ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
от 30 июня 2011 г. N 340
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2011 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
2. Признать утратившим силу Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 23 октября 2006 г. N 928 "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору".
Руководитель
Н.Г.КУТЬИН
Утверждена
Приказом Федеральной
службы по экологическому,
технологическому
и атомному надзору
от 30 июня 2011 г. N 340
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее именуется - Инструкция) разработана в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Указом Президента Российской Федерации от 19 мая 2008 г. N 815 "О мерах по противодействию коррупции" (в ред. Указов Президента Российской Федерации от 31.03.2010 N 396, от 01.07.2010 N 821, от 04.11.2010 N 1336);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативно-правовых актов и проектов нормативных правовых актов" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 08.03.2010, N 10, ст. 1084);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативно-правовых актов и проектов нормативных правовых актов" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 01.03.2010, N 9, ст. 964);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429, N 25, ст. 3060, N 41, ст. 4790; N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072) (далее - Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 9, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072) (далее - Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 "О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору" (в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 21.01.2006 N 23, от 14.12.2006 N 767, от 29.05.2008 N 404, от 07.11.2008 N 814, от 27.01.2009 N 43, от 08.08.2009 N 649, от 01.12.2009 N 975, от 20.02.2010 N 67, от 15.06.2010 N 438, от 13.09.2010 N 717, от 24.03.2011 N 210);
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба).
1.3. Территориальные органы Службы, а также находящиеся в ее ведении организации осуществляют свою деятельность по документационному обеспечению управления на основе требований настоящей Инструкции с учетом особенностей конкретного территориального органа, организации (штатной структуры, фактической численности работников, технической базы, финансовых возможностей и других особенностей). Для этого каждый территориальный орган Службы и находящаяся в ее ведении организация разрабатывают собственную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую ее руководителем, с последующим направлением одного экземпляра в Службу.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Службе, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Службы осуществляются подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства).
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.1.1. Служба, осуществляющая функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
Методические правила по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти приведены в Приложении N 1.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
2.1.3.1. Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
2.1.3.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
2.1.3.3. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского
кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды
2.1.3.4. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
2.1.3.5. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
2.1.3.6. Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
2.1.3.7. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
2.1.3.8. Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
2.1.3.9. Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
2.1.3.10. Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
2.1.3.11. Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
2.1.3.12. В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
2.1.3.13. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
2.1.3.14. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
2.1.3.15. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2.1.3.16. Образец оформления законопроекта приведен в Приложении N 2.
2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту:
2.1.4.1. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) и имеет следующие реквизиты.
2.1.4.2. Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2.1.4.3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
2.1.4.4. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге
с физических лиц"
2.1.4.5. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.1.4.6. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляются Службой в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
2.2.3.1. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
2.2.3.2. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
2.2.3.3. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Примечание - Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
2.2.3.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.2.3.5. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
2.2.3.6. Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
2.2.3.7. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
2.2.3.8. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
2.2.3.9. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
2.2.3.10. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
2.2.3.11. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
2.2.3.12. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
2.2.3.13. Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
2.2.3.14. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
2.2.3.15. На распоряжениях место издания не печатается.
2.2.3.16. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
2.2.3.17. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
2.2.3.18. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
2.2.3.19. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
2.2.3.20. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
2.2.3.21. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
2.2.3.22. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
_________ N ________
2.2.3.23. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
2.2.3.24. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
_________ N ________
2.2.3.25. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
2.2.3.26. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
2.2.3.27. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
2.2.3.28. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
2.2.3.29. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
2.2.3.30. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
2.2.3.31. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
2.2.3.32. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
2.2.3.33. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
2.2.3.34. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
2.2.3.35. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
2.2.3.36. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.2.3.37. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 3.
2.3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Службой в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
2.3.2.1. Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
2.3.2.2. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
2.3.2.3. Индекс (номер) печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, присваиваемого документу после его подписания, например N 215.
2.3.2.4. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 194-р.
2.3.2.5. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
2.3.2.6. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
2.3.2.7. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
2.3.2.8. Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
2.3.2.9. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
2.3.2.10. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
2.3.2.11. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
2.3.2.12. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
2.3.2.13. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
2.3.2.14. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
2.3.2.15. Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
2.3.2.16. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
2.3.2.17. Образцы оформления постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в Приложениях N 4 - 7.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
2.4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ
НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ СЛУЖБЫ
2.4.1. Нормативные правовые акты Службы издаются в пределах ее компетенции в соответствии с положением о ней в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов Службы в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Службы устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; N 47, 1998, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2002, N 40, ст. 3929; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251), регламентом Службы, разрабатываемым на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и утверждаемым руководителем Службы.
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MS Word 2003 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 интервала.
2.5. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
2.5.1. Документы Службы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.5.2. В Службе применяются следующие бланки:
общий бланк документа;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
2.5.3. Реквизиты общего бланка Службы включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, которое соответствует наименованию, указанному в положении о Службе, и место составления или издания документа.
2.5.4. Реквизиты бланка письма Службы и должностного лица включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, которое соответствует наименованию, указанному в положении о Службе, код Службы, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Примечание. Код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
2.5.5. Реквизиты бланка конкретного вида документа включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, наименование вида документа, место составления или издания документа, дату документа, регистрационный номер документа, а при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов, заголовок к тексту, отметку о контроле.
2.5.6. Ограничительные отметки для реквизитов бланка письма в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.5.7. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Службы.
2.5.8. Подразделение, на которое возложены функции хозяйственного обеспечения деятельности Службы:
формирует заявки на изготовление бланков организационно-распорядительных документов, а также образцы (макеты) других бланков, согласованные с начальником подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности Службы (далее - юридическая служба);
оформляет и направляет в соответствующие типографии заказы на изготовление бланков, осуществляет контроль за своевременным выполнением этих заказов, получает из типографий готовые бланки (с выборочной проверкой качества их полиграфического исполнения), осуществляет в установленном порядке учет, хранение и выдачу бланков. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.9. Гербовые бланки документов, на которых типографским способом или нумератором проставлены порядковые номера, являются бланками строгой отчетности, подлежат учету в службе делопроизводства, выдаются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении для подготовки проектов документов с записью в журнале учета выданных бланков Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Приложение N 8).
2.5.10. Бланки документов, применяемые в Службе, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.
2.5.11. Нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы и письма Службы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с учетом последующих изменений.
2.5.12. Служба делопроизводства обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа).
2.5.13. Начальники подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.
2.5.14. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.5.15. Виды и формы применяемых в Службе бланков утверждает ее руководитель. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков организационно-распорядительных документов, бланков письма и бланков конкретного вида документа осуществляется по представлению службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.5.16. Изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).
Формы бланков утверждены Приказом Службы от 13.07.2010 N 600.
2.6. ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ
2.6.1. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать Службы) и печати без изображения государственной символики (далее - негербовая печать).
2.6.2. Оттиск гербовой печати Службы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности - предусматривающих заверение подлинной подписи должностного лица.
2.6.3. Гербовая печать Службы проставляется на отдельных документах Службы только за подписью руководителя Службы и его заместителей или в другом порядке, установленном организационно-распорядительным документом руководителя Службы.
2.6.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации.
2.6.5. Гербовая печать ставится на следующие документы:
акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказания услуг, сверки расчетов, взаиморасчетов; списания; экспертизы и др.);
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и арбитраже и др.);
государственные контракты, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);
извещения, лицензии, контракты, сертификаты, конкурсная документация;
письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
заключения и отзывы Службы на диссертации и авторефераты;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);
бухгалтерские архивные справки;
сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); планы кассовых расходов;
соглашения (трудовые и др.);
справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
уведомления о лимитах бюджетных обязательств;
трудовые книжки;
титульные списки;
удостоверения;
положения об организациях; уставы организаций;
штатные расписания;
служебные контракты с государственными гражданскими служащими, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Данный примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя Службы.
На номерных бланках руководителя Службы, его заместителей и Службы печать не ставится, кроме документов, названных выше.
2.6.6. Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ, наименование должности, личная подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.
2.6.7. Простые круглые негербовые печати Службы ставятся на командировочных удостоверениях для отметки об убытии и прибытии, на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
2.6.8. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.6.9. Изготовление гербовых печатей Службы и негербовых печатей для обеспечения потребностей структурных подразделений осуществляется на основании организационно-распорядительных документов руководителя Службы, принимаемых в соответствии с представляемыми на его имя соответствующими письменными ходатайствами начальников управлений. В ходатайствах приводятся эскизы оттисков печатей, согласованные с начальниками службы делопроизводства, юридической службы.
2.6.10. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).
2.6.11. Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
2.6.12. Изготовление требующихся управлениям штампов осуществляется по письменным заявкам начальников структурных подразделений. В заявках приводятся эскизы штампов.
2.6.13. Упомянутые в п. п. 2.6.8 и 2.6.11 настоящей Инструкции ходатайства (после наложения на них указаний руководителя Службы) и заявки направляются в подразделение, на которое возложены функции хозяйственного обеспечения деятельности Службы для оформления соответствующих заказов.
2.6.14. Служба делопроизводства имеет круглую печать (негербовую) со своим наименованием. Негербовая печать ставится на размноженных экземплярах рассылаемых документов, имеющих нормативный правовой характер (приказы, распоряжения), и на других документах, не требующих гербовой печати.
2.6.15. Изготовленные печати и штампы учитываются в подразделении, на которое возложены функции по ведению секретного делопроизводства Службы (далее - служба секретного делопроизводства), в специальных журналах (Приложение N 9) и выдаются под расписку.
2.6.16. Журналы для учета печатей и штампов изготовляются и ведутся ответственными за делопроизводство в соответствующем подразделении (Приложение N 9), на них проставляется пометка "Для служебного пользования". Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
2.6.17. Гербовая печать Службы согласно организационно-распорядительному документу руководителя Службы передается уполномоченному работнику центрального аппарата Службы на ответственное хранение и для использования в работе по назначению.
2.6.18. Печати и штампы должны храниться в запираемых столах, шкафах или сейфах.
2.6.19. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов и соответствующие периодические проверки осуществляет служба секретного делопроизводства. Об утере печати, штампа служба секретного делопроизводства должна быть незамедлительно поставлена в известность работником центрального аппарата, расписавшимся в журнале учета печатей и штампов за полученную печать или штамп.
2.6.20. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в службу секретного делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета делаются соответствующие отметки.
2.6.21. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях центрального аппарата Службы возлагаются на их начальников.
2.6.22. При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, последние передаются по акту с отметками в соответствующих журналах учета службы секретного делопроизводства.
2.7. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ
ДОКУМЕНТОВ В СЛУЖБЕ
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Службы оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2.7.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).
2.7.2. Код федерального органа исполнительной власти.
Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код Службы проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.7.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Службы проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.7.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.
Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.7.5. Наименование Службы.
Наименование Службы должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.
При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
2.7.6. Наименование должности лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Службы, бланк письма заместителя руководителя Службы, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.
2.7.7. Справочные данные о Службе.
Справочные данные о Службе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению руководства Службы (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, интернет-адрес и т.д.).
2.7.8. Вид документа.
Наименование вида документа, создаваемого Службой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
2.7.9. Код формы документа.
Примечание - Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
2.7.10. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, издаваемого Службой совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
19.01.2009
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 января 2009 г.
2.7.11. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.7.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.7.13. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.7.14. Адресат.
Документы адресуют органам, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют указатель рассылки документа.
2.7.14.1. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Правительство
Российской Федерации
или
Аппарат Правительства
Российской Федерации
Департамент отраслевого развития
Правительства Российской Федерации
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Правительство
Российской Федерации
или
Аппарат Правительства
Российской Федерации
Департамент отраслевого развития
Правительства Российской Федерации
или
Министерство культуры
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
2.7.14.2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
2.7.14.3. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
2.7.14.4. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
2.7.14.5. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.7.15. Гриф утверждения.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
или
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от _______________ N _______
2.7.16. Указания по исполнению документа.
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания.
В состав указания входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.
Указание может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
2.7.17. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
Приказ (о чем?) Об изменении штатного расписания
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент государственного служащего....
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал центрованным способом (относительно границ текстового поля).
2.7.18. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
2.7.19. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
2.7.19.1. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
2.7.19.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
2.7.19.3. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
2.7.19.4. В организационно-распорядительных документах Службы, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
2.7.19.5. В документах коллегиальных органов Службы текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
2.7.19.6. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
2.7.19.7. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
2.7.19.8. В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...");
от третьего лица единственного числа ("Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору не возражает...").
2.7.20. Отметка о наличии приложений.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка "О результатах инвентаризации бланков строгой
отчетности, хранящихся у ответственных лиц центрального
аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору" на 3 л. в 1 экз.
2. Проект приказа... на 8 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Службы от 21.05.2009 N 00-03-09/24 и приложение к нему,
всего на 5 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к организационно-распорядительному документу (приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к приказу Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 21.05.2009 N 15
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 21.05.2009 N 15
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение N 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 21.05.2009 N 15
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
2.7.21. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, за подписью которого подготовлен проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам.").
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. руководителя Подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности руководителя Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.7.22. Согласование проекта документа:
2.7.22.1. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
2.7.22.2. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Службы, ими должны быть завизированы.
2.7.22.3. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
2.7.22.4. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
2.7.22.5. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Службы. На проекте законодательного акта на лицевой стороне последнего листа проекта документа в нижней его части. На проекте акта Президента Российской Федерации, акта Правительства Российской Федерации визы проставляются на нижней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра проекта документа. В служебных письмах визы проставляются на копии документа или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
2.7.22.6. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются. Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Иванов Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
2.7.22.7. Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
2.7.22.8. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 21.05.2009 СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от ___________ N ___________________
2.7.22.9. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа ближе к нижнему полю документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
2.7.22.10. Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
2.7.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Н.С. Максимова 334 46 47
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.
2.7.24. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело"; указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.7.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления), количество листов основного документа и приложения. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.7.26. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Службы N ____ за ____ г.
Верно
Должность Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
2.7.27. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, отнесенную к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.7.28. Идентификатор электронной копии документа.
На электронной копии документа может быть проставлен идентификатор - отметка в колонтитуле в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Службе.
2.8. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.8.1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ
2.8.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Службы.
Проекты организационно-распорядительных документов - постановлений, приказов, распоряжений (далее - ОРД) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Службы, его заместителей либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов ОРД и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов ОРД осуществляет служба делопроизводства.
2.8.1.2. В случаях, определяемых руководителем Службы или его заместителем, организующим и контролирующим деятельность подразделения, разработавшего соответствующий проект, этот проект сопровождается пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение существа подготовленного документа, обоснование необходимости его принятия (издания) и правовые основания для этого, а также сведения о согласовании данного документа.
2.8.1.3. Проекты ОРД визируются исполнителем и начальником подразделения, внесшим проект, начальниками подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальниками службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект ОРД вносятся изменения принципиального характера, то проект подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты ОРД, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2.8.1.4. Проекты ОРД печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
2.8.1.5. Оформление проекта ОРД в точном соответствии с установленными требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта.
2.8.1.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов ОРД, их согласование с заинтересованными сторонами несут начальники подразделений, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.
2.8.1.7. Оборотная сторона последнего листа проекта ОРД Службы должна быть оформлена в соответствии с Приложением N 10.
2.8.1.8. Проекты ОРД визируют и согласовывают нижеуказанные должностные лица.
Визирование осуществляется в следующей последовательности:
исполнитель;
уполномоченное должностное лицо службы делопроизводства;
уполномоченное должностное лицо юридической службы;
начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект (проект вносит).
Согласование осуществляется, как правило, в следующей последовательности:
начальники структурных подразделений в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции;
начальники структурных подразделений, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;
начальник службы делопроизводства;
начальник юридической службы;
заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект.
Примечание - При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте визирование проекта ОРД вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.
2.8.1.9. Обязательному визированию в юридической службе подлежат:
документы, содержащие правовую позицию Службы;
документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, за исключением документов о переносе (продлении) сроков исполнения поручений, о запросе информации, писем о направлении аналитических материалов и о представлении должностных лиц Службы в правительственных комиссиях (рабочих группах, межведомственных комиссиях) или не содержащих юридических вопросов;
документы, направляемые в органы прокуратуры, судебные и правоохранительные органы;
документы о направлении проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых в Службе;
заключения Службы на проекты нормативных правовых актов, представляемых для согласования или анализа;
заключения Службы на ходатайства хозяйствующих субъектов;
проекты постановлений, приказов и распоряжений Службы;
проекты договоров, контрактов, соглашений и иных сделок, где одной из сторон является Служба;
доверенности, выдаваемые руководителем Службы либо лицом, временно исполняющим его обязанности, для представления интересов Службы в судебных органах.
2.8.1.10. Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:
должностными лицами структурных подразделений - 1 день;
в юридической службе:
проекты нормативных правовых актов - до 5 дней;
проекты остальных документов - до 3 дней.
Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
2.8.1.11. По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю.
2.8.1.12. Согласование проекта при числе участвующих в нем лиц более трех может быть оформлено в листе согласования (Приложения N 11 - 13).
Если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки, допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица (Приложение N 12), в этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит "Проект согласован:" оформляется следующим образом: "Проект согласован. Листы согласования прилагаются", указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект.
2.8.1.13. Если у визирующего проект ОРД возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в отдельной справке о разногласиях в табличной форме, которая прилагается к данному проекту (Приложение N 14).
2.8.1.14. Приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям визируются начальником структурного подразделения, внесшим проект документа, который несет ответственность за точность указанных в приложении данных.
2.8.1.15. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.
2.8.1.16. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то этот проект должен быть перепечатан и подлежит повторному визированию.
2.8.1.17. При выявлении в проекте ОРД (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок, при этом представлять его на повторное визирование не требуется.
2.8.1.18. Проекты ОРД представляются на подпись только после завершения процесса их визирования лицами, указанными в п. 2.8.1.8 Инструкции. Вместе с соответствующим проектом в необходимых случаях представляется пояснительная записка, предусмотренная п. 2.8.1.2 Инструкции.
2.8.1.19. После подписания подлинник ОРД по основной деятельности незамедлительно передается в службу делопроизводства; приказов по кадровым вопросам центрального аппарата, вопросам территориальных органов и подведомственных организаций в подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства по кадровым вопросам Службы (далее - кадровая служба) для регистрации и тиражирования.
Вместе с подлинником работнику службы делопроизводства, ответственному за регистрацию внутренних документов, передается указатель рассылки подписанного документа (далее - указатель рассылки), составляемый по формам, предусмотренным Приложениями N 15 и 16, а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронном виде или по электронной почте (кроме с пометкой "ДСП") с указанием наименования файла в установленном порядке для внесения в базу данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
2.8.1.20. Датой постановления, приказа, распоряжения Службы является дата его подписания.
2.8.1.21. Постановления, приказы, распоряжения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.
2.8.1.22. Приказы по личному составу регистрируются кадровой службой.
2.8.1.23. Подлинники ОРД хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.
2.8.1.24. Размноженные экземпляры ОРД заверяются (при необходимости) печатью службы делопроизводства или печатью Службы "Для документов" и направляются адресатам согласно указателям рассылки.
2.8.1.25. В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Службы, его заместителям и структурному подразделению, разработавшему соответствующий документ.
2.8.1.26. Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по указанию руководителя Службы или его заместителя, подписавшего документ, с пометкой "ВЗАМЕН РАЗОСЛАННОГО" в правом верхнем углу первого листа документа.
2.8.1.27. Проект ОРД во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 календарных дней, если не установлен другой срок.
2.8.1.28. Постановление, приказ и распоряжение имеет следующие реквизиты:
2.8.1.28.1. Герб Российской Федерации.
2.8.1.28.2. Полное и сокращенное наименования Службы.
2.8.1.28.3. Наименование вида документа.
2.8.1.28.4. Дата и номер документа.
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, распоряжения с возможным применением буквенного индекса.
2.8.1.28.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, приказа, распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении и введении в действие Методических указаний
по проведению экспертизы промышленной безопасности ленточных
конвейерных установок
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
2.8.1.28.6. Текст постановления, приказа или распоряжения отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.8.1.28.7. Текст приказа, распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
2.8.1.28.8. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в связи", "во исполнение", "в соответствии" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
2.8.1.28.9. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом "приказываем", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула распоряжения завершается двоеточием (без слов "предлагаю", "прошу" и т.п.).
2.8.1.28.10. Текст приказа может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающуюся словом "Приказываю:", которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом без межстрочного интервала между словом "Приказываю:" и текстом приказа).
Распоряжение может состоять только из распорядительной части.
2.8.1.28.11. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.
Например, "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору И.О. Фамилия" или "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника структурного подразделения И.О. Фамилия", или "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на структурное подразделение (И.О. Фамилия)".
2.8.1.28.12. В организационно-распорядительном документе при формулировании пункта о контроле исполнения не следует включать устарелые обороты типа: "Контроль за исполнением настоящего приказа (распоряжения) оставляю за собой".
Если не указано структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за контроль исполнения, эту функцию исполняет подразделение, на которое возложен контроль за исполнением поручений.
2.8.1.28.13. В постановление, приказ или распоряжение не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится организационно-распорядительный документ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом документа.
2.8.1.28.14. Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем постановлении, приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).
2.8.1.28.15. Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость признания утратившим силу какого-либо действующего приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего постановления, приказа, распоряжения, начинающийся словами "Признать утратившим силу" и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу приказа, распоряжения. Например, "Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 сентября 2008 г. N 712 "О внесении изменений в приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 1 августа 2008 г. N 560 "Об использовании полных и сокращенных наименований управлений центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору".
2.8.1.28.16. В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Госатомнадзором России и Госгортехнадзором России, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами "Считать не подлежащим применению..." и далее содержать информацию о принадлежности постановления, приказа, распоряжения к федеральному органу исполнительной власти (Госатомнадзору России или Госгортехнадзору России), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению постановления, приказа, распоряжения.
2.8.1.28.17. Подпись приказов, распоряжений состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
2.8.1.28.18. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
2.8.1.28.19. Приказы, распоряжения подписывает руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности по приказу, а также заместители руководителя в соответствии с правовыми актами Службы.
2.8.1.28.20. Приложения к проектам приказов, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.
2.8.1.28.21. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов, распоряжений.
2.8.1.28.22. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются на оборотной стороне последнего листа с указанием должности и расшифровкой подписи начальника структурного подразделения, внесшего проект.
2.8.1.28.23. Если в тексте приказа, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение или ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на приказ, распоряжение. Все части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются по порядку.
Например:
Приложение N 2
к приказу Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 15.04.2009 N 262
2.8.1.28.24. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
2.8.1.28.25. При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) необходимо на первой странице приложения в правом верхнем углу проставить отметку о приложении, разместить слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на нормативный акт, его дату, номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федеральной службы
по экологическому,
технологическому
и атомному надзору
от 15.04.2009 N 262
2.8.1.28.26. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
2.8.1.28.27. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется в первой строке заголовка полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку и прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
2.8.1.28.28. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
2.8.1.28.29. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
2.8.1.28.30. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
2.8.1.28.31. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице или приводится порядковая нумерация граф.
2.8.1.28.32. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно начиная со второго листа.
2.8.1.29. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. Длина черты 4 - 5 см. Текст сноски печатается с прописной буквы с абзацным отступом. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
2.8.1.30. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте приказа, распоряжения. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 2.8.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.8.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 2.8.1.32.).
2.8.1.31. Внесение изменений в подписанный ОРД, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.8.1.32. Совместные приказы Службы и других организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованным образом;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 17 - 20.
2.8.2. ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ
2.8.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Службой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Службы.
2.8.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.8.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Службы. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается организационно-распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова, например: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент государственного служащего...), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент государственного служащего старшего специалиста 2 разряда...).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.8.2.4. Подготовка и оформление положений и инструкций, относящихся к категории руководящих документов, осуществляются в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с последующими изменениями), Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
2.8.3. СОГЛАШЕНИЕ
2.8.3.1. Соглашение составляется в случае принятия руководством Службы решения о сотрудничестве (в сфере надзорной деятельности, об экономических, научных и культурных связях) между Службой и органами государственной власти, а в необходимых случаях - с иными органами, организациями (Приложение N 21).
