "адресат" через двойной межстрочный интервал, при оформлении указывается подробный адрес (улица, номера дома и квартиры, название города, республики, государства, почтовый индекс).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.

Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр.", "корп." и "кв.".

Слова "проспект", "проезд", "бульвар" и т.п. пишутся полностью;

г) текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля (с выравниванием по левой и правой границам текстового поля), прописными буквами, без переноса слов, через полуторный межстрочный интервал, на одной стороне листа. Текст телеграммы составляется лаконично, оформляется с абзацными отступами, предлогами и знаками препинания.

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "косая черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Текст телеграммы, как правило, печатается на одном листе, в связи с чем допускается использование размеров шрифта NN 12 - 14;

д) после текста телеграммы размещается реквизит "подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Минобрнауки России и заверяются гербовой печатью.

4.9.1. Служебные письма Минобрнауки России (далее - служебные письма) готовятся в том числе как:

а) ответы (доклады) (далее вместе - ответные письма):

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;

ответы на парламентские запросы;

ответы на запросы сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ответы на обращения граждан и организаций;

б) сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Минобрнауки России (далее - инициативные письма).

4.9.2. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.9.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Реквизит "текст документа" служебных писем печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала с использованием шрифта, являющегося метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, размером N 14.

4.9.4. При подготовке служебных писем в адрес подведомственных Минобрнауки России организаций, отправляемых посредством СЭД, а также в адрес федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных органов государственной власти, отправляемых посредством системы МЭДО, используется электронный шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

4.9.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации или резолюциями (поручениями) Министра, заместителей Министра. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.9.6. Процедура согласования ответных писем включает в себя согласование всеми должностными лицами, поименованными в резолюции (поручении) Министра, заместителей Министра. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами Минобрнауки России.

Проекты писем в адрес палат Федерального Собрания Российской Федерации: Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в обязательном порядке визируются статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, которому переданы соответствующие полномочия.

4.9.7. Текст ответного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, указываются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 13 к Инструкции.

4.9.8. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также руководством структурных подразделений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководства структурных подразделений в пределах своей компетенции.

Приложения к представляемым на подпись Министру проектам служебных писем (справки, предложения, информационные материалы, статистические данные т.д.), в том числе оформленные в виде приложений доклады, отчеты, должны быть подписаны заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.9.9. Проекты служебных писем, представляемые на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности), проходят обязательную проверку на предмет соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, а также требований, устанавливаемых Правительством Российской Федерации к структуре и содержанию проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений (далее - редактирование), в структурном подразделении Административного департамента, ответственном за редактирование.

Проекты указанных писем представляются на редактирование в структурное подразделение Административного департамента, ответственное за редактирование, непосредственно перед передачей документа на подписание Министру с визами исполнителя, руководства структурного подразделения, ответственного за их подготовку, руководства всех заинтересованных или поименованных в указании по исполнению документа (резолюции) Министра (заместителей Министра) структурных подразделений, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Не представляются на редактирование в структурное подразделение Административного департамента, ответственное за редактирование:

служебные письма и иные документы, подготовленные на подписание заместителями Министра (кроме случаев, если заместитель Министра исполняет обязанности Министра), руководителями структурных подразделений Минобрнауки России;

приказы Минобрнауки России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;

программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям;

проекты поручений Министра;

слайды презентаций;

правительственные телеграммы;

поздравительные и приветственные адреса.

Порядок редактирования представляемых на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности) документов с перечнем документов, представляемых на редактирование, приводится в приложении N 14 к Инструкции.

4.10.1. Документы, используемые для внутренней переписки (аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки (далее вместе - записки)), создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России, имеют следующие реквизиты:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.10.2. В тексте записок (за исключением объяснительной) кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки оформляется в произвольной форме.

4.10.3. Записка (за исключением объяснительной) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурного подразделения, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством СЭД.

4.10.4. Записки могут оформляться с использованием форматов A3 и A4, рекомендуемый размер шрифта основного текста N 14, допускается оформление табличных материалов размерами шрифта NN 10 - 13.

4.10.5. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам Министра, заместителей Министра представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться абзацем с указанием на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке в реквизите "отметка об исполнителе" должны быть указаны сведения об исполнителе документа (фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, отражать динамику развития направления деятельности Минобрнауки России в соответствующей сфере, ее влияние на осуществление полномочий Минобрнауки России и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе совещания, мероприятия, встречи, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Образец оформления служебной записки приводится в приложении N 13 к Инструкции.

5.1. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации и представление их Министру (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляются на основании утвержденных планов заседаний Правительства Российской Федерации и повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации.

Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, подготавливаются и представляются Министру руководителями структурных подразделений в соответствии с установленной компетенцией.

Указанные материалы представляются Министру не позднее чем за 15 дней до планируемой даты рассмотрения на заседании Правительства Российской Федерации в соответствии с планом заседаний Правительства Российской Федерации.

5.2. Проект повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, поступившие в Минобрнауки России из Аппарата Правительства Российской Федерации в соответствии с Регламентом, в случае если они непосредственно затрагивают компетенцию Минобрнауки России, незамедлительно доводятся Административным департаментом посредством СЭД до заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей и соответствующих руководителей структурных подразделений для подготовки необходимых справок, а также замечаний и предложений.

Проект повестки очередного заседания Правительства Российской Федерации и соответствующие материалы, поступившие в Минобрнауки России из Аппарата Правительства Российской Федерации, Административным департаментом незамедлительно представляются Министру посредством СЭД, а также на бумажном носителе.

Материалы, поступившие в Минобрнауки России менее чем за 5 дней до очередного заседания Правительства Российской Федерации, рассматриваются руководителями структурных подразделений в первоочередном порядке.

Проект доклада Министра на заседании Правительства Российской Федерации, соответствующие справки и иные материалы подготавливаются ответственным структурным подразделением и представляются на рассмотрение Министру в установленный им срок, но не позднее чем за 24 часа до начала заседания на бумажном носителе и в электронной форме.

Заместители Министра, руководители структурных подразделений, на которые возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления Министру.

5.3. Подготовка материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации осуществляется в следующем порядке.

По вопросам, ответственным исполнителем по которым является Минобрнауки России, структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем, подготавливает:

справку и иные материалы по рассматриваемому вопросу;

тезисы доклада Министра и, при необходимости, презентационные и справочные материалы.

Тезисы доклада Министра (по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации) оформляются на листах формата A5 (148 x 210 мм) размером шрифта N 16 и визируются заместителем Министра, непосредственно координирующим деятельность структурного подразделения - ответственного исполнителя.

Справка состоит из следующих разделов:

наименование вопроса (указывается согласно проекту протокольного решения либо повестке заседания);

суть вопроса (общая характеристика и содержание вопроса);

история вопроса (рассмотрение вопроса с учетом ранее принятых решений, ход исполнения вопроса);

согласования и разногласия (какими федеральными органами исполнительной власти разработан представленный документ, с какими федеральными органами исполнительной власти согласован представленный документ (с указанием ссылок на письма о согласовании), наличие разногласий (указывать, учтены ли разногласия, либо указывать ссылку на таблицу разногласий));

финансирование реализации представляемого на рассмотрение вопроса: необходимость дополнительных расходов средств федерального бюджета на реализацию мероприятия или нормативного правового акта (постановлений, проектов федеральных законов и т.д.) (при необходимости);

позиция Минобрнауки России по представленному на рассмотрение вопросу и (или) проекту протокольного решения.

Объем справки должен составлять от полутора до трех страниц.

Замечания, которые содержат более трех страниц, оформляются в виде приложения к справке.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (лицом, исполняющим его обязанности) - ответственного исполнителя и согласовывается с заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

6.1.1. Движение документов в Минобрнауки России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

6.1.2. В документообороте Минобрнауки России выделяются следующие документопотоки:

входящая (поступающая) документация;

исходящая (отправляемая) документация;

внутренняя (внутриведомственная) документация.

6.1.3. В состав входящей (поступающей) и исходящей (отправляемой) документации включаются:

документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

иностранная корреспонденция;

дипломатическая почта;

документы от организаций, подведомственных Минобрнауки России;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма.

6.1.4. Регистрация документов осуществляется в СЭД.

6.1.5. Доставка и отправка документов в Минобрнауки России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьерской службой, ответственным сотрудником Минобрнауки России, посредством электронной почты Минобрнауки России, посредством СЭД и МЭДО.

6.2.1. Все входящие (поступающие) документы в Минобрнауки России (далее - входящие документы) централизованно проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в Административном департаменте.

6.2.2. Первичная обработка входящих документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях:

поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

бюллетени и другие периодические издания научно-исследовательских институтов;

печатные издания (книги, журналы, вырезки из газет);

счета организаций;

анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

документы для участия в конкурсах на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации и на включение в кадровый резерв Минобрнауки России и другие;

6.2.3. При приеме входящих документов, поступивших на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки документов по адресу, ошибочно поступившие (доставленные) документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах (пакетах) (далее - конверты). При отсутствии приложений на первом листе документа проставляется штамп "Получено без приложений" и составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу, в РК документа в СЭД делается соответствующая пометка.

При отсутствии в конверте документа, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта приобщается к документу и высылается отправителю, второй - подшивается в дело.

6.2.4. Конверты с документами вскрываются в Административном департаменте, за исключением конвертов в конкурсную комиссию Минобрнауки России с надписью: "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии), которые передаются непосредственно адресату.

Конверты от поступающей корреспонденции в обязательном порядке сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

6.2.5. Документы, поступившие в Минобрнауки России в течение рабочего дня, проходят первичную обработку в Административном департаменте в день поступления документов или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с пометками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.

6.2.6. При приеме входящей документации посредством МЭДО и СЭД проверяется соблюдение следующих требований: наличие вложенных файлов и их соответствие заявленному количеству, наличие подписи, в том числе электронной, регистрационного номера и даты, правильность указания адресата.

В случае установления несоответствия документа в электронном виде одному из указанных требований он не подлежит регистрации и возвращается отправителю.

6.3.1. Документы, адресованные Министру, заместителям Министра, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, вне зависимости от использованного при направлении в Минобрнауки России вида связи, предварительно рассматриваются в Административном департаменте. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром, заместителями Министра и направляемые непосредственно руководителям структурных подразделений.

Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется на основании распределения обязанностей между Министром, заместителями Министра и положений о структурных подразделениях.

6.3.2. На рассмотрение Министру направляются документы, поступившие:

от Президента Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, за исключением направляемых сенаторами Российской Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации для рассмотрения и ответа обращений граждан в рамках Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

от председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Центрального банка Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации;

по вопросам, требующим согласования между структурными подразделениями, принятия неурегулированных нормативными правовыми актами решений.

6.3.3. На рассмотрение заместителям Министра направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти и других организаций, по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей, решение которых не требует предварительного согласования с Министром.

Статс-секретарю - заместителю Министра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям Министра направляются для доклада документы, поступающие из судебных органов, - повестки, извещения, решения, постановления и определения судов, исковые заявления и прилагаемые к ним документы, исполнительные листы, иные документы процессуального характера, не требующие отдельных решений Министра, а также направляемые сенаторами Российской Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации для рассмотрения и ответа на обращения граждан в рамках Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.3.4. Руководителям структурных подразделений направляются документы информационного характера, ответы организаций, подведомственных Минобрнауки России, по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

6.3.5. Исполнительные документы о взыскании денежных средств с государственных служащих Минобрнауки России: постановление об обращении взыскания на заработную плату и иные доходы должника, исполнительный лист, судебный приказ направляются в Финансовый департамент Департаментом государственной службы и кадровой политики с предоставлением информации, подтверждающей, что должник является государственным служащим Минобрнауки России.

6.4.1. Регистрацией входящей документации является запись учетных данных в СЭД о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

6.4.2. Регистрации подлежат документы, поступившие в Минобрнауки России, предусмотренные пунктом 6.1.3 Инструкции, прошедшие предварительное рассмотрение в Административном департаменте.

6.4.3. Документы регистрируются в день поступления либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно", "Вручить немедленно" и другими регистрируются незамедлительно.

Входящая документация, предусмотренная пунктом 6.1.3 Инструкции, регистрируется и сканируется в Административном департаменте.

Регистрация входящей документации ведется в пределах календарного года.

Не подлежат сканированию следующие документы:

с пометкой "Для служебного пользования";

кадровые и финансовые документы, поступившие на бумажных носителях, в том числе документы о направлении (государственных служащих) в долгосрочные заграничные командировки (в качестве атташе по науке и технике) в посольства, консульства и другие загранучреждения;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.) свыше 50 листов;

дипломатическая почта, содержащая записи бесед;

оформленные на листах иного, кроме A4, формата на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м2 или более 120 г/м2).

Соответствующая информация вносится в РК документа в СЭД в поле "Примечание".

Документы регистрируются один раз.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Работа с документами, содержащими персональные данные, в СЭД ведется в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", нормативными правовыми актами Минобрнауки России и Инструкцией.

6.4.4. На поступающих на бумажном носителе документах проставляется дата поступления и входящий регистрационный номер документа.

6.4.5. Результаты рассмотрения документа Министром (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями Министра, руководителями структурных подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (поручении) (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в РК документа в СЭД.

6.5.1. Поступившие в Административный департамент документы, поименованные в пункте 6.3.2 Инструкции, докладываются Министру (лицу, исполняющему его обязанности) в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты резолюций (поручений) по исполнению документов для доклада Министру (лицу, исполняющему его обязанности) к поступающим документам готовятся государственными служащими Административного департамента на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также с учетом распределения обязанностей между Министром и заместителями Министра.

6.5.2. В состав резолюций (поручений) по исполнению входящих документов входят следующие элементы:

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

дата формирования поручения;

срок исполнения поручения.

6.5.3. Ответственным исполнителем документа является поименованный первым в резолюции (поручении) - заместитель Министра, руководитель структурного подразделения, который, в свою очередь, определяет ответственное должностное лицо структурного подразделения, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению документа другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документа.

6.5.4. Документы со сроком исполнения менее 10 дней, в том числе с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой), направляются ответственному исполнителю с проектами резолюций (поручений). После утверждения резолюций (поручений) документы направляются в соответствии с утвержденными резолюциями (поручениями) повторно.

6.5.5. Содержание резолюции (поручения) должно быть связано с содержанием рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение...").

6.5.6. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие в Минобрнауки России на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, получают под роспись в реестре передачи документов в Административном департаменте.

Государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, направляют документы в электронном виде заместителям Министра посредством СЭД.

По документам, поступившим на рассмотрение заместителям Министра, готовятся проекты резолюций (поручений) государственными служащими, обеспечивающими деятельность заместителей Министра, в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденную заместителем Министра резолюцию (поручение) по исполнению документа с указанием сроков исполнения государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, заносят в РК документа в СЭД, сканируют и прикрепляют к РК документа или, в случае если документ не подлежит сканированию, делают копию документа в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в резолюции (поручении).

6.5.7. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, получают в Административном департаменте под роспись в реестре по передаче документа.

Руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы, определяют исполнителей из числа государственных служащих своего структурного подразделения и указывают сроки, а также порядок исполнения.

Государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, вносит в РК документа в СЭД резолюции (поручения), в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

6.5.8. В случае необходимости корректировки (уточнения) направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по резолюции (поручению) Министра) руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней (срочные и оперативные - не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации входящего документа) назначает ответственного исполнителя, получившего поручение о рассмотрении документа, который направляет служебную записку в Административный департамент и в копии - в структурное подразделение, в полномочия которого входят вопросы, поставленные в документе. В служебной записке излагается обоснованное предложение о внесении изменения в резолюцию (поручение) с указанием структурного подразделения, которому необходимо направить по принадлежности документ для рассмотрения.

В случае нарушения установленного порядка корректировка направления входящего документа и передача его по принадлежности не производятся, а структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит ответ на основании информации, запрошенной от структурного подразделения, в полномочия которого входит рассмотрение вопросов, содержащихся в документе.

При наличии подлинника документа он возвращается вместе со служебной запиской в Административный департамент для дальнейшего перенаправления.

Структурное подразделение, получившее на рассмотрение входящий документ и служебную записку с предложением о внесении изменений в резолюцию (поручение) к нему, в случае согласия с предложением по изменению резолюции (поручения) назначает исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения.

Изменение резолюции (поручения) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем) фиксируется в РК документа в СЭД Административным департаментом в течение трех рабочих дней с момента назначения исполнителя из числа должностных лиц структурного подразделения, которое принимает изменения в резолюцию (поручение).

В случае несогласия с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение) структурное подразделение, которому поступила копия служебной записки с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), вносит соответствующую запись о несогласии в РК служебной записки в СЭД в течение одного рабочего дня.

В таком случае изменения в резолюцию (поручение) Административным департаментом не вносятся.

При возникновении разногласий между руководителями структурных подразделений по вопросу определения ответственного исполнителя (соисполнителя) по документу окончательное решение по этому вопросу принимается заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей. Структурное подразделение, выступающее с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), инициирует рассмотрение данного вопроса у заместителя Министра.

Решение о внесении изменения в резолюцию (поручение) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем), утвержденную Министром, принимается Министром или лицом, исполняющим его обязанности, утвержденную заместителями Министра, - этим заместителем Министра или лицом, его замещающим в соответствии с распределением обязанностей. Принятое решение фиксируется в РК документа в СЭД государственным служащим, обеспечивающим деятельность Министра или заместителя Министра.

6.5.9. Государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В случае если документ, представляемый на подпись или согласование (визирование), оформлен с нарушением требований Инструкции, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада Министру, заместителям Министра, руководителю структурного подразделения.

6.5.10. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

6.5.11. Входящая, исходящая и внутриведомственная документация, поступающая на рассмотрение Министру (лицу, исполняющему его обязанности), учитывается в реестре Административного департамента.

6.6.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании резолюций (поручений) Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений, начальников отделов структурных подразделений.

Документы направляются в структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем (соисполнителем) в соответствии с резолюцией (поручением) Министра, заместителей Министра, в день их рассмотрения Министром (заместителями Министра) или на следующий рабочий день посредством СЭД. Срочные документы направляются на исполнение незамедлительно.

Зарегистрированные Административным департаментом документы передаются в структурные подразделения с реестрами в двух экземплярах, один из которых государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, необходимо подписать и вернуть в Административный департамент не позднее следующего рабочего дня со дня получения зарегистрированного документа. В случае непоступления в указанный срок в Административный департамент реестра с подписью государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, переданный зарегистрированный документ считается полученным.

6.6.2. Документы, поступившие в структурные подразделения в соответствии с резолюцией (поручением) Министра и заместителей Министра, передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

6.6.3. Государственные служащие структурных подразделений, назначенные ответственными исполнителями, в процессе исполнения документов обеспечивают:

взаимодействие с государственными служащими структурных подразделений - соисполнителей;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения резолюции (поручения), принятие соответствующих мер по обеспечению своевременного представления предложений соисполнителями;

подготовку проекта документа и необходимых приложений к нему с соблюдением правил оформления, орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка;

учет позиции соисполнителей, направленной служебной запиской посредством СЭД;

согласование проекта документа с соисполнителями;

подготовку сводки предложений и замечаний по документу, полученных от соисполнителей;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае существенной корректировки проекта ответа;

своевременное представление документа на подпись (утверждение) Министру, заместителям Министра или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в Административный департамент для отправки адресату, за исключением документов, направляемых в электронной форме;

передачу документа (копии документа) на хранение государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, с проставлением в РК документа в СЭД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

Примерный перечень функций государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, указан в приложении N 15 к Инструкции.

6.6.4. Если в процессе согласования у руководства структурного подразделения имеются замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований отказа.

В случае отказа руководства структурного подразделения в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется, за исключением случая, установленного пунктом 6.6.5 Инструкции.

6.6.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям в случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием даты визирования.

Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в РК документа в СЭД.

6.7.1. Ответственность за составление и оформление исходящих документов в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документов с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Минобрнауки России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя.

6.7.2. Проекты документов Минобрнауки России готовятся в соответствии с пунктами 6.6.3 - 6.6.5 Инструкции. Подписанные документы принимаются на отправку ответственным подразделением Административного департамента с сопроводительными письмами, за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации Минобрнауки России.

Неправильно оформленные документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

6.7.3. До представления документа на подпись Министру, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, указания адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

6.7.4. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Минобрнауки России документ в обязательном порядке визируется исполнителем, руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя, руководством структурных подразделений - соисполнителей, а также руководством Правового департамента (если в Правительство Российской Федерации вносится проект нормативного правового акта), заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Право подписи направляемых в органы государственной власти документов предоставляется должностным лицам Минобрнауки России согласно приложению N 16 к Инструкции.

Государственный служащий Административного департамента включает исходящий документ в реестр исходящих документов.

Если документ отправляется через СЭД посредством МЭДО в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций, подведомственных Минобрнауки России, государственный служащий Административного департамента, ответственный за отправку, проверяет наличие электронной подписи документа, регистрирует и отправляет документ.

6.8.1. Отправляемые (исходящие) документы регистрируются за подписью:

Министра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей Министра - государственными служащими Административного департамента, государственными служащими, обеспечивающими деятельность Министра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей Министра;

руководства структурных подразделений - государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

6.8.2. Ответы на обращения граждан регистрируются за подписью:

Министра и заместителей Министра - государственными служащими Административного департамента, государственными служащими, обеспечивающими деятельность Министра и заместителей Министра;

руководителей структурных подразделений - государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

6.8.3. При регистрации исходящего документа осуществляется проверка правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресатов), сверка ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличия указанных в исходящих письмах приложений, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, наличия отметки об исполнителе.

При установлении некомплектности или несоответствия количества экземпляров и/или листов списку рассылки документы возвращаются исполнителю для предоставления в соответствующем виде.

6.8.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

6.8.5. Регистрация исходящих документов осуществляется в СЭД. Регистрационный номер исходящему документу присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РК документа в СЭД.

6.8.6. В случае если исходящий документ подготовлен и подписан (утвержден) на бумажном носителе, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело структурного подразделения - ответственного исполнителя (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с исходящим документом - ответом).

6.8.7. Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса подготовившего его структурного подразделения Минобрнауки России, инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ, порядкового номера документа (например: N МН-14/ВФ-111).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного заместителями Министра, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса подготовившего его структурного подразделения России, порядкового номера документа, инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ (например: N МН-2/111-ПК).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из буквенного обозначения Минобрнауки России (МН), цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа (например: N МН-2/177).

Регистрационный номер внутриведомственной переписки состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и буквенного обозначения (вн) (например: N 2/125-вн, N 25/125-вн).

Регистрационный номер ответа на обращение гражданина, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера документа и буквенного обозначения (О) (например: N 14/112-О).

6.9.1. Исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей Министра подлежат отправке Административным департаментом в соответствии с указателем рассылки, подготовленным ответственным исполнителем документа.

Административный департамент осуществляет сортировку исходящих документов по способу отправки: посредством СЭД, МЭДО, фельдъегерской связью, почтовой связью (простая, заказная корреспонденция).

В случае если исходящий документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается ответственным исполнителем в Административный департамент для отправки в необходимом количестве экземпляров и строго с реестром передачи документов на отправку.

6.9.2. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие органы государственной власти, отправляются по МЭДО или фельдъегерской связью.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа совместно с государственным служащим Административного департамента.

Срочные документы отправляются в первую очередь.

Документы за подписью руководителей структурных подразделений в электронной форме отправляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Отправка документов за подписью руководителей структурных подразделений на бумажном носителе осуществляется Административным департаментом.

Административный департамент осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений), соответствия количества экземпляров документа списку рассылки и наличия реестра передачи документов на отправку. В случае несоответствия одному из указанных требований документ возвращается в структурное подразделение для доработки.

6.10.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов (далее - внутренние документы) осуществляются в структурных подразделениях.

6.10.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляются посредством СЭД.

Исполнитель готовит проект документа в СЭД, прикрепляет файл проекта документа (за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", кадровых и финансовых документов), делает связки с первичными документами и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам.

6.10.3. После подписания проекта документа государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует его в РК на основе проекта документа в СЭД.

Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.10.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде посредством СЭД.

6.10.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам в СЭД создается РК внутреннего документа с размещением в примечании информации о направлении документа на бумажном носителе.

6.10.6. Приказы и распоряжения по основной деятельности, личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются, формируются в дела и хранятся в Административном департаменте.

Приказы по вопросам государственной научной аттестации регистрируются, формируются в дела и хранятся в Департаменте аттестации научных и научно-педагогических работников.

Приказы по личному составу и руководству подведомственных Минобрнауки России организаций регистрируются, формируются в дела и хранятся в Департаменте государственной службы и кадровой политики.

Приказы о премировании государственных служащих регистрируются, формируются в дела и хранятся в Финансовом департаменте.

Приказы по награждению ведомственными наградами Минобрнауки России регистрируются, формируются в дела и хранятся в Департаменте государственной службы и кадровой политики.

6.10.7. При регистрации приказов к их РК прикрепляется файл с отсканированным образом подписанного приказа (за исключением приказов с пометкой "Для служебного пользования", приложений к приказам об утверждении структуры и штатного расписания Минобрнауки России, приказов по личному составу и руководителям подведомственных Минобрнауки России организаций, приказов о премировании государственных служащих Минобрнауки России). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.10.8. Рассылка приказов по структурным подразделениям осуществляется в соответствии с указателем рассылки. Электронные копии приказов направляются адресатам с использованием СЭД.

Заверение копий приказов осуществляется в структурном подразделении, отвечающем за их регистрацию в соответствии с пунктом 6.10.6 Инструкции.

6.10.9. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.11.1. В Минобрнауки России поступают иностранная корреспонденция и дипломатическая почта.

6.11.2. Перевод иностранной корреспонденции осуществляется организацией, с которой Минобрнауки России заключается государственный контракт на оказание услуг по переводу с иностранного языка на русский язык корреспонденции, поступающей в адрес Минобрнауки России.

Иностранная корреспонденция и дипломатическая почта, поступающие в Минобрнауки России, рассматриваются и регистрируются в соответствии с пунктами 6.3.1 - 6.3.4 и 6.4.3 Инструкции соответственно.

6.11.3. Дипломатическая почта, поступающая в адрес Минобрнауки России без указания конкретного должностного лица (адресата), после сканирования (письма, содержащие записи бесед, не сканируются) направляется в Департамент международного сотрудничества для последующего исполнения совместно с заинтересованными структурными подразделениями.

6.11.4. Письменный ответ на запрос зарубежного адресата дается в сроки в соответствии с законодательством Российской Федерации, необходимые для подготовки ответа и согласования с другими федеральными органами исполнительной власти, а также структурными подразделениями и подведомственными организациями Минобрнауки России. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.

6.11.5. Документы, направляемые в посольства иностранных государств и иностранные организации, находящиеся в Российской Федерации и за пределами территории Российской Федерации, составляются на русском языке на общем бланке письма Минобрнауки России. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на английском языке либо языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается "Неофициальный перевод".

6.11.6. Проекты ответов на письма иностранных адресатов, за исключением обращений граждан и иностранных посольств в рамках установленного порядка приема на обучение по образовательным программам иностранных граждан за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

6.11.7. Регистрация и отправка документов в адрес иностранных организаций и граждан осуществляется в соответствии с пунктами 6.8.1 и 6.9.1 Инструкции.

6.11.8. Правила и образец оформления служебного письма иностранному адресату приводятся в приложении N 17 к Инструкции.

6.12.1. Учет объемов документооборота Минобрнауки России ведется Административным департаментом в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности государственных служащих, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минобрнауки России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

6.12.2. Количество документов по данным СЭД обобщается, анализируется Административным департаментом и докладывается руководству Минобрнауки России служебной запиской, а также при необходимости в виде справок статистического и аналитического характеров.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

7.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебной переписке.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

снятие с контроля документов;

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;

информирование Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

7.1.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, для которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов (в том числе устно), предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в СЭД. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством СЭД по срокам исполнения, исполнителям, группам документов, другим критериям.

7.1.3. Субъектами контроля являются:

Административный департамент;

государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра;

руководители структурных подразделений;

государственные служащие структурных подразделений, ответственные за контроль исполнения поручений;

ответственные исполнители.

Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения документов возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений.

Государственные служащие, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение документов (поручений), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Контроль за получением от соисполнителей ответов на запросы, подготовленные в рамках работы над документом (поручением), осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.

7.1.4. Централизованному контролю, осуществляемому Административным департаментом, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, указаний и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра (далее - контроль исполнения поручений).

Административный департамент, государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра, в пределах своей компетенции осуществляют контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений Министра, заместителей Министра, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Минобрнауки России, а также данных на совещаниях у Министра и заместителей Министра.

7.1.5. В ходе осуществления контроля исполнения поручений направляются:

еженедельные напоминания о наступающих сроках исполнения поручений;

еженедельные справки о неисполненных поручениях (в случае необходимости);

доклады Министру о состоянии исполнительской дисциплины в соответствии с установленной им периодичностью;

предложения по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра:

по решению заместителей Министра ставят на контроль входящую документацию, требующую исполнения (ответа) и адресованную заместителям Министра;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных СЭД справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями заместителей Министра.

На государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, возлагаются обязанности по:

справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;

подготовке сводок об исполнении документов, поставленных на контроль (далее - контрольные документы), для руководства структурных подразделений;

проверке исполнения государственными служащими структурных подразделений контрольных документов.

При выполнении своих должностных обязанностей государственные служащие Административного департамента запрашивают сведения об исполнении поручений у государственных служащих, уполномоченных заместителями Министра, государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, у исполнителей в структурных подразделениях и при необходимости - у руководства структурных подразделений.

7.1.6. Осуществляются следующие виды контроля исполнения поручений:

промежуточный - в ходе исполнения поручения в части особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения, субъектом контроля осуществляется периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

заключительный - по окончании исполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, может подготавливаться план исполнения поручения, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов (далее - план). План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Контроль за исполнением плана осуществляется соответствующим субъектом контроля - разработчиком плана.

