Приложение 14. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

1. Письма Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия) оформляются на бланках, изготовленных по установленным Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии, утвержденными Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от ________ 2015 г. N ___ (далее - Правила внутреннего документооборота), формам (формы 1 - 3).

Выдача бланков писем Комиссии для оформления и направления писем производится при представлении исполнителем проекта письма.

Выданный для оформления письма бланк должен использоваться строго для оформления письма согласно представленному проекту письма.

2. Бланк письма изготавливается на листе бумаги формата A4 со следующими параметрами полей страницы: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

3. На бланке письма Комиссии (формы 1 и 3) оформляются письма, составляемые от имени Комиссии.

4. Бланк письма Комиссии (форма 1) имеет следующие реквизиты:

а) изображение эмблемы Евразийского экономического союза (далее - Союз). Цветное изображение эмблемы Союза помещается по верхней границе текстового поля по центру страницы в границах текстового поля. Размеры комплексного графического объекта - 19,8 x 30,9 мм;

б) наименование Комиссии. Наименование Комиссии - "ЕВРАЗИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ" - печатается с выравниванием по центру страницы под изображением эмблемы Союза на расстоянии 2 интервалов от него прописными буквами полужирным шрифтом размера N 18 синего цвета (с параметрами в текстовом редакторе Microsoft Word - RGB: 0-65-126).

На расстоянии 5 мм от нижней линии строки предыдущего реквизита в границах текстового поля проставляется сплошная черта синего цвета (с параметрами в текстовом редакторе Microsoft Word - RGB: 0-65-126) толщиной 2,5 пт;

в) справочные данные о Комиссии. Справочные данные о Комиссии печатаются с выравниванием по центру страницы на расстоянии 5 мм от черты на шрифтом размера N 11, включают адрес места нахождения (указывается в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи) и номер телефона Комиссии;

г) дата и номер письма. Отметки для проставления даты и регистрационного номера отделяются от предыдущего реквизита 2 интервалами и печатаются на одной строке шрифтом размера N 14. При этом отметка для даты ("__" ________ 20__ г.) выравнивается по левой границе текстового поля (без абзацного отступа).

Отметка для проставления регистрационного номера обозначается знаком "N" и выравнивается по правой границе текстового поля.

5. При подготовке письма к печати на бланке установленной формы соблюдаются общие требования к оформлению документов (приложение N 4 к Правилам внутреннего документооборота) с учетом следующих особенностей оформления отдельных реквизитов:

а) дата письма указывается словесно-цифровым способом. Например: "06 апреля 2015 г.". Датой письма является дата его подписания;

б) регистрационный номер письма печатается арабскими цифрами после знака "N" и состоит из буквенных и цифровых индексов, определяемых Департаментом протокола и организационного обеспечения.

На предназначенном для отправки экземпляре частного письма исходящий регистрационный номер не проставляется (номер проставляется на втором и последующих экземплярах, которые остаются в структурном подразделении Комиссии, организовавшем составление частного письма);

в) адресат. Реквизит отделяется от строки с предыдущими реквизитами 3 интервалами и печатается в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (приложение N 4 к Правилам внутреннего документооборота). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименования органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения соответствующего органа или организации, а также наименование должности печатаются через 1 междустрочный интервал.

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "адресат" указывается должность в том органе (организации), куда направляется документ;

г) заголовок к тексту (необходимость его указания определяется исполнителем документа с учетом частоты переписки с данным адресатом) печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 междустрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков;

д) ссылка на регистрационный номер и дату документа, послужившего основанием для подготовки письма, приводится при составлении ответного письма. В составе данного реквизита в качестве регистрационного номера указывается исходящий регистрационный номер, присвоенный письму отправителем.

Данный реквизит бланка письма может не заполняться, если регистрационный номер и дата документа указаны в первом предложении текста письма. При этом для обеспечения поиска документа в информационной системе управления документооборотом в Комиссии входящий регистрационный номер, присвоенный документу, и дата его регистрации в Комиссии могут указываться в первом предложении текста ответного письма в скобках после исходящего регистрационного номера документа, присвоенного отправителем, и даты регистрации отправления документа;

е) текст письма оформляется с соблюдением общих требований к оформлению документов (приложение N 4 к Правилам внутреннего документооборота) и следующих правил и рекомендаций.

Первая строка текста письма отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами.

Междустрочный интервал, через который печатается письмо, может быть 1 или 1,5 (в случае необходимости рационального размещения текста для междустрочного интервала может использоваться множитель 1,3).

По общему правилу текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например:

Евразийская экономическая комиссия рассмотрела...

Текст письма может быть составлен от первого лица множественного числа. Например:

Просим...

Направляем...

В случае если письмо оформляется от имени члена Коллегии Комиссии (далее - Коллегия), руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, его текст может быть изложен от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...").

В случае если в составе адресата указано должностное лицо, допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое выравнивается по центру. Например:

Уважаемый Александр Григорьевич!

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства (обоснования).

Содержание ответных писем должно точно соответствовать поручению по исполнению документа.

Текст письма, как правило, касается одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны, и состоит из 2 частей - вступительной и основной.

Во вступительной части письма указывается причина написания письма. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Во второй части, начинающейся с красной строки, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, мнения, требования, напоминания.

Письмо может состоять из одной основной части - просьбы без пояснения, напоминания без преамбулы, сообщения без обоснования.

