7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел
7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел 
201. Учреждение и орган УИС формируют свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства, в том числе путем составления номенклатуры дел учреждения или органа УИС (далее - номенклатура дел), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив учреждения или органа УИС.
202. Номенклатура дел учреждения и органа УИС - ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность учреждения или органа УИС, в том числе его структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения, и другие.
203. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
204. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.
205. Номенклатура дел составляется на основании положения о территориальном органе ФСИН России, устава учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положения о структурном подразделении и других документов, регламентирующих деятельность учреждения или органа УИС, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности учреждения и органа УИС.
206. В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел структурных подразделений (приложение N 25) и сводная номенклатура дел учреждения и органа УИС (приложение N 26).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в службу делопроизводства.
207. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства.
208. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений.
209. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее - ЭК учреждения или органа УИС).
210. Номенклатура дел учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, их филиалов ежегодно согласовывается с архивами (архивными группами) УИС по месту их дислокации (территориальной принадлежности) и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела <*>.
--------------------------------
<*> При наличии Соглашения (договора) с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
211. Номенклатура дел территориального органа ФСИН России ежегодно согласовывается с архивом территориального органа ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
212. Номенклатура дел учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, ежегодно согласовывается со службой делопроизводства и архивом учреждения территориального органа.
213. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, подписанная руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК учреждения или органа УИС до 20 декабря текущего года, утверждается руководителем учреждения или органа УИС и вводится в действие с 1 января следующего года.
214. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.
215. Номенклатура дел учреждения или органа УИС готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного хранения, помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве учреждения или органа УИС, четвертый направляется в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения или органа УИС может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.
216. В случае изменения функций и структуры учреждения и органа УИС номенклатура дел учреждения или органа УИС подлежит переработке и согласованию в порядке, предусмотренном пунктами 215 - 220, 222, 217 Инструкции.
217. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.
218. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения или органа УИС в соответствии с положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положением о структурном подразделении.
219. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
а) В графе 1 "Индексы дел" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 - порядковый номер заголовка дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: "Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности".
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "наименование учреждения и органа УИС" или "наименование структурного подразделения"; наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с исправительными учреждениями УФСИН России по Республике Мордовия по организационно-штатным вопросам".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по финансово-хозяйственной деятельности" или "Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства".
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы";
если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности УФСИН России по Мурманской области", или "Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Мурманской области", или "Квартальные планы работ отдела".
Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:
наименование учреждения или органа УИС или других организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
в) Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.
г) В графе 4 "Срок хранения дела, номера статей" указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер N 18380) (далее - Перечень типовых документов), или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива срок хранения.
д) В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.
Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
220. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в службу делопроизводства до 15 марта следующего года.
