9.2. Порядок обработки электронных документов
9.2. Порядок обработки электронных документов 
9.2.1. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
9.2.2. В целях учета и поиска документов в СЭДКП в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в ЭРК в соответствии с приведенной таблицей.
|
N п/п
|
Наименование сведений о документе
|
Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационную карточку
|
|
1.
|
Адресант
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
|
|
2.
|
Адресат
|
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
|
|
3.
|
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
|
В соответствии с реквизитом "Подпись"
|
|
4.
|
Вид документа
|
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
|
|
5.
|
Дата документа
|
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
|
|
6.
|
Номер документа
|
В соответствии с номером, присвоенном документу автором
|
|
7.
|
Дата поступления документа
|
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
|
|
8.
|
Входящий номер документа
|
Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
|
|
9.
|
Ссылка на исходящий номер и дату документа
|
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
|
|
10.
|
Наименование либо аннотация документа
|
Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
|
|
11.
|
Индекс дела
|
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
|
|
12.
|
Сведения о переадресации документа
|
На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
|
|
13.
|
Количество листов основного документа
|
Количество листов основного документа
|
|
14.
|
Количество приложений
|
Количество приложений
|
|
15.
|
Общее количество листов приложений
|
Общее количество листов приложений
|
|
16.
|
Указания по исполнению документа
|
Указание по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения
|
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДКП. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
9.2.3. Регистрация электронных документов производится в пределах выделенных в Минобрнауки России документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан.
9.2.4. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылаются по принадлежности или направляются отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в СЭДКП и направляется отправителю электронного документа.
9.2.5. Электронный документ, поступивший в Минобрнауки России, регистрируется в СЭДКП в соответствующей группе документов.
Если электронный документ, поступивший в Минобрнауки России, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то он распечатывается в полном объеме, в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный штамп в соответствии с пунктом 3.3.3.
Подлинник документа направляется в структурное подразделение Минобрнауки России, ответственное за его исполнение. Документ, законченный делопроизводством, списывается через поле "Списан в дело" ЭРК документа и формируется в дело в установленном порядке.
9.2.6. Работник структурного подразделения Минобрнауки России, ответственного за подготовку проекта указания по исполнению, вносит его в ЭРК документа, которая поступает на подпись руководству Минобрнауки России.
9.2.7. Руководство Минобрнауки России рассматривает документы, утверждает (подписывает) указания по исполнению или направляет проект на доработку. Документ с утвержденным (подписанным) указанием по исполнению поступает при необходимости в отдел подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами для формирования в ЭРК документа контрольного задания.
Утверждение указания по исполнению в СЭДКП может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению, но только после его подписи руководством Минобрнауки России.
9.2.8. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания в СЭДКП передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России по принадлежности для рассмотрения и исполнения.
9.2.9. Документы, поступившие в адрес заместителя Министра, после регистрации в секретариатах, утверждения (подписания) указания по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания работником секретариата заместителя Министра передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Минобрнауки России по принадлежности для рассмотрения и исполнения.
9.2.10. Постановка электронных документов на контроль и организация контроля за ходом их исполнения осуществляются отделом подготовки документов и контроля исполнения поручений Департамента государственной службы, кадров и управления делами.
