8.1. Печати и штампы
8.1. Печати и штампы 
318. Учреждение или орган УИС в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
319. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.
Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа УИС, то они должны быть уничтожены в этот же день.
После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.
Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.
320. Гербовые печати применяются в учреждении или органе УИС для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель учреждения или органа УИС.
321. Закрепление гербовых печатей за должностными лицами учреждения или органа УИС осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС.
В учреждении или органе УИС используются гербовые мастичные печати:
первая мастичная гербовая печать закрепляется за руководителем (заместителем руководителя) службы делопроизводства;
вторая - за главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) учреждения или органа УИС;
третья - за работником структурного подразделения, ответственным за отметку командировочных удостоверений.
Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за руководителем или заместителем руководителя кадрового подразделения учреждения или органа УИС, или работником данного подразделения учреждения или органа УИС, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.
Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа учреждения или органа УИС, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается учреждение или орган УИС, без письменного разрешения руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) не допускается.
322. В учреждении или органе УИС гербовой печатью заверяются подписи руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:
индивидуальный контракт сотрудника о службе в уголовно-исполнительной системе, трудовой договор;
все виды договоров, заключаемых учреждением или органом УИС с другими организациями, в целях осуществления возложенных задач и функций;
финансовые документы и отчеты, представляемые в территориальные органы Минфина России и Федерального казначейства, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждения или органа УИС;
акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
гарантийные письма, доверенности;
характеристики работников;
трудовые книжки;
представления к наградам, поощрениям, присвоению специальных званий, классных чинов и почетных званий, почетные грамоты, благодарности, удостоверения к наградам;
свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и др.;
другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа УИС, изготовленный по его поручению, хранится и используется руководителем службы делопроизводства.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа УИС используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.
В учреждении или органе УИС могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики.
323. Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.
324. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
325. Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: "Для пакетов", "Для справок", а также номерные "Для пакетов N 1", "Для справок N 1" и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководителя учреждения и органа УИС, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.
326. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в хозяйственное подразделение.
327. Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение N 34) и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
328. Гербовые печати хранятся в сейфах (металлических шкафах), иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
329. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми они непосредственно закреплены.
330. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
28 апреля 2011 г.
ПРИЛОЖЕНИЯ
К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ
УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ
