3.8.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ

3.8.7.1. Телеграммы.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств телеграфной связи. Большинство телеграмм представляет собой сообщения информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса. Телеграфная переписка ведется, как правило, с иногородними адресатами. При этом, передача служебной информации ограниченного распространения с помощью средств телеграфной связи запрещается.

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715; 2012, N 6, ст. 695).

Телеграммы, пересылаемые в пределах территории Российской Федерации, в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"Председатель Правительства Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

Передаваемая телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать данные и реквизиты, располагаемые в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы (с отметкой "уведомление телеграфом", с отметкой "уведомление телеграфом срочное" и т.д.);

адрес телеграммы (получателя);

наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу);

фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя;

текст документа (телеграммы);

наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма;

адрес и официальное наименование Службы;

регистрационный номер документа (телеграммы);

дата документа (телеграммы);

наименование должности лица, подписавшего документ;

подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);

отметка об исполнителе.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Перед адресом телеграммы печатается почтовый индекс отделения, куда необходимо ее доставить. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.

В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). Количество экземпляров многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом должно соответствовать количеству адресов получателей. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.

Допускается подготовка одного экземпляра многоадресной телеграммы, содержащего один текст, со списком рассылки, имеющего в своем составе не более 20 адресов получателей.

Список рассылки должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку рассылки прилагается 1 экземпляр телеграммы.

Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Адрес телеграммы (получателя), наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу), фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя, текст телеграммы, наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма, печатаются прописными буквами и шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Под наименованием должности и фамилией лица, от имени которого направляется телеграмма, проводится черта. Под чертой на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала печатаются адрес и официальное наименование Службы, регистрационный номер и дата телеграммы, а также наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). При оформлении данных реквизитов используется указанный выше шрифт, а также прописные и строчными буквы. Личная подпись ставится в реквизите "Подпись", оформленного под чертой, и заверяется печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 3.2.26 настоящей Инструкции.

Телеграммы категории "правительственная" согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233; N 12, ст. 1355; N 26, ст. 3363; 2011, N 51, ст. 7526; 2013, N 38, ст. 4826; 2014, N 18, ст. 2176; N 41, ст. 5540; 2015, N 10, ст. 1523; N 33, ст. 4842) подписываются руководителем Россельхознадзора.

Если телеграмма подписывается руководителем Россельхознадзора и руководителем другой организации (руководителями других организаций), то их подписи заверяются печатями возглавляемых ими организаций.

Поздравительные телеграммы, направляемые в адрес руководителей дипломатических представительств, консульских учреждений, торговых представительств Российской Федерации, находящихся за рубежом, печатаются латинскими буквами.

3.8.7.2. Телефонограммы.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограммы используются, как правило, для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе и записывается получателем.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Регистрационный номер документа"; "Дата документа"; "Адресат"; "Текст документа"; "Наименование должности"; "Подпись"; "Отметка об исполнителе".

Наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) печатается прописными буквами вразрядку шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и выравнивается по центру.

Регистрационный номер и дата документа указываются ниже предыдущего реквизита документа.

Адресат оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14 настоящей Инструкции и печатается ниже предыдущего реквизита на расстоянии 2 межстрочных интервала.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.2.20, 3.2.21 и 3.2.26 настоящей Инструкции.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудновыговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником, передающий телефонограмму работник заполняет таблицу со справочными данными, расположенную над реквизитом "Наименование вида документа". В графе "Принял" указывает наименование должности, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время приема телефонограммы (часы и минуты), а в графе "Передал" - наименование должности и фамилию лица, передавшего телефонограмму, а также номер телефона, по которому она была передана, и время ее передачи (часы и минуты).

Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.

Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи должностного лица, ее подписавшего.

Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.

3.8.7.3. Факсограммы.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД Россельхознадзора.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в управлениях и приемных руководства Россельхознадзора.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования".

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее документ.

3.8.7.4. Электронные сообщения.

Электронное сообщение - информация, переданная или полученная с пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Россельхознадзор посредством электронных сообщений ведет переписку со сторонними организациями и гражданами.

Электронные сообщения могут поступать по системе межведомственного электронного документооборота, электронной почте и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора.

Все электронные сообщения, поступившие в адрес Россельхознадзора, регистрируются и направляются по назначению.

Передаваемое электронное сообщение может состоять из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронное сообщение, подлежащее регистрации, в зависимости от статуса должностного лица, от имени которого оно направляется, регистрируются либо в управлении, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, либо в другом управлении Службы.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию конфиденциального характера, в том числе имеющую пометку "Для служебного пользования".