3.3. Порядок оформления реквизитов в процессе подготовки документов Роскомнадзора (территориального органа)
3.3. Порядок оформления реквизитов в процессе подготовки
документов Роскомнадзора (территориального органа) 
3.3.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).
На бланках документов Роскомнадзора государственный герб изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций".
3.3.2. Наименование ведомственной принадлежности
Под изображением Государственного герба Российской Федерации располагается полное или сокращенное наименование Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (далее - Минкомсвязь России), в ведении которого находится Роскомнадзор.
Наименование Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 N 418, и оформляться прописными буквами.
3.3.3. Наименование Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Наименование Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее - Положение о Роскомнадзоре), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 N 228 "О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций".
Сокращенное наименование Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций помещается в скобках под полным наименованием (Роскомнадзор).
3.3.4. Наименование ведомственной принадлежности для территориального органа
Под изображением Государственного герба Российской Федерации располагается сокращенное наименование Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), которое оформляется прописными буквами.
3.3.5. Наименование территориального органа Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Наименование территориального органа Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованиям, установленным Положениями о территориальных органах Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее - Положение о территориальном органе Роскомнадзоре), утвержденных соответствующими приказами Роскомнадзора.
3.3.6. Наименование должности лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Роскомнадзора, бланк письма заместителя руководителя Роскомнадзора).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
3.3.7. Справочные данные о Роскомнадзоре
Справочные данные о Роскомнадзоре указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, телетайпа, официальные адрес электронной почты и адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
3.3.8. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается исполнителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.9. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывается в бланках документов Роскомнадзора, за исключением бланков писем.
3.3.10. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные или служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется в электронном документе автоматически СЭД Роскомнадзора после его подписания должностным лицом или Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) при регистрации подлинного документа на бумажном носителе.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
3.3.11. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненного индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
3.3.11.1. Для центрального аппарата Роскомнадзора регистрационный номер формируется в следующем порядке:
- входящий "xxxx", где xxxx - валовый порядковый номер;
- исходящий "aaФИ-xxxx", где "aa" - номер структурного подразделения по номенклатуре дел, подготовившего документ, "ФИ" - первые буквы фамилии и имени, в случае, если документ подписывается руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора, "xxxx" - валовый порядковый номер;
- обращения граждан "aa-aa-xxxx", где "aa-aa" - номер дела по номенклатуре дел (в зависимости от вида обращения), "xxxx" - валовый порядковый номер;
- для входящих документов, ограниченного распространения xxx-ДСП, где "xxx" - валовый порядковый номер, "ДСП" суффикс для данного вида документа;
- для исходящих документов, ограниченного распространения "aaФИ-xxx-ДСП", где "aa" - номер структурного подразделения по номенклатуре дел, подготовившего документ, "ФИ" - первые буквы фамилии и имени, в случае, если документ подписывается руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора, "xxx" - валовый порядковый номер, "ДСП" суффикс для данного вида документа.
3.3.11.2. Для территориальных органов Роскомнадзора регистрационный номер формируется следующим порядком:
- входящий "xxx/nn", где xxx - валовый порядковый номер, "nn" - код территориального органа;
- исходящий "xxx-aa/nn", где "xxx" - валовый порядковый номер, "aa" - номер по номенклатуре дел структурного подразделения, подготовившего документ, "nn" - код территориального органа;
- обращения граждан "aa-aa-xxxx/nn", где "aa-aa" - номер дела по номенклатуре дел (в зависимости от вида обращения), "xxxx" - валовый порядковый номер, "nn" - код территориального органа;
- для входящих документов, ограниченного распространения xxx/nn-ДСП, где "xxx" - валовый порядковый номер, "nn" - код территориального органа, "ДСП" суффикс для данного вида документа;
- для исходящих документов, ограниченного распространения "aa-xxx/nn-ДСП", где "aa" - номер структурного подразделения по номенклатуре дел, подготовившего документ, "xxxx" - валовый порядковый номер, "nn" - код территориального органа, "ДСП" суффикс для данного вида документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) автоматически в СЭД Роскомнадзора.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.3.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется автоматически СЭД Роскомнадзора (для электронного документа) или исполнителем (при подготовке бумажной версии документа) при подготовке письма-ответа.