2.8.3.2. Проект соглашения готовится в двух экземплярах работниками соответствующего подразделения совместно с работниками органа, организации, с которой заключается соглашение. При необходимости, одновременно готовится проект организационно-распорядительного документа Службы об утверждении соглашения.
2.8.3.3. Соглашение и проект организационно-распорядительного документа обязательно визируются начальником подразделения, подготовившего соглашение, начальниками службы делопроизводства и юридической службы или лицами, исполняющими их обязанности.
Соглашение и организационно-распорядительный документ подписываются руководителем Службы или лицом, его замещающим, и руководством организации, с которой заключается соглашение.
Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.
2.8.3.4. Соглашение и организационно-распорядительный документ сдаются в службу делопроизводства для регистрации и хранения.
Соглашение составляется в двух идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один из экземпляров передается (пересылается) в орган, с которым заключено соглашение, второй экземпляр в службу делопроизводства с передачей заверенной копии в подразделение, подготовившее соглашение.
2.8.4. ПРОТОКОЛ
2.8.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Организация работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем Службы, осуществляется уполномоченным подразделением Службы.
Организация совещаний, проводимых заместителями руководителя Службы, возлагается на соответствующие секретариаты.
2.8.4.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной (Приложение N 22) или краткой форме (Приложение N 23), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в течение суток.
2.8.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае делается в тексте отметка "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.8.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого текстового поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации;
заместители руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.8.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, совещаний, протоколы технических, научных и экспертных советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой автоматизированной системой, принятой в Службе.
2.8.4.6. При регистрации протокола ответственный исполнитель вводит в электронную регистрационную карточку указатель рассылки и присоединяет электронный файл с текстом протокола.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются при необходимости печатью службы делопроизводства или печатью Службы "Для документов".
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Копии протоколов при необходимости оформляются без воспроизведения подписи председательствовавшего и заверяются печатью службы делопроизводства или печатью Службы "Для документов".
После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола и указатель рассылки с проставленной на нем отметкой об отправке копий протокола направляются в службу делопроизводства (соответствующий секретариат) для формирования дела.
2.8.4.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола Службы формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.8.5. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
2.8.5.1. Служебные письма исполняются с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
Служебные письма готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (Приложения N 24 - 30).
Служебные письма готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;
как ответы на письма министерств и ведомств;
как исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Взаимодействие структурных подразделений Службы посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Службы, по поручению руководителя Службы или его заместителей, а также по собственной инициативе.
2.8.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.
2.8.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
2.8.5.4. В заголовке и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.
2.8.5.5. Совместные служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
2.8.5.6. При оформлении письма (так же, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.8.5.7. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.8.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...", "Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю..." (Приложение N 31).
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.8.5.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти за подписью руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
Визирование:
исполнитель;
начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;
уполномоченное должностное лицо службы делопроизводства.
Согласование:
начальник юридической службы;
начальник службы делопроизводства;
заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа.
2.8.5.10. При подготовке ответов на запросы федеральных органов исполнительной власти, подведомственных организаций за подписью заместителя руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности.
Визирование:
исполнитель;
начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа.
Согласование:
начальник юридической службы.
2.8.5.11. Датой письма является дата его подписания (регистрации).
2.8.5.12. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Службе и в приказе Службы о распределении обязанностей между заместителями руководителя, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц (Приложение N 32).
2.8.5.13. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами изложены в Приложении N 33.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1.1. Движение документов в центральном аппарате Службы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Основные виды работы службы делопроизводства и работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях в области организации документооборота, перечислены в Приложении N 34.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, табелем унифицированных форм документов и должностными регламентами.
3.1.3. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и сдача дел в архив.
3.1.4. Все документы Службы делятся на следующие документопотоки:
входящие, исходящие и внутренние документы;
регистрируемые и нерегистрируемые документы;
направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); обращения граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, сторонним организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.
3.1.5. При применении в Службе электронного документооборота службой делопроизводства совместно со специалистами автоматизации делопроизводства разрабатываются маршруты движения документов.
Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Службу. Варианты схем прохождения документов представлены в приложениях N 35 - 37 (не приводятся).
3.1.6. Основные функции работы с документами, требования к организации и технологии работы с электронными документами, термины в области документационного обеспечения управления и их определения изложены в Приложениях N 38 - 40.
3.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ
3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи.
3.2.2. С помощью почтовой связи в Службу доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.3. С помощью фельдъегерской связи круглосуточно доставляется корреспонденция в адрес Службы из государственных учреждений: Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального собрания Российской Федерации и других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, поступают в нерабочее время (ночное), в выходные и праздничные дни в Оперативно-диспетчерскую службу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, принимаются под расписку и передаются под расписку уполномоченному работнику службы делопроизводства.
3.2.4. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы. Документы в электронном виде поступают через сеть Internet, по каналам межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) (в соответствии с поручениями Правительства Российской Федерации от 11.01.2009 N СС-П16-16 и от 14.02.2011 N ВВ-П41-801), по электронной почте, на компьютерных носителях.
3.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.3.1. Прием и первичная обработка всех поступающих в Службу документов, полученных по почте, доставленных курьером (в том числе заказная и конфиденциальная корреспонденция), осуществляются централизованно работниками службы делопроизводства с последующей передачей работникам, ответственным за регистрацию документов.
3.3.2. Прием поступающей служебной корреспонденции в рабочее время производится работниками службы делопроизводства, в нерабочее время (ночное), в выходные и праздничные дни - Оперативно-диспетчерской службой.
3.3.3. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в Службу или первый последующий рабочий день после поступления документов в нерабочее время.
3.3.4. На документах, принятых работником службы делопроизводства, должна быть проставлена на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля отметка о поступлении документа в Службу, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.
3.3.5. Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.
3.3.6. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы ее первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в системе автоматизации документооборота (далее - САД), рассмотрения руководством и ввода указания руководства в регистрационную карточку документа (далее - РК). После прохождения указанных этапов корреспонденция в соответствии с указанием руководства передается по назначению для исполнения.
3.3.7. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в САД и нерегистрируемые (Приложение N 41).
На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается перекрестием.
3.3.8. Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется:
в части документов, адресованных Службе и руководителю Службы, - уполномоченными работниками службы делопроизводства;
в части документов, адресованных заместителям руководителя Службы, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;
в части документов, адресованных структурным подразделениям центрального аппарата Службы, - работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении.
3.3.9. Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);
вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично" и "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также конкурсной документацией);
проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;
учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в САД и не подлежащие такой регистрации;
постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).
3.3.10. При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:
а) в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается, составляется акт, подписанный принявшим упаковку работником и еще двумя работниками подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр прилагается к возвращаемой упаковке и направляется отправителю, второй остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело (Приложение N 42);
если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой и актом об ошибочно поступившей корреспонденции заново конвертуются и возвращаются отправителю, при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;
б) в случаях обнаружения отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет акт, подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения, в трех экземплярах. Один экземпляр направляется в адрес отправителя, второй - подшивается в дело, третий - прилагается к упаковке и передается начальнику своего подразделения для принятия решения о регистрации;
в) в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;
г) в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, второй экземпляр прилагается к подлиннику письма, которое в дальнейшем передается в архив;
д) в случаях получения посылок с содержимым, не подлежащим регистрации, принявший посылку работник докладывает начальнику службы делопроизводства для принятия решения;
е) в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник службы делопроизводства обязан принять меры к устранению повреждения.
3.3.11. При обнаружении повреждения следует сообщить об этом отправителю и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй посылается отправителю.
3.3.12. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".
3.3.13. Конверт в обязательном порядке прилагается к документу и уничтожается только после списания документа в дело.
3.3.14. Конверт от поступающей корреспонденции сохраняют в тех случаях, когда:
поступают письма граждан;
в документе нет адреса отправителя;
дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;
дата документа имеет большое расхождение с датой получения;
документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи "лично";
конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
3.3.15. Документы, адресованные руководителю Службы (без пометки "лично"), а также без указания конкретного лица или подразделения, предварительно обрабатываются в службе делопроизводства и представляются уполномоченному должностному лицу Службы на предварительное рассмотрение или направляются в подразделение по назначению.
3.3.16. Документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя, структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
3.3.17. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного в Службе распределения должностных обязанностей.
3.3.18. Предварительное рассмотрение документов поручается уполномоченному должностному лицу Службы, хорошо знающему структуру Службы и должностные обязанности работников Службы. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
а) примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
б) перечня должностных лиц и их обязанностей;
в) технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
3.3.19. При предварительном рассмотрении поступившего документа учитываются:
а) важность его содержания;
б) сложность и новизна поставленных вопросов;
в) авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
г) реальная срочность исполнения документа;
д) вид документа: закон, постановление, распоряжение, письмо, отчет и др.
3.3.20. К руководителю и заместителям руководителя поступают документы, касающиеся основных вопросов деятельности Службы по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, в соответствии с распределением обязанностей и далее в структурные подразделения. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, этот документ сканируется, его файл прикрепляется к электронной регистрационной карточке в САД для дальнейшей работы (распечатка на бумажном носителе, снятие копий, отправка конкретным исполнителям и т.д.).
3.3.21. Предварительное рассмотрение документов должно проводиться в день их поступления или в последующий первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
3.3.22. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода уполномоченному работнику Службы.
3.3.23. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в САД. В правой нижней части лицевой стороны первого листа зарегистрированного основного документа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.
3.3.24. В Службе используется автоматизированная (электронная) форма регистрации документов с помощью специального программного обеспечения САД, которое установлено на сервере и персональных компьютерах работников Службы, объединенных в сеть. При регистрации в данной системе формируется РК, в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Государственной системой документационного обеспечения управления, сохраняемых в базе данных.
3.3.25. При регистрации в САД документа с пометкой "Для служебного пользования" в РК в графе "Доступ" необходимо сделать пометку "ДСП".
3.3.26. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к РК САД.
3.3.27. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.
3.3.28. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в Службу.
3.3.29. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Административным регламентом Службы по исполнению государственной функции "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок".
В центральном аппарате Службы организация рассмотрения обращений граждан осуществляется уполномоченным подразделением.
3.3.30. Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе САД. Регулярно (не реже одного раза в месяц) осуществляется резервное копирование базы данных САД на магнитных носителях, которые хранятся не менее 5 лет.
3.3.31. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
3.3.32. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
3.3.33. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Службы, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
3.3.34. Подписанные руководителем Службы документы, отправляемые по факсимильной связи, и документы, направляемые по этому виду связи на имя руководителя Службы, регистрируются в САД службой делопроизводства.
3.3.35. Документы, поступающие на имя заместителей руководителя Службы и начальников структурных подразделений центрального аппарата, а также исходящие документы, подписанные вышеуказанными должностными лицами, регистрируются в САД в картотеках соответствующих заместителей руководителя Службы и подразделений.
3.3.36. Регистрационный номер документа состоит из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера, который исходя из информационных потребностей Службы может дополняться цифровым индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а в конце порядковый номер - косой чертой.
3.3.37. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
указание руководства (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору, ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.) и др.
3.3.38. Регистрация документов-ответов осуществляется в САД в группе исходящих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в пределах календарного года.
3.3.39. При регистрации поступающей корреспонденции от граждан в САД указываются фамилии авторов в именительном падеже и инициалы. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Адрес" отмечается, кому следует дать ответ.
Например: Петрову для Сидорова
ул. Садовая, д. 8, г. Прокопьевск, Кемеровская обл., 105225
Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два автора и их общее число. Например: Сидоров, Иванов и др., всего 10 человек. Такое обращение считается коллективным, о чем делается соответствующая отметка в РК. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения). В таком случае в графе "Ф.И.О." учетной карточки пишется "коллективное".
Письма, подписанные членами одной семьи, считаются коллективными. В графе "Ф.И.О. заявителя" пишется: Сидоровы; Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров(а) И.И. (М.М.).
Отмечается тип обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер и дата.
Заполняется адрес с соблюдением порядка, установленного для оформления почтовой корреспонденции.
Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки. При отсутствии такового помечать "Москва".
Составляется аннотация на письмо, которая вносится в графу "Содержание" соответствующей учетной карточки. Она должна быть краткой, отражать суть обращения с определенными элементами конкретики.
Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная РК с соответствующей аннотацией.
3.3.40. Обращения граждан, направленные в Службу из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, а также из министерств, ведомств и других организаций, регистрируются в группах входящих документов "Обращения граждан", "Обращения граждан коррупционного характера" и "Обращения граждан социально-правового характера".
3.3.41. Входящие документы с указанием руководителя Службы (подлинники или их электронные образы) направляются службой делопроизводства ответственным исполнителям, а копии этих документов - соисполнителям.
При регистрации в САД поступившего документа на бумажном носителе может осуществляться преобразование его машинописного текста в электронную форму, которая прикрепляется к РК.
3.3.42. Документы (подлинники) с поручениями (указаниями) Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также письма Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства, немедленно.
3.3.43. Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция, адресованная подразделениям, передается уполномоченными работниками службы делопроизводства представителям подразделений через ячейки для корреспонденции с доступом к ним на протяжении всего рабочего времени.
3.3.44. Зарегистрированные в САД подлинники документов и их копии, а также корреспонденция с пометкой "Вручить лично" передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления. При поступлении документов в конце рабочего дня, а также во внерабочее время, они передаются адресатам в первый рабочий день, следующий за днем их поступления (до 10.00).
3.3.45. Документы, адресованные руководителю Службы, доставленные нарочным, а также с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы, а затем исполнителям согласно указанию.
3.3.46. Документы, адресованные руководителю Службы, поступившие в нерабочее время, в выходные или праздничные дни через ответственного дежурного Службы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы (до 10.00), а затем исполнителям согласно указанию.
3.3.47. В целях информационного обеспечения деятельности руководства Службы и подразделений право просмотра электронной базы данных САД и подсистемы ДЕЛО-Web предоставляется всем ее пользователям, в том числе лицам, ответственным за контроль исполнения документов.
3.4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
3.4.1. В Службе установлен единый порядок передачи документов. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в РК, которая должна содержать информацию о местонахождении подлинника документа и его копий.
При передаче документов необходимо учитывать, что исполнители получают документы не только в соответствии с указаниями руководства Службы, но и в соответствии с указаниями непосредственных начальников структурных подразделений, с учетом должностных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности работников. Передача документов исполнителям без ведома начальников структурных подразделений не допускается.
3.4.2. При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно (например, с пометкой "Для служебного пользования") или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в указании первым. Необходимость тиражирования документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.
3.4.3. При использовании САД исполнителям, как правило, по журналу передач пересылается РК с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный подлинник документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в Службе, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
3.4.4. Документы, поступившие в подразделение с указанием руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, представляет начальнику подразделения и после исполнения им на этих документах указаний вводит их содержание в САД. Затем передает эти документы исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает подлинники документов и материалы по их исполнению в службу делопроизводства.
3.4.5. Начальники подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются и передаются исполнителям до 10.00 следующего рабочего дня.
3.4.6. Поступившие в подразделения федеральные законы, акты и поручения (указания) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, рассматриваются начальником подразделения (лицом, его замещающим) и незамедлительно передаются исполнителям.
3.4.7. Начальник подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в письменном виде. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. После этого подлинники (копии) документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями начальника подразделения.
3.4.8. Доступ к электронным РК в САД предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.
3.4.9. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в САД, докладывает их начальнику подразделения, вводит в РК указание начальника, направляет документы исполнителям, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело и готовит к передаче на архивное хранение в установленном порядке.
3.4.10. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, в службу делопроизводства.
3.4.11. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится в следующем порядке:
3.4.11.1. Передача документов, зарегистрированных службой делопроизводства, производится только через службу делопроизводства с обязательным вводом информации об этом в САД;
3.4.11.2. Переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя или его заместителей, давших поручение;
3.4.11.3. Переадресация документов, направленных после регистрации уполномоченными работниками службы делопроизводства, производится с разрешения руководителя (заместителя руководителя) Службы, давшего поручение, по согласованию с начальником службы делопроизводства с обязательным возвратом подлинника документа в упомянутую службу для оформления и передачи документа по назначению;
3.4.11.4. Переадресация документов, направленных после регистрации в подразделении, производится по договоренности между начальниками подразделений по согласованию с начальником подразделения, в котором зарегистрирован документ, затем оформляется переадресация и передается документ по назначению.
3.4.12. Зарегистрированные в САД и поступившие в подразделение подлинники документов ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с перечнями документов в соответствующих электронных папках подразделения. При обнаружении несоответствия сообщается в службу делопроизводства.
3.4.13. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для учета в службе делопроизводства.
3.4.14. О поступивших в подразделение документах (подлинниках на бумаге и перечнях электронных копий иных документов) докладывается начальнику подразделения. Работником делопроизводства в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.
3.4.15. Для работы с проектами документов в электронном виде в САД используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.
3.4.16. Ответственные за ведение делопроизводства в подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.
3.4.17. Регистрация исходящих документов, подписанных начальником подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, с вводом информации о них в САД.
3.4.18. Подлинник документа, зарегистрированного в службе делопроизводства, исполненного в подразделении в соответствии с указанием руководителя Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в службу делопроизводства.
3.4.19. Исполненные документы в 5-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3.4.20. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников подразделения, со сведениями, занесенными в САД.
3.4.21. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, а также в случае болезни, перемещения или увольнения работник обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства в своем подразделении все находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, определенному начальником структурного подразделения.
3.4.22. При переводе (переходе) на другую работу или увольнении работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники должны быть переданы вновь назначенному на его место работнику по акту, согласованному с начальником подразделения.
3.4.23. О случаях утраты зарегистрированных документов работник обязан незамедлительно доложить своему непосредственному начальнику. Начальник подразделения назначает внутреннее расследование. По документам, зарегистрированным в кабинете руководителя Службы, о результатах расследования в 3-дневный срок сообщает в службу делопроизводства, а зарегистрированным в кабинете заместителя руководителя Службы - соответствующему заместителю руководителя Службы.
3.4.24. Вновь принятый в подразделение работник, на которого предусматривается возложить обязанности ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении, до начала выполнения этих обязанностей должен быть направлен на инструктаж в службу делопроизводства.
3.4.25. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений и вносить не оговоренные исправления не разрешается.
3.4.26. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
3.4.27. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации, передача документов или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководства Службы или начальника соответствующего подразделения.
3.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ
ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы, отправляемые Службой, передаются почтовой и электрической связью. Нарочным способом (при необходимости ускорения доставки документов адресату) работниками службы делопроизводства передаются документы, как правило, в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации с соответствующим реестром.
Доставка документов Службы адресату может быть осуществлена средствами фельдъегерской связи на договорной основе.
По каналам электрической связи из Службы отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте, доклады и служебные письма по МЭДО.
3.5.1. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ
3.5.1.1. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства, а подписанных заместителями руководителя Службы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику службы делопроизводства.
3.5.1.2. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных начальником подразделения, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения. Обработанные документы передаются в службу делопроизводства:
а) для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются исполнителем без конвертов.
Реквизит "Адресат" отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (Приложения N 15, 43);
б) другим организациям и физическим лицам корреспонденция исполнителем документа передается в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.
В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.
3.5.1.3. При необходимости доставки почты не простым видом отправки, а заказным или с уведомлением, в указателе рассылки должен быть указан конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка на отправку (Приложение N 44).
3.5.1.4. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, данная корреспонденция возвращается работником службы делопроизводства исполнителям.
3.5.1.5. Документы, требующие срочной отправки нарочным в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются исполнителями полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику службы делопроизводства, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) - лицу, его замещающему.
3.5.1.6. Документы, требующие срочной отправки нарочным в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.
3.5.1.7. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, в день их подписания, а подписанные в конце рабочего дня - не позднее следующего рабочего дня и передаваться работнику службы делопроизводства. Полученная корреспонденция направляется из службы делопроизводства адресату в течение одного рабочего дня.
3.5.1.8. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются работником службы делопроизводства в рабочие дни до 10 часов.
Документы, переданные позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.
3.5.1.9. Отправлять исходящие документы Службы без присвоенных исходящих номеров не допускается.
3.5.1.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п. 3.5.1.3).
3.5.2. ТЕЛЕГРАММА
3.5.2.1. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
3.5.2.2. Проекты телеграмм, составляемых в Службе, принимаются службой делопроизводства для представления на подпись руководителю Службы завизированными и оформленными в установленном порядке, а подписанные - с приложением электронной версии, с отметкой о категории, времени и виде отправления.
3.5.2.3. Объем текста телеграммы не должен превышать, как правило, половины листа формата А4, но в исключительных случаях не должен содержать более 300 слов.
Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму исполнителем или по его просьбе отправителем, должны быть заверены подписью исполнителя или отправителя.
3.5.2.4. Адрес получателя телеграммы, текст и реквизит подписи печатаются прописными буквами на чистом листе бумаги (неправительственная) на одной стороне листа (Приложение N 45).
Правительственная - на едином телеграфном бланке с указанием реквизита - ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ (Приложение N 46) на одной стороне листа.
3.5.2.5. Адрес получателя телеграммы печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру.
3.5.2.6. Текст печатается через один межстрочный интервал, в виде одного абзаца, с отступом первой строки на 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.5.2.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой через два межстрочных интервала прописными буквами.
3.5.2.8. Адрес получателя телеграммы и ее текст печатаются без переноса слов.
3.5.2.9. Текст излагается предельно сжато: из одного логического элемента - заключения.
3.5.2.10. Текст телеграммы пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.
Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл телеграммы.
3.5.2.11. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.
3.5.2.12. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем (исполнителем) полными словами.
Знаки препинания пишутся строчными буквами полными словами либо сокращенными словами: "точка" - тчк; "запятая" - зпт; "двоеточие" - двтч; кавычка" - квч; "скобка" - скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как N - номер (можно нр.); "-" - минус; "+" - плюс; "!" - восклицательный знак (можно вскл); "?" - вопросительный знак; "%" - проценты; ":" - деление и др.
Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год, между которыми разделительный знак (точка) не ставится, а отделяется пробелом, например: 21 05 2009.
3.5.2.13. Ниже подписи руководителя Службы или его заместителя проводится черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: наименование подразделения, исполнитель и его телефон, ставятся визы, делаются отметка об отправлении, подпись и расшифровка подписи отправителя (исполнителя).
3.5.2.14. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются только руководителем Службы, а в случае его отсутствия - лицом, исполняющим его обязанности и, при необходимости, заверяются гербовой печатью.
3.5.2.15. Телеграмма с вызовом работников в Москву подписывается только руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности.
3.5.2.16. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись должна сопровождаться указанием должности лица, подписавшего телеграмму.
3.5.2.17. В телеграмме, направляемой нескольким адресатам, каждый адрес указывается индивидуально. В телеграмме печатается не более четырех адресатов. При большем числе адресатов в бланке телеграммы указывается первый адресат, а с нового абзаца центрованно в скобках указывается: "указатель рассылки прилагается". В прикладываемом указателе рассылки, составленном и подписанным исполнителем, подготовившим текст телеграммы, указываются все адресаты, начиная с адресата, указанного на бланке телеграммы.
3.5.2.18. Поступившие телеграммы принимаются с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнителям.
3.5.2.19. Поступившие в Службу телеграммы передаются руководителю Службы только после их регистрации в службе делопроизводства. Заместителям руководителя Службы и начальникам подразделений телеграммы передаются после регистрации в соответствующей приемной заместителя руководителя или подразделения.
3.5.2.20. Проекты поздравительных телеграмм не позднее 3-х дней до знаменательного события (даты) направляются на подпись руководителю Службы или лицу, его замещающему.
