5.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ

5.2.1. В целях организации эффективного функционирования в информационно-поисковую систему должны быть включены данные из Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477), а именно:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

управление - ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Кроме вышеперечисленных обязательных сведений о документах информационно-поисковая система может содержать такие данные как:

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

способ доставки документа (МЭДО, почтой, факсом и т.д.) и др.;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

5.2.2. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается также путем разработки и включения в нее классификационных справочников, таких как:

классификатор вопросов деятельности Россельхознадзора;

классификатор видов документов;

классификатор корреспондентов;

классификатор указаний;

классификатор исполнителей;

классификатор результатов исполнения документов;

номенклатура дел и др.