3.3.13. Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти и органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
┌────────────────────────────┐
│ Министерство культуры │
│ Российской Федерации │
└────────────────────────────┘
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
┌────────────────────────────┐
│ Руководителю Федеральной │
│ службы по труду и занятости│
│ │
│ И.О. Фамилия │
└────────────────────────────┘
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной согласно пункту 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), например:
┌───────────────────────────────┐
│ Государственное бюджетное │
│ учреждение Всероссийский │
│ научно-исследовательский │
│ институт документоведения │
│ и архивного дела │
│ Профсоюзная ул., д. 82, │
│ Москва, 117393 │
└───────────────────────────────┘
или
┌───────────────────────────────┐
│Сергеевой М.В. │
│ │
│Новоясеневский просп., д. 12, │
│кв. 32, Москва, 117574 │
└───────────────────────────────┘
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, центральные аппараты федеральных органов исполнительной власти и территориальные органы Роскомнадзора.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех адресатов.
При большем числе адресатов готовится необходимое количество экземпляров документа по числу адресатов и 1 визовой экземпляр (для бумажных документов), который также оформляется на соответствующем бланке и подписывается. При этом в адресной части визового экземпляра указывается, например "Руководителям федеральных органов исполнительной власти (по списку)", а визы проставляются на лицевой стороне последнего листа. Список рассылки документа подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения Роскомнадзора, ответственного за подготовку и рассылку данного документа. В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: вышестоящие органы; органы одного уровня (в алфавитном порядке), например:
Правительство Российской Федерации
Министерство промышленности и торговли Российской Федерации
Министерство экономического развития Российской Федерации
Министерство юстиции Российской Федерации
Федеральное агентство по государственным резервам
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Федеральное агентство по управлению государственным имуществом
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
3.3.14. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих Роскомнадзора;
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.3.15. Текст документа
В Роскомнадзоре документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации, если иное не предусмотрено федеральными законами. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; Роскомнадзор не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Виза включает в себя наименование должности руководителя Роскомнадзора или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа (словесно-цифровой способ), его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.1995 N 2...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то наименование граф таблицы должно быть продублировано на следующих страницах.
Страницы текста (кроме первой) нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста.
3.3.16. Отметка о наличии приложения
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется через двойной интервал под текстом письма без отступа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.
Если приложения к электронному документу выполнены в электронном виде, то в отметке о приложении указываются наименования и форматы файлов-приложений к сопроводительному письму.
Приложение: 1. файл "Плановые показатели.xls".
2. файл "Пояснительная записка.doc".
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях,
для служебного пользования, N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".
Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минэкономразвития России от ____ N ____
с приложениями к нему, всего на 10 л.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
┌───────────────────────┐
│ Приложение N 2 │
│к приказу Роскомнадзора│
│ от 15.03.2009 N 35 │
└───────────────────────┘
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу первого листа приложения проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
┌───────────────────────┐
│ УТВЕРЖДЕНО │
│приказом Роскомнадзора │
│ от 12.11.2009 N 125 │
└───────────────────────┘
Допускается оформление реквизита "Приложение" с переходом на отдельный лист (без текста письма).
3.3.17. Гриф согласования (внешнее согласование)
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
┌────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐
│ СОГЛАСОВАНО │ │ │
│Заместитель Министра юстиции│ │ СОГЛАСОВАНО │
│Российской Федерации │ │ Письмо Минкультуры России │
│подпись И.О. Фамилия│ │ от 26.09.2009 N 01-18/115 │
│дата │ │ │
└────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
территориальными органами Роскомнадзора в установленных случаях и порядке;
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Роскомнадзора;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.3.18. Виза (внутреннее согласование для бумажных документов)
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Роскомнадзора оформляется визой.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником управления, где готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали участие несколько управлений (подразделений территориального органа), должны быть завизированы их начальниками.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости, в т.ч. при направлении приказа на регистрацию в Минюст, указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
┌─────────────────────────────────────┐ │Начальник Правового управления │ │подпись И.О. Фамилия дата │ └─────────────────────────────────────┘
На отправляемых проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне проекта отправляемого документа.
На документах, подлинники которых помещаются в архивные дела, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в архивное дело.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний, замечания прилагаются)│ │ Начальник Правового управления │ │ подпись И.О. Фамилия, дата │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.
3.3.19. Электронная виза (внутреннее согласование для электронных документов)
При подготовке проектов электронных документов согласование проекта документа с должностными лицами и служащими Роскомнадзора осуществляется в СЭД Роскомнадзора.
Представляемые на согласование документы в обязательном порядке согласовываются начальником управления (начальником подразделения территориального органа), где готовился проект документа.
Документы, в подготовке которых принимали участие несколько управлений (подразделений территориального органа), должны быть согласованы их начальниками.
Процесс согласования проектов документов в СЭД может осуществляться как параллельно, так и последовательно.
Исполнитель должен обеспечить параллельное согласование у наибольшего возможного числа соисполнителей, исходя из вида документа и порядка согласования.
