3.8. Оформление отдельных видов документов в Роскомнадзоре
3.8. Оформление отдельных видов документов в Роскомнадзоре 
В процессе деятельности Роскомнадзора создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии Роскомнадзора), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Роскомнадзора, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Роскомнадзора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных управленческих задач в деятельности Роскомнадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Роскомнадзоре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.8.1. Приказ
3.8.1.1. Проекты приказов готовятся управлениями Роскомнадзора (подразделениями территориального органа) на основании поручений руководителя Роскомнадзора и его заместителей (руководителя территориального органа и его заместителей) либо в инициативном порядке, готовятся в бумажном или электронном виде.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующее подразделение территориального органа) на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Роскомнадзора и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений Роскомнадзора (начальников подразделений территориального органа), которые готовят и вносят проект.
Правильность оформления проектов приказов проверяется и заверяется визой заместителя начальника АУ - начальника Отдела документооборота (начальником соответствующего подразделения территориального органа).
3.8.1.2. В Роскомнадзоре издаются следующие виды приказов:
по основной деятельности;
по административно-хозяйственной деятельности;
приказы по личному составу.
К приказам Роскомнадзора по основной деятельности относятся документы следующих тематических групп:
- утверждение структуры Роскомнадзора и ее изменение;
- утверждение (изменение) локальных нормативных актов (инструкций, правил, положений, регламентов);
- утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
- создание коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
- проведение служебных проверок;
- планирование деятельности и контроль за деятельностью (отчетность);
- установление режима работы и внесение изменений в него;
- осуществление разрешительной, лицензионной и контрольно-надзорной деятельности;
- финансирование деятельности;
- информационное и документационное обеспечение и др.
К приказам Роскомнадзора по административно-хозяйственной деятельности относятся документы следующих тематических групп:
- эксплуатация зданий, помещений;
- размещение государственного заказа;
- материально-техническое обеспечение;
- транспортное обслуживание, внутренняя связь;
- охрана.
3.8.1.3. Подготовка и принятие Роскомнадзором приказов нормативного характера осуществляется в порядке, установленном:
Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602);
приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2007 N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14.05.2007, регистрационный N 9449);
Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 N 228, и настоящей Инструкцией.
3.8.1.4. Проекты приказов и приложения к ним перед согласованием визируются исполнителем и начальником управления (начальником соответствующего подразделения территориального органа), внесшим проект (в верхней части листа согласования), затем начальниками управлений Роскомнадзора (начальниками соответствующих подразделений территориального органа), которым в проекте предусматриваются поручения, либо по вопросам, относящимся к компетенции данных управлений (подразделений территориального органа).
В обязательном порядке приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам согласовываются с начальниками Административного и Правового управлений (начальниками соответствующих подразделений территориального органа).
Перед представлением проектов приказов по основной деятельности на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа), они визируются всеми заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа), или заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа), включенными в лист согласования, по направлениям деятельности.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и повторному согласованию.
Срок внутреннего согласования, как правило, не должен превышать пяти рабочих дней, при этом ответственным исполнителям надлежит учитывать графики работы заместителей руководителя Роскомнадзора (заместителей руководителя территориального органа).
Данную информацию исполнителям предоставляет Отдел государственной службы и кадров Управления организационной работы Роскомнадзора (соответствующего подразделения территориального органа).
Не полностью или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются к регистрации и подлежат возврату ответственному исполнителю для переоформления.
3.8.1.5. Проекты приказов Роскомнадзора печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись, при необходимости - со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован.
3.8.1.6. Датой регистрации приказа является дата его подписания. Даты приказов указываются в цифровом формате. Например, "05.07.2010".
3.8.1.7. Приказы Роскомнадзора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются в Отделе документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.
В центральном аппарате Роскомнадзора приказы по основной деятельности, имеющие суффикс "рчс", регистрируются уполномоченным специалистом Управления разрешительной работы в сфере связи. Уполномоченным специалистом Управления разрешительной работы в сфере связи не позднее 5 числа каждого месяца подлинники зарегистрированных приказов передаются по реестру на хранение в Отдел документооборота.
3.8.1.7.1. Приказам Роскомнадзора по основной деятельности могут быть присвоены следующие индексы:
xx-нд - приказы в сфере контрольно-надзорной деятельности;
xx-смк - приказы в сфере средств массовой коммуникации (вещательная деятельность, аудиовизуальная продукция, регистрация средств массовой информации, ведение реестра плательщиков страховых взносов, прекращение и возобновление действия лицензий и т.д.);
xx-рчс - приказы по разрешительной и лицензионной деятельности в сфере связи;
xx - приказы организационного характера и других видов основной деятельности Роскомнадзора (без добавления индекса).