3.5.2.21. К рассмотрению принимаются проекты поздравительных телеграмм, связанных с событиями и датами, имеющими общегосударственное значение, а также с юбилеями видных государственных и общественных деятелей.
3.5.2.22. По поручению руководителя Службы поздравительные телеграммы могут оглашаться заместителями руководителя Службы или начальниками структурных подразделений.
3.5.3. ТЕЛЕФОНОГРАММА
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилию, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение N 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.5.4. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ
ПО КАНАЛАМ МЭДО, ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
3.5.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
3.5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.
3.5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
3.5.4.4. Особенности работы с электронными документами в Службе:
3.5.4.4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы.
3.5.4.4.2. Для подписания электронных документов в Службе используются электронные подписи.
Основные функции работы с электронной подписью при согласовании (визировании) проектов документов в САД и термины при использовании электронной подписи изложены в Приложении N 48.
Порядок пользования электронной подписью определен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
3.5.4.4.3. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
3.5.4.4.4. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Службы или лицу, его замещающему, на предварительное рассмотрение, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
3.5.4.4.5. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы.
3.5.4.4.6. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
3.5.4.4.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
3.5.4.4.8. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
3.5.4.5. Факсограмма (факс) не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
3.5.4.6. Принятая факсограмма передается начальнику подразделения (его заместителю) и направляется с его указаниями исполнителю или на рассмотрение руководству Службы (в день их приема, срочные - немедленно).
3.5.4.7. Принятые (отправленные) факсограммы регистрируются в САД и передаются на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.
При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
3.5.4.8. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
3.5.4.9. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и начальника соответствующего подразделения.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется начальниками этих подразделений.
3.6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.6.2. Большинством документов, отправляемых из подразделений и направляемых им в пределах Службы, являются служебные записки (в их числе докладные, объяснительные и пояснительные записки) (Приложение N 28), а также документы информационно-справочного характера - справки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и др.
3.6.3. Внутренние документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.
3.6.4. Информация, содержащаяся во внутренних документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
3.6.5. Служебная записка - документ, адресованный руководителю (заместителю руководителя) Службы или начальнику (заместителю начальника) подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя.
3.6.6. Служебная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Поэтому ее текст должен четко делиться на две части - первую, где излагаются имевшие место факты (возникшие ситуации), и вторую, где излагаются предложения, просьбы.
3.6.7. Цель инициативной служебной записки - побудить начальника принять определенное решение. Поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
3.6.8. Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок. Служебные записки, представляемые руководителю Службы или подразделения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Все реквизиты воспроизводятся машинописным (компьютерным) способом.
3.7. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ
"ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
3.7.1. Порядок работы с документами категории "Для служебного пользования" устанавливается Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
3.8. ПЕЧАТАНИЕ, КОПИРОВАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.8.1. Все документы печатаются в подразделениях.
3.8.2. Выполнение копировально-множительных работ в центральном аппарате Службы производится централизованно в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.
3.8.3. В службе делопроизводства копируются и тиражируются служебные материалы и документы по заявкам работников Службы.
3.8.4. Основанием для выполнения копировальных работ в службе делопроизводства является заявка, оформляемая на бланке установленной формы (Приложение N 49), которая подписывается исполнителем либо начальником (заместителем) подразделения.
К документу, передаваемому на тиражирование, прилагается указатель его рассылки, подписанный исполнителем.
3.8.5. Документы "Для служебного пользования" принимаются для тиражирования только с письменного разрешения руководителя Службы или одного из его заместителей, или начальника службы делопроизводства.
3.8.6. Заказ на тиражирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 1000 листов копий, обязательно визируется у начальника службы делопроизводства.
3.8.7. Многотиражные материалы (объем тиража более 100 листов копий) тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листов.
3.8.8. Копированию и тиражированию подлежат документы, напечатанные четко и разборчиво, правильно оформленные, подписанные или завизированные, не превышающие формата А3 и разброшюрованные.
3.8.9. Документы копируются с первого экземпляра подлинника, согласующие визы закрываются.
3.8.10. Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.
3.8.11. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются служебные документы, подлежащие направлению в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания и по поручению руководителя Службы или его заместителей.
3.8.12. Срочное копирование, которое определяет начальник службы делопроизводства, выполняется вне очереди. Срочность копирования служебных документов определяется соответствующей пометкой и личной подписью на бланке заказа начальниками подразделений.
3.8.13. Документы, находящиеся на архивном хранении в центральном аппарате Службы, копируются по заказам, подписанным начальником подразделения или его заместителем по согласованию с начальником службы делопроизводства.
3.8.14. Работники службы делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку в заказе на тиражирование.
3.8.15. Ответственность за правильное установление для тиражируемого документа количества его копий несет лицо, подписавшее заказ на тиражирование.
3.8.16. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник подразделения, в котором установлена копировальная техника.
3.9. УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВ
3.9.1. Учет и анализ документооборота (входящие, исходящие и внутренние документы) за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РК в САД и относятся к числу постоянных задач службы делопроизводства.
3.9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при его печатании и тиражировании.
3.9.3. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу согласно заказам на копировально-множительные работы.
3.9.4. Учет количества документов может проводиться по центральному аппарату Службы в целом и по его отдельным подразделениям.
3.9.5. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в Службе документов, а в знаменателе количество их копий.
Например, 111245/958.
3.9.6. Итоговые данные подсчета объема документооборота представляются руководству Службы в табличной форме (Приложение N 50).
3.10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
3.10.1. В подразделениях рассматриваются в первую очередь входящие документы, содержащие поручения и указания Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; письма федеральных органов исполнительной власти по организации работы в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, поступившие со сроком исполнения три дня или имеющие в тексте пометку "срочно", "вне очереди", "весьма срочно", "оперативно", "в возможно короткие сроки".
3.10.2. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв" является ответственным (головным) исполнителем поручения, а остальные - соисполнителями.
3.10.3. Служба делопроизводства направляет ответственному исполнителю через работника, ответственного за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, подлинник документа с поручением руководителя Службы, а соисполнителям (каждому в отдельности) передает копию документа с отметкой в САД о дате передачи. При установленном сроке исполнения до пяти дней документ передается работнику, ответственному за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, с отметкой в РК, в которой проставляется не только дата, но и время вручения - часы, минуты.
3.10.4. Начальники подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.10.5. При рассмотрении документов начальник подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются по назначению немедленно на бумажном носителе или в электронной форме.
3.10.6. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Службы или начальниками подразделений, подготовку к пересылке адресату.
3.10.7. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Службы, обеспечивается исполнение поручения в пределах установленной компетенции.
3.10.8. Ответственный исполнитель согласовывает с соисполнителями сроки представления предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При исполнении поручений со сроками исполнения до пяти дней ответственный исполнитель, по согласованию с руководством Службы, организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы (например, при подготовке проектов актов нормативного характера) и проводит согласительные совещания в установленном порядке.
3.10.9. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах первого листа или на обороте последнего листа основного документа.
3.10.10. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю, как правило, в срок не более половины отведенного времени на исполнение, если автором поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок и срок исполнения.
3.10.11. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и своевременное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
3.10.12. Ответственный исполнитель несет ответственность перед автором поручения за исполнение поручения в установленные ему сроки, за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
3.10.13. В случае если на поступившие в Службу запросы федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации (экспертиз, заключений и др.) запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, начальник структурного подразделения в 5-дневный срок (с даты получения запроса) согласовывает с федеральным органом исполнительной власти, направившим запрос, срок предоставления информации.
3.10.14. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в Службе в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, руководитель (заместитель руководителя) Службы направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.
3.10.15. Поступившие в Службу обращения по вопросам, относящимся к компетенции территориального органа, направляются в соответствующий территориальный орган для рассмотрения и ответа заявителю с указанием даты регистрации обращения в Службе.
Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) территориального органа в течение 30 дней с даты регистрации обращения в Службе.
При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем территориального органа, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
3.10.16. В территориальном органе Службы рассматриваются и в соответствии с полномочиями принимаются решения по поступившим непосредственно в территориальный орган обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, территориальных органов иных федеральных органов исполнительной власти, а также граждан.
В случае если у территориального органа недостаточно полномочий или информации для ответа на поставленные в обращении вопросы, руководитель территориального органа направляет его на рассмотрение в Службу с указанием срока регистрации обращения в территориальном органе.
Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) Службы или начальником структурного подразделения Службы в течение 30 дней с даты регистрации обращения в территориальном органе.
При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен заместителем руководителя Службы, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
3.10.17. Датой исполнения поручения Правительства Российской Федерации является дата регистрации доклада Службы об исполнении этого поручения в Аппарате Правительства Российской Федерации.
3.11. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ ДЕПУТАТОВ
3.11.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации (далее - парламентские запросы, запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
3.11.2. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляются Службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
3.11.3. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
3.11.4. При поступлении в Службу обращения депутата о предоставлении ему в установленном порядке имеющейся информации, относящейся к компетенции Службы, связанной с его депутатской деятельностью, должностные лица Службы должны предоставить данную информацию в установленные сроки.
3.11.5. Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения, или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
В случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Федеральным законом "О государственной тайне".
3.11.6. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок.
3.11.7. Депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы в Правительство Российской Федерации, к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившие в Службу из Аппарата Правительства Российской Федерации, направляются в срок не более 2-х дней с даты поступления начальникам соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и подготовки ответа.
Ответ дается руководителем (заместителем руководителя) Службы в письменной форме в течение 30 дней с даты поступления депутатского запроса, обращения в Правительство Российской Федерации.
Депутатский запрос, обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы к руководителю Службы рассматриваются в Службе в аналогичном порядке и в те же сроки, если иное не предусмотрено поручением руководителя (заместителя руководителя) Службы.
Парламентский запрос к руководителю (заместителю руководителя) Службы рассматривается с учетом того, что ответ на данный запрос должен быть дан не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный палатой, в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме за подписью должностного лица, которому направлен запрос (лица, временно исполняющего его обязанности).
3.11.8. Прием, обработка и направление исполнителям поступающих обращений и запросов депутатов в адрес Службы и его руководителя осуществляются службой делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
3.11.9. В подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
3.11.10. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
IV. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
4.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Службы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и другие документы.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Службы, организационно-распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Службы регистрируются службой делопроизводства.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Службы, регистрируются в картотеках заместителей руководителя Службы и структурных подразделений.
Документы, передаваемые или принимаемые в электронном виде и по каналам факсимильной связи, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, с учетом функционирующих в Службе технических и программных средств.
4.1.6. Документы регистрируются в электронных РК САД.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Службы, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а порядковый номер - косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
указание руководства (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службе создаются поисковые системы по документам в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации в САД, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Службы;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора указаний;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо классификаторов, перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.4. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Службы.
V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Службе определяются Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), и Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководства Службы о состоянии исполнительской дисциплины.
5.1.2. Контроль сроков исполнения поручений руководителя Службы по входящим и внутренним документам осуществляет уполномоченное подразделение Службы (далее - служба контроля) (Приложения N 51 - 53).
5.1.3. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Службы, осуществляется службой контроля, а совещаний, проводимых заместителем руководителя Службы, - должностными лицами, обеспечивающими деятельность заместителя руководителя Службы.
5.1.4. Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Службе и требующие исполнения:
поручения и указания Президента Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации;
поручения, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;
поручения Правительства Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;
обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
поручения, содержащиеся в приказах и распоряжениях Службы;
поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у руководителя или его заместителей;
обращения граждан;
документы по лицензионной и разрешительной деятельности;
другие документы, по которым руководителем Службы, его заместителями и помощниками даны поручения структурным подразделениям Службы.
При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль", а в электронной карточке делается соответствующая отметка в поле "Контроль".
5.1.5. Контроль за исполнением поручений по существу вопроса осуществляет руководитель (заместители руководителя) Службы и начальники структурных подразделений.
5.1.6. Служба контроля контролирует своевременность и полноту исполнения контрольных поручений по реализации заданий, содержащихся в контролируемых документах.
5.1.7. Документы, поставленные на контроль заместителем руководителя Службы или начальником структурного подразделения, контролируются лицами, обеспечивающими деятельность заместителя руководителя Службы или ответственными за обеспечение контроля в самом структурном подразделении соответственно.
Начальники структурных подразделений Службы обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:
поручений руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
поручений руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в структурное подразделение;
приказов, постановлений и распоряжений Службы, подготовленных структурным подразделением;
предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в структурное подразделение.
Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.
Лица, ответственные за контроль исполнения документов в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают руководству структурных подразделений о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок.
5.1.8. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:
из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа;
из других организаций - с даты их поступления в Службу.
Сроки исполнения внутренних документов Службы (постановлений, приказов, распоряжений) исчисляются с даты подписания (утверждения) документа.
5.1.9. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "срочно", "незамедлительно" - исполняются в трехдневный срок; "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня регистрации в Службе, а в случае необходимости дополнительного изучения и проверки - до 30 дней;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Службе по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по обращениям граждан, поступившим в Службу, - в течение 30 дней со дня регистрации; в исключительных случаях, а также в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение;
по обращениям граждан, содержащим вопросы, решение которых не входит в компетенцию Службы, в течение 7 дней со дня регистрации с направлением в соответствующий орган государственного управления, местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения;
поручения руководителя Службы и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.
5.1.10. В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Службу до его подписания и регистрации на исходящем участке.
В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
5.1.11. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя или курирующего заместителя руководителя Службы мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения (указания) Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель Службы представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются по истечении половины установленного срока до окончания исполнения поручения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в электронную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).
5.1.12. Приостанавливать или отменять исполнение документов (поручений, указаний по ним) имеет право только их автор.
5.1.13. В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в рамках своей компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты его поступления в подразделение, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
5.1.14. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем в течение следующего рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет объяснительную записку руководителю, давшему поручение. В записке должно быть указано состояние исполнения поручения, причины его неисполнения в установленный срок с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, и с предложением о мерах воздействия на работников, виновных в неисполнении поручения.
5.1.15. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, у которого находятся на исполнении контролируемые документы, обязан передать их другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
5.1.16. Исполненные документы (подлинник с регистрационным штампом) должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении, для формирования их в архивные дела.
5.1.17. Служба контроля еженедельно составляет справку о ходе исполнения структурными подразделениями контролируемых документов для информирования руководителя о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Службы, а также ежедневно готовит отчет о состоянии исполнительской дисциплины.
5.1.18. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Таким образом, в случае если Служба является головным исполнителем поручения, служба контроля прекращает контроль на основании:
а) исполнения поручения;
б) соответствующего указания руководителя Службы или представленной исполнителями документированной информации о решении, принятом руководителем Службы (в отношении поручений руководителя Службы).
В случае если Служба является соисполнителем поручения, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации от структурных подразделений о направлении головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.
5.1.19. Снятие с контроля документов осуществляется службой контроля и оформляется отметкой на документе и в его электронной карточке САД об исполнении документа и направлении его в дело. Сведения о снятии с контроля вносятся в левом нижнем углу первого листа подлинника документа.
5.1.20. Служба контроля на основании отчетов исполнителей поручений не реже одного раза в месяц или в другие сроки, установленные руководителем Службы, а также по его запросам готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Службы.
5.2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ
ОТ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
5.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно" и "вручить немедленно".
5.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Службы либо по его поручению одним из его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).
5.2.3. Если поручение (указание), содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, дано нескольким органам исполнительной власти или должностным лицам без указания, за кем "созыв" или кто является ответственным (головным), то указанный в поручении первым является ответственным (головным) исполнителем поручения и организует работу по исполнению поручения, кроме случаев, когда исполнение с соответствующим докладом поручается каждому органу исполнительной власти.
5.2.4. Соисполнители - федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если в тексте поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Службы. При необходимости соисполнители письменно информируются руководителями структурных подразделении или заместителями руководителя Службы о необходимости своевременного представления соответствующих предложений.
5.2.5. В случае если Служба является головным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения (указания) Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации представляется руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение (указание) непосредственно руководителю Службы, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения представляются на подпись руководителю Службы не менее чем за 3 дня до истечения установленного срока.
5.2.6. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение (указание) Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации и одновременно руководителю Службы, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение руководителю Службы не дано, проект доклада Председателю Правительства Российской Федерации (Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации) об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов также представляется на подпись руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
5.2.7. В случае если Служба является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем Службы или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей).
5.2.8. Об исполнении поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, протоколах совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его указаниях, руководитель федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя поручения докладывает Председателю Правительства Российской Федерации.
Об исполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его указаниях, руководитель федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя поручения докладывает Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации.
5.2.9. Исполнители обязаны без задержки рассматривать поступающие на согласование документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в кратчайшие сроки давать по ним соответствующие заключения или сообщать свое мнение в установленном порядке.
5.2.10. Не допускается направление доклада в Правительство Российской Федерации об исполнении поручения (указания) Президента Российской Федерации в предпоследний или последний день истечения установленного срока.
5.2.11. Следует учитывать, что срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации исчисляется со дня его подписания, а фактическое исполнение поручения Правительства определяется не датой подписания доклада в Правительство руководителем Службы, а датой его получения Аппаратом Правительства Российской Федерации.
5.2.12. Служба делопроизводства делает соответствующие отметки в РК системы электронного документооборота: вносит фамилию исполнителя, полное содержание указания, а все последующие отметки о прохождении и исполнении документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации делает работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении.
5.2.13. Служба контроля еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации для последующего информирования руководителя Службы о состоянии исполнительской дисциплины.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив центрального аппарата Службы (далее именуется - архив Службы) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства.
6.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 "О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору" (в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 21.01.2006 N 23, от 14.12.2006 N 767, от 29.05.2008 N 404, от 07.11.2008 N 814, от 27.01.2009 N 43, от 08.08.2009 N 649, от 01.12.2009 N 975, от 20.02.2010 N 67, от 15.06.2010 N 438, от 13.09.2010 N 717, от 24.03.2011 N 210), и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 54) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение N 55).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с работником службы делопроизводства, ответственным за работу архива Службы, и начальником службы делопроизводства, затем подписывается начальником структурного подразделения и копия представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и копию представить в службу делопроизводства.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи работника службы делопроизводства, ответственного за работу архива Службы.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником службы делопроизводства, а при временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) начальника, вправе подписать лицо, исполняющее его обязанности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК), с экспертной проверочной комиссией федерального архива (далее - ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации (далее - ГА РФ) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:
6.1.13.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 00-01-17, где 00 - структурное обозначение руководства Службы, 01 - руководитель Службы (соответственно 02-07 - заместители руководителя Службы), 17 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел руководителя Службы (его заместителей), или 01-03-05, где 01 - обозначение управления, 03 - обозначение отдела управления, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел управления.
6.1.13.2. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
6.1.13.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
6.1.13.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
6.1.13.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
6.1.13.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
6.1.13.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору
(планы, списки, доклады, информации)
6.1.13.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
6.1.13.9. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с зарубежными организациями
по вопросам международного сотрудничества
6.1.13.10. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка по допуску и применению технических
устройств на опасных производственных объектах
6.1.13.11. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации
по вопросам подготовки нормативных правовых актов
Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору и их государственной регистрации
6.1.13.12. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей по вопросам
контроля и надзора в области охраны окружающей среды
и безопасного ведения работ в промышленности
6.1.13.13. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с аппаратом полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе
по вопросам надзора за взрывоопасными и химически опасными
производствами и объектами
6.1.13.14. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору о состоянии промышленной
безопасности на поднадзорных опасных
производственных объектах
6.1.13.15. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
6.1.13.16. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
6.1.13.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
6.1.13.18. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
6.1.13.19. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
6.1.13.20. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
6.1.13.21. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Службе децентрализовано.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 5-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель или ответственный за ведение делопроизводства в подразделении в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать приложения вместе с основными документами; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.2.7. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
6.2.8. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
6.2.9. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
6.2.10. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
6.2.11. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
6.2.12. Положения, инструкции, утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
6.2.13. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
6.2.14. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
6.2.16. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
6.2.17. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; исходящий документ-ответ помещается за входящим документом-запросом.
6.2.18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.19. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Службы, ее территориальных органов или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
6.2.20. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Службы, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
6.2.21. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.
6.2.22. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 56); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 57); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 58); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Службы (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
6.2.23. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
6.2.24. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
6.2.25. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
6.2.26. Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
6.2.27. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
6.2.28. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
6.2.29. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
6.2.30. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
6.2.31. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
6.2.32. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
6.2.33. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
6.2.34. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).
6.2.35. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.2.36. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.37. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
6.2.38. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
6.2.39. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.40. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
6.2.41. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.42. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
6.2.43. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы Службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.
Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Службы или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения начальника службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (Приложение N 59). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего архив Службы по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив Службы.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Службы включает работу службы делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Службы.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в управлениях Службы.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Службы (для ЦЭК) и начальником управления (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней архивных документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 60) и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "то же". Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово "последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником службы делопроизводства и утверждается начальником структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения Службы составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 61) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно. Согласованные ЦЭК Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ, описей дел постоянного хранения; после этого Служба имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
7.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы работником службы делопроизводства, ответственным за архив Службы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится работником службы делопроизводства, ответственного за архив Службы, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
7.2.8. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов подразделения, осуществляющего эксплуатацию объектов информатизации.
7.2.9. Машинные носители информации (гибкие и жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические компакт-диски и т.п.), используемые для работы с информацией ограниченного доступа при ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сдаются работнику структурного подразделения, ответственному за обеспечение выполнения в подразделении предусмотренных мер защиты информации для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
"__" ________ 20__ г.
Приложение N 1
к п. 2.1.1
Утверждены
Приказом Министерства юстиции
Российской Федерации и Института
законодательства и сравнительного
правоведения при Правительстве
Российской Федерации
от 10 января 2001 г. N 3/51
МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКОНОПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Приложение N 2
к п. 2.1.3.16
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Вносится Правительством
Российской Федерации
/\
24 пт │
\/
Проект
/\
42 пт │
\/
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/\
38 пт │
\/
О внесении изменений в , от 14.12.2006 N 767, от 29.05.2008 N 404, от 07.11.2008 N 814, от 27.01.2009 N 43, от 08.08.2009 N 649, от 01.12.2009 N 975, от 20.02.2010 N 67, от 15.06.2010 N 438, от 13.09.2010 N 717, от 24.03.2011 N 210), и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 54) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение N 55).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с работником службы делопроизводства, ответственным за работу архива Службы, и начальником службы делопроизводства, затем подписывается начальником структурного подразделения и копия представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и копию представить в службу делопроизводства.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи работника службы делопроизводства, ответственного за работу архива Службы.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником службы делопроизводства, а при временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) начальника, вправе подписать лицо, исполняющее его обязанности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК), с экспертной проверочной комиссией федерального архива (далее - ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации (далее - ГА РФ) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:
6.1.13.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 00-01-17, где 00 - структурное обозначение руководства Службы, 01 - руководитель Службы (соответственно 02-07 - заместители руководителя Службы), 17 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел руководителя Службы (его заместителей), или 01-03-05, где 01 - обозначение управления, 03 - обозначение отдела управления, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел управления.
6.1.13.2. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
6.1.13.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
6.1.13.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
6.1.13.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
6.1.13.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
6.1.13.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору
(планы, списки, доклады, информации)
6.1.13.8. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
6.1.13.9. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с зарубежными организациями
по вопросам международного сотрудничества
6.1.13.10. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка по допуску и применению технических
устройств на опасных производственных объектах
6.1.13.11. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации
по вопросам подготовки нормативных правовых актов
Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору и их государственной регистрации
6.1.13.12. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей по вопросам
контроля и надзора в области охраны окружающей среды
и безопасного ведения работ в промышленности
6.1.13.13. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с аппаратом полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе
по вопросам надзора за взрывоопасными и химически опасными
производствами и объектами
6.1.13.14. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору о состоянии промышленной
безопасности на поднадзорных опасных
производственных объектах
6.1.13.15. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
6.1.13.16. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
6.1.13.17. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
6.1.13.18. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
6.1.13.19. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
6.1.13.20. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
6.1.13.21. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Службе децентрализовано.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 5-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель или ответственный за ведение делопроизводства в подразделении в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать приложения вместе с основными документами; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
6.2.7. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
6.2.8. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
6.2.9. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
6.2.10. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
6.2.11. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
6.2.12. Положения, инструкции, утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
6.2.13. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
6.2.14. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
6.2.16. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
6.2.17. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; исходящий документ-ответ помещается за входящим документом-запросом.
6.2.18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.19. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Службы, ее территориальных органов или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
6.2.20. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Службы, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
6.2.21. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.
6.2.22. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 56); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 57); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 58); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Службы (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
6.2.23. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
6.2.24. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
6.2.25. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
6.2.26. Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
6.2.27. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
6.2.28. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
6.2.29. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
6.2.30. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
6.2.31. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
6.2.32. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
6.2.33. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
6.2.34. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).
6.2.35. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.2.36. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.37. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
6.2.38. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
6.2.39. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.40. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
6.2.41. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.42. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
6.2.43. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы Службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.
Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Службы или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения начальника службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (Приложение N 59). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего архив Службы по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив Службы.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Службы включает работу службы делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Службы.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в управлениях Службы.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Службы (для ЦЭК) и начальником управления (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней архивных документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 60) и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "то же". Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово "последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником службы делопроизводства и утверждается начальником структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения Службы составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 61) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Службы одновременно. Согласованные ЦЭК Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ, описей дел постоянного хранения; после этого Служба имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
7.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы работником службы делопроизводства, ответственным за архив Службы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится работником службы делопроизводства, ответственного за архив Службы, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
7.2.8. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов подразделения, осуществляющего эксплуатацию объектов информатизации.
7.2.9. Машинные носители информации (гибкие и жесткие магнитные диски, оптические и магнитооптические компакт-диски и т.п.), используемые для работы с информацией ограниченного доступа при ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сдаются работнику структурного подразделения, ответственному за обеспечение выполнения в подразделении предусмотренных мер защиты информации для дальнейшего уничтожения в установленном порядке.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
"__" ________ 20__ г.
Приложение N 1
к п. 2.1.1
Утверждены
Приказом Министерства юстиции
Российской Федерации и Института
законодательства и сравнительного
правоведения при Правительстве
Российской Федерации
от 10 января 2001 г. N 3/51
МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКОНОПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Приложение N 2
к п. 2.1.3.16
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Вносится Правительством
Российской Федерации
/\
24 пт │
\/
Проект
/\
42 пт │
\/
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/\
38 пт │
\/
О внесении изменений в статью 18 Федерального закона
"О лицензировании отдельных видов деятельности"
/\
24 пт │
\/
Статья 1.
Внести в статью 18 Федерального закона от 8 августа 2001 года N 128-ФЗ
"О лицензировании отдельных видов деятельности" (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2001, N 33, ст. 3430; 2002, N 11, ст. 1020; 2005, N
27, ст. 2719) следующие изменения:
1) абзацы пятый и восьмой пункта 5 признать утратившими силу;
1
2) дополнить пунктом 5 следующего содержания:
1
"5 . С 1 июля 2006 года прекращается лицензирование следующих указанных
в пункте 1 статьи 17 настоящего Федерального закона видов деятельности:
оценочная деятельность;
аудиторская деятельность".
Статья 2.
/\
36 пт │
\/
Президент
Российской Федерации
Приложение N 3
к п. 2.2.3.37
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
/\
Проект │
│
не менее 9 см │
УКАЗ │
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
\/
Вопросы структуры федеральных органов
исполнительной власти
/\
18 пт │
\/
В целях совершенствования структуры федеральных органов исполнительной
власти, в соответствии со статьей 112 Конституции Российской Федерации и
Федеральным конституционным законом от 17 декабря 1997 г. N 2-ФКЗ "О
Правительстве Российской Федерации" постановляю:
1. Преобразовать Министерство .........................................
3. Преобразовать Федеральную службу по технологическому надзору и
Федеральную службу по атомному надзору в Федеральную службу по
экологическому, технологическому и атомному надзору, руководство которой
осуществляет Правительство Российской Федерации.
/\
32 пт │
\/
Президент
Российской Федерации
/\
48 пт │
│
\/
Москва, Кремль
/\
│ 18 пт
\/
Дата
/\
│ 18 пт
\/
N
Приложение N 4
к п. 2.3.2.17
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
/\
│
Проект │
│
Шрифт N 16 ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
───> │ не
ПОСТАНОВЛЕНИЕ <── Шрифт N 14 │ менее
/\ │ 10 см
│ 24 пт │
\/ │
от "__" ________________ г. N ____ │
/\ │
│ 24 пт │
\/ │
МОСКВА │
│
│ \/
\/ Об утверждении Положения о порядке прохождения
1 инт. Шрифт N 14
/\ альтернативной гражданской службы
│ /\
│
2 - 3 инт. (24 - 36 пт)
│
│ 1,25 см \/
\/ <───────>В соответствии с Федеральным законом "Об альтернативной
1,5 инт. (18 пт)
/\ гражданской службе" Правительство Российской Федерации
│ п о с т а н о в л я е т:
──────> Утвердить прилагаемое Положение о порядке<──────
левое прохождения альтернативной гражданской службы. правое
поле /\ поле
2,5 см │ 2,5 см
3 инт. (36 пт)
│
│ \/
\/ Председатель Правительства
1 инт.
/\ Российской Федерации И. Фамилия
│
────────────────────────────
/\
│ Нижнее поле не менее 2 см
Приложение N 5
к п. 2.3.2.17
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОЕКТУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект│
│
УТВЕРЖДЕНО │
/\ │
18 пт │ │
│ \/ │
Наименование вида документа - \/ постановлением Правительства│
приложения (первое слово 1 инт. │ Российской Федерации │
заголовка) выделяется прописными /\ │ от г. N │
буквами, полужирным шрифтом и │ │ /\ │
может быть напечатано вразрядку │<──┼─── длина строки ─────>│
(ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.) │ не более 8 см │
│ 4 инт. │
Межстрочный интервал между │ │ │
первой строкой заголовка и \/ \/ │
последующими строками может ПОЛОЖЕНИЕ │
быть увеличен на 0,5 интервала│ │
\/ │
о порядке прохождения альтернативной гражданской службы │
I. Общие положения
1. Альтернативная гражданская служба - особый вид трудовой деятельности
в интересах общества и государства, осуществляемый гражданами взамен
военной службы по призыву.
2. Прохождение в Российской Федерации альтернативной гражданской службы
осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации,
Федеральным законом "Об альтернативной гражданской службе" (далее -
Федеральный закон), другими федеральными законами, настоящим Положением,
иными нормативными правовыми актами и международными договорами Российской
Федерации в области альтернативной гражданской службы.
3. Особенности организации и прохождения альтернативной гражданской
службы в период мобилизации, военного положения и в военное время
определяются федеральными конституционными законами, федеральными законами
и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4. Граждане проходят альтернативную гражданскую службу индивидуально, а
также в составе групп или формирований:
а) в организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной
власти;
б) в организациях, подведомственных органам исполнительной власти
субъектов Российской Федерации;
в) в организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск,
воинских формирований и органов в качестве гражданского персонала.
5. Началом альтернативной гражданской службы гражданина считается день
убытия его к месту прохождения альтернативной гражданской службы, указанный
в предписании военного комиссариата, а окончанием - день прекращения
работодателем срочного трудового договора при увольнении гражданина с
альтернативной гражданской службы.
6. Сроки альтернативной гражданской службы установлены:
а) для граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу в
организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти и
органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, - 42 месяца,
в том числе окончивших государственные, муниципальные или имеющие
государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки
(специальностям) негосударственные образовательные учреждения высшего
профессионального образования, - 21 месяц;
б) для граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу в
организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских
формирований и органов, - 36 месяцев, в том числе окончивших
государственные, муниципальные или имеющие государственную аккредитацию по
соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственные
образовательные учреждения высшего профессионального образования, - 18
месяцев.
(Далее текст не приводится)
70. Гражданин, уволенный с альтернативной гражданской службы, обязан в
2-недельный со дня увольнения срок явиться в военный комиссариат для
постановки на воинский учет.
При постановке на воинский учет удостоверение и учетная карта сдаются в
военный комиссариат.
/\
│
3 инт. │
│
\/
───────────────
/\
└─── Заканчивается чертой.
Длина черты 2 - 3 см.
Приложение N 6
к п. 2.3.2.17
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект│
│
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │ не
РАСПОРЯЖЕНИЕ │ менее
/\ │ 10 см
│ 24 пт. │ от
\/ │верхнего
от "__" _____________ г. N _______ │ края
/\ │ листа
│ 24 пт. │
\/ │
МОСКВА │
│
1,25 см \/
<─────>1. Утвердить прилагаемый состав Правительственной
/\
│ 1,5 инт. (18 пт.)
\/
комиссии по противодействию нарушениям в сфере
интеллектуальной собственности.
2. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Российской Федерации от
──────>27 декабря 2002 г. N 1853-р (Собрание законодательства<────────
левое Российской Федерации, 2003, N 1, ст. 142); правое
поле распоряжение Правительства Российской Федерации от поле
2,5 см 16 сентября 2003 г. N 1344-р (Собрание законодательства 2,5 см
Российской Федерации, 2003, N 39, ст. 3781);
распоряжение Правительства Российской Федерации от
25 октября 2003 г. N 1546-р (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2003, N 44, ст. 4336).
/\
│ 36 пт.
│
\/
/\Председатель Правительства
1 │
инт. \/ Российской Федерации И. Фамилия
───────────────────────────
/\
│ Нижнее поле не менее 2 см
Приложение N 7
к п. 2.3.2.17
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОЕКТУ РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УТВЕРЖДЕН
/\
18 пт │
\/
распоряжением Правительства
Российской Федерации
от г. N
/\
Межстрочный интервал между │
первой строкой заголовка 70 пт
и последующими строками │
может быть увеличен на 24 пт \/
│ СОСТАВ
\/
Правительственной комиссии по противодействию нарушениям
в сфере интеллектуальной собственности
/\
24 пт │
\/
Фурсенко А.А. Министр образования и науки Российской Федерации
(заместитель председателя Комиссии)
Веревкин-Рахальский С.В. заместитель Министра внутренних дел Российской
Федерации - начальник Федеральной службы по
экономическим и налоговым преступлениям МВД
России
Кашеваров А.Б. заместитель руководителя Федеральной
антимонопольной службы
(Далее текст не приводится)
Приложение N 8
к п. 2.5.9
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ СЛУЖБЫ
Журнал
учета поступления гербовых бланков Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
┌───────┬────────┬────────────────┬─────────┬──────────────────┬──────────┐
│Кол-во │ Вид │ Номера │ Дата │Фамилия, инициалы │ Подпись │
│ экз. │ бланка │ полученных │получения│получателя бланков│получателя│
│бланков│ │ бланков, серия │ │ │ │
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
│ 1 │ │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
└───────┴────────┴────────────────┴─────────┴──────────────────┴──────────┘
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАННЫХ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ СЛУЖБЫ
Журнал
учета выданных гербовых бланков Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
┌───────┬────────┬────────────────┬─────────┬──────────────────┬──────────┐
│Кол-во │ Вид │ Номера │ Дата │Фамилия, инициалы │ Подпись │
│ экз. │ бланка │ полученных │получения│получателя бланков│получателя│
│бланков│ │ бланков, серия │ │ (подразделение) │ │
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
│ 1 │ │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
├───────┼────────┼────────────────┼─────────┼──────────────────┼──────────┤
└───────┴────────┴────────────────┴─────────┴──────────────────┴──────────┘
Приложение N 9
к п. 2.6.14, 2.6.15
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
┌───┬────────┬────────┬─────────┬─────────────┬───────────┬─────────┬────────┬─────────┬───────┬─────┐
│ N │ Оттиск │Наиме- │Дата │Предприятие- │Кому выдана│ Роспись │ Дата │ Роспись │Дата │Дата,│
│п/п│ печати │нование │получения│изготовитель,│(должность,│работника│возврата│работника│уничто-│номер│
│ │(штампа)│печати │печати │дата и N │подразделе-│ │ печати │ │жения │акта │
│ │ │(штампа)│(штампа) │сопроводи- │ние) │ │ │ │печати │ │
│ │ │ │от изго- │тельного │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │товителя │документа │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────┼────────┼─────────┼─────────────┼───────────┼─────────┼────────┼─────────┼───────┼─────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├───┼────────┼────────┼─────────┼─────────────┼───────────┼─────────┼────────┼─────────┼───────┼─────┤
├───┼────────┼────────┼─────────┼─────────────┼───────────┼─────────┼────────┼─────────┼───────┼─────┤
├───┼────────┼────────┼─────────┼─────────────┼───────────┼─────────┼────────┼─────────┼───────┼─────┤
└───┴────────┴────────┴─────────┴─────────────┴───────────┴─────────┴────────┴─────────┴───────┴─────┘
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ВЫДАННЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ СЛУЖБЫ
Журнал учета
выданных на ответственное хранение и использование печатей
и штампов Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору
┌───┬──────────┬──────┬──────┬───────────────────┬────────────────────────┐
│ N │ Оттиск │Кол-во│ Дата │ Наименование │Отметка о возврате или │
│п/п│ выданной │ │выдачи│ структурного │уничтожении печати или │
│ │печати или│ │ │ подразделения, │штампа (Ф.И.О., долж- │
│ │ штампа │ │ │должность, Ф.И.О. и│ность, подпись сделавше-│
│ │ │ │ │подпись получателя │го отметку и дата) │
├───┼──────────┼──────┼──────┼───────────────────┼────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼──────────┼──────┼──────┼───────────────────┼────────────────────────┤
├───┼──────────┼──────┼──────┼───────────────────┼────────────────────────┤
└───┴──────────┴──────┴──────┴───────────────────┴────────────────────────┘
Приложение N 10
к п. 2.8.1.7
ФОРМА ОФОРМЛЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ПРОЕКТА
ПРИКАЗА, РАСПОРЯЖЕНИЯ СЛУЖБЫ
Проект вносит:
──────────────
Должность подпись инициалы и фамилия руководителя
Проект согласован:
──────────────────
Должность подпись инициалы и фамилия руководителя
Должность подпись инициалы и фамилия руководителя
Должность подпись инициалы и фамилия руководителя
Примечание - должности располагаются в следующем порядке: заместитель
руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность
подразделения, подготовившего соответствующий проект; начальник юридической
службы; начальник службы делопроизводства; начальники управлений в части
содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их
компетенции; начальники управлений, которым в соответствующем проекте
предусматриваются задания и поручения.
Разослать (1 экз.):
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору:
1 - 5 и 11, 14 управления центрального аппарата
Территориальные органы согласно указателю рассылки
или
Разослать согласно прилагаемому(ым) указателю(ям) рассылки
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
Приложение N 11
к п. 2.8.1.12
ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ)
СЛУЖБЫ ПРИ ЧИСЛЕ УЧАСТВУЮЩИХ В НЕМ ЛИЦ БОЛЕЕ ТРЕХ
Лист согласования
проекта приказа (распоряжения) Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
"(Заголовок текста проекта документа)"
Проект вносит:
──────────────
Должность инициалы и фамилия руководителя
Проект согласован:
──────────────────
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Должность инициалы и фамилия руководителя
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
Приложение N 12
к п. 2.8.1.12
ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ)
СЛУЖБЫ ДЛЯ КАЖДОГО ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Лист согласования
проекта приказа (распоряжения) Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
"(Заголовок текста проекта документа)"
┌───────────┬──────────────────┬──────────────────────────────────────────┐
│ Должность │Фамилия и инициалы│ Номер и дата письма, уведомляющего о │
│ │ руководителя, с │ согласовании проекта, или подпись │
│ │которым согласован│ руководителя, согласовавшего проект, и │
│ │ документ │ дата │
├───────────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────┤
│ │ │ │
└───────────┴──────────────────┴──────────────────────────────────────────┘
Приложение N 13
к п. 2.8.1.12
ФОРМА ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
(РАСПОРЯЖЕНИЯ) СЛУЖБЫ ПРИ СБОРЕ СОГЛАСУЮЩИХ ПОДПИСЕЙ
НА ЛИСТАХ СОГЛАСОВАНИЯ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ ДЛЯ КАЖДОГО
ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА
Лист согласования
проекта приказа (распоряжения) Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
"(Заголовок текста проекта документа)"
Проект вносит:
──────────────
Должность инициалы и фамилия руководителя
Проект согласован.
──────────────────
Листы согласования прилагаются: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,
Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,
Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,
Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Разослать:
1 Управление - 2 экз.
10 Управление - 1 экз.
Территориальные органы - указатель рассылки прилагается.
Личная подпись исполнителя
дата
инициалы и фамилия
телефон
Приложение N 14
к п. 2.8.1.13
ФОРМА СПРАВКИ О РАЗНОГЛАСИЯХ ПО ПРОЕКТУ ПРИКАЗА
(РАСПОРЯЖЕНИЯ) СЛУЖБЫ
СПРАВКА О РАЗНОГЛАСИЯХ
по проекту приказа (распоряжения) Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
"(Заголовок текста проекта документа)"
┌─────────┬────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────────────┐
│ Номер │ Автор │Позиция автора│ Позиция │ Решение руководства │
│ пункта │предложения,│ предложения, │разработчика │Федеральной службы по│
│ проекта │ замечания │ замечания (с │ проекта │ экологическому, │
│документа│ │обоснованием) │документа (с │ технологическому и │
│ │ │ │обоснованием)│ атомному надзору │
├─────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────────────┤
├─────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────────────┤
├─────────┼────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────────────┤
└─────────┴────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────────────┘
Должность руководителя подразделения,
ответственного за разработку проекта документа подпись И.О. Фамилия
Приложение N 15
к п. 2.8.1.20, 3.5.1.2
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ ПО ЦЕНТРАЛЬНОМУ АППАРАТУ СЛУЖБЫ
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
ПО ЦЕНТРАЛЬНОМУ АППАРАТУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
Отправитель: ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование документа, его номер и дата)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 _____ А5 _____ Вид отправки ____________
┌───┬─────────┬───────────┬──────────┬─────────────────────┬──────────────┐
│ N │ Адресат │ К-во экз. │ Подпись │ Расшифровка подписи │Дата получения│
│п/п│ │ │получателя│ │ │
├───┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────────────┼──────────────┤
├───┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────────────┼──────────────┤
├───┼─────────┼───────────┼──────────┼─────────────────────┼──────────────┤
└───┴─────────┴───────────┴──────────┴─────────────────────┴──────────────┘
ВСЕГО: ______________
Подпись работника Управления,
установившего тираж и рассылку: _____________________
Дата "__" _____________ 200_ г. (расшифровка подписи)
Приложение N 16
к п. 2.8.1.20
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ ПО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ ОРГАНАМ СЛУЖБЫ
И ПОДВЕДОМСТВЕННЫМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ
по территориальным органам Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
и подведомственным организациям
Отправитель: ______________________________________________________________
(подразделение)
___________________________________________________________________________
(исходящий номер и дата документа или его заголовок)
Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 _____ А5 _____ Вид отправки ____________
┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────┬───────────────────┐
│ N │ Наименование территориального │ Количество экз. │Отметка об отправке│
│п/п│ органа │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼─────────────────┼───────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───┼───────────────────────────────┼─────────────────┼───────────────────┤
├───┼───────────────────────────────┼─────────────────┼───────────────────┤
├───┼───────────────────────────────┼─────────────────┼───────────────────┤
└───┴───────────────────────────────┴─────────────────┴───────────────────┘
ВСЕГО: ___________
Подпись работника подразделения,
составившего указатель рассылки:
Дата "__" ______________ 20__ г. _____________________
(расшифровка подписи)
_____________________
(контактный телефон)
Приложение N 17
к п. 2.8.1.32
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА СЛУЖБЫ
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
ПРИКАЗ
_________________ N ____________
Москва
/\
│ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт)
\/
О сроках представления квартальной и годовой бухгалтерской
отчетности об исполнении смет доходов и расходов получателей
средств федерального бюджета в соответствии с бюджетной
росписью федерального бюджета за 2004 и 2005 годы
/\
│ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт)
1,25 см \/
Текст <─────> В соответствии с приказом Министерства финансов
печатается │ Российской Федерации от 20 декабря 2004 года N 118н "О
шрифтом \/ сроках представления сводной квартальной и годовой
N 14 /\ бухгалтерской отчетности об исполнении смет доходов и
через │ расходов главных распорядителей средств федерального
1,5 инт. бюджета и иных получателей средств федерального
(18 пт) бюджета за 2004 и 2005 годы" приказываю:
1. Утвердить сроки предоставления квартальной и
годовой бухгалтерской отчетности смет доходов и
расходов (по прилагаемому перечню) территориальным правое
левое поле │органам Федеральной службы... │ поле
не менее │ │ не
2,5 см и не │ (далее текст не приводится) │менее
────────────>│ │<─────
более 3,0 см │ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа│ 1 см
│возложить на начальника Финансового управления И.О.│ и не
│Фамилия. │более
/\ Пробел 1,5 см
│ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт) │
\/ \/
Руководитель И.О. Фамилия
Приложение N 18
к п. 2.8.1.32
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОЕКТУ ПРИКАЗА СЛУЖБЫ
1 │ УТВЕРЖДЕН │
Наименование вида документа - инт.\/ приказом Федеральной службы │
приложения (первое слово /\ по экологическому, технологическому│
заголовка) выделяется прописными │ │ и атомному надзору │
буквами, полужирным шрифтом и │ от 3 апреля 2009 г. N 227 │
может быть напечатано вразрядку │ /\ │
(ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.) │<─────────│ длина строки ─────>│
│ │ не более 8 см │
│ 4 инт. │
Межстрочный интервал между │ │ │
первой строкой заголовка и │ \/ │
последующими строками может \/ │
быть увеличен на 6 пт │ ПОРЯДОК │
\/ │
работы комиссий по размещению заказов на поставки товаров,
выполнение работ, оказание услуг для нужд Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
/\
│ 24 пт
\/
I. Общие положения
1.1. Порядок работы комиссий по размещению заказов на поставки товаров,
выполнение работ, оказание услуг для нужд Федеральной службы по
экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Порядок)
определяет цели, задачи, функции, порядок формирования и деятельности
комиссий по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ,
оказание услуг для нужд Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору (далее - Государственный заказчик):
(Далее текст не приводится)
10.3. Члены Комиссий и привлеченные Комиссией эксперты...
│
│ 3 инт.
\/
───────────────────────────
/\
└──── Заканчивается чертой.
Длина черты 2 - 3 см.
Приложение N 19
к п. 2.8.1.32
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ,
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ПРИКАЗ
___________________ N ____________________
Об утверждении Соглашения о взаимодействии
Федеральной налоговой службы и Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
В целях обеспечения эффективного выполнения возложенных на Федеральную
налоговую службу и Федеральную службу по экологическому, технологическому и
атомному надзору задач приказываем:
1. Утвердить прилагаемое Соглашение о взаимодействии...
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
руководителя Федеральной налоговой службы И.О. Фамилия и начальника
Управления по надзору в горной, металлургической и нефтегазодобывающей
промышленности Федеральной службы по экологическому, технологическому и
атомному надзору И.О. Фамилия.