Согласование в СЭД Роскомнадзора включает в себя формирование непосредственным исполнителем списка участников процесса согласования (параллельного или последовательного) с разбивкой на этапы.
При необходимости согласовывающий может направить представленный ему проект документа на рассмотрение своим непосредственным подчиненным (функционал "Согласование вложенное" СЭД Роскомнадзора).
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа согласовывающий может отклонить проект документа, указав свое мнение в графе "Комментарий".
Информация о должностном лице, которому документ направлялся на согласование, а также дате и времени поступления документа на согласование, дате и времени рассмотрения документа согласовывающим лицом, комментарии согласовывающего лица, его электронная виза фиксируются в СЭД Роскомнадзора (вкладка "Согласование" РКК документа).
3.3.20. Подпись должностного лица
Представляемые на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа) документы визируются исполнителем, начальником управления (подразделения территориального органа), в котором подготавливался проект документа, и заместителем руководителя Роскомнадзора (заместителя руководителя территориального органа). Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена в отдельном письме.
Документы подписываются должностными лицами Роскомнадзора (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Роскомнадзора.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, которое печатается без отступа от левой границы текстового поля (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается) через 2 - 3 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Руководитель подпись И.О. Фамилия│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя Роскомнадзора (заместитель руководителя территориального органа), имеющий право подписывать документы за руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа), или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом Роскомнадзора о распределении обязанностей (приказом территориального органа о распределении обязанностей), при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа), подпись оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Врио Руководителя подпись И.О. Фамилия│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Проекты писем, представляемые на подпись Врио руководителя Роскомнадзора, оформляются на общем бланке Роскомнадзора.
Запрещается:
- печатать реквизит "подпись" на отдельном листе без размещения на этом листе последнего абзаца текста или нескольких строк текста;
- подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности;
- использовать воспроизведение графического оригинала подписи должностного лица (факсимиле) при подписании официальных документов Роскомнадзора (территориального органа).
3.3.21. Электронная подпись должностного лица
В Роскомнадзоре для подписания электронных документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Усиленная квалифицированная подпись создается с помощью подтвержденных Федеральной службой безопасности Российской Федерации криптографических средств и имеет сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. Электронный документ, подписанный данным видом электронной подписи, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.
Усиленная квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
Право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью имеют руководитель Роскомнадзора, его заместители, начальники управлений и их заместители, руководители территориальных органов Роскомнадзора и их заместители.
Передавать усиленную квалифицированную электронную подпись каким-либо другим лицам запрещается.
На должностных лиц, которым выдана усиленная квалифицированная электронная подпись, возлагается ответственность за ее сохранность, целостность и правомерность применения.
3.3.22. Взаимозаменяемость между заместителями руководителя Роскомнадзора
В Роскомнадзоре на период отпуска, болезни, командировки и иных случаях отсутствия заместителя руководителя Роскомнадзора подписание документов осуществляется в порядке, установленном приказом Роскомнадзора "О распределении обязанностей между руководителем Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и его заместителями".
3.3.23. Взаимозаменяемость между заместителями руководителя территориального органа Роскомнадзора
В территориальных органах Роскомнадзора на период отпуска, болезни, командировки и иных случаях отсутствия заместителя руководителя территориального органа подписание документов осуществляется в порядке, утвержденном соответствующим приказом территориального органа.
3.3.24. Подписание документа несколькими должностными лицами
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа, имеющего приложения, подпись располагается ниже реквизита "приложение".
3.3.25. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
┌──────────────────────────────────┐
│ УТВЕРЖДАЮ │
│ Руководитель Роскомнадзора │
│ │
│подпись И.О. Фамилия│
│дата │
└──────────────────────────────────┘
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
┌──────────────────────────────────┐
│ УТВЕРЖДЕНО │
│ приказом Федеральной службы │
│ по надзору в сфере связи, │
│ информационных технологий │
│ и массовых коммуникаций │
│ от 15.04.2009 N 65 │
└──────────────────────────────────┘
3.3.26. Оттиск печати
Роскомнадзор (территориальный орган) имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать), простые печати (не содержащие воспроизведения Государственного герба Российской Федерации) и штампы.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в том числе:
- воспроизведение оттиска гербовой печати на которых предусмотрено нормативными актами (трудовые книжки, лицензии, разрешения и т.д.);
- во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц;
- при установлении фактов, вызывающих получение или расходование денежных средств и материальных ценностей;
- на уставах и положениях;
- на доверенностях, договорах, удостоверениях и т.д.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, в том числе:
- на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам;
- на размноженных экземплярах распорядительных документов;
- при оформлении пакетов и конвертов для отправки исходящих документов.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.3.27. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом подпись оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать; указывается номер дела по номенклатуре дел, в котором находится подлинник документа.
