6.2. Формирование и оформление дел
6.2. Формирование и оформление дел 
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в ФАС России децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок передаваться исполнителем делопроизводителю соответствующего структурного подразделения ФАС России для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел данного структурного подразделения.
6.2.4. Контроль правильности формирования дел в структурных подразделениях ФАС России осуществляет Управление делами.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 200 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
В электронную карточку документа делопроизводитель вносит отметку "В дело" о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре и через дефис - двух последних цифр года, к которому дело относится.
В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии данных приложений делается запись на документе об их местонахождении.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
Приказы ФАС России группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документа, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума и выписки из протоколов.
Все документы отчетного и информационного характера во исполнение акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этого дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки в отделе-канцелярии Управления делами.
Документы заседаний коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Документы заседаний президиума коллегии ФАС России группируются по тому же принципу.
Положения, инструкции, утвержденные приказами ФАС России по основной деятельности, являются приложениями к приказам и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам группируются в отдельные тома и систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов.
Документы в делах по результатам рассмотрения на комиссиях ФАС России нарушений антимонопольного законодательства Российской Федерации (в том числе административных производств и материалов протокольной формы) и нарушений рекламного законодательства Российской Федерации формируются в хронологическом порядке (с обязательным перечнем вещественных доказательств, приобщенных к делу).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников центрального аппарата ФАС России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ФАС России и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.
6.2.8. Дела структурных подразделений ФАС России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя:
описание дела на обложке;
брошюровку и нумерацию листов;
составление заверительной надписи.
Оформление дел в делопроизводстве осуществляется делопроизводителем структурного подразделения, формирующего данное дело, при методической помощи и под контролем центрального архива ФАС России (Управление делами).
6.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 11), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (Приложение N 12), составление (для приказов ФАС России) внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
6.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное и сокращенное наименования ФАС России;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела (полный) по номенклатуре;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела (по номенклатуре);
архивный шифр дела (проставляется работником центрального архива ФАС России).
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование ФАС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - указывается полное название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел структурного подразделения полностью, без сокращений;
дата дела обозначается годом.
Для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), датой являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов проставляется на обложке дела в точном соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения.
На делах постоянного хранения пишется: хранить постоянно.
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках постоянного срока хранения проставляется в центральном архиве ФАС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.11. Для учета приказов ФАС России по общим вопросам и личных дел работников ФАС России составляется внутренняя опись документа (Приложение N 13). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