3.8.1.7.2. Использование индексов при регистрации приказов по основной деятельности закрепляется в сводной номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) путем выделения в отдельные дела и присвоения отдельных индексов дел используемым видам приказов по основной деятельности.
3.8.1.7.3. Приказам Роскомнадзора по административно-хозяйственной деятельности присваивается индекс: xx-ax.
3.8.1.7.4. Приказы Роскомнадзора по личному составу регистрируются в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа) по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.
Приказам Роскомнадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:
xx - к/пр - приказы о приеме на государственную гражданскую службу;
xx - к/ув - приказы об увольнении с государственной гражданской службы;
xx - к/пер - приказы о перемещении государственных гражданских служащих;
xx - к/к - приказы о командировании;
xx - к/пв - приказы о поощрениях, об оказании материальной помощи, о награждении и взысканиях;
xx - к/о - приказы об отпусках;
xx-к/чин - приказы о присвоении классных чинов и аттестации.
3.8.1.7.5. Использование индексов при регистрации приказов по личному составу закрепляется в сводной номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) путем выделения в отдельные дела и присвоения отдельных индексов дел используемым видам приказов по личному составу.
3.8.1.8. Использование различных видов индексов при регистрации приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу, предполагает использование отдельных валовых номеров для каждого индекса.
3.8.1.9. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; полное наименование Роскомнадзора; вид документа (ПРИКАЗ); дата (в цифровом формате); место составления (издания) приказа; регистрационный номер; наименование приказа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной
службе по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций и ее территориальных органов
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 (в таблицах допускается использовать размер шрифта 12) через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в продолжение строки вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения и (или) конкретные должностные лица. Например:
3. Финансовому управлению (И.О. Фамилия), Правовому управлению (И.О. Фамилия), Административному управлению (И.О. Фамилия) в срок до 30 ноября 2011 г. разработать документацию об открытом аукционе в электронной форме.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Например:
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Роскомнадзора И.О. Фамилия.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
3.8.1.10. Визы включают наименование структурных подразделений, личные подписи начальников структурных подразделений, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова "Приказ подготовлен", наименование управления (подразделения территориального органа), подготовившего проект приказа, подпись начальника управления (начальника подразделения территориального органа), подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата.
Далее следует слово "СОГЛАСОВАНО", приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с расшифровкой подписи) и даты.
Например:
Проект приказа подготовлен
Управлением организационной
работы Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия
дата
Правовое управление Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
Административное управление Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа Роскомнадзора другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Оформление листа согласования к проекту приказа на отдельном листе не допускается.
В случае если перечень согласующих лиц не представляется возможным расположить на одном листе (оборотная сторона последнего листа приказа), допускается оформление продолжения листа согласования на отдельном листе. При этом вверху листа от границы левого поля делается следующая отметка, например:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Продолжение листа согласования к проекту приказа "Об утверждении│ │Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере│ │связи, информационных технологий и массовых коммуникаций". │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При оформлении согласования допускается использовать шрифт Times New Roman размеров 10, 12 или 14.
3.8.1.11. Допускается проведение внутреннего электронного согласования проекта приказа в СЭД Роскомнадзора.
При проведении внутреннего электронного согласования непосредственный исполнитель, готовивший проект приказа, составляет маршрут согласования документа.
После завершения процедуры электронного согласования всеми участниками, обозначенными в маршруте согласования, непосредственный исполнитель из СЭД Роскомнадзора распечатывает "Лист согласования" проекта приказа и сам приказ и представляет его на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа).
Распечатанный "Лист согласования" визируется начальником управления (подразделения территориального органа), заместителем руководителя Роскомнадзора (заместителем руководителя территориального органа) и прилагается к проекту приказа, направляемого на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа).
3.8.1.12. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы, издаваемые Роскомнадзором (территориальным органом), подписывает руководитель Роскомнадзора (руководитель территориального органа), а в его отсутствие - лицо, его замещающее (на основании соответствующего приказа).
3.8.1.13. Приложения к приказу визируются начальником управления (начальником подразделения территориального органа), подготовившего проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.
В случае электронного согласования проекта документа, отдельного электронного согласования приложения не требуется, ввиду обязательного включения приложения к проекту приказа в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) документа.
Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии - 3 см.
При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц (если приложение одно), при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.
3.8.1.14. Внесение изменений в согласованный проект документа, подготовленный как в бумажном, так и в электронном виде, а также в подписанный приказ, не допускается.