Для заверения копий документов в Роскомнадзоре (территориальном органе) используется печать "Для документов" и печати с наименованиями управлений центрального аппарата Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа).
Правом заверения копий документов обладают начальники и заместители начальников структурных подразделений Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа).
Копии кадровых документов заверяются в отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующем подразделении территориального органа).
При заверении копий документов должностные лица Роскомнадзора (территориального органа) и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роскомнадзора (структурных подразделениях территориального органа) в обязательном порядке проверяют соответствие копии документа подлиннику.
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Не подлежат заверению копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено гербовой печатью, количество листов цифрами и прописью", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и круглую печать. Заверительная надпись печатается шрифтом размером 12 на отдельном листе бумаги размером, не превышающим 105 x 74 мм, и приклеивается на оборотной стороне последнего листа прошитой многостраничной копии документа на предварительно связанные между собой свободные концы канцелярского шнура (ленты). Затем проставляется круглая печать, которая должна захватывать часть наименования должности заверяющего лица и часть последнего листа многостраничной копии документа.
Для изготовления указанных заверительных надписей допускается использовать этикетки для струйных и лазерных принтеров на клеевой основе, не превышающие указанный размер.
При прошивке копии многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, указаний по исполнению и т.д.;
- исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа копировальной техникой.
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Прошнуровано, пронумеровано и скреплено │
│ печатью (40) сорок листов. │
│ │
│ Зам. начальника Административного управления│
│ _________________ И.О. Фамилия │
│ "__" ___________ 2013 г. │
└─────────────────────────────────────────────┘
Копии документов, предоставляемые в государственные регистрационные и налоговые органы, заверяют заместители руководителя Роскомнадзора (заместители руководителя территориального органа).
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено гербовой печатью, количество листов цифрами и прописью", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и гербовую печать.
В случае если приказ Роскомнадзора, заверенную копию которого необходимо предоставить в государственные регистрационные и налоговые органы, подписан временно исполняющим обязанности руководителя Роскомнадзора (временно исполняющим обязанности руководителя территориального органа), то к копии направляемого в государственные регистрационные и налоговые органы приказа прикладывается копия приказа о временном исполнении обязанностей руководителя Роскомнадзора (временном исполнении обязанностей руководителя территориального органа), заверенная заместителем начальника Управления организационной работы - начальником отдела государственной службы и кадров Роскомнадзора (начальником соответствующего структурного подразделения территориального органа).
3.3.28. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом размером 10 в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, либо автоматически проставляется в СЭД при подготовке электронного документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.О. Фамилия
(000) 000-00-00
Отметка также может содержать иную служебную информацию (например: идентификатор файла, адрес электронной почты и т.д.).
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) - адресату (адресатам), предпоследний - в отдел делопроизводства АУ (соответствующего подразделения территориального органа), последний экземпляр - в дело управления (подразделения территориального органа), в котором исполнялся документ, фамилию исполнителя и номер телефона, например:
Отп. 3 экз.
Экз. N 1 - адресату
Экз. N 2 - отдел документооборота Административного управления
Экз. N 3 - в дело Правового управления
И.О. Фамилия
(000)000-00-00
На документе, подготовленном по поручению группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
3.3.29. Указания по исполнению документа
При рассмотрении документа, включенного в СЭД Роскомнадзора, - указания по исполнению документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа программным способом.
В исключительном случае указания по исполнению документа могут быть оформлены на бланке.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, для указаний, оформленных на бланке указаний, - подпись руководителя и дату, номер и дату документа.
3.3.30. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле электронного документа проставляется программным способом.
Отметка о контроле документа на бумажном носителе проставляется на бланках указаний по исполнению документов с помощью штампа.
Если документ ставится на контроль начальником управления центрального аппарата Роскомнадзора, контроль осуществляется служащим управления, ответственным за ведение делопроизводства.
3.3.31. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165)), приказом Роскомнадзора от 05.10.2010 N 509 "О порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций", отметка о конфиденциальности на документах, содержащих данную информацию, имеет вид "Для служебного пользования".
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", приказом Роскомнадзора от 13.04.2010 N 368 "Об утверждении Перечня сведений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, являющихся информацией "Для служебного пользования".
Отметка о конфиденциальности проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа, располагаемого под отметкой.
3.3.32. Нумерация страниц
На первой странице документа номер не ставится. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста.