7.1.7. В Минобрнауки России предусматривается следующий порядок организации работы с контрольными документами.

Назначение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции (поручения) Министра (заместителя Министра).

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РК документа в СЭД.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются Министру, заместителю Министра, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение трех рабочих дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Государственные служащие Административного департамента вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя (пункт 6.5.8 Инструкции).

В случае если поручение выходит за пределы компетенции структурных подразделений - соисполнителей, определенных в резолюции (поручении) Министра, заместителя Министра, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю (Министру, заместителю Министра) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех рабочих дней со дня регистрации поручения в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Структурные подразделения - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, замечания и иную информацию по существу рассматриваемого вопроса, подписанную руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.

При необходимости направления структурным подразделением - соисполнителем консолидированной позиции данного структурного подразделения, в целях упорядочивания взаимодействия с ответственным исполнителем и повышения исполнительской дисциплины руководителю такого структурного подразделения необходимо определить ответственного исполнителя, осуществляющего свод информации внутри структурного подразделения.

Руководители структурных подразделений - соисполнителей несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых данных.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы. В этом случае целесообразно указывать срок представления запрашиваемой информации.

Персональную ответственность за своевременное исполнение поручения по контрольному документу несет руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя.

7.1.8. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с нормативными правовыми актами, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Минобрнауки России, Инструкцией, а также исходя из содержания документа.

Сроки исполнения документов могут быть:

типовыми - установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями вышестоящих органов;

индивидуальными - установленными в тексте документа и (или) в резолюции (поручении) должностного лица Минобрнауки России и (или) служебной записке ответственного исполнителя.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами - типовой срок исполнения;

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение одного - двух дней;

"срочно" - в трехдневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации.

Если срок исполнения в резолюции (поручении) не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В случае направления структурными подразделениями служебных записок, проектов актов и иных документов на согласование в другие структурные подразделения, установление срока их рассмотрения возможно лишь в случае, если в сопроводительном письме (служебной записке) приведено мотивированное обоснование указанного срока.

Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении N 18 к Инструкции.

Сроки представления проектов документов на подпись Министру (лицу, временно исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию, а также федеральным органам исполнительной власти на совместные поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3 рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра;

г) ответов (докладов) Министру на его поручения со сроком исполнения месяц - не позднее трех рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра.

Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать Административный департамент, соответствующего субъекта контроля для внесения необходимых изменений в РК документа в СЭД, в которой указывается новый срок, дата и основание изменения срока.

В резолюциях (поручениях) к контрольному документу Министром, заместителями Министра могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения.

Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Министра, заместителя Министра, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.

В случае если поручение Министра, заместителей Министра не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя в течение трех рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Министру, заместителям Министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.

Объяснения, представляемые Министру, в обязательном порядке визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

7.1.9. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении в РК документа в СЭД, а также посредством СЭД на основании официальной информации структурного подразделения - ответственного исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в РК документа в СЭД.

Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение.

7.1.10. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

7.1.11. О ходе выполнения приказов (распоряжений) Минобрнауки России структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок представляет докладную записку на имя Министра, заместителя Министра, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения приказов (распоряжений), фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), а также о снятии их с контроля обязательно отражаются в РК документа в СЭД.

Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые визы.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации исходящего документа - ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата его фактического исполнения, подтвержденная руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя путем внесения информации в РК документа в СЭД.

Направление на снятие с контроля обращений граждан оформляется отметкой об исполнении документа государственным служащим Минобрнауки России, подготовившим ответ на обращение, либо уполномоченным на то лицом в структурном подразделении после отправки ответа посредством почтовой связи или в электронной форме.

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Минобрнауки России, образуют документальный фонд Минобрнауки России.

Формирование документального фонда Минобрнауки России осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Центральный архив Минобрнауки России (далее - архив Минобрнауки России).

Часть документального фонда Минобрнауки России, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива Минобрнауки России, составляет архивный фонд Минобрнауки России, который подлежит хранению в архиве Минобрнауки России.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктами 8.3.3 - 8.4.3 Инструкции.

8.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Минобрнауки России разрабатывается номенклатура дел.

Номенклатура дел Минобрнауки России закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел Минобрнауки России включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, определяющим деятельность Минобрнауки России, Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Регламентом Минобрнауки России, положениями о структурных подразделениях Минобрнауки России, утвержденными соответствующими приказами Минобрнауки России, штатным расписанием Минобрнауки России, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными правовыми актами Минобрнауки России, содержащими сведения об образующихся в деятельности Минобрнауки России документах, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденными в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Номенклатура дел Минобрнауки России составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, от граждан.

8.1.3. В Минобрнауки России составляются номенклатуры дел структурных подразделений в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 19 к Инструкции, и сводная номенклатура дел Минобрнауки России в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 20 к Инструкции.

8.1.4. Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года разрабатывают проект номенклатуры дел своего структурного подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Административный департамент для согласования.

Вновь созданное или реорганизуемое структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения и представляет ее в Административный департамент.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел структурных подразделений, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Административный департамент.

Административным департаментом на основе данных структурных подразделений об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы их номенклатуры дел, готовится дополнение к сводной номенклатуре дел Минобрнауки России, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Минобрнауки России подписывается руководством Административного департамента и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Минобрнауки России в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру сводной номенклатуры дел Минобрнауки России.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел структурных подразделений и представление ее в Административный департамент возлагается на руководителей структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах: первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в Административный департамент.

8.1.5. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России составляется Административным департаментом на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Минобрнауки России согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального казенного учреждения "Государственный архив Российской Федерации" (далее - ЭПК). В случае изменения функций и структуры Минобрнауки России сводная номенклатура дел Минобрнауки России подлежит переработке, согласованию с ЭПК и утверждению.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России подписывается руководством Административного департамента, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Минобрнауки России (далее - ЦЭК), утверждается Министром.

8.1.7. Утвержденная сводная номенклатура дел Минобрнауки России рассылается в структурные подразделения в электронном виде для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России готовится в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Административного департамента. Второй экземпляр передается в архив Минобрнауки России в качестве учетного документа. Третий экземпляр - в федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (далее - Государственный архив Российской Федерации).

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Административном департаменте в электронном виде.

8.1.9. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России в конце каждого года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Порядок заполнения граф номенклатуры дел Минобрнауки России приводится в приложении N 21 к Инструкции.

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться ответственным исполнителем соответствующим государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель документа в соответствии с номенклатурой дел.

8.2.3. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется Административным департаментом.

8.2.4. Правила формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения приводятся в приложении N 22 к Инструкции.

8.3.1. Документы Минобрнауки России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение в установленном порядке.

В целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Минобрнауки России, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации в Минобрнауки России создается архив Минобрнауки России.

Документы, подтверждающие выдачу аттестатов о присвоении ученых званий профессора и доцента, хранятся в департаменте, уполномоченном участвовать в оказании государственной услуги по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях.

8.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Минобрнауки России и на уничтожение включает работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Минобрнауки России создается постоянно действующая ЦЭК и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых Министром или руководителем структурного подразделения.

8.3.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое утверждается приказом Минобрнауки России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.3.5. Экспертиза ценности документов в Минобрнауки России на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Минобрнауки России.

8.3.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Минобрнауки России непосредственно государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством отдела архива Административного департамента.

8.3.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Минобрнауки России; отбор дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота сводной номенклатуры дел Минобрнауки России, правильность определения сроков хранения дел.

8.3.8. Экспертиза ценности документов проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Минобрнауки России путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

8.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (образец описи приводится в приложении N 23 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приводится в приложении N 24 к Инструкции).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение, приведенными в приложении N 25 к Инструкции.

Оформление дел проводится государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела архива Административного департамента.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (образец оформления указанных реквизитов приводится в приложении N 26 к Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 27 к Инструкции;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 28 к Инструкции;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, приведенной в приложении N 29 к Инструкции.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2024 г.).

8.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Минобрнауки России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.3. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу.

После утверждения заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Минобрнауки России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

8.5.1. В архив Минобрнауки России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по соответствующим описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минобрнауки России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Минобрнауки России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Личные дела государственных служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, передаются в архив Минобрнауки России по истечении 10 лет со дня увольнения.

8.5.4. Передача дел в архив Минобрнауки России осуществляется по графику, составленному Административным департаментом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Министра, координирующим деятельность Административного департамента.

8.5.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Минобрнауки России государственным служащим отдела архива Административного департамента предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Минобрнауки России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны устранить.

8.5.6. Прием дел производится государственным служащим отдела архива Административного департамента в присутствии государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи дела против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственного служащего отдела архива Административного департамента и государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

Дела и описи дел на сдаваемые документы предоставляются в архив Минобрнауки России государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, со служебной запиской на передачу дел в архив Минобрнауки России.

8.5.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в архив Минобрнауки России.

9.1. Доступ к работе в СЭД Минобрнауки России должны иметь только зарегистрированные пользователи.

9.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

9.3. К электронным документам Минобрнауки России относятся:

документы, поступающие и отправляемые в организации, подведомственные Минобрнауки России, посредством СЭД;

документы, поступающие (входящие) на бумажных носителях и регистрируемые в СЭД путем сканирования;

документы, поступившие по МЭДО;

документы, поступившие по электронной почте Минобрнауки России Info@minobrnauki.gov.ru;

внутренняя переписка.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

9.4. В Минобрнауки России используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

9.5. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Минобрнауки России, установлен перечнем документов Минобрнауки России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Минобрнауки России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом Минобрнауки России.

9.6. Прием документов в электронном виде, поступающих по СЭД и МЭДО, а также электронной почте Минобрнауки России, осуществляется централизованно Административным департаментом без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы в электронном виде, создаваемые в Минобрнауки России, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

9.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Минобрнауки России в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

9.8. При получении электронных документов из организаций, подведомственных Минобрнауки России, государственным служащим Административного департамента осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении - адресанте документа.

9.9. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из организаций, подведомственных Минобрнауки России, по СЭД, осуществляется путем перерегистрации РК поступившего документа.

После включения документов в электронном виде в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование.

9.10. Документы, создаваемые в Минобрнауки России и (или) поступившие в Минобрнауки России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

9.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), используются обязательные сведения о документе в соответствии с приложением N 30 к Инструкции.

9.12. Состав реквизитов РК может быть расширен при необходимости.

9.13. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами.

9.14. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в СЭД. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

9.15. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.16. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого Министром или уполномоченным им должностным лицом.

10.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Минобрнауки России, включая печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, регламентируется Положением о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным приказом Минобрнауки России от 14 августа 2018 г. N 623.

10.2. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 3.1.5 - 3.1.6 Инструкции.

10.3. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.

Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
2021 г.

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
МИНИСТР
Тверская ул., д. 11, стр. 1, 4, Москва, 125009 Тел.: (495) 547-13-16 e-mail: info@minobrnauki.gov.ru http://www.minobrnauki.gov.ru
________________ N ___________________
На N ______________ от ________________

Образец бланка письма Министра

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Тверская ул., д. 11, стр. 1, 4, Москва, 125009 Тел.: (495) 547-13-16 e-mail: info@minobrnauki.gov.ru http://www.minobrnauki.gov.ru
________________ N ___________________
На N ______________ от ________________

Образец бланка письма первого заместителя Министра

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Тверская ул., д. 11, стр. 1, 4, Москва, 125009 Тел.: (495) 547-13-16 e-mail: info@minobrnauki.gov.ru http://www.minobrnauki.gov.ru
________________ N ___________________
На N ______________ от ________________

Образец бланка письма статс-секретаря - заместителя Министра

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Тверская ул., д. 11, стр. 1, 4, Москва, 125009 Тел.: (495) 547-13-16 e-mail: info@minobrnauki.gov.ru http://www.minobrnauki.gov.ru
________________ N ___________________
На N ______________ от ________________

Образец бланка письма заместителя Министра

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

Тверская ул., д. 11, стр. 1, 4, Москва, 125009, телефон: (495) 547-13-16, e-mail: info@minobrnauki.gov.ru, http://www.minobrnauki.gov.ru

______________ N _____________ На N _____________ от _________

Образец общего бланка письма Минобрнауки России

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
ПРИКАЗ
______________________	N __________________
Москва

Образец бланка приказа Минобрнауки России

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________	N __________________
Москва

Образец бланка распоряжения Минобрнауки России

                                  Реестр
              передачи испорченных гербовых номерных бланков

        от ________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

Государственный служащий, сдавший бланки:
___________________________________________________________________________
должность, Ф.И.О.                    подпись, дата

Государственный служащий, принявший бланки:
___________________________________________________________________________
должность, Ф.И.О.                    подпись, дата

                                                         УТВЕРЖДАЮ
                                                 Директор Административного
                                                        департамента
                                              _____________________________
                                               подпись/расшифровка подписи
                                                "__" _____________ 20__ г.

                                АКТ N ____
                 об уничтожении гербовых номерных бланков

    Мы,   нижеподписавшиеся  государственные  служащие  Минобрнауки  России
(фамилии  и  инициалы),  составили настоящий Акт об уничтожении испорченных
гербовых номерных бланков со следующими номерами:

Заместитель директора
Административного департамента     ________________/_______________________
                                       Подпись        Расшифровка подписи

Начальник отдела
документационного обеспечения
Административного
департамента                       ________________/_______________________
                                       Подпись        Расшифровка подписи

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

На бланках документов Минобрнауки России Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите.

Изготовление бланков Минобрнауки России с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещено.

Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (Министерство науки и высшего образования Российской Федерации) (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Наименование должности лица - автора документа (далее - наименование должности лица) используется в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра, бланк письма первого заместителя Министра, бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра, бланк письма заместителя Министра).

Наименование должности лица на бланках располагается под наименованием (полным и сокращенным) Минобрнауки России.

Наименование должности лица, исполняющего обязанности Министра, а также руководства структурного подразделения используется на общих бланках писем Минобрнауки России.

Справочные данные о Минобрнауки России указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием Минобрнауки России, наименованием должности), указывается на документах, создаваемых в Минобрнауки России, за исключением служебных писем, внутренней переписки.

Наименование вида издаваемого документа (например, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ПОРУЧЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более органами власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 марта 2021 г.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

На документе, изданном совместно, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым федеральным органом исполнительной власти. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке ответного письма.

Место составления (издания) документа (Москва) указывается во всех документах, кроме служебных писем, внутренней переписки.

Виды используемых в Минобрнауки России грифов ограничения доступа к документу должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в нормативных правовых актах Минобрнауки России.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и приказом Минобрнауки России от 22 октября 2018 г. N 51н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и его территориальных органах" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 ноября 2018 г., регистрационный N 52665) на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля, на обложке и титульном листе издания, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (размер шрифта N 12).

Пример:

В документах, имеющих пометку "Для служебного пользования", на обороте последнего листа каждого экземпляра документа размером шрифта N 12 в левом нижнем углу указывается: количество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя, номер телефона и дата печати документа.

Пример:

Реквизит "адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренней переписки.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

При адресовании документа в вышестоящие органы государственной власти указывается их полное наименование, в федеральные органы исполнительной власти, подведомственные и иные организации - полное или сокращенное наименование. Адресат указывается в именительном падеже.

Примеры:

Наименование организаций следует указывать в соответствии с наименованиями, установленными их уставами.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа государственной власти, организации, фамилия и инициалы должностного лица указываются в дательном падеже.

Пример:

При адресовании документа в структурное подразделение органа государственной власти, организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Пример:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения органа государственной власти указываются: в именительном падеже наименование организации (полное или сокращенное), ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, на отдельной строке - в дательном падеже фамилия, инициалы.

Пример:

При рассылке документа группе организаций одного типа или во все структурные подразделения Минобрнауки России адресат указывается обобщенно.

Примеры:

При рассылке документа в отдельные органы государственной власти, организации или структурные подразделения Минобрнауки России под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример:

В одном документе в реквизите "адресат" не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В документе, подготовленном для подписания Министром (лицом, исполняющим его обязанности), в реквизите "адресат" указывается только один адресат, в случае необходимости направления письма нескольким адресатам каждому из них готовится отдельное письмо.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

Пример:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, подведомственные Минобрнауки России организации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример:

В случае адресования документа гражданину, предоставившему в обращении, направленном в электронном виде, в качестве персональных данных сведения только об имени и (или) фамилии, в реквизите "адресат" указываются эти имя и (или) фамилия.

Примеры:

В случае если в обращении гражданина, направленном в электронном виде, указан только электронный адрес, в реквизите "адресат" указывается только данный электронный адрес. При этом вступительное обращение в тексте документа не используется.

Пример:

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) должен быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), почтовый адрес не указывается.

Пример:

Почтовый адрес пишется на русском языке при пересылке документа в пределах территории Российской Федерации, в иных случаях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю (рекомендовано для оформления грифа утверждения должностным лицом или коллегиальным органом) или располагаются по центру относительно самой длинной строки (рекомендовано для оформления грифа утверждения распорядительным документом).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту ответного письма оформляется под реквизитами бланка размером шрифта N 12 и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Под заголовком к тексту ответного письма через горизонтальную черту указывается ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа:

Пример 1:

О ходе исполнения поручения
---------------------------
Перечень поручений Президента
Российской Федерации
от 6 февраля 2020 г. N Пр-589,
абзац третий пункта 2;
поручение Правительства
Российской Федерации
от 2 апреля 2020 г. N ТГ-П8-2944,
подпункт "а" пункта 2;
письмо Аппарата Правительства
Российской Федерации
от 10 апреля 2020 г. N П8-12584

(При направлении документа в Правительство
Российской Федерации, подготовленного во исполнение
поручений Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, а также в соответствии с письмом
Аппарата Правительства Российской Федерации);

Пример 2:

О направлении информации
------------------------
На N 000000 от 17 августа 2020 г.

(При направлении документа ответным письмом в Администрацию
Президента Российской Федерации, палаты Федерального
Собрания Российской Федерации, Счетную палату
Российской Федерации, органы государственной власти
и организации).

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Стиль текста документа - официально-деловой. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст документа выравнивается по ширине страницы.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты в следующем составе:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты. Пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...", "Департамент считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Фамилия от инициалов отделяется пробелом, между инициалами пробел не ставится.

В служебных письмах могут использоваться:

вступительное обращение, оформленное центрованным способом, например:

"Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемые господа!",

заключительная этикетная фраза, например:

"С уважением, ...".

Дата документа в тексте записывается словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Пример:

"... направлены письмом Минобрнауки России от 5 марта 2021 г. N МН-0/000-ПК".

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В служебных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
            2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD-диск.

Приложение: флеш-накопитель.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается обособленный электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

Пример:

Строки реквизита размещаются по центру относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ - приложение.

Пример:

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Примеры:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (государственного служащего) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза на документе, подготовленном на бумажном носителе, включает в себя подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается должность лица, визирующего документ. При наличии замечаний к документу об этом указывается при оформлении визы (например, "завизировано с учетом замечаний", "замечания прилагаются").

На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме бумажных документов, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а также на лицевой стороне последнего листа приложения.

Согласование документов может проводиться в электронной форме согласно национальному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы", утвержденному приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст.

Абзацы пятый - шестой утратили силу. - Приказ Минобрнауки России от 08.07.2022 N 652.

При оформлении документов внутренней переписки на бумажном носителе визы проставляют на обороте последнего (подписанного) листа подлинника документа.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В служебных письмах на бумажном носителе визы проставляют на последнем листе документа под реквизитом "подпись" или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, полистное визирование документов осуществляется в обязательном порядке.

Подпись включает следующие реквизиты: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен не на бланке, в расшифровку подписи (помимо инициалов и фамилии) включается полное наименование должности.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Примеры:

При оформлении на бланке письма должностного лица:

При оформлении на общем бланке письма Минобрнауки России:

При оформлении не на бланке:

Пример:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, наименование их должностей располагаются на одном уровне.

Пример:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя структурного подразделения, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа могут быть внесены от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Реквизит "подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи государственных служащих Минобрнауки России в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы Минобрнауки России.

Пример:

             ┌─────────────────────────────────────────┐
             │Эмблема    ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН             │
             │         ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ            │
Наименование │Минобрнауки                              │
  должности  │России                                   │
             │                                         │ И.О.Фамилия
             │  Сертификат 1a111aaa000000000011        │
             │  Владелец  Имя  Отчество Фамилия        │
             │  Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2021│
             └─────────────────────────────────────────┘

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью Минобрнауки России. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 междустрочный интервал или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Примеры:

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в деле N ... за ... год"), и заверяется печатью.

Пример:

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Минобрнауки России и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа.

Резолюция (поручение) содержит указание по исполнению документа. Резолюция (поручение) оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на соответствующем бланке или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюции (поручение) на бумажном носителе, оформленные непосредственно на документе или на бланке резолюции (поручения), подлежат обязательному внесению в РК документа в СЭД.

Резолюция (поручение) включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию (поручение), дату резолюции. Дата в резолюции (поручения) может оформляться в цифровой форме.

Пример:

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

1. Оформление законопроекта осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, подготовленными Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 размером шрифта N 14.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <1> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

--------------------------------

<1> Пункт (сокращенно - пт) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в редактируемом текстовом формате для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами шрифтом размера N 22, выравнивается по центру и может быть выделено полужирным шрифтом.

Заголовок (наименование законопроекта) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

Наименование законопроекта должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования, а именно: должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования, например:

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт и печатается через двойной межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление крупных систематизированных законопроектов на части, разделов на подразделы, глав на параграфы.

Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Часть законопроекта обозначается словами:

может иметь наименование:

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

Пример:

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов:

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

4. Пояснительная записка к законопроекту содержит изложение предмета законодательного регулирования, информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации, анализ правоприменительной практики, обусловившей необходимость изменения правового регулирования, прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, в том числе для субъектов предпринимательской и иной экономической деятельности, а также сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой принимаются эти решения либо к сфере реализации которой они относятся, или сведения об отсутствии влияния предлагаемых решений на достижение целей государственных программ Российской Федерации. Также в пояснительную записку к законопроекту дополнительно подлежит включению информация, предусмотренная пунктом 53 Регламента.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт и выравнивается по центру;

заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка;

текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5. Визы проставляются на лицевой стороне в нижней части последних листов законопроекта, пояснительной записки к законопроекту, финансово-экономического обоснования, перечней федеральных законов и нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом, проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации.

Образцы законопроекта и пояснительной записки к законопроекту:

Образец оформления законопроекта

Образец оформления пояснительной записки к законопроекту

1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и Инструкцией.

2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом размера N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" и "место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах указов Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый Указ Президента Российской Федерации (распоряжение Президента Российской Федерации), должны соответствовать структуре основного нормативного правового акта.

При наличии приложений к проекту указа (распоряжения) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля, пробелом не разделяются.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов указов Президента Российской Федерации (распоряжений Президента Российской Федерации).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте проекта акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Пример:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте проекта указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной или лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) Президента Российской Федерации в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проектам актов Президента Российской Федерации составляются в соответствии с пунктом 53 Регламента.

Образцы проектов указа (распоряжений) Президента Российской Федерации и приложений к нему:

│                                                                    Проект
│
│                              Указ
│
│ не менее            ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
│
│ 9 см
\/
             Об утверждении Положения о порядке взаимодействия
                Президента Российской Федерации с палатами
                Федерального Собрания Российской Федерации
                        в законотворческом процессе
                                            /\
                                  24 пт     │
                                            │
                                            \/
    В   целях   определения   порядка   реализации   права  законодательной
инициативы... постановляю:
    1.  Утвердить прилагаемое Положение о порядке взаимодействия Президента
Российской  Федерации с палатами Федерального Собрания Российской Федерации
в законотворческом процессе.
    2.
    а)
    б)  или
    2.1.
        /\
32 пт   │
        \/
     Президент
Российской Федерации
        /\
48 пт   │
        │
        \/
Москва, Кремль
        /\
18 пт   │
        \/
Дата
        /\
18 пт   │
        \/
Номер

Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации

│                                                                    Проект
│
│                              РАСПОРЯЖЕНИЕ
│
│ не менее            ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
│
│
│ 9 см
\/
             Об утверждении состава Комиссии при Президенте
              Российской Федерации по Государственным премиям
              Российской Федерации в области науки и техники
          /\
32 пт     │
          │
          \/
    В  соответствии  с  Положением  о  Комиссии  при  Президенте Российской
Федерации по Государственным премиям Российской Федерации в области науки и
техники,  утвержденным  распоряжением Президента Российской Федерации от 28
декабря  2009  г.  N  43-рп  ("Собрание  актов  Президента  и Правительства
Российской  Федерации,  2009,  N  1,  ст. 4"), утвердить прилагаемый состав
Комиссии  при  Президенте  Российской  Федерации по Государственным премиям
Российской Федерации в области науки и техники.
          /\
32 пт     │
          │
          \/
    Президент
Российской Федерации
          /\
48 пт     │
          │
          │
          \/
Москва, Кремль
        /\
18 пт   │
        \/
Дата
        /\
18 пт   │
        \/
Номер "- рп"

Образец оформления проекта распоряжения
Президента Российской Федерации

          /\
32 пт     │
          │
          \/
                                 НОРМАТИВЫ
            распределения средств, поступающих от приватизации
       предприятий на аукционе или по конкурсу, а также при продаже
       акций акционерных обществ, созданных в процессе приватизации
        /\
18 пт   │
        \/
                                                                (процентов)

                        (Далее текст не приводится)

          /\
32 пт     │
          │
          \/
                                 ПОЛОЖЕНИЕ
               о Совете при Президенте Российской Федерации
                          по культуре и искусству
        /\
18 пт   │
        \/
                            I. Общие положения
                                    или
                            1. Общие положения
        /\
18 пт   │
        \/
    1.  Совет  при  Президенте Российской Федерации по культуре и искусству
(далее  именуется  -  Совет) является постоянно действующим консультативным
органом,   информирующим   Президента  Российской  Федерации  о  процессах,
происходящих   в   области   культуры   и   искусства,   и   обеспечивающим
взаимодействие  Президента Российской Федерации с организациями и деятелями
культуры и искусства <*>.

                        (Далее текст не приводится)

--------------------------------

<*> Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы шрифтом размером N 12. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

1. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта N 14.

2. Проект акта имеет следующие реквизиты.

наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации;

дата акта - отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта;

номер - печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: "N 143"; к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: "N 153-р".

место издания - отделяется от реквизитов "дата" и "номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом;

заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: "О чем (о ком)" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля, пробелом не разделяются.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной или лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).

Если подготавливаемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, то эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде проекта отдельного акта одновременно с ним.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Образцы проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

                                                                     Проект

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                           от "  "               г. N
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                                  МОСКВА
                                      /\
                          18 - 24 пт. │
                                      │
                                      \/
           Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
                       органах исполнительной власти
                                      /\
                          24 - 36 пт. │
                                      │
                                      \/
    В  соответствии  со  статьей  11  Федерального  закона  "Об информации,
информационных  технологиях и о защите информации" Правительство Российской
Федерации постановляет:
    1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти.
       /\
       │                 (Далее текст не приводится)
36 пт. │
       │
       │
       \/
Председатель Правительства                                        И.Фамилия
   Российской Федерации

Образец оформления проекта постановления
Правительства Российской Федерации

                                                                     Проект

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                           от "  "               г. N   -р
                                       /\
                             24 пт.    │
                                       │
                                       \/
                                  МОСКВА
                                      /\
                          24 - 36 пт. │
                                      │
                                      \/
    Утвердить    прилагаемые    технические    требования   к   организации
взаимодействия  системы  межведомственного  электронного документооборота с
системами  электронного документооборота федеральных органов исполнительной
власти.
       /\
       │
36 пт. │
       │
       │
       \/
Председатель Правительства                                        И.Фамилия
   Российской Федерации

Образец оформления проекта распоряжения
Правительства Российской Федерации

1. Приказ Минобрнауки России имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания), наименование (заголовок к тексту), текст документа, подпись, визы (лист согласования, образец которого приведен в приложении N 31 к Инструкции).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "л/с" для приказов по личному составу и т.п.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Например:

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Министерстве науки и высшего
образования Российской Федерации

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта N 14 или N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение", "В связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами вразрядку (разреженным интервалом 2 пт).

Распорядительная часть может содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт, как правило, содержит сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если проект приказа изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый, отменяемый или дополняемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В проект приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Визирование проектов приказов, в том числе подлежащих государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к проекту приказа.

Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату.

Структурные подразделения Минобрнауки России (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы, зарегистрированные в Министерстве юстиции Российской Федерации, доводятся до сведения всех структурных подразделений Минобрнауки России, лист рассылки не прилагается.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Проекты приказов нормативного правового характера подписываются Министром (лицом, исполняющим его обязанности).

Проекты приказов по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Минобрнауки России могут подписываться заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Образец оформления приказа Минобрнауки России:

                 Государственный герб Российской Федерации

                 МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
                           РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                           (МИНОБРНАУКИ РОССИИ)

                                  ПРИКАЗ

_____________________                               N _____________________

                                  Москва

                                                      /\
                                                      │
                                               24 пт. │
                                                      \/

                         Об утверждении Инструкции
      по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования
                           Российской Федерации

                                2 - 3 инт.

    В   целях   установления   единого   порядка  работы  с  документами  в
Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации приказываю:
    1.  Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве
науки и высшего образования Российской Федерации.
    2. (Текст полностью не приводится)
3 инт.

Министр                                                        И.О. Фамилия

2. Совместные приказы Минобрнауки России и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ" располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа:

  МИНИСТЕРСТВО НАУКИ           МИНИСТЕРСТВО              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     И ВЫСШЕГО                  ПРОСВЕЩЕНИЯ              ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ
    ОБРАЗОВАНИЯ                 РОССИЙСКОЙ                  ОБРАЗОВАНИЯ
    РОССИЙСКОЙ                   ФЕДЕРАЦИИ                    И НАУКИ
    ФЕДЕРАЦИИ

(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)          (МИНПРОСВЕЩЕНИЯ               (РОСОБРНАДЗОР)
                                  РОССИИ)

                                  ПРИКАЗ

____________                                               N ____/____/____

                                  Москва

                                                    /\
                                                    │
                                             24 пт. │
                                                    \/

       О признании утратившим силу приказа Министерства образования
         и науки Российской Федерации от 5 декабря 2014 г. N 1547
    "Об утверждении показателей, характеризующих общие критерии оценки
     качества образовательной деятельности организаций, осуществляющих
                       образовательную деятельность"

                                2 - 3 инт.