Заключительная часть письма начинается словами "Просим" (письмо-просьба или запрос), "Высылаем", "Направляем", "Представляем" (сопроводительное письмо), "Сообщаем", "Информируем" (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формой вежливости, которая отделяется от наименования должности запятой. Например:

С уважением,

С глубоким уважением,

ж) отметка о наличии приложения оформляется при наличии приложения к письму с соблюдением общих требований к оформлению документов (приложение N 4 к Правилам внутреннего документооборота). Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 междустрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с абзацным отступом 12,5 мм от левой границы текстового поля;

з) подпись отделяется от предыдущего реквизита, как правило, 3 интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия.

Право подписи служебных писем, подготавливаемых структурными подразделениями Комиссии, определяется в положениях о структурных подразделениях Комиссии и в должностных регламентах (должностных инструкциях);

и) отметка об исполнителе проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы письма, печатается шрифтом размера N 10 через 1 междустрочный интервал.

6. Письма членов Коллегии оформляются на бланке письма Комиссии (форма 1).

Для подготовки писем Председателя Коллегии используется бланк письма Председателя Коллегии (форма 2).

7. Текст письма иностранному адресату печатается на специальном бланке Комиссии (форма 3) с соблюдением следующих рекомендаций:

а) текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например:

Уважаемый Имя Отчество! (государства - участники СНГ)

Уважаемый г-н (г-жа) Фамилия! (государства - не участники СНГ)

Уважаемый Посол Фамилия, (государства - участники СНГ)

Уважаемый Господин Посол, (государства - не участники СНГ)

Ваше Превосходительство,

В зависимости от традиций государства и в порядке взаимности слова "господин" и "госпожа" могут писаться сокращенно.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с абзацного отступа 12,5 мм.

Служебное письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Например:

Евразийская экономическая комиссия пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству иностранных дел Украины уверения в своем высоком уважении...

или:

Евразийская экономическая комиссия пользуется настоящим случаем, чтобы возобновить Европейской комиссии уверения в своем весьма высоком уважении...

В случае если пишется ответное письмо, комплимент формулируется в порядке взаимности, например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:

С искренним уважением,

С глубоким уважением,

Искренне Ваш,

С уважением,

В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент;

б) отметка о наличии приложения приводится с соблюдением общих правил, если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и др.);

в) подпись лица, уполномоченного на подписание письма, печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от последней строки письма текста и центрируется относительно самой длинной строки наименования должности, которая не должна превышать 9 - 10 см. Элементы реквизита выравниваются по правой границе текстового поля. В составе расшифровки подписи приводятся инициал имени и фамилия либо инициалы имени и отчества и фамилия (для писем адресатам в государствах - участниках СНГ). Элементы реквизита "подпись" печатаются прописными буквами через 1 междустрочный интервал;

г) адресат. Данный реквизит, как правило, располагается в левом нижнем углу первой страницы письма независимо от количества страниц письма. Реквизит включает в себя инициалы имени и отчества (для государств - участников СНГ) или инициал имени (для остальных государств) и фамилию адресата, полное наименование должности, наименование органа (организации), название города, название страны. Все составные части реквизита пишутся от левой границы текстового поля прописными буквами через 1 междустрочный интервал.

8. Реквизиты телеграммы печатаются прописными буквами шрифтом размера N 14 через 1,5 - 2 междустрочных интервала.

Телеграмма состоит из 2 частей.

В верхней части телеграммы реквизиты располагаются в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (срочная и т.д.), которая приводится в верхнем левом углу перед адресом получателя;

адрес получателя;

должность получателя;

фамилия, имя, отчество (при наличии) получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации.

В нижней части под сплошной чертой черного цвета толщиной 1,5 пт указываются адрес и наименование Комиссии, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Телеграмма подписывается под чертой.

Текст телеграммы должен быть кратким и ясным. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл послания.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, а также печатаются 2 дополнительных экземпляра - визовый экземпляр, который передается в Департамент протокола и организационного обеспечения, и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ.

На каждом экземпляре телеграммы указывается только тот адрес, по которому следует доставить телеграмму.

9. Реквизиты электронного сообщения, определяемого программой почтового клиента, заполняются в следующем порядке:

электронный адрес получателя сообщения указывается в поле "Кому". Если копия сообщения направляется еще в 1 или более адресов, электронный адрес получателя копии сообщения указывается в поле "Копия";

заголовком к тексту электронного сообщения является краткое описание сообщения, приводимое в поле "Тема". Формулируется путем описания содержания сообщения или ключевой фразой сообщения, послужившего основанием для подготовки данного сообщения в ответ на поручение, просьбу и др.;

текст электронного сообщения печатается в центральном окне сообщения.

Электронное сообщение помимо текста сообщения может иметь вложения - тексты документов в различных форматах хранения, графическую информацию, аудио- и видеозаписи. Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщение осуществляется с использованием меню "Вставка" выбранной программы почтового клиента. При этом в текст электронного сообщения включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов.

ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА
ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ (ФОРМА 1)

                          Рисунок (не приводится)

                    ЕВРАЗИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ

---------------------------------------------------------------------------

              Смоленский б-р, д. 3/5, стр. 1, Москва, 119121,
                     тел. 8 (495) 669-24-00, доб. 4133

    "  "           20   г.                                            N

ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОЛЛЕГИИ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
(ФОРМА 2)

            Рисунок (не приводится)

      ЕВРАЗИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ
                   КОЛЛЕГИЯ

             Председатель Коллегии

Смоленский б-р, д. 3/5, стр. 1, Москва, 119121,
       тел. 8 (495) 669-24-00, доб. 4133

"  "              20   г.            N

ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА ИНОСТРАННОМУ АДРЕСАТУ (ФОРМА 3)

  Рисунок (не приводится)

 Евразийская экономическая
         комиссия
____________________________
Eurasian Economic Commission

                                                                  N
                                                         Moscow,    20   г.