Руководитель Федеральной Руководитель Федеральной службы
налоговой службы по экологическому,
технологическому
и атомному надзору
пробел пробел
│ │
\/ \/
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Приложение N 20
к п. 2.8.1.32
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ СЛУЖБЫ
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________________ N ____________
Москва
/\
│ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт)
\/
О регистрации объектов в государственном реестре
опасных производственных объектов
/\
│ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт)
1,25 см \/
<─────> С целью обеспечения ведения территориальных
Текст разделов государственного реестра опасных
печатается производственных объектов и контроля правильности
шрифтом осуществления идентификации и регистрации опасных
N 14 │ производственных объектов:
через \/ 1. Руководителям управлений по технологическому
1,5 инт./\ и экологическому надзору Федеральной службы по
(18 пт) │ экологическому, технологическому и атомному надзору
(далее - Служба):
│ 1.1. назначить ответственных за ведение... и│правое
─────────>│представить информацию о них в... на бумажном носителе│ поле
левое │и в электронном виде (адрес E-mail: reestr@gosnadzor.ru)│ 1 -
поле │в срок до 25 февраля 2009 г.; (далее текст не приводится)│ 1,5
2,5 - 3 │ 3. Контроль за исполнением настоящего│ см
см │распоряжения возложить на Управление обеспечения│<─────
│разрешительной и надзорной деятельности (И.О. Фамилия). │
│ /\ пробел │
│ │ 2 - 3 инт. (24 - 36 пт) │ │
│ \/ \/ │
│Руководитель И.О. Фамилия│
Приложение N 21
к п. 2.8.3.1
ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА СОГЛАШЕНИЯ
СОГЛАШЕНИЕ
между Федеральной службой по экологическому,
технологическому и атомному надзору и правительством
Мурманской области о сотрудничестве в производственной
и научно-технической сферах
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному
надзору (далее - Служба) в лице руководителя Фамилия Имя Отчество и
правительство Мурманской области (далее - Субъект) в лице губернатора
Фамилия Имя Отчество, именуемые далее "Сторонами" (далее текст не
приводится)..., заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И СФЕРЫ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЙ
Для достижения целей настоящего Соглашения Стороны:
1) (далее текст не приводится)
РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Руководитель Федеральной службы Губернатор Мурманской
по экологическому, технологическому области
и атомному надзору
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
М.П. М.П.
"__" 20__ г. "__" 20__ г.
Приложение N 22
к п. 2.8.4.2
ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ
КОМИССИИ СЛУЖБЫ
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
ПРОТОКОЛ
___________________ N __________________
Москва
┌─ ─┐
│заседания комиссии по...│
Председательствующий - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах...
Доклад заместителя руководителя...
2. О...
1. Слушали:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается
Выступили:
Иванов М.И. - краткая запись выступления
Петров Н.И. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали:
Выступили:
Постановили:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 23
к п. 2.8.4.2
ОБРАЗЕЦ ПРОЕКТА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ СЛУЖБЫ
Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
ПРОТОКОЛ
___________________ N __________________
Москва
┌─ ─┐
│заседания комиссии по...│
Председательствовал Фамилия, инициалы
Присутствовали:
члены комиссии Фамилия, инициалы
руководители управлений, Фамилия, инициалы
работники центрального аппарата
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
I. О кадровых назначениях
___________________________________
(перечисляются фамилии выступающих)
Комиссия приняла решение:
1. Согласиться с предложением Управления............... о рекомендации
кандидатуры...................... для назначения на должность..............
2. Направить для согласования соответствующее предложение..............
Председательствующий комиссии Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 24
к п. 2.8.5.1
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ <*>
--------------------------------
<*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы "о чем (о ком)?", "чего (кого)?", например: "О выделении...", "Об изменении...", "Об отмене...", "Об организации...", "О создании..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структурных элементов.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
Абзацный отступ и концевая строка
Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть строго одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией, где абзацный отступ сохраняется у наибольшего по количеству цифр номера, а у номеров с меньшим количеством цифр отступ увеличивается.
Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако отдельные концевые строки могут быть полностью заняты текстом.
Длина концевой строки должна быть в полтора-два раза больше абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5 - 7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).
Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполными.
Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа "и т.д." или из цифр с сокращениями вида "15 кг".
Окончания текстовых строк и перенос слов
В конце текстовых строк не рекомендуется оставлять предлоги и союзы из
одной - трех букв, если они начинают предложение. Например: "...В
некоторых случаях...".
Или: "...При
определенных обстоятельствах...".
Не рекомендуется оставлять в конце текстовых строк однобуквенные
предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения. Например: "...и
для этого...".
Или "...с
учетом этих...".
Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и
фамилии, но разрешается перенос фамилии. Так, неверно: "...П.
В. Петров...".
Или "...В.А.
Винокуров...",
но верно: "...Н.П. Ста-
риков...".
Не допускается размещение в разных строках сокращений и фамилий, а
также цифр и относящихся к ним сокращений или знаков. Так, неверно:
"...проф.
Фомичев...".
Или "...700
МГц...".
Или "...34
%...".
В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.
Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений.
Не рекомендуется делать переносы более чем в четырех строках подряд.
Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этой рекомендации, следующие три-четыре строки не должны содержать переносов.
Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста.
Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.
Знаки препинания, скобки, черточки и кавычки
При вводе текста особые правила установлены для знаков препинания.
В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста.
Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.
Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.
Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.
Точку с запятой (";"), двоеточие (":"), восклицательный ("!") и вопросительный ("?") знаки не отделяют от предшествующего символа.
Дефис никогда не отделяют от предшествующего и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.
Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении "от-до" от них не отделяют (например, интервал 45-60).
Скобки при вводе текста - круглые прямые, круглые курсивные и квадратные - никогда не отделяются от заключенных в них слов, а от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.
Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.
В случае, когда текст в скобках заканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку. Например:
"Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (точкой, запятой, двоеточием и т.д.)."
Черточки, употребляемые при вводе текста, бывают трех типов.
Первый тип - это дефис, который употребляется в таких словах, как "когда-нибудь", то" и им подобных, а также в знаках переноса.
Второй тип - это знак тире. Он существенно шире дефиса: "-".
Третий тип - это знак минус. Этот знак меньше тире и располагается чуть ниже: "-". Он используется для представления отрицательных чисел и обозначения операции вычитания в математических формулах. Кроме того, рекомендуется использовать его между числами при представлении диапазона значений (например, "2001-2005 гг.", что лучше применения тире "2001 - 2005 гг.").
Кавычки от заключенных в них слов не отделяются.
В компьютерном наборе текста могут быть использованы различные виды кавычек.
В отечественной полиграфической практике принято использовать кавычки вида <<...>> и "..." (соответствующие символы набираются комбинациями клавиш Alt+0171, Alt+0187, Alt+0148). При этом наличие двух пар кавычек позволяет довольно просто и явно делать вложенные кавычки: издательство <<Издательский дом "Прометей">>.
Оформление абзаца
Внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или неполной концевой строкой;
Оформление абзаца подразумевает задание:
величины абзацного отступа;
величины отступов от границ листа;
типы выравнивания строк;
величины межстрочных интервалов;
величины отступов перед и после абзаца.
Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:
выступ;
отступ;
отсутствие абзацного отступа.
Абзац выше - это пример абзаца с выступом, в котором первая строка абзаца выступает вправо относительно остальных строк, т.е., отступ имеют все строки, кроме первой.
Большинство абзацев настоящей Инструкции имеют абзацный отступ.
А это пример абзаца без отступа, в котором все строки либо вообще не имеют отступа, либо он для всех имеет один и тот же размер, и тогда признаком абзаца является неполная концевая строка и/или увеличенные интервалы между абзацами.
Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца и устанавливаются для правых и левых границ строк.
Это пример отступа от левой границы листа. Он используется в том
случае, когда нужно на общем фоне текста документа выделить какое-либо
место, например с цитатой из важного источника информации.
А это пример отступа от правой границы листа. Он также используется
для выделения тех или иных фрагментов текста документа, например
имеющих важное и контрастное содержание по отношению к фрагментам,
оформленным абзацами с отступом от левой границы листа.
В некоторых случаях устанавливают отступы от обеих границ
листа, например для цитирования достаточно крупных
фрагментов другого документа.
Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:
по правому краю;
по левому краю;
центрированы;
по всей ширине строки.
Абзацы с выравниванием строк по левому краю (как в данном случае)
имеют ровный левый край и неровный (ступенчатый) правый край. Подавляющее
количество документов оформляется именно с таким выравниванием строк
абзацев, поскольку исторически так сложилось под влиянием некомпьютерных
технологий подготовки текстов на основе использования различных видов
пишущих машин.
Абзацы с выравниванием строк по правому краю (как в данном случае)
имеют ровный правый край и неровный (ступенчатый) левый край.
Абзацы с таким выравниванием строк обычно используются для
оформления элементов организационно-распорядительных документов,
которые связаны с их утверждением или согласованием.
Абзацы с центрированием строк (как здесь) имеют одинаковые
неровные края, поскольку каждая строка имеет свои одинаковые
отступы от обеих границ листа. Такие абзацы обычно
используют для заголовков.
Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документ в целом.
Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.
Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это опять-таки объясняется историческими причинами, а также тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.
Одинарный интервал способствует большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1 - 2 страницах.
Установление двойного интервала может быть оправдано в одном из двух случаев. Первый, когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке. И второй, когда текстовый компонент одностраничного документа невелик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа.
Установление величин отступов до абзаца и интервалов перед абзацем необходимо в тех случаях, когда от текста отделяется заголовок.
Оформление страницы
Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются (печатаются) компоненты документа. В подавляющем большинстве случаев документы оформляются на листах стандартного размера формата А4 (210 х 297 мм), а в некоторых случаях используются листы большего (А3 - 297 х 420 мм) или меньшего (А5 - 148 х 210 мм; А6 - 105 х 148 мм) размеров.
Структура страницы включает в себя:
поля (верхнее, нижнее, правое и левое);
основное поле для размещения содержательных компонентов документа;
колонтитулы (верхний и нижний).
Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа. Установлены следующие размеры полей:
левое 25 мм;
правое 10 мм;
верхнее 20 мм;
нижнее 20 мм.
Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.
Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов и т.п.
Приложение N 25
к п. 2.8.5.1
ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ, ДАТ И ЧИСЕЛ,
ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ, ЗНАКОВ ОБОЗНАЧЕНИЯ
ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ, ФАМИЛИЙ И ИМЕН
Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся:
Указ Президента Российской Федерации от 20 мая 2004 г. N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти"
указы Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" и от 20 мая 2004 г. N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти"
проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. N 55-рп "О проведении Петербургского международного экономического форума 2005 года"
распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. N 55-рп
распоряжение Администрации Президента Российской Федерации
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2005 год
Наименования актов Федерального Собрания Российской Федерации пишутся:
с прописной буквы
"О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" и от 20 мая 2004 г. N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти"
проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках)
распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. N 55-рп "О проведении Петербургского международного экономического форума 2005 года"
распоряжение Президента Российской Федерации от 8 февраля 2005 г. N 55-рп
распоряжение Администрации Президента Российской Федерации
Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2005 год
Наименования актов Федерального Собрания Российской Федерации пишутся:
с прописной буквы
Конституция Российской Федерации
Конституция, но: конституции республик
Закон РСФСР от 26 июня 1991 г. N 1490-1 "О приоритетном обеспечении агропромышленного комплекса материально-техническими ресурсами"
Закон Российской Федерации от 29 мая 1992 г. N 287-1 "О залоге"
Федеральный конституционный закон от 25 марта 2004 г. N 1-ФКЗ "Об образовании в составе Российской Федерации нового субъекта Российской Федерации в результате объединения Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа"
Федеральный закон от 23 ноября 1995 г. N 174-ФЗ "Об экологической экспертизе"
Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан
Бюджетный кодекс Российской Федерации
Трудовой кодекс Российской Федерации
со строчной буквы
законы Российской Федерации
федеральные конституционные законы
федеральные законы
проект федерального конституционного закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)
проект федерального закона (регистрационный номер, наименование в кавычках)
постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 26 января 2005 г. N 4-СФ "О подтверждении полномочий членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации"
постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 2 февраля 2005 г. N 1460-IV ГД "Об изменениях в составах некоторых комитетов Государственной Думы"
Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы:
постановление Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 "О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору"
распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 июля 2004 г. N 905-р "О временном исполнении обязанностей руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору"
Наименование классных чинов государственной службы Российской Федерации пишутся со строчной буквы:
действительный государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса
государственный советник Российской Федерации 1 (2, 3) класса
советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса
референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса
секретарь государственной гражданской службы Российской Федерации 1 (2, 3) класса
Наименования должностей государственных и общественных
органов и организаций
Органы при Президенте Российской Федерации
С прописной буквы:
Председатель Совета Безопасности Российской Федерации
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации
Со строчной буквы:
председатель Государственного совета Российской Федерации
секретарь Государственного совета Российской Федерации
председатель Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству
председатель Государственного совета при Президенте Российской Федерации - государственный герольдмейстер
председатель Комитета при Президенте Российской Федерации по реабилитации жертв политических репрессий
заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - помощник Президента Российской Федерации
помощник Президента Российской Федерации - начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации
руководитель протокола Президента Российской Федерации
пресс-секретарь Президента Российской Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе
заместитель полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации
заведующий Канцелярией Президента Российской Федерации
начальник Управления Президента Российской Федерации по обеспечению конституционных прав граждан
руководитель Секретариата Руководителя Администрации Президента Российской Федерации
помощник Президента Российской Федерации
советник Президента Российской Федерации
старший референт Президента Российской Федерации
начальник департамента протокольного обеспечения Протокольно-организационного управления Президента Российской Федерации
специальный представитель Президента Российской Федерации по вопросам гуманитарного сотрудничества с государствами - участниками Содружества Независимых Государств
специальный представитель Президента Российской Федерации по вопросам международного сотрудничества в борьбе с терроризмом и транснациональной организованной преступностью
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
С прописной буквы:
Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Руководитель Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
Со строчной буквы:
заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии
председатель Комиссии Совета Федерации (наименование)
член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - представитель в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от Правительства Удмуртской Республики
первый заместитель (заместитель) Руководителя Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
руководитель Секретариата Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
управляющий делами Совета Федерации
помощник Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
советник Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
руководитель аппарата Комитета Совета Федерации по науке, культуре, образованию, здравоохранению и экологии
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации
С прописной буквы:
Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации
Руководитель Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
Со строчной буквы:
заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
председатель Комитета Государственной Думы по экологии
председатель Комиссии Государственной Думы (наименование)
руководитель Секретариата Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
помощник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
советник Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
руководитель аппарата Комитета Государственной Думы (наименование)
Правительство Российской Федерации, министерства и другие федеральные органы исполнительной власти
С прописной буквы:
Председатель Правительства Российской Федерации
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации
Министр юстиции Российской Федерации
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации - Министр Российской Федерации
Со строчной буквы:
заместитель Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации
руководитель Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации
полномочный представитель Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации и Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации
директор Департамента международного сотрудничества Аппарата Правительства Российской Федерации
заместитель руководителя Секретариата Председателя Правительства Российской Федерации - помощник Председателя Правительства Российской Федерации
начальник отдела прохождения документов Департамента делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации
первый заместитель Министра...
заместитель Министра...
руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
руководитель Федерального агентства по атомной энергии
руководитель Федерального архивного агентства
директор Федеральной регистрационной службы - главный государственный регистратор Российской Федерации
Вооруженные Силы Российской Федерации
Верховный Главнокомандующий Вооруженными Силами Российской Федерации
начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первый заместитель Министра обороны Российской Федерации
главнокомандующий Военно-воздушными силами
главнокомандующий Военно-Морским Флотом
командующий Воздушно-десантными войсками
командующий Железнодорожными войсками
командующий войсками Московского военного округа
командующий Северным флотом
Общественные объединения, акционерные общества, предприятия, учреждения, организации
Наименования должностей руководителей пишутся со строчной буквы:
председатель Федерации независимых профсоюзов России
президент Общероссийской общественной организации "Российский союз промышленников и предпринимателей (работодателей)"
генеральный директор акционерного общества "Росконтракт"
председатель совета директоров Российского акционерного общества "Газпром"
президент Российской академии наук
ректор Академии хорового искусства
Написание дат и чисел
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании указаний, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.02.2005).
Даты и календарные сроки в тексте проектов организационно-распорядительных документов необходимо писать следующим образом:
В 2005 году, в 2001-2005 годах, в 2002-м (если нет слова "год"); август-сентябрь, в IV квартале 2005 г., в декабре 2005 г., в первом полугодии 2005 г., в зимний период 2005/06 года, в зимний период 2005-2006 года, 80-е и 90-е годы, за 80-90-е годы, за 11 месяцев 2005 года, за 25 лет, с 2000 по 2005 год, от одного до трех лет, день-два, 1 сентября 2005 г., 8-9 мая 2006 года, в 20-х числах сентября, бюджет на 2006 год, в 3-дневный срок, в месячный срок, в 2-месячный срок, в двухмесячный срок, или: представлять ежемесячно, до 8 числа, в Административное управление информацию о состоянии исполнительской дисциплины.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 2000-2004-е годы, в 2000-2004-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XXI век, XIX-XX века, XXII столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
XV Международный съезд горноспасателей
XVI Олимпийские игры
XXIX Всемирная ассамблея здравоохранения.
Для написания чисел используется буквенная (четыре режущие машины, пять ЭВМ), цифровая (25 ЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 251 млрд. рублей, но: 251 миллиард нам выделили..
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1 945 641 руб.).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 ЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте организационно-распорядительных документов рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 15 тыс. кв. метров, 27,5 тыс. кв. метров, 4 куб. метра, 60 куб. метров, 5,67 куб. метра, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги, 10 бланков.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза ...(но не "в полтора раза").
В пять-шесть раз (но: в пять - десять раз); в 7, 10, 12 раз (если в одном ряду цифры до и после десяти); 1, 2, 3-й ряды (если более двух числительных)
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ...получено пачек двести бумаги...,... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Петровская, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел, например, "...и составляют 75, 68 и 82 %", "...N 5, 8, 15".
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Написание часто употребляемых сокращений слов
В русском языке различают следующие виды сокращений:
буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ, втуз);
сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных и полных слов: госдума);
сокращение по начальным буквам (слову "год" соответствует "г. ", слову "век" соответствует "в.");
сокращение по частям слов (слову "смотри" соответствует "см.", слову "прочее" соответствует "пр.");
сокращение по характерным буквам (слову "миллиард" соответствует "млрд", слову "киловатт" соответствует "квт");
сокращение по начальным и конечным буквам (слову "фабрика" соответствует "ф-ка", слову "проспект" соответствует "пр-т");
буквенные обозначения единиц измерения (кг, см).
Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.
Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев, когда сокращение образовано от фамилии ученого - тогда сокращение начинается с прописной буквы) без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например "мм рт. ст.".
Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не
2
отделяют от относящихся к ним символов: "кг/мм ".
При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: "XVI-XVII вв.".
В организационно-распорядительных документах следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к ним все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например - МИД России, МВД России).
В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее именуется - Служба).
19.2.2. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН, а также формы собственности организации (ОАО, ООО, ФГУП и др.). Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).
Знаки обозначения единиц измерения
В соответствии с ГОСТ 8.417-2002 при написании значений величин применяют обозначения единиц буквами или специальными знаками (...°, ...', ...", ..."..."), причем устанавливают два вида буквенных обозначений: международное (с использованием букв латинского или греческого алфавита) и русское (с использованием букв русского алфавита).
Между последней цифрой числа и обозначением единицы оставляют пробел.
Исключения составляют обозначения в виде знака, поднятого над строкой, перед которыми пробел не оставляют.
-1
Правильно: 100 kW; 100 кВт; 80 %; 20 °С; (1/60)s . Неправильно: 100kW;
-1
100кВт; 80%; 20°С; 1/60/s .
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано.
Например, сокращенно записываются:
1) названия единиц измерения (при цифрах):
метр - м
миллиметр - мм
килограмм - кг
грамм - г
центнер - ц
2) различные обозначения:
область - обл.
район - р-н (при названии) год, годы - г., гг. (при цифрах)
город - г. тысяча - тыс.
поселок городского типа - пгт. тонна - т
поселок - пос. гектар - га
село - с. (при названии) секунда - с
проспект - просп. миллион - млн.
площадь - пл. миллиард - млрд.
бульвар - бул. рубль - р. (руб.)
улица - ул. железнодорожный - ж.д.
проезд - пр. страница - с. (при цифрах)
дом - д. (д. 5в, д. 9а) таблица - табл.
корпус - корп. рисунок - рис.
подъезд - под. другой (другие) - др.
этаж - эт. смотри - см.
кабинет - каб. прочее - пр.
комната - к. и тому подобное - и т.п.
почтовое отделение - п/о то есть - т.е.
и так далее - и т.д.
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.
Фамилии и имена
Русские и иноязычное фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам. Например: студенту Кулику - студентке Кулик, у Карла Зегерса - у Анны Зегерс.
Частые отступления от правил (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень, Кочерга), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например: "у госп. Гуся", "господину Ремню". Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме, например: "Правительство Российской Федерации высоко оценило заслуги Сергея Яковлевича Гусь", или вносят изменения в данный тип склонения, например: сохраняет в формах косвенных падежей беглый гласный звук "О награждении Гребеня Д.К. Почетной грамотой".
В двойных фамилиях и псевдонимах каждая часть начинается с прописной буквы. Например: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Новиков-Прибой.
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются. Например: Озолинг - Озолинга, Коломиец - Коломийца, Хмель - Хмеля, Берзинь - Берзиня.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются. Например; Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.
Из фамилий на ударяемые -а, -я склоняются только славянские: у писателя Майбороды, к философу Сковороде.
Нерусские фамилии, оканчивающиеся на неударяемую гласную -а, -я (в основном славянские и романские), склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и-. Например: Ян Неруда - творчество Яна Неруды, стихи Пабло Неруды, Петрарка - Петрарки, Капа-бланка - Капабланки, но: Гарсиа, Гулиа.
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, также склоняются. Например: Головня - Головни, Лобода - Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются. Например: Дюма, Золя.
Фамилии мужчин, созвучные с названием животного, склоняются. Например: Заяц - Зайца, Лебедь - Лебедя, Волк - Волка.
Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко, -ово. Например: Шамбинаго, Дубяго, Гладких, Долгих, Седых, Красных, Петренко, Хитрово, Дурново.
Частицы, предлоги и союзы ле, ла, фон, дер, дас, ван, да, де, дель, дю и другие, входящие в состав имен и фамилий, пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей. Например: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Ги де Мопассан, Женни фон Вестфален.
Предлоги и частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса или такие, без которых фамилия не употребляется, пишутся с прописной буквы. Например: Фонвизин, Вэн-Дейк, Лэфонтен, Сен-Санс, Де Костер, Сен Мартин.
В арабских, тюркских и других восточных фамилиях начальная частица Ибн, обозначающая отчество, пишется с прописной буквы. Например: Ибн Сина, Ибн аль-Фарид.
"Части тюркских и татарских собственных имен, обозначающие родственные отношения, социальное положение: оглы, заде, бей, паша, ал, аль, аш, бек, зуль, шах, ед, хан, эль, - пишутся со строчной буквы через дефис. Например: Турсун-заде, Осман-паша, ал-Бируни, Омар аш-Шариф.
В азербайджанских именах слово оглы, входящее в состав отчества, пишется отдельно со строчной буквы, слово же оглу, входящее в состав фамилии, пишется слитно. Например: Алиев Ариф Сарадж оглы, но Кероглу.
В иностранных фамилиях на -ин, -ов в творительном падеже единственного числа пишется -ом. Например: Даренном, Бюловом.
Приложение N 26
к п. 2.8.5.1
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА СЛУЖБЫ (В КАЧЕСТВЕ АДРЕСАТА - ОРГАНИЗАЦИЯ)
/\
Печатается │ Министерство экономического развития
на гербовом угловом бланке │ и торговли Российской Федерации
стандартного листа бумаги │
формата А4 (210 х 297 мм) через │ Министерство промышленности
шрифтом Times New Roman 1 инт. │ и торговли Российской Федерации
размером N 14 │
│ Министерство природных ресурсов
│ и экологии Российской Федерации
\/<────────────────────────────────────>
длина строки адресата не более 8,5 см
/\ О согласовании проекта Постановления
Шрифтом │ Правительства Российской Федерации
N 11 - 14 │
через 12 пт │
│
\/
/\
│ текст от заголовка отделяется на 2 - 3 инт.
