4.2. Составление и согласование номенклатуры дел
4.2. Составление и согласование номенклатуры дел 
4.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
4.2.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об органе управления, воинской части, организации системы МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием (штатом), номенклатурой дел за прошлый год, действующими в системе МЧС России перечнями документов с указанием сроков их хранения, примерными номенклатурами дел.
4.2.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и направления деятельности органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штат, штатное расписание) органа управления, воинской части, организации системы МЧС России. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия или общий отдел, отдел кадров и т.п.). При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
4.2.4. Требования, предъявляемые к составлению заголовков дел, расположению их в разделах и подразделах номенклатуры дел, а также заполнению граф номенклатуры дел, изложены в Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России (приказы МЧС России от 07.03.2003 N 120 и от 29.06.2005 N 509), (далее - Инструкция по делопроизводству).
4.2.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Ответственным за составление номенклатуры дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России является структурное подразделение, на которое возложено ведение несекретного делопроизводства.
4.2.6. Номенклатура дел органа управления, воинской части, организации системы МЧС России составляется по форме, представленной в приложении N 7, визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, и после рассмотрения экспертной комиссией направляется на согласование с экспертной комиссией Центрального архива МЧС России, после чего утверждается начальником органа управления, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.
Согласование номенклатуры дел с ЭК Центрального архива МЧС России осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. В случае изменения функций или структуры органа управления, воинской части, организации системы МЧС России разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается в установленном порядке.
4.2.7. В случае включения в номенклатуру дел документов, срок которых не предусмотрен действующими в МЧС России перечнями документов, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве по представлению Центрального архива МЧС России.
