5.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

5.6.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа Федерального казначейства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

5.6.2. Проекты документов территориальных органов Федерального казначейства готовятся на бланках в соответствии с образцами бланков, утвержденных настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

5.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

5.6.4. Все процессы работы с отправляемыми документами осуществляются в строгом соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД в территориальных органах Федерального казначейства:

- исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в ППО АСД, в журнале "Проекты исходящих документов", присоединяет файл документа к РКК и отправляет его на согласование, а затем на подписание (начальнику отдела, заместителю руководителя территориального органа Федерального казначейства; руководителю территориального органа Федерального казначейства);

- после подписания проект документа перерегистрируется из журнала "Проекты исходящих документов" в журнал "Исходящая корреспонденция" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения - исполнителя и создается сообщение в адрес работника Службы делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

- в случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе средствами почтовой или фельдъегерской связи, подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается исполнителем в Службу делопроизводства;

- работник Службы делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов. Бумажный экземпляр исходящего документа направляется адресату;

- если документ отправляется посредством ППО АСД, работник Службы делопроизводства проверяет наличие электронной цифровой подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством ППО АСД. При этом дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) территориального органа Федерального казначейства. Документы с пометкой "Для служебного пользования" отправляются только на бумажном носителе.

5.6.5. Многоадресные письма (письма, отправляемые более чем в четыре адреса), другие исходящие документы за подписью руководителя (заместителей руководителя) территориального органа Федерального казначейства подлежат регистрации в Службе делопроизводства.

Отправка осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае, если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.