3.8.1.15. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне (в случае подписания приказа руководителями трех и более федеральных органов исполнительной власти их подписи располагают одну под другой; при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывавшего приказ, далее - вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке));
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается центрированно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.8.1.16. Электронные копии приказов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, указанным исполнителем в РКК документа при подготовке проекта приказа.
Рассылка копий приказа между центральным аппаратом Роскомнадзора и его территориальными органами производится только в электронном виде в СЭД Роскомнадзора.
Бумажные копии приказов рассылаются в территориальные органы Роскомнадзора в исключительных случаях по указанию руководителя Роскомнадзора и его заместителей.
3.8.1.17. Подлинники приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности Роскомнадзора хранятся в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).
Подлинники приказов по личному составу хранятся в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующем подразделении территориального органа).
3.8.1.18. Нормативно-правовые акты Роскомнадзора, изданные в виде приказов, а также распоряжений, правил, инструкций и положений, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.
3.8.1.19. В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации подлинник приказа выдается исполнителю в Отделе документооборота под роспись.
Приказы Роскомнадзора направляются на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации руководителем Роскомнадзора (заместителем руководителя Роскомнадзора) в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).
В случае если приказ Роскомнадзора подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя Роскомнадзора, копия приказа о возложении соответствующих обязанностей прилагается к направляемому на регистрацию приказу Роскомнадзора.
Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в установленном порядке, а также четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза начальника Правового управления.
3.8.2. Положение, правила, инструкция
3.8.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роскомнадзора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения, правила, инструкции нормативного характера утверждаются приказами Роскомнадзора (приказами руководителя территориального органа).
3.8.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.8.2.3. Положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (должностной регламент главного специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются арабскими цифрами (допускается нумерация римскими цифрами). Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в приложении N 12 к Инструкции.
3.8.3. Протокол
3.8.3.1. В Роскомнадзоре составляются протоколы совещаний (заседаний) у руководителя Роскомнадзора и совещаний (заседаний) у заместителей руководителя Роскомнадзора, заседаний Коллегий, Экспертного, Научно-технического Советов и т.д. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3.8.3.2. Протоколы по виду оформления могут быть полными (распространенными) и краткими. Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ заместители руководителя Роскомнадзора │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.8.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по видам протоколов.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
3.8.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с разнарядкой на рассылку, которую составляет и подписывает начальник управления (начальник подразделения территориального органа), готовившего рассмотрение вопроса.
3.8.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола, размер шрифта 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ПРОТОКОЛ │ │ │ │ совещания у руководителя Федеральной службы по надзору │ │ в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций │ │ А.А. ЖАРОВА │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола - оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и отделяются от него линейкой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись - отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
3.8.3.6. Номер протокола обозначается арабскими цифрами и порядкового номера протокола.
В Роскомнадзоре определены следующие виды протоколов, которые регистрируются и учитываются в СЭД Роскомнадзора следующим образом:
xx-ас - протоколы аппаратных совещаний у руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа);
xx-кс - протоколы заседаний Координационных Советов, Коллегий, Экспертного, Научно-технического Советов и т.д.;
xx-пр - протоколы тематических совещаний у руководителя Роскомнадзора, его заместителей и начальников управлений (руководителя территориального органа и его заместителей).
Для территориальных органов к основе регистрационного номера протокола добавляется код территориального органа, например, "xx-пр/77" - протокол тематического совещания у заместителя руководителя Управления Роскомнадзора по Центральному федеральному округу.
3.8.3.7. Образцы оформления протоколов приведены в приложениях N 13 - 14 к Инструкции.
3.8.4. Служебная переписка
3.8.4.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсимильное сообщение (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
3.8.4.2. Служебные письма Роскомнадзора готовятся как:
- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
- исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роскомнадзора;
- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
- ответы на запросы федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей, общественных организаций и объединений;
- инициативные письма.
3.8.4.3. Территориальному органу Роскомнадзора запрещается направлять служебные письма (отчеты, запросы, информационные письма и др.) напрямую в центральные аппараты федеральных государственных органов и федеральных органов исполнительной власти.
При необходимости обращения в указанные органы территориальный орган Роскомнадзора направляет соответствующее письмо в центральный аппарат Роскомнадзора с обоснованием необходимости подобного обращения и приложением необходимых документов и материалов.
Решения о направлении служебных писем в центральные аппараты федеральных государственных органов и федеральных органов исполнительной власти принимаются руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора.
3.8.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативно-правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа).
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
3.8.4.5. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Роскомнадзора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном управлении Роскомнадзора-адресата.
3.8.4.6. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении...", "Об исполнении "О выделении..."; "О пересмотре..." и т.п.
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.
