X. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению
X. Экспертиза ценности документов
и подготовка дел к архивному хранению 
10.1. С целью установления сроков хранения документов, отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению, проводится экспертиза ценности документов. Экспертизе ценности подлежат все документы Агентства независимо от видов носителей и способов записи.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче на архивное хранение и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив.
10.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений Агентства, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК Агентства под методическим руководством АХД.
Решение по результатам экспертизы ценности документов и дел принимает ЭК Агентства.
10.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи на архивное хранение;
- отбор дел временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "ЭК" для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
10.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.6. Ежегодно в структурных подразделениях Агентства составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу. На дела временных (до 10 лет (включительно)) сроков хранения описи не составляются.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой для составления описей является номенклатура дел.
Описи дел структурного подразделения Агентства составляют в 2 экземплярах по установленной форме (приложение 32 к Инструкции), один из которых передается в АХД вместе с делами, подлежащими архивному хранению, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Агентства.
Описи дел структурных подразделений Агентства служат основой для подготовки АХД сводных описей дел Агентства, по которым дела сдаются на хранение в государственный архив.
10.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) в описях указывается полное действительное наименование структурного подразделения Агентства, которое вело дела и закончило их делопроизводством (в случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование);
2) описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части), индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела;
3) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
6) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Агентства со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
10.8. В акт о выделении к уничтожению включаются дела, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
10.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 33 к Инструкции) производятся после составления сводных описей дел Агентства постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК Агентства. Согласованные ЭК Агентства акты утверждаются заместителем Генерального директора Агентства, Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства или руководителем дирекции, координирующими деятельность соответствующего структурного подразделения Агентства, только после утверждения ЭПК государственного архива описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены. Акты о выделении документов к уничтожению для подразделений, координацию деятельности которых осуществляет Генеральный директор Агентства, утверждаются руководителем АХД.
Уничтожение документов осуществляется методом измельчения на специализированном оборудовании, в том числе по договору с привлеченной организацией.
10.10. Для хранения документов, образующихся в деятельности Агентства с постоянным сроком хранения, и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в АХД образуется архив (далее - архив).
10.11. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются на хранение в АХД по истечении 2-летнего срока их оперативного хранения и использования в структурных подразделениях.
Дела временных сроков хранения (до 10 лет (включительно)) хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (пункт 9.9 Инструкции).
10.12. Передача дел в архив осуществляется по утвержденному графику, составляемому АХД по согласованию с руководителями структурных подразделений Агентства.
10.13. При подготовке дел структурными подразделениями Агентства к передаче в архив АХД предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Агентства обязаны устранить.
10.14. Прием каждого дела производится АХД по описям дел в присутствии работника структурного подразделения Агентства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
10.15. В случае ликвидации или преобразования (выделение, разделение, присоединение) структурного подразделения Агентства работник структурного подразделения Агентства, ответственный за делопроизводство, или специально назначенный работник Агентства в период проведения ликвидационных мероприятий или мероприятий по преобразованию формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в АХД независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел (пункт 8.10 Инструкции) и номенклатурам дел за соответствующие годы.
10.16. Организация архивного хранения дел осуществляется АХД с учетом соблюдения действующих правил работы архивов, установленных архивными органами Российской Федерации.
