VI. ПОРЯДОК И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ, КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ
6.1. Порядок и сроки исполнения поручений, а также контроль за их исполнением в Россельхознадзоре определяются:
Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30.
Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452.
Регламентом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденным приказом Россельхознадзора от 10 октября 2008 г. N 357 (зарегистрирован Минюстом России 10 ноября 2008 г., регистрационный N 12603);
настоящей Инструкцией по делопроизводству.
6.2. Контролю за исполнением подлежат:
а) поручения Президента Российской Федерации;
б) поручения Председателя Правительства Российской Федерации;
в) поручения заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;
г) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Президента Российской Федерации;
д) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Правительства Российской Федерации (далее - Правительство);
е) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства;
ж) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства или заместителями Председателя Правительства;
з) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных Председателем Правительства или заместителями Председателя Правительства;
и) поручения министра и заместителей министра сельского хозяйства Российской Федерации;
к) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;
л) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии Министерства сельского хозяйства Российской Федерации;
м) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, возглавляемых министром или заместителями министра сельского хозяйства Российской Федерации;
н) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных министром или заместителями министра сельского хозяйства Российской Федерации;
о) поручения руководителя Россельхознадзора;
п) поручения заместителей руководителя Россельхознадзора;
р) поручения, содержащиеся в нормативных правовых актах Россельхознадзора;
с) поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии Россельхознадзора;
т) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных руководителем или заместителями руководителя Россельхознадзора.
В управлениях Россельхознадзора, кроме того, контролю за исполнением подлежат поручения начальников управлений.
6.3. Контроль за исполнением поручений включает:
постановку поручения на контроль;
проверку своевременности доведения поручения до исполнителя и соисполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения поручения;
снятие поручения с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.
6.4. Функции по контролю за исполнением поручений осуществляют работники управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре, заместители начальников управлений Службы, ответственные за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.
Указанные должностные лица, выполняя функции по контролю за исполнением поручений, обязаны:
отслеживать и фиксировать фактическое исполнение поручений;
обобщать собранные данные о ходе исполнения поручений и доводить их до руководства Россельхознадзора и начальников управлений Службы;
предлагать способы ускорения выполнения поручений и повышения исполнительской дисциплины.
6.5. Срок исполнения поручений устанавливается должностным лицом, дающим соответствующее поручение. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
В случае, если имеется указание "весьма срочно" поручение подлежит исполнению в течение суток, а с указанием "срочно" или "незамедлительно" - в 3-дневный срок с даты его подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения, если в поручении специально не установлен иной срок.
В случае доработки Россельхознадзором рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.
В других случаях, если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 30 дней с даты его подписания.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
6.6. При поступлении в Службу поручений, указанных в пунктах "а" - "н" подраздела 6.2, эти поручения незамедлительно докладываются управлением, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, руководителю Службы (заместителю руководителя Службы), который дает указания относительно их исполнения.
Руководитель Россельхознадзора или заместитель руководителя Россельхознадзора при необходимости дает дополнительные указания относительно сроков исполнения поручений.
6.7. Поручения доводятся до начальников управлений Россельхознадзора, как правило, в день их поступления в Службу, а срочные и оперативные - незамедлительно.
6.8. Поступившие в управления Россельхознадзора поручения рассматриваются начальниками этих управлений в следующем порядке:
поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются в этот же день;
поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;
поручения, содержащие указание "весьма срочно", "срочно", "незамедлительно" и "оперативно", рассматриваются начальниками управлений Службы в течение часа с момента их получения.
6.9. Начальники управлений Службы, на которых возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность их выполнения.
6.10. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных поручений и указанных в пунктах "а" - "н" подраздела 6.2), начальники управлений в течение 10 дней с даты подписания поручения направляют руководителю Россельхознадзора или заместителю руководителя Россельхознадзора (в зависимости от того, кто дал поручение) докладную записку с обоснованием необходимости продления срока его исполнения до конкретной даты (докладная записка, направляемая руководителю Россельхознадзора должна быть согласована курирующим управление заместителем руководителя Службы).
Об изменении срока исполнения поручения управление, ответственное за его исполнение, в тот же день, когда было получено на то согласие, должно поставить в известность управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, предоставив подтверждающий документ. После получения подтверждения о переносе срока исполнения поручения управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, вносит необходимые изменения в учетные данные, включая СЭД Службы.
6.11. Управление Россельхознадзора, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("свод", "ответственный"), является головным исполнителем поручения. Начальник управления, являющего головным исполнителем, организует работу по выполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.
