6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральном казначействе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральном казначействе, положениями об управлениях и отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства.
6.1.3. В Федеральном казначействе составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел Федерального казначейства (Приложение N 13).
6.1.4. Номенклатура дел управления (отдела) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлении, согласовывается с Отделом документооборота, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.
Вновь созданное управление (отдел) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления (отдела) и представляет ее в Отдел документооборота на согласование.
6.1.5. Сводная номенклатура дел Федерального казначейства составляется Отделом документооборота на основе номенклатур дел управлений.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Федерального казначейства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Федерального казначейства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Федерального казначейства.
6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Отдел документооборота и ЦЭК Федерального казначейства.
6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Отдела документооборота. Второй используется в Отделе документооборота в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Федерального казначейства. Четвертый передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Отделе документооборота в электронном виде.
6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федерального казначейства.
6.1.12. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Федерального казначейства являются названия управлений и отделов центрального аппарата Федерального казначейства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального казначейства.
6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального казначейства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.14. Номенклатура дел Федерального казначейства составляется по установленной форме.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Федеральном казначействе цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федерального казначейства или управления (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание "Электронные документы", например:
Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с территориальными органами Федерального казначейства по вопросам исполнения федерального бюджета.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кассового планирования, прогнозирования, исполнения федерального бюджета.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты Федерального казначейства об исполнении федерального бюджета.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2009 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.15. Если в течение года в Федеральном казначействе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с Отделом документооборота. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