\/ правое
поле не
менее
1 см и не
более
1,25 см 1,5 см
<───────> Во исполнение поручения Правительства Российской <────────
левое Федерации от 23 декабря 2004 г. N АЖ-П12-6789 и пункта 99
─────> Постановления Правительства Российской Федерации от 30
поле июля 2004 г. N 715 Федеральная служба по экологическому,
2,5 см технологическому и атомному надзору повторно направляет
для согласования доработанный проект Постановления
Текст Правительства Российской Федерации "О совершенствовании
печа- управления в сфере государственной экологической
тается экспертизы" с учетом замечаний и предложений
через заинтересованных федеральных органов исполнительной
1,5 власти.
инт. Просим рассмотреть вышеуказанный проект в
(18 пт) соответствии с порядком, установленным Регламентом
│
\/
1,5 инт.
/\
│
Правительства Российской Федерации, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от
1 июня 2004 г. N 260.
Приложения: 1. Проект Постановления Правительства
/\ Российской Федерации на 15 л. в 1 экз.
через │ 2. Пояснительная записка к проекту на 2 л. в
1 инт. \/ 1 экз.
/\
Подпись от текста │
отделяется 2 - 3 │
инт. \/
Руководитель И.О. Фамилия
<────── Отметка об исполнителе
Место для печатается в нижнем левом
визы углу на лицевой стороне
исполнителя последнего листа письма
шрифтом N 12 Визы проставляются на
И.О. Фамилия лицевой стороне
269-95-59 последнего листа
второго экз. в нижней
части (не ниже 2 см
от нижней границы
листа)
───────────────────────────────────────────────────────────────────
Вторая и последующие страницы нумеруются /\ нижнее поле
посередине верхнего поля листа арабскими │ не менее 2 см
цифрами шрифтом N 14 \/
Приложение N 27
к п. 2.8.5.1
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА СЛУЖБЫ
(В КАЧЕСТВЕ АДРЕСАТА - ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО)
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Министру экономического
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ развития Российской Федерации
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР) Э.С. Набиуллиной
ул. А. Лукьянова, д. 4, стр. 1, Министру промышленности
Москва, 105066 и торговли Российской Федерации
Телефон: (499) 263-97-75,
факс: (495) 411-60-52 В.Б. Христенко
E-mail: rostehnadzor@gosnadzor.ru
http://www.gosnadzor.ru Министру природных ресурсов
ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650 и экологии Российской Федерации
ИНН/КПП 7709561778/770901001
Ю.П. Трутневу
______________ N __________________
На N _________ от _________________
┌─ ─┐
│О выставке по управлению отходами│
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) сообщает, что в Москве с 31 мая по 3 июня 2009 г. в комплексе "Крокус-Экспо" состоится техническая выставка по управлению отходами...
Программа выставки охватывает весь спектр проблем в области сбора, хранения, транспортировки, обезвреживания и использования отходов производства и потребления.
В целях успешного проведения выставки Служба предлагает принять активное участие в работе по подготовке мероприятия.
Приложение: информационный бюллетень в 3 экз.
Руководитель И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
123 45 67
Приложение N 28
к п. п. 2.8.5.1, 3.6.2
ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ ПРИ ПЕРЕПИСКЕ ВНУТРИ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ
Административное управление Начальникам управлений
центрального аппарата
(согласно указателю рассылки)
Служебная записка
12.05.2009
N 01-19/165
О сводке отзывов на первую редакцию
Инструкции по делопроизводству
с проектом второй редакции Инструкции
Административное управление направляет для сведения сводку отзывов на
первую редакцию проекта Инструкции по делопроизводству в центральном
аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному
надзору, а также проект второй редакции вышеупомянутой Инструкции.
При наличии предложений и замечаний просьба направить их в наш адрес (с
указанием существа замечаний и обоснованием необходимости их реализации) в
срок до 26 мая 2009 года.
Приложения: 1. Сводка отзывов на первую редакцию проекта Инструкции
на 63 стр. в 1 экз.
2. Проект второй редакции Инструкции на 186 стр. в 1 экз.
Начальник Управления С.П. Карпенко
А.А. Петров
411 60 29
Примечания:
1. Служебная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя составляется на бланке Службы, а внутренняя оформляется на стандартном листе бумаги (не на бланке Службы) с теми же реквизитами, что и внешняя служебная записка.
2. Текст внутреннего письма допускается печатать через один межстрочный интервал.
Приложение N 29
к п. 2.8.5.1
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА СЛУЖБЫ ПРИ ЕГО АДРЕСОВАНИИ ФИЗИЧЕСКОМУ ЛИЦУ
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Образцову О.П.
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ г. Липки, Киреевский р-н,
(РОСТЕХНАДЗОР) Тульская обл., 301234
ул. А. Лукьянова, д. 4, стр. 1,
Москва, 105066
Телефон: (499) 263-97-75,
факс: (495) 411-60-52
E-mail: rostehnadzor@gosnadzor.ru
http://www.gosnadzor.ru
ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650
ИНН/КПП 7709561778/770901001
______________ N __________________
На N _________ от _________________
┌─ ─┐
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела Ваше обращение и сообщает.
Учитывая, что поднимаемые в обращении вопросы в соответствии с действующим законодательством находятся в ведении органов местного самоуправления, оно направлено для принятия решения в (наименование организации) с просьбой сообщить Вам о результатах.
Руководитель И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
123 45 67
Приложение N 30
к п. 2.8.5.1
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА СЛУЖБЫ ПРИ ЕГО АДРЕСОВАНИИ В ОТВЕТ
НА ОБРАЩЕНИЕ ГРАЖДАН ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ СЕТИ ИНТЕРНЕТ
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА Гражданам, направившим
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ обращение на имя Президента
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ Российской Федерации
(РОСТЕХНАДЗОР) по информационной сети
Интернет
ул. А. Лукьянова, д. 4, стр. 1,
Москва, 105066 amurseu@tsl.ru
Телефон: (499) 263-97-75, cherryhelp@nm.ru
факс: (495) 411-60-52 isarrfe@vlad.ru
E-mail: rostehnadzor@gosnadzor.ru lua@rambler.ru
http://www.gosnadzor.ru (далее по списку)
ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650
ИНН/КПП 7709561778/770901001
______________ N __________________
На N _________ от _________________
┌─ ─┐
О результатах рассмотрения обращений
граждан по сети Интернет
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) рассмотрела обращение граждан, поступивших на имя Президента Российской Федерации по информационной сети Интернет, по вопросу соблюдения законодательства Российской Федерации при проведении государственной экологической экспертизы материалов "Обоснования инвестиций в строительстве нефтепроводной системы "Восточная Сибирь - Тихий океан" (ОИ) и сообщает.
(далее текст не приводится)
Руководитель И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
123 45 67
Приложение N 31
к п. 2.8.5.8
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ┌─ ─┐
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
РУКОВОДИТЕЛЬ
ул. А. Лукьянова, д. 4, стр. 1,
Москва, 105066
Телефон: (499) 263-97-75,
факс: (495) 411-60-52
E-mail: rostehnadzor@gosnadzor.ru
http://www.gosnadzor.ru
ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650
ИНН/КПП 7709561778/770901001
______________ N __________________
На N _________ от _________________
┌─ ─┐
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ┌─ ─┐
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
ул. А. Лукьянова, д. 4, стр. 1,
Москва, 105066
Телефон: (499) 263-97-75,
Факс: (495) 411-60-52
E-mail: rostehnadzor@gosnadzor.ru
http://www.gosnadzor.ru
ОКПО 00083701, ОГРН 1047796607650
ИНН/КПП 7709561778/770901001
______________ N __________________
На N _________ от _________________
┌─ ─┐
Приложение N 32
к п. 2.8.5.12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ СЛУЖБЫ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ,
АДРЕСУЕМЫЕ ПРЕЗИДЕНТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ВЫСШИМ ОРГАНАМ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
┌─────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│ Адресат │Кому из должностных лиц Службы │
│ │ предоставлено право подписи │
│ │ исходящих документов │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│1. Президент Российской Федерации │Руководитель │
│ │ │
│2. Администрация Президента │Руководитель │
│ Российской Федерации │ │
│ │ │
│3. Правительство Российской Федерации │Руководитель │
│ │ │
│4. Председатели палат Федерального │Руководитель │
│ Собрания Российской Федерации │ │
│ │ │
│5. Аппарат Правительства │Руководитель, │
│ Российской Федерации │заместители руководителя │
│ │ │
│6. Комитеты Государственной Думы │Руководитель, │
│ Федерального Собрания │заместители руководителя │
│ Российской Федерации │ │
│ │ │
│7. Депутат Государственной Думы │Руководитель, │
│ Федерального Собрания │заместители руководителя │
│ Российской Федерации │ │
│ │ │
│8. Комитеты и Аппарат Совета Федерации │Руководитель, │
│ Федерального Собрания │заместители руководителя │
│ Российской Федерации │ │
│ │ │
│9. Совет Безопасности │Руководитель, │
│ Российской Федерации │заместители руководителя │
│ │ │
│10. Счетная палата │Руководитель, │
│ Российской Федерации │заместители руководителя │
└─────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────┘
Приложение N 33
к п. 2.8.5.13
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ
Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (образец прилагается) либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.
Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма. Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ V,
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
или
ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА
КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ
СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ
И ТРАНСПОРТУ
господину Ф.ЛАМУРЕ
г. Брюссель
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
При оформлении писем должностных лиц Службы зарубежным адресатам:
Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресата можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:
American National Social Institute
28 Noth 37nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:
Mr. A. Widmar, Chairman,
D. Coke and Son Ltd
LONDON SWK48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
Варианты оформления этого реквизита приводятся в пункте 18.13 Приложения N 18.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
Российская Федерация, 105066, телефон +7 (495) 411-60-21
Москва, ул. А. Лукьянова, д. 4 факс +7 (495) 411-60-22
___________________________________________________________________________
__.______.20__ N ________________________
Уважаемый господин Шенкель!
Благодарю Вас за приглашение принять участие в международной конференции по распространению результатов, полученных при выполнении проектов по программе Тасис "Ядерная безопасность", которая состоится в Москве 18 - 20 октября 2005 года.
Хотел бы отметить важность проведения указанной конференции, на которой будут представлены и проанализированы результаты уже выполненных проектов.
(далее текст не приводится)
Руководитель И.О. Фамилия
Mr. Roland Schenkel
Acting Director-General
Joint Research Centre
Directorate-General
European Commission
B-0951 Brussels
Belgium
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СЛУЖБЫ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ
ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ,
ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
FEDERAL ENVIRONMENTAL, INDUSTRIAL AND NUCLEAR
SUPERVISION SERVICE
A. Lukyanova str., 4, Moscow Phone +7 (495) 411-60-21
105066, Russian Federation Fax +7 (495) 411-60-22
___________________________________________________________________________
__.______.20__ N ________________________
Приложение N 34
к п. 3.1.1
(справочное)
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И РАБОТНИКОВ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, В ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
┌────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐
│ Показатели │ Основные виды работы │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Объем документооборота │Регистрация документов: │
│(входящие, исходящие и │поступающих на бумажном носителе (заполнение │
│внутренние документы), │регистрационных карточек САДД, простановка и │
│количество зарегистри- │заполнение регистрационных штампов на │
│рованных документов │документах); │
│ │поступающих в электронной форме (аутентификация │
│ │документов, заполнение регистрационных карточек │
│ │САДД, при необходимости распечатка документов на│
│ │бумажном носителе, простановка и заполнение │
│ │регистрационных штампов); │
│ │исходящих и внутренних документов на бумажном │
│ │носителе и в электронной форме (заполнение │
│ │регистрационных карточек САДД, ввод электронного│
│ │файла в САДД) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество документов │Предварительное рассмотрение документов (распре-│
│ │деление документов на подлежащие передаче на │
│ │рассмотрение руководству и на подлежащие переда-│
│ │че на исполнение непосредственно в структурное │
│ │подразделение) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество документов, │Оценка содержания документа, подготовка проекта │
│прошедших предваритель- │указания, при необходимости справочно-информа- │
│ное рассмотрение │ционная работа по зарегистрированным ранее │
│ │документам │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество поручений, │Внесение поручений, проектов поручений в САДД │
│проектов поручений │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Указатель на рассылку, │Заполнение учетных форм для передачи на │
│реестр, запись в журнале│исполнение документов на бумажном носителе (при │
│учета передачи │необходимости ведения учета передачи всех или │
│документов │отдельных категорий документов) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Время доставки │Доставка документов с использованием возмож- │
│ │ностей курьерской и других видов связи внутри │
│ │Службы │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Сводка, справка │Составление сводок и анализ данных по │
│ │документообороту │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество информацион- │Работа по контролю исполнения с использованием │
│ных запросов, количество│САДД (получение сведений о ходе и результатах │
│исполненных поручений, │исполнения, напоминания о сроках исполнения │
│количество напоминаний │документов, информирование руководителей о │
│по контролю, справка, │состоянии исполнительской дисциплины, снятие │
│сводка │документов с контроля, составление сводок, │
│ │обобщение и анализ результатов контроля │
│ │исполнения) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество подготовлен- │Методическое и организационное обеспечение рабо-│
│ных документов │ты (составление планов и отчетов, положений, │
│ │должностных инструкций, методик, правил выпол- │
│ │нения отдельных видов работ, консультирование и │
│ │др.), в том числе по вопросам использования САДД│
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество проверок, │Проведение проверок организации работы с │
│консультаций │документами в структурных подразделениях и │
│ │подведомственных организациях │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Запрос, справка, сводка │Справочно-информационная работа, поиск сведений │
│ │и документов в САДД, сообщение информации (в том│
│ │числе по телефону) по вопросам, входящим в │
│ │компетенцию службы ДОУ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество позиций в │Составление номенклатуры дел и ее ведение в САДД│
│номенклатуре │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество сформирован- │Формирование и оформление дел │
│ных и оформленных дел │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество описательных │Составление описей, подготовка дел к передаче в │
│статей описи, количество│архив │
│подготовленных к │ │
│передаче дел │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество машинописных │Машинописные работы (техническое оформление │
│страниц │документов) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество позиций │Ведение справочников САДД │
│справочника │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество заказов, │Оперативное тиражирование документов │
│количество копий │ │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество отсканирован-│Сканирование и распознавание изображений и │
│ных страниц │текстов документов │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество электронных │Ввод файлов документов в автоматизированную │
│образов документов │систему документооборота или архива │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество входящих │Экспедиционная обработка входящих документов │
│документов, прошедших │(прием корреспонденции, проверка целостности │
│экспедиционную обработку│упаковки и вложений, правильности адресования, │
│ │вскрытие конвертов, систематизация документов на│
│ │регистрируемые и нерегистрируемые, оформление │
│ │реестров на передачу документов) │
├────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────┤
│Количество исходящих │Экспедиционная обработка исходящих документов │
│документов, прошедших │(получение исполненных документов, проверка │
│экспедиционную обработку│правильности оформления документов, наличия │
│ │приложений, сортировка отправляемых документов │
│ │по адресам и видам почтовых отправлений, │
│ │проставление адреса на конверте, фальцовка и │
│ │вложение документов в конверты, заклеивание │
│ │конвертов, маркировка конвертов, составление │
│ │реестров) │
└────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 38
к п. 3.1.6
(справочное)
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
И СУЩЕСТВУЮЩИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ИХ АВТОМАТИЗАЦИИ
┌──────────────┬────────────────────────────┬─────────────────────────────┐
│ Основные │ Краткая характеристика │ Существующие возможности │
│функции работы│ основных функций │ автоматизации │
│с документами │ │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Составление │Подготовка содержания │Подготовка текста на │
│ │документа на основе │компьютере, использование │
│ │имеющейся информации, ее │типовых текстов, компьютерных│
│ │оценки │форм, шаблонов │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Оформление │Использование внешних │Использование типовых │
│ │элементов оформления │компьютерных форм, шаблонов │
│ │конкретной разновидности │с типовыми элементами │
│ │документов и расположение │оформления │
│ │реквизитов в соответствии с │ │
│ │установленными требованиями │ │
│ │(форматы бумаги, бланки, │ │
│ │границы полей и т.п.) │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Согласование │Оценка целесообразности │Требуется оценка документа, │
│ │создания документа, его │восприятие информации │
│ │обоснованности, соответствия│человеком. Использование │
│ │действующему законодатель- │электронного аналога подписи │
│ │ству, нормативным документам│при согласовании электронной │
│ │и т.п. Проставление │версии документа │
│ │собственноручной подписи │ │
│ │уполномоченным лицом в │ │
│ │соответствии с его компе- │ │
│ │тенцией и предоставленными │ │
│ │правами (реквизиты "визы" │ │
│ │или "гриф согласования") │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Подписание │Проставление подписи или │Требуется оценка документа, │
│(утверждение) │грифа утверждения на │восприятие информации │
│ │документе уполномоченным │человеком. Использование │
│ │лицом в соответствии с его │электронного аналога подписи │
│ │компетенцией и предостав- │ │
│ │ленными правами. Собствен- │ │
│ │норучная подпись уполномо- │ │
│ │ченного должностного лица │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Регистрация, │Регистрация документа - │Автоматическое присвоение │
│учет │запись учетных данных о │регистрационных номеров в │
│ │документе по установленной │соответствии с выбранными │
│ │форме, фиксирующая факт его │правилами номерообразования │
│ │создания или получения: в │и запись учетных данных │
│ │журнале, картотеке, │документа в компьютерной │
│ │компьютере │системе │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Передача на │Процедура доведения докумен-│При наличии электронного │
│исполнение │тов (или их копий) до конк- │документа или электронной │
│или отправка │ретных лиц для ознакомления │копии (использование корпо- │
│адресату │или совершения действий, │ративной системы документо- │
│ │указанных в документе. В │оборота, электронной почты) │
│ │установленных случаях │ │
│ │документируется (отмечается │ │
│ │в учетных формах). Варианты:│ │
│ │передача непосредственно │ │
│ │исполнителю или через │ │
│ │курьера; использование │ │
│ │различных способов отправки │ │
│ │(почта, телеграф, факс и │ │
│ │т.п.); электронная почта; │ │
│ │корпоративная система │ │
│ │документооборота │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Копирование │Создание копий документа │Использование копировально- │
│(размножение) │(на бумажном носителе или │множительной или компьютерной│
│ │электронных) для │техники (распечатка дополни- │
│ │обеспечения ознакомления с │тельных копий документа, │
│ │ним и одновременной работы │подготовленного на компью- │
│ │необходимого круга лиц │тере; копирование файла; │
│ │ │сканирование или копирование │
│ │ │бумажного документа) │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Получение │Процедура получения │Получение документа по │
│ │документов (или их копий) │электронной почте, исполь- │
│ │конкретными лицами для │зование Интернета (Интранета)│
│ │ознакомления или совершения │или системы электронного │
│ │действий, указанных в │документооборота │
│ │документе. В установленных │ │
│ │случаях передается под │ │
│ │расписку получателю. │ │
│ │Варианты получения: от │ │
│ │работников служб, │ │
│ │осуществляющих доставку │ │
│ │документов; начальника или │ │
│ │коллег; по каналам связи │ │
│ │(факсу, электронной почте); │ │
│ │посредством корпоративной │ │
│ │системы электронного │ │
│ │документооборота и т.п. │ │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Ознакомление │Оценка информации, │Требуется оценка документа, │
│ │содержащейся в документе, │восприятие информации │
│ │для использования в │человеком. Документ на │
│ │дальнейшей работе │бумажном носителе или в │
│ │ │электронном виде │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Рассмотрение │Оценка информации, содер- │Требуется оценка документа, │
│(принятие │жащейся в документе, и │восприятие информации чело- │
│решений по │принятие решений о порядке │веком. Документ на бумажном │
│документу, │дальнейшей работы с ним, │носителе или в электронном │
│указание) │сроках, характере исполне- │виде. Ввод указания или │
│ │ния, конкретных исполните- │редактирование проекта │
│ │лях. Исполнение указания от │указания в корпоративной │
│ │руки или подписание подго- │системе документооборота. │
│ │товленного проекта указания │Распечатка введенного │
│ │ │проекта указания для его │
│ │ │подписания руководителем │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Контроль за │Отслеживание установленного │Требуется оценка документа, │
│прохождением │порядка прохождения доку- │восприятие информации чело- │
│и исполнением │мента и исполнения (сроков │веком. Документ на бумажном │
│документа │и решения вопросов по │носителе или в электронном │
│ │существу) │виде. Формальная сторона │
│ │ │может быть автоматизирована │
│ │ │(автоматизация процедуры │
│ │ │отслеживания фактических │
│ │ │сроков исполнения │
│ │ │документов) │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Хранение │Обеспечение физической │Обеспечение физической со- │
│документа │сохранности документа и │хранности электронных доку- │
│в процессе │соблюдение порядка доступа │ментов и баз данных (в том │
│исполнения │к информации в процессе │числе резервное копирова- │
│ │исполнения │ние); автоматизация средств │
│ │ │поиска бумажного документа в │
│ │ │процессе исполнения │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Списание │Признание факта, что испол- │Для документов на бумажной │
│в дело │нение документа завершено. │основе - отметка на докумен- │
│ │Помещение документа на хра- │те и внесение в автоматизи- │
│ │нение в дело, сформирован- │рованную систему информации │
│ │ное по предметно-вопросно- │о списании документа в дело. │
│ │му, корреспондентскому, │Для документов, существующих │
│ │хронологическому и другим │только в электронном виде, │
│ │признакам. Обеспечение │требуется дальнейшая прора- │
│ │физической сохранности, │ботка комплекса вопросов │
│ │удобства дальнейшего │организации их хранения, │
│ │использования документа и │обеспечения физической │
│ │его быстрого нахождения по │сохранности, аутентификации │
│ │запросу │и т.п. │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Поиск │Нахождение самого документа │Может быть автоматизирован │
│ │или запрашиваемых сведений │(необходима формулировка │
│ │о нем │критериев поиска) │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Хранение │Обеспечение физической │Использование средств авто- │
│в архиве │сохранности документа и │матизации для контроля за │
│ │соблюдение порядка доступа │условиями хранения, противо- │
│ │к информации в процессе │пожарной безопасностью, │
│ │архивного хранения │регулирования доступа в │
│ │ │помещение архива и защиты │
│ │ │информации в компьютерной │
│ │ │системе. Создание фонда │
│ │ │пользования архивных │
│ │ │документов в электронной │
│ │ │форме. Хранение документов │
│ │ │на машинных носителях. │
│ │ │Обеспечение физической │
│ │ │сохранности электронных │
│ │ │документов и баз данных (в │
│ │ │том числе резервное │
│ │ │копирование); автоматизация │
│ │ │средств учета и поиска │
│ │ │бумажного документа в │
│ │ │процессе архивного хранения │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Экспертиза │Отбор документов на │Требуется оценка документа, │
│ценности │государственное хранение │восприятие информации │
│ │или установление сроков их │человеком. Документ на │
│ │хранения в архиве │бумажном носителе или в │
│ │организации на основе │электронном виде. Формальная │
│ │принятых критериев │сторона (отбор дел по срокам │
│ │ │хранения) может быть │
│ │ │автоматизирована │
├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤
│Уничтожение │Физическое уничтожение │Использование оборудования │
│ │(разрушение) носителя │для уничтожения бумажных │
│ │информации или записи на │документов (например, │
│ │носителе │измельчения бумаги) и для │
│ │ │уничтожения записи на │
│ │ │машинном носителе │
└──────────────┴────────────────────────────┴─────────────────────────────┘
Приложение N 39
к п. 3.1.6
ТРЕБОВАНИЯ
К ОРГАНИЗАЦИИ И ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В УСЛОВИЯХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА - САД
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Прием и обработка документов в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Службы системы автоматизации документооборота (САД) осуществляется работниками службы делопроизводства и ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.
1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Службы, подключенных к САД, осуществляется в соответствии с данными требованиями.
1.3. Работа в САД основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из службы делопроизводства или других подразделений документы повторно не регистрируются.
В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.
Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САД реестрах или регистрационных карточках.