Управления, являющиеся соисполнителями поручения, представляют в первой половине установленного срока головному исполнителю предложения по исполнению поручения в форме служебных записок, подписанных начальниками этих управлений.
При отсутствии у соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам информация об этом доводится до головного исполнителя, о чем делается соответствующая запись в СЭД Россельхознадзора.
Головной исполнитель готовит проект исходящего документа (проект ответа) с учетом предложений всех соисполнителей. До представления на подпись руководству Россельхознадзора проект исходящего документа (проект ответа) подлежит согласованию с соисполнителями.
При наличии неурегулированных разногласий по проекту исходящего документа (проекта ответа) головной исполнитель представляет докладную записку руководству Россельхознадзора с перечислением неурегулированных разногласий.
6.12. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании письменной резолюции руководителя Россельхознадзора или заместителю руководителя Россельхознадзора (в зависимости от того, кто дал поручение).
6.13. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей начальник заинтересованного управления в течение 3-х рабочих дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Россельхознадзора письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
6.14. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Россельхознадзора, начальники управлений Службы обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю Россельхознадзора предложения о привлечении соисполнителей.
В случае если поручение не входит в компетенцию Россельхознадзора, начальники управлений Службы по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководителю Россельхознадзора доклад с предложением о назначении другого исполнителя поручения.
Указанные предложения представляются руководителю Россельхознадзора в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
6.15. Информация об изменении головного исполнителя, состава исполнителей или назначении другого исполнителя представляется в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, управлением, назначенным первоначально исполнителем (головным исполнителем) поручения вместе с подтверждающими документами.
6.16. Передача контрольных документов, зарегистрированных в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, для исполнения из одного управления в другое осуществляется только через управление, ответственное за делопроизводство в Службе.
6.17. Назначение другого исполнителя, изменение головного исполнителя и соисполнителей, а также передача контрольных документов, зарегистрированных в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, отмечается (учитывается) в СЭД Службы гражданскими служащими данного управления.
6.18. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.
Начальник управления, являющегося исполнителем или головным исполнителем неисполненного поручения, в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю Россельхознадзора завизированное соответствующим заместителем руководителя Службы объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
6.19. Поручение считается неисполненным до тех пор, пока оно не снято с контроля. Снятие с контроля поручений осуществляется путем представления исполнителем в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре (должностному лицу, ответственному за делопроизводство в управлении), подлинника самого поручения (документа, по которому дано поручение) и копии документа (копий документов), которым (которыми) подтверждается исполнение данного поручения. При этом в управлении, ответственном за делопроизводство в Россельхознадзоре, на подлиннике поручения (документа, по которому дано поручение) ставится отметка о снятии поручения с контроля.
В случае неисполнения поручения в установленный срок управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре (должностное лицо, ответственное за делопроизводство в управлении), докладывает об этом руководству Службы (управления) с указанием причин его невыполнения, конкретных виновников и вносит соответствующие предложения о наказании виновных.
6.20. Начальники управлений Россельхознадзора обязаны еженедельно проводить совещания по исполнительской дисциплине и принимать соответствующие меры по ее повышению.
Управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, уполномочено анализировать состояние исполнительской дисциплины в управлениях Россельхознадзора и еженедельно направлять руководству управлений справки о текущем состоянии исполнительской дисциплины.
Заместители руководителя Россельхознадзора должны регулярно контролировать состояние исполнительной дисциплины в курируемых управлениях Службы.
Заместитель руководителя Россельхознадзора, отвечающий за исполнительскую дисциплину в Россельхознадзоре, еженедельно на совещании с участием руководства управлений подводит итоги состояния исполнительской дисциплины в управлениях Службы.
6.21. Документы, которыми исполнены поручения, должны храниться вместе с поручениями или документами, по которым даны поручения, а также с бланками указаний по исполнению документа (резолюции) руководства Россельхознадзора и управлений. При этом на обороте последнего листа документа, которым исполнено поручение, исполнитель, кроме отметки об исполнении документа и направлении его в дело, перед своей подписью делает отметку о регистрационных данных документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, например:
Исполнен вх. N __ от ____________ 2016 г.
А на обороте последнего листа документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, исполнитель, кроме отметки об исполнении документа и направлении его в дело, делает отметку о регистрационных данных документа, которым исполнено поручение, например:
Исполнено исх. N __ от ____________ 2016 г.
В случае если запрашиваемая информация передана по телефону или по электронной почте, исполнитель на обороте последнего листа документа, содержащего поручение или по которому дано поручение, делает другую соответствующую отметку о его исполнении, например:
Запрашиваемая информация передана по телефону (по электронной почте) в Федеральное архивное агентство Е.В. Балашовой.