2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.4. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов 
2.4.1. Приказ.
2.4.1.1. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Россвязи, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Административно-правового управления на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект приказа.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления Россвязи.
Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации осуществляется юридическим отделом Административно-правового управления.
2.4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником Административно-правового управления, а также начальником юридического отдела.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов визируются всеми заместителями руководителя Россвязи.
2.4.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Справка подписывается руководителем структурного подразделения Россвязи, ответственного за разработку проекта приказа. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Структура регистрационных номеров приказов следующая:
хх - приказы по основной деятельности;
хх-к - приказы по личному составу;
хх-н - приказы об установлении надбавок к должностным окладам;
хх-п - приказы о награждении;
хх-ком - приказы о командировании;
хх-от - приказы о предоставлении отпусков.
2.4.1.4. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с разнарядкой, которая составляется и подписывается начальником или заместителем начальника управления Россвязи, подготовившего приказ.
Копия приказа по основной деятельности в обязательном порядке направляется в юридический отдел.
Подлинники приказов по основной деятельности, об установлении надбавок к должностным окладам, о награждении хранятся в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления; подлинники приказов по личному составу, приказов о командировании, о предоставлении отпусков - в отделе государственной службы и кадров Административно-правового управления.
2.4.1.5. Приказ оформляется на бланке.
Приказ имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации;
Наименование федерального министерства, в ведении которого находится Россвязь - Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
Наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральное агентство связи;
Наименование вида документа - приказ;
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;
Место издания приказа. Указывается город.
Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, начинаться с предлога "О" или "Об", формулироваться при помощи отглагольных существительных. Кавычки в названии и точка в конце заголовка не ставятся. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Например:
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
Федерального агентства связи
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Например:
На основании постановления Правительства Российской Федерации от 20.08.2005 N 424 "О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Российской Федерации по вопросам законопроектной деятельности"...
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку со строчной буквы.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Формулировки распорядительной части должны быть краткими, четкими, ясными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам и не допускать различных толкований.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "обеспечить", "провести", "разработать" и т.д. Следует избегать неопределенных выражений, например "поднять", "повысить", "усилить", "принять меры", "активизировать", "обратить внимание" и т.д.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует учитывать время доведения приказа до конкретных исполнителей.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в скобках - фамилия без инициалов руководителя структурного подразделения в именительном падеже) или конкретные должностные лица с указанием должности, инициалов и фамилии в дательном падеже.
Например:
1. АПУ (Шелихов)...
2. Заместителю руководителя Федерального агентства связи С.А. Мальянову...
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в разнарядке на рассылку документов, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова "Проект приказа подготовлен", сокращенное наименование управления, подготовившего проект приказа, подпись начальника управления, подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата. Далее следует слово "СОГЛАСОВАНО:" и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи) и даты. Должности визирующих указываются при визировании приказа заместителями руководителя. При визировании проекта приказа начальниками управлений указывается только сокращенные наименования управлений и отделов.
Например:
Проект приказа подготовлен АПУ Подпись И.О. Фамилия
дата
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия
дата
Сокращенное наименование
Управления Подпись И.О. Фамилия
дата
Сокращенное наименование
отдела Подпись И.О. Фамилия
дата
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности не допускается.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы Россвязи подписывает руководитель Россвязи, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
Отметка о наличии приложения оформляется в соответствующем пункте текста приказа (словом "прилагается", заключенным в скобки) и вверху документа, являющегося приложением к приказу. Левое поле отметки выравнивается на расстоянии 78 мм от правой границы текстового поля.
Например:
Приложение N 2
к приказу Федерального
агентства связи
от 21.09.2004 N 17
Если приложением является документ, утверждаемый приказом, то на нем проставляется гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" или "УТВЕРЖДЕНЫ"), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
агентства связи
от 20.08.2004 N 3
Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии - 3 см.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона и проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта приказа от левой границы текстового поля в две строки.
2.4.1.6. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказов приведен в Приложении N 1.
2.4.2. Положение, правила, инструкция.
2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Россвязи.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения (правила, инструкции) принимаются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Россвязи, или как акты, утверждаемые Россвязью; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Россвязи.
2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
2.4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностной регламент главного специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 2.
2.4.3. Протокол.
2.4.3.1. В Россвязи составляются протоколы совещаний у руководителя, протоколы совещаний у заместителей руководителя.
2.4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.4.3.3. В Россвязи протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.4.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отметка о прилагаемом списке присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.4.3.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместители руководителя Федерального агентства связи,
начальники управлений Федерального агентства связи.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.4.3.6. Полный протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Краткий протокол подписывается только председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
2.4.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.
2.4.3.8. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 3.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 4.
2.4.4. Доверенность.
Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от имени Россвязи.
Доверенности выдаются Россвязью своему представителю на право заключения договоров, представление интересов в судах и иных органах государственной власти, получение денег, товарно-материальных ценностей или совершение других действий от имени Россвязи. В тексте доверенности могут указываться следующие сведения:
полное наименование организации;
фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя государственного органа или учреждения;
содержание доверенных полномочий;
заверение подлинности подписи;
срок действия доверенности.
Доверенность печатается на бланке Россвязи.
Наименование документа - слово ДОВЕРЕННОСТЬ - печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от текста (основных реквизитов) 3 межстрочными интервалами.
Доверенности подлежат регистрации в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. Копия доверенности хранится в деле по номенклатуре и заменяется на оригинал по истечении срока действия доверенности.
