3.1.5. Инвентаризация Документов государственного фонда данных
3.1.5. Инвентаризация Документов государственного фонда данных 
Инвентаризация Документов государственного фонда данных, выполняемая силами сотрудников Управления или Подразделения, отвечающих за ведение государственного фонда данных, подразделяется на первичную и периодическую.
Периодическая инвентаризация проводится один раз в три года. В ходе проведения периодической инвентаризации устанавливаются:
своевременность и полнота комплектования государственного фонда данных Документами государственного фонда данных;
своевременность и правильность учета Документов государственного фонда данных;
обеспечение сохранности Документов государственного фонда данных;
работоспособность информационно-справочного аппарата поиска Документов государственного фонда данных;
правильность использования хранящихся Документов государственного фонда данных.
В ходе периодической инвентаризации проверяются условия хранения Документов государственного фонда данных, их качественное состояние, определяется перечень необходимых мероприятий по восстановлению Документов государственного фонда данных, фиксируется устранение нарушений, выявленных в ходе предыдущей инвентаризации. Информация о текущем состоянии государственного фонда данных подготавливается сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение государственного фонда данных, и направляется в вышестоящую организацию по форме, приведенной в приложении N 11.
Первичная инвентаризация Документов государственного фонда данных проводится сотрудниками Управления или Подразделения, отвечающими за ведение государственного фонда данных, в соответствии с решением руководителя Управления или Подразделения.
При проведении первичной инвентаризации учет Документов государственного фонда данных осуществляется аналогично учету, который проводится по вновь поступающим документам в государственный фонд данных. По каждому неучтенному Документу государственного фонда данных сначала делается запись в инвентарной книге учета и регистрации Документов государственного фонда данных, а затем составляется карточка учета Документов государственного фонда данных с помощью специального программного средства по учету Документов государственного фонда данных, принятого в Роснедвижимости.
Карточка учета составляется на каждую выявленную в ходе инвентаризации единицу регистрации (отчет, папку, альбом, карту, план, другой отдельный или комплексный документ), представленную в текстовой и/или графической форме, с указанием количества страниц для текстовой части и листов планово-картографического материала - для графической части.
Единицей регистрации Документов государственного фонда данных в электронном виде является дискета (диск) или пакет дискет (дисков) с указанием их количества и содержащихся в них документов.
В случае учета отдельных картографических фотодокументов и документов на пленке (лавсане, кальке) учет ведется по количеству листов или рулонов самостоятельных единичных кадров.
Отдельные карточки учета заводятся на изготовленные дубликаты и копии, полностью и частично воспроизводящие содержание основного Документа государственного фонда данных.
При проведении первичной инвентаризации Документов государственного фонда данных фиксируются сведения об условиях хранения землеустроительной документации, ее качественном состоянии и необходимых мероприятиях по ее восстановлению. Данные отражаются по форме, приведенной в приложении N 11.
