Приложение 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО "РЖД"

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений используются следующие основные реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003:

1. Эмблема организации или товарный знак

Бланки общества и его подразделений содержат логотип ОАО "РЖД" (товарный знак общества) - "Рисунок (не приводится)".

2. Наименование организации

Уставом открытого акционерного общества "Российские железные дороги" определено фирменное наименование общества на русском языке: полное - открытое акционерное общество "Российские железные дороги" и сокращенное - ОАО "РЖД", а также полное и сокращенное фирменное наименование на английском языке - соответственно Joint Stock Company "Russian Railways" и JSCo "RZD".

Допускается также использование в переписке на русском языке наименования ОАО "Российские железные дороги".

Полные и сокращенные наименования подразделений общества указаны в положениях о них.

3. Справочные данные об организации

Справочные данные об обществе и его подразделениях указываются на соответствующих бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефона и факса, другие необходимые сведения.

4. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, зафиксированного документом.

Датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов - дата их утверждения, протокола - дата заседания.

Дата документа оформляется словесно-цифровым способом - 5 апреля 2013 г. ("0" перед цифрами 1 - 9 не пишется).

При оформлении даты цифровым способом (даты визирования, поступления документа или направления его в дело, ссылки на регистрационный номер и дату документа и т.п.) двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, указываются день и месяц и четырьмя цифрами год. Например, дата 5 апреля 2013 г. - 05.04.2013 (точка после года не ставится).

5. Регистрационный номер документа

Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый входящему, исходящему и внутреннему документу (может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и/или другими обозначениями).

6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер и оформляемая цифровым способом дата документа, на который дается ответ, указываются на бланке письма в предназначенной для этого строке "На N ... от ...".

7. Адресат

Этот реквизит используется при оформлении деловых писем, включая письма-ответы на обращения граждан.

8. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа используется при утверждении документа президентом (вице-президентом), руководителем подразделения общества, другим должностным лицом общества или при утверждении его приказом (распоряжением). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу утверждаемого документа.

Утверждению подлежат документы общества и его подразделений, приобретающие юридическую силу после утверждения, и в частности положения, правила и инструкции, структуры и штатные расписания подразделений общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и других рабочих органов, сметы расходов на содержание аппарата управления.

9. Заголовок к тексту

Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопрос "О чем" ("Об отмене...", "О выделении...", "Об изменении...").

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, письмам-ответам на обращения граждан, а также к документам, оформляемым на бумаге формата A5 (148 x 210 мм).

10. Отметка о контроле

Отметка о контроле с указанием в поручении (резолюции) срока его исполнения означает, что исполнение документа контролируется.

11. Текст документа

Текст документа отражает его содержание - управленческое действие или решение.

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указываются, как правило, их фамилии, затем - инициалы.

Первое слово в наименовании подразделения общества пишется с прописной (заглавной) буквы. Например, Департамент управления делами, Правовой департамент, Первое управление, Управление по вопросам интеллектуальной собственности, Западно-Сибирская железная дорога, Центральная дирекция управления движением, Центр организации конкурсных закупок.

Наименования управлений в составе подразделений общества пишутся с прописной буквы. Например, Управление анализа и статистики Департамента информатизации и корпоративных процессов управления, Управление планирования поставок материально-технических ресурсов Росжелдорснаба, Управление вагонного хозяйства Центральной дирекции инфраструктуры.

Наименования служб, отделов, секторов подразделений общества пишутся со строчной буквы. Например, финансовая служба Московской железной дороги, отдел судебно-арбитражной работы Правового департамента, технический отдел Дирекции по ремонту тягового подвижного состава, отдел организации экспертизы заявок Центра организации конкурсных закупок.

В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, служебных записок, справок, а также писем (при переписке внутри общества), как правило, пишутся:

наименования должностей, а также подразделений аппарата управления без указания наименования общества (например, первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО "РЖД"; Департамент корпоративных финансов вместо Департамент корпоративных финансов ОАО "РЖД");

наименования филиалов и структурных подразделений - без указания их статуса в организационной структуре общества (например, Северная железная дорога вместо Северная железная дорога - филиал ОАО "РЖД").

Если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений общества, то используются их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях и положениях об этих подразделениях.

