7.3. Основные правила и лучшие практики организации архивного (в т.ч. долговременного) хранения электронных документов
7.3. Основные правила и лучшие практики организации архивного (в т.ч. долговременного) хранения электронных документов 
Типовые ошибки в организации хранения документов
1. Отсутствие хранения документов (нарушается законодательство (Федеральный Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нарушаются НПА по хранению документов (Правила хранения, 2015; Перечень типовых управленческих архивных документов, 2019; Перечень типовых архивных документов НТД, 2021 и др.).
2. Не соблюдение требования 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
3. Не соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
4. Хранение не управляемое (не отслеживаются сроки хранения).
5. Невозможно определить место нахождения документа, быстро найти нужный документ из-за больших объемов хранения.
6. Нет номенклатуры дел (не отслеживаются сроки хранения, количество томов дел, место хранения дела).
7. Электронные документы не формируются в дела.
8. Нет учета архивных дел.
9. Самостоятельное комплектование архива сотрудниками.
10. Не контролируемый доступ к архивохранилищу.
11. Ведение архивов на уровне подразделений.
12. Не выделяются дела/документы, подлежащие архивному хранению.
13. Подразделения (отдел кадров, бухгалтерия и др.) Не допускают архивиста к документам подразделения.
14. Не уточняются сроки хранения дел, имеющих отметку "ЭПК".
15. Помещения для архива выделяются по остаточному принципу.
16. Архивохранилища не соответствуют нормам (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
17. Нет описей дел (архивным делам не присваиваются архивные шифры).
18. Не составляется реестр описей, список фондов, листы фондов, книги учета поступления и выбытия дел и др.
19. Не ведется учет выдачи дел.
20. Полное оформление дел для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
21. Применение норм по объему дела/тому 250 листов, 40 мм к делам/томам временного хранения.
22. Совместное хранение в деле документов разных сроков хранения.
23. Затруднен поиск нужных документов (невозможно по заголовку дела идентифицировать состав документов дела).
24. Документы долговременного хранения остаются в системах-источниках (бухгалтерские, кадровые и др. Системы), не обеспечивающих сохранение свойств документа: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования.
25. Не обеспечивается долговременная сохранность электронных документов.
Варианты решений:
1. Создание центра компетенций по хранению документов (Архив/архивист)/приказ о назначении ответственного за хранение документов (ответственный за архив).
2. Организационное проектирование.
3. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. ВИИДАД, Росархив, 2004 (http://archives.gov.ru/).
4. Положение об Архиве, должностные инструкции архивистов.
5. Издать приказ о создании экспертной комиссии.
6. Разработать Положение об экспертной комиссии.
7. Ежегодно проводить экспертизу ценности документов.
Методика хранения документов:
1. Типовой план организации системы управления документами.
2. Дорожная карта (план мероприятий) проекта по организации системы хранения электронных документов.
3. Общие принципы построения системы хранения электронных документов.
4. Памятка по организации системы управления электронными документами.
5. Требования к обеспечению юридической силы электронных документов.
6. Требования к формированию реестра видов документов.
7. Рекомендации по формированию номенклатуры дел.