    В целях упорядочения нормативных правовых актов в области образования и
приведения  их  в  соответствие  с действующим законодательством Российской
Федерации приказываем:
    признать  утратившим  силу  приказ  Министерства  образования  и  науки
Российской   Федерации   от   5  декабря  2014  г.  N  1547 "Об утверждении
показателей, характеризующих общие критерии оценки качества образовательной
деятельности организаций, осуществляющих образовательную деятельность".

    3 инт.

   Министр науки             Министр просвещения           Руководитель
и высшего образования        Российской Федерации       Федеральной службы
 Российской Федерации                                   по надзору в сфере
                                                       образования и науки

      подпись                      подпись                   подпись

   И.О. Фамилия                 И.О. Фамилия              И.О. Фамилия

Выписка из приказа должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом вместо слова "приказ" должно быть написано "ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА". В конце выписки (после реквизита "подпись") проставляется заверительная надпись "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется руководством Административного департамента.

Если выписка из приказа состоит больше чем из одного листа, то она прошивается и заверяется на обороте.

Например:

Текст выписки из приказа печатается шрифтом размера N 13 или 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Выписка заверяется печатью организации.

Образец оформления выписки из приказа Минобрнауки России:

Распоряжение Минобрнауки России имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, наименование (заголовок к тексту), текст, подпись, визы (лист согласования, образец которого приведен в приложении N 31 к Инструкции).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера распоряжения (с добавлением индекса "-р").

Распоряжения Минобрнауки России заголовка к тексту могут не содержать.

Текст проекта распоряжения печатается шрифтом размера N 13 или 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится распоряжение, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом распоряжения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Образец оформления распоряжения Минобрнауки России:

1. Протоколы заседаний (совещаний) составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

а) наименование Министерства науки и высшего образования Российской Федерации - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

б) вид документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размера N 17 и выравнивается по центру;

в) вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

г) место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

д) дата и номер протокола - оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года, обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп и других органов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Датой протокола считается дата его проведения;

е) текст протокола - печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), а также лиц, присутствовавших на заседании (совещании).

Слово "Председательствовал:" печатается от границы левого поля обычным начертанием с подчеркиванием (после слова ставится двоеточие) под ним через 1 - 2 межстрочных интервала на одной строке указываются должность председательствующего и его фамилия с инициалами.

Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля обычным начертанием с подчеркиванием (после слова ставится двоеточие). Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место их работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

ИЛИ:

Основная часть протокола отделяется от вводной 2 - 3 межстрочными интервалами.

В основной части протокола указываются номера вопросов в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование каждого вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру полужирным размером шрифта N 14 или N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются обычным начертанием через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, при необходимости приводятся итоги голосования, например:

"ИТОГИ ГОЛОСОВАНИЯ:

"ЗА" -...;

"ПРОТИВ" -...;

"ВОЗДЕРЖАЛОСЬ" -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения;

ж) подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Образец оформления протокола:

Образец оформления служебного письма
за подписью руководителя структурного подразделения
Минобрнауки России (ответ на обращение гражданина)

Образец оформления служебного письма
за подписью заместителя Министра
(ответное письмо)

Образец оформления служебного письма
за подписью Министра (внесение проекта акта
Правительства Российской Федерации)

Образец оформления служебного письма за подписью Министра
(ответное письмо)

Образец оформления служебной записки

1. Редактирование отдельных видов документов, подготовленных для подписания Министром (лицом, исполняющим его обязанности), осуществляется в структурном подразделении Административного департамента, ответственном за редактирование документов.

2. Документы на редактирование принимаются при наличии всех необходимых виз. Директор Административного департамента или лицо, исполняющее его обязанности, визирует в части оформления проекты приказов и распоряжений, издаваемых Министерством науки и высшего образования Российской Федерации, перед представлением их на подпись Министру, после редактирования и распечатки на бланках.

3. В процессе редактирования осуществляется проверка соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, требований к содержанию и форме подготовленного документа, установленных настоящей Инструкцией, а также устанавливаемых Правительством Российской Федерации.

4. Документы с грифом "ДСП" представляются на редактирование в бумажном виде с предоставлением проекта документа на электронном носителе. Ответственность за идентичность визового экземпляра и электронной версии возлагается на исполнителя документа.

5. Редактирование документов (в том числе направленных в СЭД) осуществляется в порядке их поступления и принятия уполномоченным государственным служащим в работу согласно контрольным срокам исполнения в рабочие дни: понедельник - четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 16:45.

Прием документов в работу прекращается за один час до окончания рабочего дня.

6. Документы представляются ответственным исполнителем на редактирование не позднее чем за 2 рабочих дня до наступления установленного срока представления проекта документа на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности). В случае если объем документа превышает 50 страниц, рекомендуется заблаговременное представление документов на редактирование - не менее чем за 3 дня до наступления установленного срока представления проекта документа на подписание.

7. Документы, содержащие наименования организаций, перечень должностных лиц (например, при утверждении составов совещательных и координационных органов), визируются на визовом экземпляре исполнителем с целью подтверждения соответствия наименования организации наименованию, установленному ее уставом, а также правильности написания фамилии, имени, отчества, занимаемой должности.

8. В процессе редактирования ответственный исполнитель может привлекаться структурным подразделением Административного департамента, ответственным за редактирование, для уточнений и пояснений, необходимых для редактирования документа, в том числе для совместной доработки документа.

Перечень документов,
представляемых на редактирование

1. Служебные письма (за подписью Министра или лица, исполняющего обязанности), направляемые:

Президенту Российской Федерации; в Администрацию Президента Российской Федерации; в Правительство Российской Федерации;

в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации;

руководителям федеральных органов исполнительной власти; руководителям высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

зарубежным адресатам;

в Совет Безопасности Российской Федерации; в Счетную палату Российской Федерации;

в Генеральную прокуратуру Российской Федерации;

в иные организации.

2. Проекты протоколов совещаний у Министра (в том числе протоколов заседаний межведомственных комиссий, председателем которых является Министр).

3. Проекты приказов (в том числе совместных с другими федеральными органами исполнительной власти) и распоряжений Минобрнауки России по основным направлениям деятельности с приложениями (за исключением табличных форм), подписываемых Министром (лицом, исполняющим его обязанности).

4. Проекты доверенностей и соглашений, подписываемых Министром (лицом, исполняющим его обязанности).

1. Получение в Административном департаменте и учет поступившей корреспонденции, зарегистрированной в СЭД Административным департаментом, учет поступивших в структурное подразделение документов, не подлежащих регистрации в Административном департаменте.

2. Подготовка проектов резолюций (поручений) руководства структурного подразделения к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководству структурного подразделения и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.

3. Информирование руководства структурного подразделения о ходе и результатах исполнения документов и внесение информации в РК в СЭД.

4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у государственных служащих структурного подразделения.

5. Проверка правильности оформления создаваемых в структурном подразделении документов в соответствии с требованиями Инструкции.

6. Учет и регистрация служебных и докладных записок, подготовленных в структурном подразделении и подписанных его руководством, проверка правильности их оформления.

7. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

8. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел структурного подразделения, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

9. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в структурном подразделении.

10. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

11. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов в структурном подразделении.

12. Ознакомление вновь поступивших государственных служащих структурного подразделения с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, настоящей Инструкцией.

13. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (по согласованию с Административным департаментом), составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

14. Получение и учет гербовых номерных бланков, используемых для подготовки документов в структурном подразделении, выдача их исполнителям, учет испорченных указанных бланков.

15. Копирование, сканирование и печать документов по указанию руководства структурного подразделения.

1. Служебное письмо иностранному адресату состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.

2. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит "адресат" располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает фамилию адресата, инициал имени (инициалы имени и отчества), полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Должность пишется под фамилией от левой границы текстового поля. Все составные части реквизита "адресат" пишутся прописными буквами, например:

Господину ФАМИЛИЯ И.О. (в дательном падеже)

МИНИСТРУ ОБРАЗОВАНИЯ

АЗЕРБАЙДЖАНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

А2-1008, АЗЕРБАЙДЖАНСКАЯ РЕСПУБЛИКА,

ГОРОД БАКУ, ПРОСПЕКТ ХАТАИ, 49

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:

ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ

Господину Б. ИТОПУ

ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ

(официальное название страны)

МОСКВА

3. Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр!). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

4. Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору зарубежного фонда - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "...в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.

5. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

Отметка об исполнителе на служебном письме иностранному адресату не ставится.

6. Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Реквизит пишется через 1 межстрочный интервал, например:

7. В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

8. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Образец оформления служебного письма иностранному адресату:

Уважаемый господин Премьер-министр!

Более одного десятилетия Россия последовательно осуществляет программу социально-экономического реформирования. Успешному процессу реформ содействуют многочисленные проекты политического, экономического и общественного характера, реализуемые Федеративной Республикой Германия.

Во время встречи на высшем уровне в Веймаре Бундесканцлер и Президент Российской Федерации еще раз подчеркнули неоценимое значение совместных программ, направленных на развитие молодого поколения российских руководящих кадров, что должно способствовать укреплению экономики в целом. Инициированная Президентом Российской Федерации в 2015 году "Программа подготовки управленческих кадров для организации народного хозяйства Российской Федерации" и "Молодежный форум 2015 года" - яркие доказательства приверженности избранной политики.

(Далее полный текст письма не приводится)

--------------------------------

<1> При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

Примечание:

1. Сроки исполнения указаны:

<*> в календарных днях от даты подписания документа;

<**> в календарных днях от даты поступления документа в Правительство Российской Федерации;

<***> в календарных днях от даты поступления документа в Минобрнауки России;

<****> в рабочих днях от даты поступления документа в Минобрнауки России.

2. Срок исполнения "1 месяц" означает: до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до наступления последнего дня месяца.

