4.2. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению входящих документов в приемных заместителей Руководителя
4.2. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению
входящих документов в приемных заместителей Руководителя 
4.2.1. Документы, поступающие в приемные заместителей Руководителя, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.
Входящие документы, в соответствии с п. 2.6 подлежащие докладу заместителю Руководителя, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД "Канцелярия" заместителей Руководителя. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ в приемные заместителей Руководителя под расписку в реестре.
Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.2, поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается в приемную заместителя Руководителя исполнителем.
Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за делопроизводство в приемной заместителя Руководителя, получает в подразделении ДОУ.
4.2.2. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.
В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя.
4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя не является ответственным исполнителем, заместитель Руководителя организует контроль их исполнения.
По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.
В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (при необходимости).
Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п. 5.4.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
В случае невозможности подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших на рассмотрение в приемные, допускается распечатка бланков указаний по исполнению документов. В этом случае указания по исполнению документов вносятся в бланки заместителями Руководителя от руки.
Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в указание по исполнению документа включать руководителей нижестоящих территориальных налоговых органов.
4.2.4. Утвержденное заместителем Руководителя указание по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства приемной, заносит в РК документа в СЭД-регион:
- для обращений граждан - в БД "Канцелярия ЗГ";
- для остальных документов, в том числе обращений организаций, - в БД "Канцелярия Руководителя"
и направляет на исполнение всем отделам, поименованным в указании по исполнению документа <3>.
--------------------------------
<3> По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства, рассылает указание по исполнению документа по СЭД-регион путем создания поручений.
В случае отсутствия документа в электронной форме по СЭД-регион доводится только РК документа, а документ на бумажном носителе копируется в необходимом количестве экземпляров работником приемной заместителя Руководителя и доводится до исполнителей на бумажном носителе.
4.2.5. Если по объективным причинам в подписанное заместителем Руководителя указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение заместителя Руководителя служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.