1.4. САД позволяет заводить различные грифы не только для РК документов, но также и для прикрепленных к РК файлов с документами. Кроме этого, каждому пользователю присваивается право работать с документами, имеющими определенные грифы. В связи с этим в САД можно ограничить права доступа пользователей к конфиденциальным документам (это касается не только РК, но и прикрепленных файлов).
1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в Службе в условиях применения САД осуществляет служба делопроизводства.
Указания (в устной или письменной форме) работников службы делопроизводства - администраторов САД о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.
1.6. Работники структурных подразделений Службы включаются в число пользователей САД на основании заявки в службу делопроизводства на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Службы, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САД и права доступа (грифы "Общий", "ДСП").
Установка клиентских мест САД производится по согласованию со службой делопроизводства в установленном порядке.
Служба делопроизводства обеспечивает ввод в САД персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
1.7. Ответственность за организацию использования САД в структурном подразделении Службы возлагается на его руководителя.
Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо, ответственное за обеспечение правильного использования САД и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочий) в службу делопроизводства для внесения изменений в САД администратором системы.
1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САД осуществляется службой делопроизводства.
1.9. К работе с САД допускаются работники, прошедшие специальное обучение.
Пользователям САД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.
2. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ, РАБОТА С КОТОРЫМИ
ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В САД
2.1. Программное обеспечение САД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (РК):
РК входящих документов;
РК исходящих документов;
РК внутренних документов.
Принятая в Службе классификация документов в привязке к типам РК отражена в классификаторе САД "Группы документов", который может дополняться по мере распространения САД на работу с другими видами документов.
2.2. Документооборот Службы составляют входящие, исходящие и внутренние документы.
2.3. Входящие документы на имя руководителя Службы и исходящие документы, подписанные руководителем Службы, регистрируются в службе делопроизводства в САД Службы ("Кабинет руководителя", "Центральная картотека").
2.4. Входящие документы на имя заместителей руководителя Службы и исходящие из Службы документы, подписанные заместителями руководителя Службы, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Службы в САД (кабинеты и картотеки соответствующих заместителей).
2.5. Входящие документы на имя руководителей подразделений Службы и исходящие из Службы документы, подписанные руководителями подразделений Службы, в том числе внутренняя переписка по центральному аппарату, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях в САД (кабинеты и картотеки соответствующих структурных подразделений).
2.6. К внутренним документам относится переписка между подразделениями Службы (в частности, письма, служебные записки и т.п.), а также организационно-распорядительные документы и поручения руководства Службы. Внутренние документы регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства подразделения, создавшего документ, в своем кабинете САД. Их отличительным признаком является классификационный индекс структурного подразделения, проставляемый перед порядковым номером документа.
2.7. Организационно-распорядительные документы Службы регистрируются службой делопроизводства в САД ("Кабинет руководителя", "Центральная картотека") как внутренние документы. Их отличительным признаком являются индексы, проставляемые перед порядковым номером соответствующего вида документов.
2.8. Регистрируемым документам в САД автоматически присваивается сквозная нумерация.
3. ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В САД
3.1. ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В САД СЛУЖБОЙ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, С ДОКУМЕНТАМИ, АДРЕСОВАННЫМИ РУКОВОДИТЕЛЮ
СЛУЖБЫ, И В ПРИЕМНЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ
3.1.1. При работе с входящими документами работник службы делопроизводства, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САД документы. По завершении рассмотрения документов вводит указания в САД и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.
3.1.2. Исполненные документы, переданные в соответствующее подразделение, списываются в дело (при этом в САД в журнале передачи документов указывается номер дела, в которое был списан данный документ).
3.1.3. При работе с исходящими из Службы документами после визирования и подписания документа работник подразделения исполнителя передает их в службу делопроизводства для регистрации в установленном порядке.
3.1.4. Исходящие документы, подготовленные непосредственно в приемных заместителей руководителя Службы и ими подписанные, регистрируются в САД этих приемных (в "Кабинете зам. руководителя"), и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле "Оригинал" вводится отметка о передаче документа по назначению, после чего документ отправляется в дело.
3.1.5. При работе с внутренними документами работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, регистрирует в САД созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним указания, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.
3.1.6. При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, осуществляет контроль, используя папку "На контроле".
3.1.7. По завершении исполнения поручения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении исполнителя, вводит в САД "Отчет" и возвращает в службу делопроизводства оригинал документа и копию документа об исполнении.
3.1.8. Внутренние документы, поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства руководителя Службы или его заместителей, после рассмотрения возвращаются в структурное подразделение - автор документа для передачи исполнителям и ввода в САД поручения руководства.
3.1.9. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок "Поступившие", "На исполнении" и "На контроле".
3.1.10. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, имеют право доступа ко всем "Картотекам" САД в режиме поиска документов.
3.1.11. При необходимости работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, используют САД для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.
3.2. ВИДЫ РАБОТ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ
3.2.1. По входящим документам структурных подразделений - редактирование, при необходимости, поля "Содержание" документа, поступившего из службы делопроизводства; внесение информации по результатам рассмотрения документа руководством Службы (ввод указаний, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
3.2.2. По исходящим и внутренним документам - регистрация; аннотирование; ввод указаний; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; редактирование регистрационной карточки; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
3.2.3. По поручениям (пунктам) внутренних документов Службы, поставленным на контроль, - ввод указаний руководства структурного подразделения, постановка, при необходимости, на внутренний контроль, направление на исполнение, контроль исполнения, ввод отчета об исполнении, поиск поручений, информационно-справочная работа, вывод на печать выходных форм.
3.2.4. Права на регистрацию конкретных категорий документов по классификатору предоставляются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях, в соответствии с утвержденным списком пользователей.
3.3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАМИ
3.3.1. При поступлении в подразделение документа из службы делопроизводства (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Службы (внутренние документы) работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, находит в папке "Поступившие" своего "Кабинета" в САД регистрационную карточку документа и отмечает его получение ("Принять к исполнению").
3.3.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, работая в папке "На исполнении", после рассмотрения документа руководителем подразделения вводит в САД указание и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.
3.3.3. По завершении исполнения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит отчеты исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед службой контроля об исполнении документов с указаниями руководства Службы: заполняет поле "отчет исполнителя" в САД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).
3.3.4. Документ-оригинал должен быть "списан в дело" из папки "В дело". При необходимости списания в дело копии документа информация вносится в поле "Основание для списания в дело".
3.3.5. Не допускается стирать аннотации документов, введенные в службе делопроизводства, а также ранее сделанные записи в поле "Комментарий".
3.3.6. Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
3.3.7. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".
3.3.8. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в карточку документа информацию о передаче в отдел документооборота и контроля оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.
3.4. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
3.4.1. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, регистрируют в САД внутреннюю переписку между подразделениями центрального аппарата Службы и другую внутреннюю документацию подразделения (состав регистрируемой внутренней документации определяется руководством структурного подразделения).
3.4.2. Сопроводительные записки, касающиеся исполнения зарегистрированных в САД входящих документов при передаче их на рассмотрение в другое структурное подразделение, в качестве внутренней переписки не регистрируются (т.е. если входящий документ зарегистрирован в САД и передается на рассмотрение в другое структурное подразделение вместе с сопроводительной запиской, то карточка внутреннего документа в САД не создается). При этом передача документа отмечается при вводе "Указания" (типовые тексты указаний - "По рассылке", "Для использования в работе", "На визирование проекта ответа (приказа)", "Согласно договоренности просьба рассмотреть", "Просьба высказать мнение...", "Просьба дать заключение по изложенным в документе вопросам", "С запиской" и т.п.) и, при необходимости, в поле "Оригинал".
3.4.3. Регистрация внутренних документов выполняется с заполнением всех требуемых реквизитов карточки данного документа.
При этом поле "Адресат" не заполняется. В регистрационные карточки вводится типовое указание "По рассылке", "Автор поручения" - руководитель структурного подразделения, подготовившего документ, и в качестве исполнителей выбираются фамилии руководителей подразделений, в которые направляется документ.
3.4.4. Для внутренних документов, подлежащих исполнению, вводится указание с контролем исполнения.
3.4.5. Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
3.4.6. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел". Если внутренний документ, зарегистрированный работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении руководства, не списан при регистрации в дело, то он должен быть списан в дело в структурном подразделении, куда направлен на исполнение.
3.4.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, вводит в регистрационную карточку документа (РК) информацию о передаче оригинала и копий документа, формирует реестр передачи документов в подразделения, передает оригиналы и копии документа работникам соответствующих подразделений с пометкой в РК или в журнале передачи документов исполнителям в подразделении.
3.4.8. Требования к аннотации документа (поле "Содержание") для входящих, исходящих и внутренних документов.
В аннотации должна быть указана четкая формулировка, кратко передающая содержание документа, его смысл (какому вопросу посвящен документ?). Если в документе затрагиваются вопросы деятельности конкретной организации, то ее наименование необходимо включить в аннотацию. Для периодической отчетности допускается использование сокращенных аннотаций (например, "ф. 904"). Не разрешается вместо аннотаций использовать разного рода символы (например, ***) или заголовки типа "Информация на рассмотрение", не раскрывающие смысла документа.
3.4.9. По запросам руководства или работников подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выполняет поиск документов, отвечающих заданным критериям.
3.4.10. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, обязан оперативно отвечать на запросы других структурных подразделений об исполнителях документов, по которым ведется совместная работа.
3.4.11. В случае, если документ передан на исполнение из одного структурного подразделения в другое по указанию, то работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, необходимую информацию об исполнителе получает с использованием возможностей САД (как правило, не делая запрос по телефону).
3.4.12. По указанию руководства подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, готовит отчеты (сводки) по работе с документами в данном подразделении.
3.4.13. Работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, для того чтобы поставить в САД отметку о списании документа в дело, необходимо открыть РК документа, войти в журнал передачи и, нажав клавишу "Списать документ в дело", выбрать номер дела по номенклатуре, в которое был списан данный документ.
3.4.14. После введения в САД указаний руководства Службы и должностных лиц структурных подразделений их редактирование (изменение содержания, состава исполнителей) не разрешается.
3.4.15. Для отражения в регистрационной карточке хода рассмотрения документа вводятся новые указания, уточняющие порядок исполнения документа в структурных подразделениях.
3.4.16. При поступлении телефонных запросов по входящим документам от корреспондентов им сообщается информация о ходе рассмотрения документа.
3.5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
3.5.1. Регистрационные карточки документов с указаниями в адрес исполнителя переводятся им из папки "Поступившие" в папку "На исполнении". После окончания работы над документом исполнитель вводит информацию о ходе и результатах исполнения в поле "Отчет" адресованного ему указания и, при необходимости, связывает (с использованием классификатора "Связка") регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по исполнению указания документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данному указанию.
3.5.2. Ответственный исполнитель или работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, после получения отчетов всех исполнителей вводит в систему текст и дату итогового отчета, после чего отчет автоматически пересылается в "Кабинет" автора указания (для указаний руководителя Службы таким кабинетом является "Кабинет руководителя").
3.5.3. Данный порядок исполнения используется как для контрольных, так и неконтрольных документов.
3.5.4. Регистрационные карточки контрольных документов вместе с отчетами остаются в кабинетах исполнителей до тех пор, пока указание не будет снято с контроля. После снятия документа с контроля его регистрационные карточки автоматически удаляются из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.
3.5.5. При работе с документом исполнитель определяет необходимость тематической рубрикации документа в САД. Соответствующая тематическая рубрика вводится в карточку документа исполнителем или работником, ответственным за делопроизводство подразделения.
3.5.6. В своей работе исполнитель - работник структурного подразделения использует право поиска документов по "Картотеке" данного структурного подразделения.
3.5.7. Исполнители, являющиеся пользователями САД, имеют возможность формировать свои рабочие "папки" из числа документов, зарегистрированных в системе.
3.6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ
3.6.1. Документ или отдельный его фрагмент (например, пункт приказа, распоряжения, протокола и т.п.) может быть поставлен на контроль в службе делопроизводства либо в структурном подразделении в соответствии с указанием его руководителя.
3.6.2. Компьютерная регистрационная карточка контрольного документа выделяется отметкой "К" или "Контроль". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата".
3.6.3. При постановке документа на контроль его регистрационная карточка поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль за исполнением документов.
3.6.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также осуществлять рассылку "напоминаний" по установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.
3.6.5. По всем контрольным документам работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении (по данным исполнителя), вводится отчет об исполнении (заполняется поле "Отчет исполнителя").
3.6.6. Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий или внутренний документ и он зарегистрирован в САД со связкой с контрольным, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.
3.6.7. При устном ответе или исполнении документа, не связанном с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).
3.6.8. Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении.
3.6.9. Снятие с контроля документов, исполнение которых контролируется службой контроля, осуществляется работниками этой службы после возврата соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении, подлинника входящего документа и копии документа об исполнении.
3.6.10. Информация о продлении руководством срока исполнения документа вводится работником, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в поле "Отчет".
3.6.11. Снятие с контроля документов, поставленных на контроль в структурном подразделении, осуществляется уполномоченными работниками данного подразделения посредством заполнения поля "Фактическая дата" (для документов, контролируемых службой контроля, доступ в данное поле закрыт).
3.6.12. Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".
3.6.13. При работе с контрольными документами (работа в режиме редактирования указания) необходимо обратить внимание на доступные данному пользователю функции (ввод, просмотр и редактирование отчета, ведение списка исполнителей и др.), которые обозначены соответствующими клавишами в строке "Исполнители".
3.6.14. По документам, контролируемым службой контроля, набор функций ограничен.
3.7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
3.7.1. Передача подлинников и копий документов, зарегистрированных в САД, в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки.
3.7.2. При необходимости формируется и печатается реестр документов. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.
3.7.3. Передача входящих документов, поступивших из службы делопроизводства, на исполнение в другое структурное подразделение осуществляется только через службу делопроизводства.
3.7.4. Если оригинал или копия зарегистрированного в САД входящего документа передается на рассмотрение в другое структурное подразделение, требуется ввести в САД указание о передаче документа на рассмотрение. При необходимости работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выводит на печать текст указания, которое должно быть подписано руководителем, направляющим документ.
3.7.5. Передача на исполнение в другое структурное подразделение входящего документа, имеющего указание руководителя Службы или его заместителя, осуществляется на основании нового указания лица, давшего данное поручение.
3.7.6. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего указания руководства Службы) в структурном подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое структурное подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.
3.7.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, в поле "Оригинал" регистрационной карточки САД делает отметку о передаче документа в службу делопроизводства, затем вводит типовое указание руководителя "Передать по принадлежности в (название подразделения) по согласованию с (фамилия руководителя)" с указанием в поле "Исполнители" фамилии руководителя подразделения, куда передается на исполнение документ.
3.7.8. Документ передается в службу делопроизводства. Служба делопроизводства организует передачу документа в соответствующее структурное подразделение.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КЛАССИФИКАТОРОВ САД
4.1. Ведение классификаторов САД осуществляется службой делопроизводства.
4.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, должен знать основные разделы классификатора "Организации", "Группы документов" и состав классификаторов "Подразделения" и "Номенклатура дел" по разделу данного структурного подразделения.
4.3. Вносить новые организации в классификатор "Организации" при регистрации документов могут работники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.
4.4. Номенклатура дел данного подразделения на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором САД в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры.
4.5. При необходимости изменения уточнений и дополнений номенклатур дел вносятся в классификатор после согласования со службой делопроизводства.
5. КОНТРОЛЬ ЗА ПРАВИЛЬНОСТЬЮ ЗАПОЛНЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОЛЕЙ
5.1. Контроль за правильностью заполнения информационных полей в структурных подразделениях возлагается на лицо, ответственное за организацию использования системы в данном структурном подразделении.
5.2. Служба делопроизводства периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости - с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает начальнику службы делопроизводства.
6. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Тексты документов должны готовиться в текстовом процессоре Microsoft Word версии 8.0 или выше. Должны быть соблюдены следующие правила форматирования.
6.2. Абзац с отступом 1,25 см ("красная строка").
6.3. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа должен быть отделен от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.
6.4. Текст должен быть отформатирован по ширине, заголовок - по центру текстового поля.
6.5. Недопустимо использовать в тексте специальные символы. "Длинные" тире в тексте документа должны быть заменены дефисом с пробелами до и после.
6.6. Недопустимо использовать в тексте перенос слов.
6.7. Недопустимо использовать в тексте документа маркированные списки, созданные средствами Microsoft Word. Списки должны создаваться с помощью стандартных функций форматирования.
6.8. Недопустима подмена русских букв латинскими, схожими по начертанию (например, "е - е", "с - с" и т.д.).
6.9. Недопустимо использование в тексте документа сносок, созданных средствами Microsoft Word.
6.10. Графические иллюстрации необходимо преобразовывать к растровой графике с цветовым разрешением 256 цветов системной палитры. Подписи к иллюстрациям должны быть как в оригинале документа.
6.11. Формулы необходимо набирать средствами Microsoft Equation с последующим преобразованием формулы в растровое изображение.
6.12. Формы бланков должны набираться моноширинным шрифтом. Число символов в строке не должно превышать 68 знаков, включая пробелы.
Приложение N 40
к п. 3.1.6
(справочное)
ТЕРМИНЫ
В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Акт - обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел).
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого использования.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
Доверенность - документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.
Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю подразделения или учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.
Документационное обеспечение управления - комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Документационное обеспечение управления включает также комплекс работ с готовыми документами, созданными данным органом, организацией, учреждением, и документами, полученными извне (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, использование документов и их хранение).
Документирование управленческой деятельности - совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность органа, организации, учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Документооборот - движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Должностной регламент - документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника.
Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Инструкция - документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.
Объяснительная записка - письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельств.
Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.
План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, сроки реализации, исполнителей.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и др.).
Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.
Принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях реализации ее основных и оперативных задач.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
Решение - правовой акт, принимаемый по наиболее важным вопросам компетенции организации.
Служебная записка - документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Устав - правовой акт, определяющий наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержащий другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Приложение N 41
к п. 3.3.7
(справочное)
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В САДД "ДЕЛО"
К нерегистрируемым документам относятся:
письма (без обращения в Службу), присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
графики, наряды;
сводки и информация, присланные для сведения;
обзоры печати, ведомственная литература, тематические и специальные сборники и т.п.;
аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;
учебные планы, программы;
печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
прейскуранты, каталоги, проспекты, рекламные извещения, плакаты;
технические условия;
нормы и нормативы расхода материалов;
поздравительные письма, телеграммы и открытки;
пригласительные билеты;
научные отчеты по темам, авторефераты;
формы статистической отчетности;
документы по заключению коллективных договоров;
бухгалтерские документы;
планово-финансовые документы;
документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.);
корреспонденция, адресованная работникам Службы, с пометкой "лично".
Приложение N 42
к п. 3.3.10а
(справочное)
ОБРАЗЕЦ АКТА ОБ ОШИБОЧНО ПОСТУПИВШЕМ ДОКУМЕНТЕ
Герб Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
(РОСТЕХНАДЗОР)
АКТ
________________________ N ____________________
Москва
Министерство
регионального развития
Российской Федерации
ул. Садовая-Самотечная, д. 10/23,
стр. 1, Москва, 127051
Мы, нижеподписавшиеся работники отдела делопроизводства и контроля за
исполнением поручений Управления делами Федеральной службы по
экологическому, технологическому и атомному надзору
Ф.И.О, Ф.И.О., Ф.И.О.,
составили акт об ошибочно поступившем письме из Министерства
регионального развития Российской Федерации от 21.05.2009 N ДТ-42/497.
Настоящий акт составлен в двух экземплярах.
Подписи: ___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение N 43
к п. 3.5.1.2
ФОРМА УКАЗАТЕЛЯ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБЫ
МИНИСТЕРСТВАМ, ВЕДОМСТВАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ
УКАЗАТЕЛЬ
рассылки документов Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору министерствам,
ведомствам и другим организациям
___________________________________________________________________________
(исходящий номер и дата документа или его заголовок)
Отправитель: __________________________________________________________
(подразделение)
Кол-во листов в 1 экз. формата: А4 ______ А5 _____ Вид отправки _______
┌───┬───────────────────────────────────┬──────────┬─────────────┐
│ N │ Адресат │Количество│ Отметка об │
│п/п│ │ экз. │ отправке │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│1. │Минприроды России │1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│2. │Минэкономразвития России │1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│3. │Правительство Республики Бурятия │1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│4. │Правительство Ленинградской области│2 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│5. │Администрация Волгоградской области│1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│6. │Администрация Кемеровской области │1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│7. │Администрация Магаданской области │1 │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│8. │ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│9. │ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│10.│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│11.│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│12.│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│13.│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│14.│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┤
│15.│ │ │ │
└───┴───────────────────────────────────┴──────────┴─────────────┘
ВСЕГО: 8 экз.
Подпись работника подразделения,
составившего указатель рассылки:
Дата "__" ______________ 20__ г.
___________________________
(расшифровка подписи)
___________________________
(контактный телефон)
Приложение N 44
к п. 3.5.1.3
ОБРАЗЕЦ СПИСКА (ФОРМА 103)
НА ОТПРАВКУ ЗАКАЗНЫХ ПИСЕМ СЛУЖБЫ
Список
(форма 103)
на заказные письма, поданные в 66 о/с от Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
105066
Москва, ул. Александра Лукьянова, 4, корп. 8, стр. 1.
┌───┬────────────────────────────────────────┬──────┬─────┬──────┐
│ N │ Куда/Кому │ Вес │Тариф│Штрих-│
│п/п│ │ │ │код │
├───┼────────────────────────────────────────┼──────┼─────┼──────┤
│1. │671564, Республика Бурятия, Муйский │12 гр.│8,60 │ │
│ │район, п. Северомуйск, ул. Ленина, д. 4а│ │ │ │
│ │Директору ООО "Восток Сервис" │ │ │ │
│ │К.А. Абенову │ │ │ │
└───┴────────────────────────────────────────┴──────┴─────┴──────┘
Итого: 12 гр
Всего: 8,60
Должность ответственного работника Должность ответственного работника
службы делопроизводства Финансового управления
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Приложение N 45
к п. 3.5.2.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ (НЕПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ)
ТЕЛЕГРАММА
454092 ЧЕЛЯБИНСК УЛИЦА БЕРЕЗОВА ДОМ 121
ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ ОАО МЕТАЛЛОАРМ
СЕМЕНОВУ И.И.
ПРОШУ ПРИБЫТЬ МОСКВУ УЧАСТИЯ РАБОТЕ СОВЕЩАНИЯ УГЛЕДОБЫВАЮЩИХ РЕГИОНОВ ПРОВОДИТСЯ ДВАДЦАТОГО МАЯ ДЕСЯТЬ ЧАСОВ АДРЕСУ МОСКВА УЛИЦА ТАГАНСКАЯ ДОМ ТРИДЦАТЬ ЧЕТЫРЕ ЗАЛ ЗАСЕДАНИЙ ПОДТВЕРДИТЕ ГОТОВНОСТЬ СООБЩИТЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЫ ДО 17 05 2009 ТЕЛЕФОНУ ФАКСУ 411 60 29
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ И.О. ФАМИЛИЯ
___________________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения (отправителя)
И.О. Фамилия исполнителя
телефон
Приложение N 46
к п. 3.5.2.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ НА БЛАНКЕ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
454092 ЧЕЛЯБИНСК УЛИЦА БЕРЕЗОВА ДОМ 121
ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ ОАО МЕТАЛЛОАРМ
СЕМЕНОВУ И.И.
УВАЖАЕМЫЙ ИВАН ИВАНОВИЧ ПРИМИТЕ САМЫЕ ИСКРЕННИЕ И СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО СЛУЧАЮ ДЕСЯТИЛЕТИЯ СО ДНЯ ОБРАЗОВАНИЯ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА МЕТАЛЛОАРМ ЖЕЛАЮ ВАШЕМУ КОЛЛЕКТИВУ БЫТЬ ЛИДЕРОМ СРЕДИ ХИМИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ РЕАЛИЗАЦИИ САМЫХ СМЕЛЫХ ПЛАНОВ ЗАМЫСЛОВ ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ УСПЕХОВ НА БЛАГО И ПРОЦВЕТАНИЕ РОССИИ
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ И.О. ФАМИЛИЯ
___________________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения (отправителя)
И.О. Фамилия исполнителя
телефон
Приложение N 47
к п. 3.5.3.6
ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Наименование учреждения-автора Адресат │
│ Должность, Должность, │
│ инициалы и фамилия лица, инициалы и фамилия лица, │
│ передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму,│
│ номер его телефона номер его телефона, │
│ время приема телефонограммы│
│ │
│ТЕЛЕФОНОГРАММА │
│ │
│дата N _______ │
│место создания │
│ │
│ Текст телефонограммы (не более 50 слов) │
│ │
│Должность лица, подписавшего телефонограмму, │
│или от имени которого телефонограмма передается │
│Подпись │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Управление пассажирского транспорта Руководителям служб │
│Передала секретарь И.О. Фамилия, движения │
│тел. 432 12 12 Приняла секретарь │
│ И.О. Фамилия, │
│ тел. 422 03 15 │
│ 15.09.2006 18 ч 20 мин.│
│ │
│ТЕЛЕФОНОГРАММА │
│ │
│21.05.2009 N 25 │
│Москва │
│ │
│ 24 мая с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной сети│
│трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии│
│названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов│
│транспорта. │
│ │
│Зам. начальника городского управления │
│пассажирского транспорта И.О. Фамилия│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 48
к п. 3.5.4.4.2
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
ПРИ СОГЛАСОВАНИИ (ВИЗИРОВАНИИ) ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ
В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Положение об использовании электронной подписи при согласовании (визировании) проектов документов в системе автоматизации документооборота (далее - САД) (далее - Положение) устанавливает:
порядок выдачи и отзыва сертификатов ключей электронной подписи (далее - ЭП) должностных лиц Службы;
условия, при соблюдении которых ЭП должностного лица в электронном документе в САД признается равнозначной собственноручной подписи должностного лица на документе на бумажном носителе.
1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 06.04.2011 N 65-ФЗ).
1.3. Действие настоящего Положения распространяется на действия, связанные с осуществлением согласования (визирования) проектов документов в электронной форме в САД.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ ПОЛОЖЕНИИ
В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной подписи, позволяющим с помощью средств электронной подписи создавать свою электронную подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
закрытый ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной подписи с использованием средств электронной подписи;
ключевой носитель - внешний носитель цифровой информации, использующийся для хранения закрытого ключа электронной подписи;
открытый ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной подписи подлинности электронной подписи в электронном документе;
подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной подписью электронном документе;
сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
средства электронной подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной подписи подлинности электронной подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных подписей;
Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей со следующими функциями:
изготовление сертификатов ключей подписей;
создание ключей электронной подписи с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной подписи;
приостановление, возобновление и аннулирование сертификатов ключей подписей;
ведение реестра сертификатов ключей подписей, обеспечение его актуальности и возможности свободного доступа к нему участников информационного обмена;
проверка уникальности открытых ключей электронных подписей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;
выдача сертификатов ключей подписей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;
осуществление по обращениям участников обмена электронными документами подтверждения подлинности электронной подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей.
3. УСЛОВИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
3.1. ЭП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭП, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа;
подтверждена подлинность ЭП в электронном документе;
ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
3.2. Для заверения электронных документов в процессе согласования (визирования) проектов документов в САД должностные лица Службы должны использовать ЭП в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
3.3. Владельцы сертификатов ключей подписей заверяют документы ЭП лично или делегируют это право доверенному лицу. Делегирование прав использования ЭП владельцем сертификата ключа осуществляется письменно. Заявление на делегирование передается работнику службы делопроизводства, осуществляющему контроль за использованием ЭП в Службе.
3.4. Правом проверки подлинности ЭП в электронном документе в САД обладают все пользователи САД.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ ЭП И СЕРТИФИКАТОВ
КЛЮЧЕЙ ПОДПИСЕЙ
4.1. Состав должностных лиц Службы, наделенных правом использования ЭП для согласования (визирования) проектов документов в САД, устанавливается руководителем Службы.
4.2. Для лиц, наделенных правом использования ЭП, осуществляется процедура формирования ключей ЭП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с порядком, установленным настоящим Положением.
4.3. Работником службы делопроизводства, осуществляющим контроль за использованием ЭП в Службе, передается в Удостоверяющий центр информация о должностных лицах Службы, для которых должны быть изготовлены ключи ЭП и сертификаты ключей подписей.
4.4. Должностное лицо лично получает электронный носитель с ключами ЭП и сертификат ключа подписи в форме документа на бумажном носителе в службе делопроизводства. Сертификат ключа подписи оформляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются владельцем сертификата ключа подписи. Один экземпляр сертификата выдается владельцу, второй экземпляр остается в службе делопроизводства.
4.5. Должностное лицо подтверждает выдачу ему электронного носителя с ключами ЭП и сертификата ключа подписи в форме документа на бумажном носителе личной подписью в журнале выдачи ключей ЭП и сертификатов, который хранится в службе делопроизводства у работника, осуществляющего контроль за использованием ЭП в Службе.
4.6. В случае изменения должности владельца сертификата ключа подписи требуется сформировать для него новые ключи ЭП и сертификат ключа подписи. Соответствующая заявка направляется работником службы делопроизводства, осуществляющим контроль за использованием ЭП в Службе, в Удостоверяющий центр вместе с заявлением на отзыв предыдущего сертификата.
Работником службы делопроизводства - администратором САД вносится в систему информация о запрете использования сертификата ключа ЭП, в котором содержится устаревшая информация.
4.7. Изготовление ключей ЭП и сертификатов ключей подписей при плановой смене ключей ЭП, принадлежащих должностным лицам Службы, не вызванной компрометацией ключей, организуется так же, как и при первоначальном изготовлении ключей и сертификатов.
5. ОБЯЗАННОСТИ ВЛАДЕЛЬЦА СЕРТИФИКАТА КЛЮЧА ПОДПИСИ
Владелец сертификата ключа подписи обязан:
не использовать для ЭП открытые и закрытые ключи ЭП, если ему известно, что эти ключи используются или использовались ранее другими лицами;
хранить в тайне закрытый ключ ЭП;
незамедлительно сообщать работнику службы делопроизводства, осуществляющему контроль за использованием ЭП в Службе, о случаях компрометации закрытого ключа ЭП;
участвовать в плановой смене ключей ЭП и сертификатов, проводимой службой делопроизводства.
6. ОТЗЫВ СЕРТИФИКАТОВ КЛЮЧЕЙ ПОДПИСЕЙ
6.1. При увольнении работника Службы, являющегося владельцем сертификата ключа ЭП, работник службы делопроизводства - администратор САД обязан незамедлительно внести в САД информацию о запрете использования данного сертификата ключа ЭП. Работник службы делопроизводства, осуществляющий контроль за использованием ЭП в Службе, в течение одного рабочего дня с даты увольнения работника Службы направляет в Удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа ЭП, заявку на отзыв сертификата данного работника.
Работник Службы в день увольнения обязан передать выданный ему ключевой носитель с ключами ЭП работнику отдела делопроизводства, осуществляющему контроль за использованием ЭП в Службе.
6.2. В случае компрометации закрытого ключа ЭП владелец сертификата незамедлительно извещает работника службы делопроизводства, осуществляющего контроль за использованием ЭП в Службе, о приостановлении действия сертификата. Работник службы делопроизводства - администратор САД обязан внести в САД информацию о запрете использования данного сертификата ключа ЭП.
Владелец сертификата в течение одного рабочего дня передает работнику службы делопроизводства, осуществляющему контроль за использованием ЭП в Службе, заявление об отзыве сертификата. Работник службы делопроизводства, осуществляющий контроль за использованием ЭП в Службе, в течение одного рабочего дня с даты получения заявления от владельца сертификата направляет в Удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа ЭП, заявку на отзыв сертификата данного работника.
6.3. К событиям, наступление которых является компрометацией ключа ЭП, относятся:
утрата носителя ключа;
утрата носителя ключа с последующим обнаружением;
увольнение сотрудников, имевших доступ к ключевой информации;
возникновение подозрений об искажении информации в САД;
нарушение целостности печатей на сейфах с носителями ключевой информации, если используется процедура опечатывания сейфов;
утрата ключей от сейфов в момент нахождения в них носителей ключевой информации;
утрата ключей от сейфов в момент нахождения в них носителей ключевой информации с последующим обнаружением;
доступ посторонних лиц к ключевой информации.
7. РАЗРЕШЕНИЕ КОНФЛИКТНЫХ СИТУАЦИЙ
7.1. В ходе использования должностными лицами Службы ЭП для заверения электронных документов в процессе согласования (визирования) проектов документов в САД возможно возникновение разногласий (конфликтных ситуаций) в следующих случаях:
оспаривание целостности электронного документа, заверенного ЭП;
оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ ЭП;
оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ ЭП;
недоверие к технологии использования ЭП;
недоверие к средствам ЭП;
иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе использования ЭП.
7.2. Конфликтные ситуации разрешаются в рабочем порядке.
7.3. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению должностного лица Службы, о возникновении конфликтной ситуации, данное должностное лицо незамедлительно извещает уполномоченное лицо отдела делопроизводства о возникновении конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении, а также о ее предполагаемых причинах.
7.4. Работник службы делопроизводства, осуществляющий контроль за использованием ЭП в Службе, проверяет наличие указанных в извещении обстоятельств и, при необходимости, принимает меры по разрешению конфликтной ситуации.
Приложение N 49
к п. 3.8.4
ФОРМА ЗАЯВКИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ
ЗАЯВКА N _________
в службу делопроизводства
От ________________________________________________________________________
(краткое наименование управления)
На выполнение
копировально-множительных работ
┌─────┬──────────────────────────────┬───────────────┬────────────────────┐
│N п/п│Наименование и номер документа│ Сдано кол-во │ Задание на │
│ │ │ │ изготовление │
│ │ ├───────────────┼──────────┬─────────┤
│ │ │листов/печатных│в масштабе│к-во экз.│
│ │ │ страниц │ │ │
├─────┼──────────────────────────────┼───────────────┼──────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├─────┼──────────────────────────────┼───────────────┼──────────┼─────────┤
│1. │ │ │ │ │
├─────┼──────────────────────────────┼───────────────┼──────────┼─────────┤
│2. │ │ │ │ │
├─────┼──────────────────────────────┼───────────────┼──────────┼─────────┤
│3. │ │ │ │ │
├─────┼──────────────────────────────┼───────────────┼──────────┼─────────┤
│4. │ │ │ │ │
└─────┴──────────────────────────────┴───────────────┴──────────┴─────────┘
Начальник
(зам. нач-ка)
(Управления, отдела)
___________________________________________________________________________
(подпись лица, давшего задание) (расшифровка подписи)
Работу на исполнение сдал:
___________________________________________________________________________
(подпись лица, сдавшего документы)
______________ ______________________________________ _____________________
(дата сдачи) (контактный телефон) (расшифровка подписи)
Выполненную работу получил:
______________ ______________________________________ _____________________
(дата) (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение N 50
к п. 3.9.6
ФОРМА СПРАВКИ ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ
СПРАВКА
об объеме документооборота
центрального аппарата Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору
за _________ 20__ года
(месяц)
┌───────────────────────────────┬────────────────┬─────────┬─────┐
│ Группа документов │Зарегистрировано│Переслано│Всего│
├───────────────────────────────┼────────────────┼─────────┼─────┤
│Входящие │ │ │ │
├───────────────────────────────┼────────────────┼─────────┼─────┤
│Внутренние │ │ │ │
├───────────────────────────────┼────────────────┼─────────┼─────┤
│Исходящие │ │ │ │
├───────────────────────────────┼────────────────┼─────────┼─────┤
│ Итого: │ │ │ │
└───────────────────────────────┴────────────────┴─────────┴─────┘
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 51
к п. 5.1.2
ФОРМА СПРАВКИ "СВЕДЕНИЯ (СПРАВКА-НАПОМИНАНИЕ)
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
СЛУЖБЫ ПО ВХОДЯЩИМ И ВНУТРЕННИМ ДОКУМЕНТАМ"
СВЕДЕНИЯ (СПРАВКА-НАПОМИНАНИЕ)
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ ПО ВХОДЯЩИМ ДОКУМЕНТАМ
Дата контроля с 00.00.0000 по 00.00.0000
По состоянию на 00.00.0000 00:00
┌──────────┬──────────┬──────────────┬──────────┬─────────────┬───────────┐
│Автор, N и│Содержание│ Поручение и │ Срок │Исполнитель/ │Просрочено │
│ дата │ │ход исполнения│исполнения│ Отчет об │(к-во дней)│
│документа/│ │ │ │ исполнении │ │
│ Вх. N и │ │ │ │ │ │
│ дата │ │ │ │ │ │
├──────────┼──────────┼──────────────┼──────────┼─────────────┼───────────┤
├──────────┼──────────┼──────────────┼──────────┼─────────────┼───────────┤
├──────────┼──────────┼──────────────┼──────────┼─────────────┼───────────┤
└──────────┴──────────┴──────────────┴──────────┴─────────────┴───────────┘
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
СВЕДЕНИЯ (СПРАВКА-НАПОМИНАНИЕ)
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ
И АТОМНОМУ НАДЗОРУ ПО ВНУТРЕННИМ ДОКУМЕНТАМ
Дата контроля с 00.00.0000 по 00.00.0000
По состоянию на 00.00.0000 00:00
┌─────────┬───────────────────┬──────────────┬────────────────────────────┐
│ Рег. N/ │ Поручение: │Промежуточная/│ Исполнитель/Отчет об │
│ дата │ автор/текст │плановая/факт.│ исполнении │
│документа│ │ дата │ │
├─────────┼───────────────────┼──────────────┼────────────────────────────┤
├─────────┼───────────────────┼──────────────┼────────────────────────────┤
├─────────┼───────────────────┼──────────────┼────────────────────────────┤
└─────────┴───────────────────┴──────────────┴────────────────────────────┘
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 52
к п. 5.1.2
ФОРМА СВОДКИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ УКАЗАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
СЛУЖБЫ ПО ВХОДЯЩИМ И ВНУТРЕННИМ ДОКУМЕНТАМ
Сводка
об исполнении указаний по входящим документам
Дата контроля с 00.00.0000 по 00.00.0000
(Центральная картотека 00.00.0000 00:00)
┌───┬──────────────┬─────┬───────────────────┬────────────────────────────┐
│ N │Подразделения │Всего│ Исполнено │ На исполнении │
│п/п│(ответственный│ ├──────┬────────────┼─────┬─────────────┬────────┤
│ │ исполнитель) │ │В срок│С нарушением│Срок │ Исполненные │Срок не │
│ │ │ │ │ срока │истек│не списаны в │наступил│
│ │ │ │ │ │ │ дело │ │
├───┼──────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼─────────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼──────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼─────────────┼────────┤
├───┼──────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼─────────────┼────────┤
├───┼──────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼─────────────┼────────┤
├───┼──────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼─────────────┼────────┤
│ │ Итого: │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────────────┴─────┴──────┴────────────┴─────┴─────────────┴────────┘
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Сводка
об исполнении указаний по внутренним документам
Дата контроля с 00.00.0000 по 00.00.0000
(Центральная картотека 00.00.0000 00:00)
┌───┬───────────────────┬─────┬───────────────────┬──────────────┐
│ N │ Подразделения │Всего│ Исполнено │На исполнении │
│п/п│ (ответственный │ ├──────┬────────────┼─────┬────────┤
│ │ исполнитель) │ │В срок│С нарушением│Срок │Срок не │
│ │ │ │ │ срока │истек│наступил│
├───┼───────────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───┼───────────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼────────┤
├───┼───────────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼────────┤
├───┼───────────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼────────┤
├───┼───────────────────┼─────┼──────┼────────────┼─────┼────────┤
│ │ Итого: │ │ │ │ │ │
└───┴───────────────────┴─────┴──────┴────────────┴─────┴────────┘
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 53
к п. 5.1.2
ФОРМА СПРАВКИ "СВЕДЕНИЯ О СРОКАХ ИСПОЛНЕНИЯ УКАЗАНИЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ ПО ВХОДЯЩИМ И ВНУТРЕННИМ ДОКУМЕНТАМ"
Сведения
о сроках исполнения указаний руководителя
Федеральной службы по экологическому, технологическому
и атомному надзору по входящим (или внутренним) документам
Дата контроля с 00.00.0000 по 00.00.0000
(Центральная картотека 00.00.0000 00:00)
┌──────────────┬─────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
│Подразделение │ Всего │ В том числе выполнено │
│(ответственный│выполнено├────────┬──────────┬──────────┬───────────┬──────────┤
│ исполнитель) │поручений│В │ С │ С │ С │ С │
│ │ │установ-│опозданием│опозданием│опозданием │опозданием│
│ │ │ленный │до 5 дней │от 5 до 10│от 10 до 20│ свыше 20 │
│ │ │срок │ │ дней │ дней │ дней │
├──────────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├──────────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
├──────────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
├──────────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
├──────────────┼─────────┼────────┼──────────┼──────────┼───────────┼──────────┤
│ Итого: │ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴─────────┴────────┴──────────┴──────────┴───────────┴──────────┘
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 54
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СЛУЖБЫ
Федеральная служба по экологическому,
технологическому и атомному надзору
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ______
_____________________
(место составления)
На ____________ год <1>
┌──────┬───────────┬──────────┬────────────────────────────────┬──────────┐
│Индекс│ Заголовок │Кол-во дел│Срок хранения дела (тома, части)│Примечание│
│ дела │дела (тома,│ (томов, │ и N статей по перечню │ │
│ │ части) │ частей) │ │ │
├──────┼───────────┼──────────┼────────────────────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├──────┴───────────┴──────────┴────────────────────────────────┴──────────┤
│ Название раздела │
├──────┬───────────┬──────────┬────────────────────────────────┬──────────┤
└──────┴───────────┴──────────┴────────────────────────────────┴──────────┘
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <2>
Протокол ЭК структурного подразделения
от ________________ N ________________
Наименование должности работника,
ответственного за ведение
делопроизводства в подразделении Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении
┌──────────────────────────────────────┬─────┬────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │
│ │ ├───────────┬────────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└──────────────────────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┘
Наименование должности руководителя
подразделения, курирующего вопросы
делопроизводства и архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<1> К выписке из номенклатуры дел Службы для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по вышеуказанной форме.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение N 55
к п. 6.1.3
ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СЛУЖБЫ
Федеральная служба по экологическому, УТВЕРЖДАЮ
технологическому и атомному надзору Руководитель Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N _________ Подпись Расшифровка подписи
______________________
(место составления) Дата
На _______________ год
┌──────┬───────────┬──────────┬────────────────────────────────┬──────────┐
│Индекс│ Заголовок │Кол-во дел│Срок хранения дела (тома, части)│Примечание│
│ дела │дела (тома,│ (томов, │ и N статей по перечню │ │
│ │ частей) │ частей) │ │ │
├──────┼───────────┼──────────┼────────────────────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├──────┴───────────┴──────────┴────────────────────────────────┴──────────┤
│ Название раздела │
├──────┬───────────┬──────────┬────────────────────────────────┬──────────┤
└──────┴───────────┴──────────┴────────────────────────────────┴──────────┘
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя службы делопроизвродства
и зав. архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от ____________ N ____ от _____________ N _____________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______________ году в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору
┌──────────────────────────────────────┬─────┬────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │
│ │ ├───────────┬────────────────┤
│ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└──────────────────────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┘
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Визы руководителя службы делопроизводства
и зав. архивом (лица, ответственного за архив)
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение N 56
к п. 6.2.22
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива ______________
код Федеральной службы по
экологическому, технологическому
и атомному надзору ___________________
┌───────────────────────┐
_________________________________________________ │Ф. N _________________ │
_________________________________________________ │Оп. N ________________ │
_________________________________________________ │Д. N _________________ │
└───────────────────────┘
_________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору)
ДЕЛО N ___ ТОМ N ___
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
___________________________________________________________________________
(ДАТА)
На ___________ листах
Хранить _____________
┌───────────────────────┐
│Ф. N _________________ │
│Оп. N ________________ │
│Д. N _________________ │
└───────────────────────┘
Приложение N 57
к п. 6.2.22
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N _____
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ________________ пропущенные номера ____________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌───────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────┐
│ Особенности физического состояния и формирования дела │Номера листов│
├───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┤
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 58
к п. 6.2.22
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________________
┌─────┬─────────┬─────────┬─────────┬─────────────┬──────────────┐
│N п/п│ Индекс │ Дата │Заголовок│Номера листов│ Примечание │
│ │документа│документа│документа│ дела │ │
├─────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────────┼──────────────┤
└─────┴─────────┴─────────┴─────────┴─────────────┴──────────────┘
Итого ______________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 59
к п. 6.3.2
ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
Федеральная служба по экологическому, технологическому
и атомному надзору
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ______________________________________________________________________
(N и название)
Опись _____________________________________________________________________
(N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
┌─────┬────────────────────────────────┬───────────┬─────────────┐
│N п/п│ Ф.И.О. пользователя │Дата выдачи│Дата возврата│
├─────┼────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
├─────┼────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
├─────┼────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
└─────┴────────────────────────────────┴───────────┴─────────────┘
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 60
к п. 7.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СЛУЖБЫ
Федеральная служба по экологическому, технологическому
и атомному надзору
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
___________________________________________________________________________
┌───┬───────────┬───────────┬──────┬─────────────┬─────────────┬──────────┐
│ N │Индекс дела│ Заголовок │ Дата │ Количество │Срок хранения│Примечание│
│п/п│ (тома, │дела (тома,│ дела │листов в деле│ дела (тома, │ │
│ │ части) │ части) │(тома,│(томе, части)│ части) │ │
│ │ │ │части)│ │ │ │
├───┼───────────┼───────────┼──────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 <1> │ 7 │
├───┴───────────┴───────────┴──────┴─────────────┴─────────────┴──────────┤
│ Название раздела │
├───┬───────────┬───────────┬──────┬─────────────┬─────────────┬──────────┤
├───┼───────────┼───────────┼──────┼─────────────┼─────────────┼──────────┤
└───┴───────────┴───────────┴──────┴─────────────┴─────────────┴──────────┘
В данную опись внесено ____________________________________ дел с N _______
(цифрами и прописью)
по N _____________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
Расшифровка подписи от _________ N _________
Дата
___________________
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3>
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ___________________________ дел и __________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива Федеральной службы по
экологическому, технологическому
и атомному надзору Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
<3> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 61
к п. 7.1.18
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральная служба по экологическому, УТВЕРЖДАЮ
технологическому и атомному надзору Руководитель Федеральной службы
по экологическому, технологическому
и атомному надзору
АКТ
________________ N __________________
_____________________________________ Подпись Расшифровка подписи
(место составления)
Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании
___________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков
их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬────────┬───────┬──────────┬──────────┬───────────┬────────┐
│ N │Заголовок│ Дата │Номера │Индекс де-│Количество│ Сроки │Примеча-│
│п/п│дела или │дела или│описей │ла (тома, │ дел │ хранения │ние │
│ │групповой│крайние │(номен-│части) по │ (томов, │дела (тома,│ │
│ │заголовок│даты дел│клатур)│номенкла- │ частей) │ части) и │ │
│ │ дел │ │за годы│туре или │ │ номера │ │
│ │ │ │ │N дела │ │ статей по │ │
│ │ │ │ │по описи │ │ перечню │ │
├───┼─────────┼────────┼───────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼─────────┼────────┼───────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────┤
├───┼─────────┼────────┼───────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────┤
└───┴─────────┴────────┴───────┴──────────┴──────────┴───────────┴────────┘
Итого ____________________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________________ N ______________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ____ N ______
Документы в количестве ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от ________________ N _________
Наименование должности работника
Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива (службы делопроизводства),
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)