3. Если Минобрнауки России является соисполнителем поручения наряду с другими федеральными органами исполнительной власти, срок исполнения не должен превышать половину срока, установленного для выполнения указанного поручения.

Министерство науки
и высшего образования
Российской Федерации

Наименование структурного
подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________ N ____________
       Москва

На ____ год

Наименование должности руководителя
структурного подразделения                  Подпись             Расшифровка
                                                                    подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
Административного департамента              Подпись             Расшифровка
                                                                    подписи
Дата

Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив)
структурного подразделения                  Подпись             Расшифровка
                                                                    подписи
Дата

Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении

Заместитель директора
Административного департамента          Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в Административный департамент

Наименование должности лица,
передавшего сведения

Дата                                     Подпись        Расшифровка подписи

Образец номенклатуры дел структурного подразделения
Минобрнауки России

Министерство науки и высшего
образования Российской Федерации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                        УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 N __________                         Министр науки и высшего
                                           образования Российской Федерации
                                           ____________ Расшифровка подписи
                                            (подпись)
                                           Дата

На ____ год

Директор
Административного департамента        Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив
Минобрнауки России)

СОГЛАСОВАНО                                        СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК                           Протокол ЭПК Государственного архива
от _________ N ___________                     Российской Федерации
                                           от _________ N ___________

Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в ____ году в
Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации

Заместитель директора
Административного департамента         Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения                   Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Образец номенклатуры дел Минобрнауки России

Наименованиями разделов и подразделов номенклатуры дел Минобрнауки России являются названия структурных подразделений Минобрнауки России. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Минобрнауки России.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Минобрнауки России.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Минобрнауки России цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Минобрнауки России, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в структурное подразделение Минобрнауки России, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Минобрнауки России. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 07-04-10, где 07 - обозначение Департамента, 04 - обозначение отдела в Департаменте, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Минобрнауки России или структурного подразделения (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, например: Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы по представлению к награждению и поощрению государственных служащих Минобрнауки России (представления, докладные записки, переписка и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с территориальными органами Минобрнауки России по основным вопросам деятельности".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам исполнения федерального бюджета"

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей по административно-хозяйственной деятельности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты Минобрнауки России об исполнении федерального бюджета".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2018 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о носителе и др.

Если в течение года в Минобрнауки России возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с отделом архива Административного департамента.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

В документе 30394 знаков (в тексте 30394, в формулах 0); формул: 0; встроенных граф. рисунков: 0. Число знаков с учетом рисунков: 30394

ВНЕШНЕЕ ПРОИЗВОДСТВО

Дата получения документа - 31.08.2021 (ВЮ: регистр. в КСПД - 07.08.21 08:25)

Дата поступления в работу - 31.08.2021 (12:36)

Машинистка - файл - КСПД

Оформление, ОРФО - Богданович 01.09.2021

Корректор 1 - Пянзина 01.09.2021

Администратор 1 -

Теги, оглавление -

Ссылки - неокончено

Выпускающий -

Ссылки (Юр. информация)

1 ИНА

1. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

по объему дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения не должны превышать 250 листов при толщине не более 4 см (для дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий.

3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные внутриведомственными актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством документы в электронном виде формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Минобрнауки России, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.

4. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела, образец которой приводится в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5. Документы, связанные с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов хранятся в Правовом департаменте до истечения сроков их хранения или до передачи в архив Минобрнауки России.

Документы дела подшиваются в отдельную папку-скоросшиватель в хронологическом порядке, в порядке поступления в Минобрнауки России, либо исходящей документации. На обложку папки наклеивается типовая форма титульного листа отдела, которая заполняется исполнителем.

Типовая форма титульного листа отдела содержит:

наименование суда, в котором рассматривается дело;

номер дела в суде;

реестровый номер дела внутреннего учета отдела;

информацию о лицах, участвующих в деле;

предмет спора;

даты и время судебных заседаний;

результаты рассмотрения дела различными инстанциями;

дату сдачи дела в архив.

Корешок папки дела должен содержать информацию о реестровом номере, суде, рассматривающем дело, и номер дела в суде.

Дела при хранении группируются по видам судопроизводства.

6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

7. С момента заведения и до передачи в архив Минобрнауки России дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Минобрнауки России.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

8. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях Минобрнауки России возлагается на руководителей структурных подразделений и государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

9. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела на бумажном носителе размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

10. Дела документального фонда Минобрнауки России, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

В целях установления фактического наличия документов и дел государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, Административным департаментом проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел: перед передачей документов в архив Минобрнауки России, при перемещении дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Минобрнауки России или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются Министру или заместителю Министра, курирующему проверяемое структурное подразделение.

11. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их поиску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Административный департамент.

12. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом директором Административного департамента (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства и архива) и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Административном департаменте и структурном подразделении Минобрнауки России; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Минобрнауки России при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

13. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет после окончания делопроизводством, а затем передаются в архив Минобрнауки России.

14. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование государственным служащим Минобрнауки России на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Если отдельные документы, включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра, заместителя Министра, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

15. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Минобрнауки России производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения Министра или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Минобрнауки России и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. Подлинник документа, изъятый из дела (дело), после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

 Министерство науки
 и высшего образования
 Российской Федерации

 Наименование структурного
 подразделения Минобрнауки России

ОПИСЬ N ____
дел __________________
за ......... год

В данную опись внесено ____________________ дел с N _______________________
                       (цифрами и прописью)
по N ___________________________, в том числе
литерные номера:_____________________________
пропущенные номера:_________________________

Наименование должности              Подпись             Расшифровка подписи
руководителя структурного
подразделения Минобрнауки
России

Дата
СОГЛАСОВАНО                                      СОГЛАСОВАНО <2>
Заместитель директора                            Протокол ЭК
Административного департамента                   структурного подразделения
Подпись        Расшифровка подписи               от ____________ N ________
Дата

Передал
_______________________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
  (цифрами и прописью)

 Наименование должности работника
 структурного подразделения             Подпись         Расшифровка подписи

 Дата

Принял
___________________________________________________________________________
дел
                           (цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
  (цифрами и прописью)

 Наименование должности работника
 отдела архива Административного       Подпись          Расшифровка подписи
 департамента

 Дата

Образец описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения

--------------------------------

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<2> При наличии ЭК структурного подразделения.

1. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

2. Описи дел в структурных подразделениях составляются ежегодно под методическим руководством отдела архива Административного департамента в соответствии с образцом описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения, приведенном в приложении N 23 к настоящей Инструкции.

3. Описи дел структурных подразделений Минобрнауки России составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу, электронные дела.

Основой составления описей дел структурных подразделений Минобрнауки России является номенклатура дел.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи дел не составляются и в архив Минобрнауки России такие дела не передаются.

4. Описательная статья описи дел структурного подразделения Минобрнауки России имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), примечание.

Перед внесением заголовков дел в описи дел проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения, приведенных в приложении N 22 к настоящей Инструкции, они устраняются.

5. При составлении описей дел структурных подразделений соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись дел под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи дел - валовый;

графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись дел вносятся по порядку номеров томов;

графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт, о наличии электронных копий дел.

6. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и директором Административного департамента (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства и архива).

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив Минобрнауки России, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Минобрнауки России также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

1. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образец оформления реквизитов которой приведен в приложении N 26 к настоящей Инструкции, подшивку или переплет документов дела, нумерации листов дела, составлению листа-заверителя дела в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 27 к настоящей Инструкции. Оформление дел проводится государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела архива Административного департамента.

2. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Минобрнауки России (фондообразователя), наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства науки и высшего образования Российской Федерации - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой Минобрнауки России;

делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

3. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

4. Количество листов в деле проставляется на обложке дела на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Минобрнауки России, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера архивного фонда, номера описи дел, документов и номера единицы хранения) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Минобрнауки России черными чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций (поручений) на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, образец которой приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции, в конце каждого дела - лист-заверитель дела.

6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей при нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случаях обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

7. После завершения нумерации листов на отдельном листе составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дел (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Образец оформления реквизитов обложки дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения

                       Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
                                      (цифрами и прописью)
с N _____________________________ по N _____________________________, в том
числе:
литерные                                                             номера
листов ____________________________________________________________________
пропущенные
номера ____________________________________________________________________
+ листов внутренней
описи _________________________________________________

Наименование должности             Подпись              Расшифровка подписи
государственного служащего

Дата

Образец листа-заверителя дела

Итого            __________________________________________________________
документов
                                    (цифрами и прописью)

    Количество              листов             внутренней             описи
________________________________________
                                        (цифрами и прописью)

Наименование  должности  лица,        Подпись           Расшифровка подписи
составившего внутреннюю опись
документов дела

Дата

Образец внутренней описи документов дела

    Министерство науки и высшего                      УТВЕРЖДАЮ
  образования Российской Федерации

                 АКТ                      Заместитель Министра науки и
                                          высшего образования Российской
       ___________ N__________            Федерации
         (место составления)
                                          Подпись       Расшифровка подписи
о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению        Дата

На основании ______________________________________________________________
             (название и выходные данные перечня документов с указанием
                                   сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
                                                       (название фонда)

Итого __________________________ ед. хр. за __________________________ годы
         (цифрами и прописью)
Описи  дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному
составу  согласованы  с  ЭПК  Государственного  архива Российской Федерации
(протокол от __________ N ___________).

Наименование должности лица,      Подпись               Расшифровка подписи
проводившего экспертизу
ценности документов

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ___________ N ________

Документы в количестве ____________________________________________________
ед. хр.,
                           (цифрами и прописью)
весом ___________ кг сданы в ______________________________________________
                                        (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N ___________

Наименование должности
государственного служащего
Минобрнауки России, сдавшего
документы                             Подпись           Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
государственного служащего отдела
архива Административного
департамента                          Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Исполнитель: должность

ФИО полностью, телефон

--------------------------------

<*> В табличную часть листа согласования вносятся сведения о визирующих проект приказа/распоряжения Минобрнауки России должностных лицах уровней от руководителя структурного подразделения. Визы иных должностных лиц проставляются в нижней части листа согласования.

<**> Указывается руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя.

<***> Указывается руководитель структурного подразделения - соисполнителя или заинтересованного структурного подразделения.