2.4.5. Докладная записка.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка руководству Россвязи оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В верхней части листа от границы левого поля печатаются наименование федерального органа исполнительной власти полностью, наименование структурного подразделения - автора, наименование вида документа (прописными буквами), дата, номер документа и заголовок к нему. Все перечисленные реквизиты отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.
При регистрации докладной записки, подписанной заместителем руководителя Россвязи на имя руководителя, число и номер проставляет должностное лицо отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. В остальных случаях регистрация осуществляется в секретариатах управлений.
Адресование оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки. При адресовании наименование должности, инициалы и фамилия руководителя пишутся в дательном падеже.
Текст докладной записки должен состоять из двух логических смысловых частей: в одной - содержится оценка фактов, событий, в другой - формулируются предложения, выводы, рекомендации. Оборот "Довожу до Вашего сведения" и аналогичные ему не употребляются.
Докладная записка подписывается должностным лицом Россвязи в пределах его компетенции и может являться основанием для подготовки проекта приказа после получения соответствующей резолюции.
Первый экземпляр докладной записки заместителя руководителя Россвязи подшивается в дело отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, копии с резолюцией руководства направляются структурным подразделениям и автору документа.
Образец оформления докладной записки приведен в Приложении N 5.
2.4.6. Служебные письма.
2.4.6.1. Служебные письма Россвязи готовятся как:
информационные по Россвязи;
ответы о выполнении поручений Минкомсвязи России;
исполнение поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Россвязи;
сопроводительные письма к проектам писем за подписью руководства Минкомсвязи России;
ответы на запросы различных организаций и граждан;
инициативные письма.
2.4.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциями руководителя Россвязи и его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции с учетом типовых сроков исполнения документов.
Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений Россвязи.
2.4.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.4.6.4. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?".
Например:
"Об изменении...", "Об исполнении...", "О выделении...".
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.
2.4.6.5. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководства, содержать достоверную и аргументированную информацию, быть четкими, краткими. Содержание должно быть увязано с ранее изданными документами по данному вопросу и не противоречить законодательству. Не допускается различное толкование документов.
Разрешается употребление только официальных сокращений органов государственной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 N 943/788.
Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и другое.
Если текст письма состоит из двух частей, то в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, с указанием вида документа, даты, номера и заголовка к нему. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, решение и т.д. Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста.
Для достижения ясности изложения текста используется прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, а определение стоит перед определяемым словом. В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.
В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы): "при сем направляем", "настоящим сообщаем", "сего года" и др.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
вступление,
основное содержание,
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).
Заключительная часть может заканчиваться формулировкой вежливости, вписываемой от руки.
Например: с уважением...
Следует использовать следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");
от 3-го лица единственного числа ("Федеральное агентство связи считает возможным..., рассмотрело..., не возражает...").
Если проект письма оформлен на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "считаю необходимым...".
В тексте письма, составленного во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации, дается ссылка на его дату, номер и заголовок. При этом вид документа печатается строчными буквами, заголовок берется в кавычки. Названия нормативных документов (инструкций, правил и др.) приводятся без кавычек.
Текст письма может включать таблицу. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
2.4.6.6. Письма подписывает руководитель Россвязи или его заместители в соответствии с распределением обязанностей.
Запрещается направление ответов в органы государственной власти за подписью начальников управлений Россвязи.
Начальники управлений Россвязи подписывают письма-запросы в организации связи, письма-поручения подведомственным организациям связи в пределах своей компетенции, ответы на обращения граждан, внутренние письма Россвязи.
Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях Россвязи, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.4.6.7. Датой письма является дата его подписания.
2.4.6.8. Внутренняя переписка между структурными подразделениями оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с угловым расположением реквизитов.
2.4.7. Телеграмма.
2.4.7.1. Телеграфная переписка осуществляется по срочным вопросам. Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604) подписывает руководитель Россвязи.
2.4.7.2. Адрес, текст и подпись телеграммы печатается через два интервала прописными буквами, без переноса слов и исправлений на одной стороне листа.
В адресе телеграммы сначала указывается пункт назначения, а затем сам адресат.
2.4.7.3. Текст телеграммы должен излагаться кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл, без знаков препинания, заглавными буквами.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Конец текста заканчивается точкой.
Запрещается дословно повторять текст действующих приказов, указаний, инструкций. При необходимости дается ссылка на соответствующие пункты документов с указанием их даты и номера.
В телеграфных ответах на запросы первым словом текста является дата и номер документа, на который дается ответ.
В конце текста телеграммы указывается ее исходящий номер.
Должность лица, подписавшего телеграмму, и его фамилия печатаются с новой строки.
2.4.7.4. Под чертой печатается адрес Россвязи, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, проставляется его подпись и дата.
В левом нижнем углу листа делается отметка исполнителя: его фамилия и телефон.
Исправления, внесенные при подписании телеграмм, должны быть оговорены под чертой надписью "исправленному верить" и заверены лицом, заверяющим копии.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, направляемые более чем в 5 пунктов, отправляются по списку. При этом перед текстом делается отметка "по списку". К каждому листку списка прилагается копия телеграммы.
Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 6.
2.4.8. Телефонограмма.
Для оперативного решения служебных вопросов в необходимых случаях передаются телефонограммы.
Телефонограммы, подписанные руководством Россвязи, а также поступающие в его адрес, передаются и принимаются секретарем.
Текст телефонограммы, как правило, не должен содержать более 30 слов. Не следует употреблять труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
В конце телефонограммы указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, должности, фамилии, номера телефонов сотрудников, передавших и принявших телефонограмму, время передачи и получения.
Образец оформления телефонограммы приведен в Приложении N 7.
