I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), а также на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092), Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 25, ст. 3060; N 47, ст. 5675; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131; N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092), а также с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.
Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Министерство).
2. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Министерстве, единый порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения документов, осуществляемый с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
3. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
4. Организацию и ведение делопроизводства в Министерстве осуществляет Департамент управления делами и кадров, а также лицо, ответственное по ведению делопроизводства в департаментах (далее - структурные подразделения) Министерства.
5. Ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляются Департаментом информационных технологий и связи.
6. Персональную ответственность за надлежащее ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут директора и заместители директоров департаментов (далее - руководители), лицо, ответственное по ведению делопроизводства в структурных подразделениях, а также непосредственные исполнители в той части, которая относится к кругу их должностных обязанностей.
Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю соответствующего структурного подразделения, который назначает служебную проверку, составляется акт. Результаты проверки сообщаются в Департамент управления делами и кадров.
7. При увольнении работника, переходе на другую работу, отъезде в длительную командировку или уходе в отпуск документы, находящиеся у него на исполнении, должны передаваться другому исполнителю через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении, по указанию руководителя структурного подразделения (если документ контрольный, то информация об изменении исполнителя должна представляться в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров (далее - отдел контроля за исполнением)).
8. Вновь назначенные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязательном порядке направляются руководителями структурных подразделений на инструктаж в Департамент управления делами и кадров.
9. Передача документов, подготовленных или изданных в Министерстве, и их копий в сторонние организации допускается только после получения от них официального запроса и с разрешения руководителя структурного подразделения.
10. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Ведение делопроизводства в Министерстве может осуществляться с использованием Системы электронного документооборота (СЭД).
11. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на порядок работы с документами несекретного характера.
12. Работа с секретными документами, шифротелеграммами и другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа (с грифом "Для служебного пользования" (ДСП)) осуществляются Отделом по защите государственной тайны в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1. Указанной Инструкцией в работе с документами также руководствуется Отдел по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации.
13. Особенности делопроизводства по обращениям граждан определяются Административным регламентом Министерства здравоохранения Российской Федерации по предоставлению государственной услуги "прием граждан, своевременное и полное рассмотрение их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок".
14. Наградной отдел Департамента управления делами и кадров в работе руководствуется Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 37, ст. 4643; 2011, N 51, ст. 7459; 2012, N 12, ст. 1396; N 16, ст. 1840; N 19, ст. 2326).