В текстах документов даты и календарные сроки оформляются словесно-цифровым способом и пишутся следующим образом:

7 января 2013 г. (между цифрой и буквой "г" делается пробел), в 20-х числах июня 2013 г., в сентябре 2012 г., в III квартале 2013 г., в первом полугодии 2013 г., но за 6 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2014 год, с 2012 по 2014 год, за 80 - 90-е годы, в зимний период 2012/13 года, в 2012 - 2013 годах, в 10-дневный срок.

12. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении, упомянутом в тексте письма, ставится в конце письма (перед подписью) и свидетельствует о наличии приложения, которое, поясняя (дополняя) содержание письма, может являться его частью или быть самостоятельным документом, направляемым с этим письмом.

В приказе, распоряжении, правилах, инструкции, положении, другом организационно-распорядительном документе (кроме письма), имеющем приложение, вместо отметки о наличии приложения, как это делается в письме, на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием вида, даты и регистрационного номера документа, к которому оно относится.

13. Подпись

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалов, фамилии), располагается под текстом документа (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется), выравнивается по левой границе текстового поля и отделяется от текста (от отметки о наличии приложения) интервалом, достаточным для свободного размещения подписи (36 - 48 пт).

Не допускается подписание документа с использованием предлога "за" или косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа, составленного по результатам работы комиссии (или другого рабочего органа), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии (председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, член комиссии).

Документ, издаваемый совместно с другими организациями, подписывается в количестве экземпляров, соответствующем числу организаций, его подписавших. Подписи должностных лиц в этом случае располагаются на одном или на нескольких уровнях.

14. Гриф согласования документа

Согласование документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО и наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования либо из слова СОГЛАСОВАНО и названия документа, которым произведено согласование (письмо, протокол), его даты и регистрационного номера, например:

Наиболее распространены следующие виды расположения грифа согласования документа:

1) если документ имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа, с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух.

На документе, не имеющем титульного листа, гриф согласования документа располагается, как правило, на свободном месте последнего листа документа, под текстом;

2) если грифов согласования много и они не помещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе - листе согласования, а на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются на одном или на нескольких уровнях.

15. Визы согласования документа

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования.

Если вместо руководителя документ визируется его заместителем или другим уполномоченным руководителем работником, то указывается должность, инициалы и фамилия этого работника.

16. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, на документах по финансовым и материальным вопросам, а также на иных документах, требующих заверения подлинной подписи.

Оттиск печати на документе ставится так, чтобы он был четким и захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не затрагивая его подписи.

17. Отметка о заверении копии (выписки)

Для придания копии документа юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

В правом верхнем углу копии документа, воспроизводящей подлинный документ и все его внешние признаки, над реквизитом "Адресат" или "Гриф утверждения документа" пишется слово "КОПИЯ". Соответствие копии документа его подлиннику подтверждается заверительной надписью "Верно" (делается на свободном месте в нижней части документа ниже реквизита "Подпись") с указанием должности работника, заверившего копию, его личной подписи с расшифровкой и даты, а также печатью, заверяющей подпись работника, например:

При оформлении выписки из документа в правом верхнем углу ее первого листа над реквизитом "Адресат" или "Гриф утверждения документа" пишется слово "ВЫПИСКА". Заверяется выписка так же, как копия документа.

18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа, условное (сокращенное) наименование подразделения общества и номер его служебного телефона.

Исп. Иванов И.И., ЦД

(499) 262-62-62

19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, то приводятся его дата и номер, а если такой документ не подготавливался - краткие сведения об исполнении);

слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись лица, сделавшего отметку (инициалы и фамилию), и расшифровку подписи.

Примеры оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается внизу лицевой стороны первого листа документа, в левой ее части, в случае недостатка места - на оборотной стороне первого листа.

20. Отметка о поступлении документа в организацию

В отметке на документе, поступившем в адрес президента (вице-президента), а также общества без указания конкретного адресата (регистрационном штампе), указывается сокращенное наименование общества, присвоенный документу регистрационный номер, дата поступления, время поступления (для телеграмм), номер входящего документа, количество листов основного документа и приложения к нему.

В отметке на документе, поступившем непосредственно в подразделение общества, указывается наименование подразделения общества, присвоенный документу регистрационный номер, дата поступления и количество листов основного документа и приложения к нему.

Отметка о поступлении документа располагается внизу лицевой стороны первого листа, в правой ее части, в случае недостатка места - на свободном месте этой стороны листа.