Текст заголовка пишется с заглавной буквы, точка в конце текста не ставится.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
3.8.4.7. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Роскомнадзор не считает возможным...", "Роскомнадзор предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
3.8.4.8. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования (электронного согласования) заинтересованными должностными лицами Роскомнадзора.
3.8.4.9. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Роскомнадзора и его заместителями (руководителем территориального органа и его заместителями), положениями об управлениях Роскомнадзора (о структурных подразделениях территориального органа) и должностными регламентами государственных служащих Роскомнадзора (территориального органа).
3.8.4.10. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Роскомнадзора (печатью территориального органа), а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
3.8.5. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.8.5.1. Телеграммы.
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Посредством телеграмм запрещается передача информации ограниченного распространения.
Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
- категория телеграммы;
- отметка о виде телеграммы;
- телеграфный адрес получателя (условный или полный);
- текст (содержание телеграммы);
- подпись;
- регистрационный делопроизводственный номер;
- дата регистрации;
- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Текст телеграммы составляется ясно и кратко.
Сокращенные обозначения знаков препинания, которые могут быть использованы в тексте телеграммы:
точка - ТЧК;
запятая - ЗПТ;
двоеточие - ДВТЧ;
кавычки - КВЧ;
скобки - СКВ;
номер - НР.
Знаки "N", "+", "-" могут быть написаны словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.
Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул. Короленко, д. 8
или
Санкт-Петербург 15 "Восход".
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Елец Липецкой
или
Ханты-Мансийск Тюменской
или
Анадырь Магаданской.
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса межстрочным интервалом 18 пт:
Администрации Агинского Бурятского автономного округа
или
Администрации Вологодской области.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа инициалы, фамилия
или
А.И. Иванову
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
При направлении телеграммы в 4 и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Текст отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый ...........!
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита "подпись" на 24 пт и состоят из порядкового номера по единой нумерации исходящих документов с начала года, например: НР 01ЖА-8596 от 21.01.2014.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций или полное наименование территориального органа), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:
- наименование адресата (в именительном падеже);
- наименование организации или местожительство адресата (улица, номер дома);
- наименование пункта назначения (город, страна).
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Допускается подготовка исполнителями телеграмм в рамках СЭД Роскомнадзора с использованием электронного шаблона бланка "Исходящие. Телеграмма".
Образец оформления телеграммы указан в приложении N 15.
3.8.5.2. Телефонограммы.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.
В телефонограмме должны быть указаны:
наименование организации, передавшей телефонограмму;
фамилия лица, которому адресована телефонограмма;
номер телефона для передачи;
номер телефонограммы;
текст;
подпись;
время и дата передачи;
фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя руководителя, его заместителей и начальников управлений (руководителя территориального органа и его заместителей) принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.
3.8.5.3. Электронные сообщения.
Электронным сообщением (письмом) называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Электронное сообщение в адрес Роскомнадзора направляется на официальный электронный адрес Роскомнадзора, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик.
Отдел документооборота получает изображение документа на экране компьютера и регистрирует в установленном порядке.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию ограниченного распространения.
3.8.5.4. Факсограммы
Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Роскомнадзора по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Роскомнадзора (соответствующим подразделением территориального органа).
Запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования".
Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.
Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и должностное лицо Роскомнадзора (территориального органа), подписавшего данный документ.
3.8.6. Договоры (соглашения), контракты
3.8.6.1. Договоры (соглашения), контракты (далее - договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными управлениями Роскомнадзора (соответствующими подразделениями территориального органа) в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальником Правового управления, начальниками управлений (соответствующими начальниками подразделений территориального органа), и представляются на подпись руководителю Роскомнадзора или заместителю руководителя Роскомнадзора (руководителю территориального органа или его заместителю) в соответствии с приказом о распределении обязанностей.
3.8.6.2. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров.
В центральном аппарате Роскомнадзора проекты договоров визируются исполнителем, начальником Административного управления, начальником Правового управления, начальником Финансового управления - главным бухгалтером, начальником Отдела бюджетного планирования и финансов и представляются на подпись заместителю руководителя Роскомнадзора, курирующему финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.
В территориальном органе проекты договоров визируются кругом лиц, определенных руководителем или его заместителем.
3.8.6.3. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Отделом государственной службы и кадров (соответствующим подразделением территориального органа) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: руководителем или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему, второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.8.6.4. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4 (210 x 297 мм).
Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. п. 3.8.6.1, 3.8.6.2 Инструкции, регистрируются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).
Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись руководителя или заместителя руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа или его заместителя) на договоре заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа), остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа) оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Финансового управления (соответствующего подразделения территориального органа).
