1.2. Прием и учет поступивших документов

1.2. Прием и учет поступивших документов

Таблица 2

N п/п
Наименование процесса, операции. Состав работы
Единица измерения
Норма времени, мин.
1
2
3
4
1
Распаковка/упаковка изданий
одна пачка
2,5
2
Разбор документов по видам, языкам, источникам поступления
одно название
1,0
3
Проверка отсутствия бракованных экземпляров
один экземпляр
1,0
Прием документов, поступивших с сопроводительным документом:
4
прием документов по сопроводительным материалам (лист регистрации, счет, накладная, копия чека, акт), подбор их по алфавиту авторов или заглавий, экспедиционным номерам, сверка с сопроводительным документом, проставление цены на издании, подсчет числа экземпляров, общей стоимости
один экземпляр
2,8
5
прием рукописных книг, поступивших с сопроводительным документом
один документ
30,0
Прием диссертаций:
6
поступивших с сопроводительным письмом из Диссертационных советов
один документ
21,0
7
поступивших с сопроводительным письмом из экспедиции
один документ
6,6
8
прием авторефератов диссертаций, поступивших с сопроводительным письмом из экспедиции
один документ
1,3
Прием документов, поступивших без сопроводительных документов:
9
проверка на дублетность; проведение оценки документов
один документ
3,1
10
составление акта на прием документов
одно название
1,0
Прием рукописных книг, поступивших без сопроводительных документов:
11
составление акта на прием рукописных книг и документов
один документ
0,1
12
проверка на наличие близких по времени и тематике рукописных книг и документов в фондах НИОР по служебному, алфавитному, учетному каталогу
одна запись
10,8
Проведение экспертизы и оценки рукописных книг и документов:
один документ
13
ординарной
600,0
14
повышенной сложности
1200,0
15
на иностранных языках
1200,0
16
картографического материала
1200,0
17
музыкального содержания
1200,0
18
рукописей с гравюрами и изоматериалами
1200,0
19
проведение первичной атрибуции документов (редких и ценных книг), отбор в соответствии с профилем комплектования и распределение по подфондам и коллекциям
один документ
10,0
20
простановка штемпеля на обороте титульного листа и на 17-й странице документа
один экземпляр
0,26
21
простановка регистрационного номера на документ
один экземпляр
0,26
22
наклеивание на документ метки для устройств радиочастотной идентификации объектов, актуализация метки
один экземпляр
1,2
23
наклеивание штрих-кода на оборот титульного листа и обложки
один экземпляр
0,26
24
внесение разметки по фондам на издание
один экземпляр
0,26
Сверка поступивших документов с картотекой текущего комплектования:
25
поиск карточки в картотеке текущего комплектования, сверка карточки с документом, внесение отметок
одна карточка
0,52
26
составление списка регистрационных номеров новых поступлений для изготовления печатной карточки
один документ
0,36
Работа в автоматизированной системе (АС):
27
сверка документа с указателем заказанных изданий, внесение отметок
одно название
3,0
28
проверка на дублетность поступивших изданий в базе данных АС
один документ
1,6
29
регистрация новых поступлений в базе данных АС
один документ
9,1
30
прием и регистрация рукописных книг, проставление отметки в регистрационном журнале новых поступлений, книге учета новых поступлений
один документ
3,6
Прием и регистрация журналов и газет:
31
подборка журналов и газет по алфавиту названий, поиск регистрационной карточки в картотеке подписных изданий, отметка номера, даты получения издания
один документ
0,94
32
проставление штемпеля на журнале
один журнал
0,2
33
проставление штемпеля на газете
одна газета
0,16
34
регистрация новых поступлений в базе данных АС
один документ
2,6
Прием и регистрация сетевых удаленных ресурсов (СУР) в АС:
35
проверка доступности ресурса (прием)
один ресурс
30,0
36
оформление сопроводительной документации (акт приема)
один ресурс
10,0
37
введение записи в реестр учета СУР
один ресурс
4,8
38
введение записи в реестр паспортов СУР
один ресурс
3,7
39
подготовка сведений для сайта о СУР
один ресурс
20,0
Администрирование сетевых удаленных ресурсов в автоматизированном режиме (АС)
Обработка записей для ведения информационных поисковых сервисов:
40
документ
одно название
4,0
41
пакет/БД
одно наименование
10,0
43
актуализация сведений о СУР
одно название
6,0
44
сбор статистики о составе и об использовании СУР
одно название
0,3
Прием и обработка электронных изданий для Электронной библиотеки в АС:
45
проверка качества файлов, регистрация электронного документа в ЭК, передача файлов на сервер
один документ
9,3
Формирование акта передачи новых поступлений в другие подразделения:
46
в АС через программу диспетчеризации изданий
один экземпляр
0,15
47
в ручном режиме
один экземпляр
2,0
Ведение "Книги суммарного учета"
Разбор документов по видам, отраслям знаний, языкам; подсчет числа документов, запись результатов подсчета по установленной форме в "Книгу суммарного учета"
одна запись
Количество документов в партии поступлений:
48
1
0,6
49
2 - 50
30,8
50
51 - 250
150,0
51
ввод статистических данных в базу данных АС
одна партия
3,1
52
подсчет постранично по позициям данных, перенесение итогов на следующую страницу
одна позиция
1,6
53
сверка финансовых документов отдела с финансовыми документами бухгалтерии
один документ
1,46
54
оформление сопроводительных документов (счет, накладная, акт) для передачи в бухгалтерию
один документ
13,0
55
оформление инвентарной книги, нумерация листов, проставление номера в инвентарной книге
одна страница
0,88
56
запись документов по установленной форме в инвентарную книгу, проставление инвентарного номера на документе
один документ
2,8
57
проведение индивидуального учета документа по актовой системе, проставление инвентарного номера на документе
один документ
1,0
58
проведение индивидуального учета с применением учетного каталога: составление библиографического описания документа; указание цены, инвентарного номера, года поступления, номера записи в "Книге суммарного учета", числа поступивших экземпляров, их распределение по подразделениям
одна карточка
4,7
59
фиксирование в журнале регистрации карточек учетного каталога инвентарного номера, первого слова заглавия
одна запись
0,3
60
проставление инвентарного номера на документе
один документ
2,6
61
регистрация патентов в нумерационной книге
один документ
0,3
62
прием актов на выбывшие документы от структурных подразделений; внесение записи в "Книге суммарного учета" (2-я часть); проставление номера акта
один акт
8,7
Исключение документа по акту из учетных форм:
один документ
63
инвентарной книги
1,4
64
учетного каталога
0,88
65
описи инвентарных номеров
1,0
66
исключение выбывших документов из базы данных АС
один документ
1,0
67
погашение инвентарного номера и штемпеля библиотеки на документе
один документ
0,5
68
подшивка актов
один акт
0,26

Примечание: при работе с документами на иностранных языках к норме времени применяется повышающий коэффициент 1,15.